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La última encuesta de ILTA sugiere que la seguridad ha pasado a segundo plano frente a la productividad en las empresas. He aquí cómo solucionarlo.

Por:
El equipo de NetDocuments
noviembre 23, 2020

2020 ha sido un año único para la industria legal. Tradicionalmente adversos a cualquier tipo de cambio, los profesionales del derecho en todas partes se han visto repentinamente arrojados a situaciones que lo exigen, y mucho de ella. Nuevos desafíos de comunicación, intercambio de información y seguridad surgieron de la noche a la mañana; y los proveedores de tecnología de todos los sectores han ofrecido sus servicios a medida que las empresas buscaban soluciones a los nuevos obstáculos.

En su reciente 2020 Encuesta sobre tecnología, ILTA reveló tendencias clave que surgieron de la rápida adopción de nuevas tecnologías y, como resultado, se produjeron problemas preocupantes de fragmentación de documentos y datos que ahora harán que las empresas se enfrenten a cambios adicionales para superarlos.

En este artículo, identificamos algunas de las tendencias reveladas en la encuesta 2020 ILTA y compartimos cómo las empresas pueden usar las aplicaciones en la nube adecuadas para resolver sus desafíos de gobierno mientras mantienen la productividad.

Tendencia 1: un cambio rápido a la nube

En los últimos años, los bufetes de abogados han realizado movimientos decididos hacia la nube de forma lenta pero segura. Pero dado que el 89% de los encuestados dice que ahora consideraría la posibilidad de migrar a la nube (un aumento del 17% desde 2019), está claro que la pandemia beneficios de la tecnología en la nube difícil de ignorar. Es decir, comunicación mejorada con clientes y colegas y acceso desde cualquier lugar sin el dolores de una VPN.

Ciertamente, la tecnología en la nube experimentó un crecimiento significativo en la industria legal durante el último año, donde las empresas adoptaron rápidamente el correo electrónico basado en la nube, el e-Discovery, el tiempo y la facturación, la administración de registros y sistemas de gestión de documentos (DMS).

Si bien la pandemia alentó a muchas empresas a pasar directamente a la nube, también requirió que se tomaran decisiones rpidamente. Adaptar los pedidos de trabajo desde casa casi de la noche a la mañana aceleró los plazos para la implementación de varias tecnologías nuevas, y muchas empresas ahora se encuentran en una situación preocupante: los abogados y los equipos pueden comunicarse de manera efectiva y productiva, pero el contenido es En todas partes—A menudo sin gobierno y sin seguridad.

Elección de la productividad sobre la seguridad

Mantener la información y los documentos de los clientes seguros siempre será una prioridad para las empresas, pero cuando ocurre una crisis, la continuidad del negocio se convierte en la máxima prioridad. A medida que las firmas trabajaban para proporcionar a los abogados y a sus equipos las herramientas para brindar servicios a velocidades previas a la pandemia, la atención se centró en soluciones que fueran más rápidas de aprender y más rápidas de implementar, en oposición a lo que funcionaría con la tecnología existente, brindando a los abogados la mejor oportunidad cumplir con las expectativas del cliente.

Pero como todos los CIO's y profesionales de TI son muy conscientes, cuando se adopta una tecnología que no funciona al unísono con una pila de tecnología existente, las brechas de seguridad se exponen rápidamente dejando redes que alguna vez fueron blindadas y llenas de agujeros.

La encuesta de ILTA reveló que las empresas ahora están experimentando las consecuencias de este enfoque en la productividad, ya que la información ahora se encuentra dispersa en aplicaciones, computadoras portátiles, tabletas, cargadas a archivos compartidos como Dropboxy se almacena en los sistemas de correo electrónico. Si bien no es probable que el enfoque en la productividad pase a un segundo plano en el corto plazo, ya que más de la mitad de los encuestados de ILTA anticipan un trabajo más remoto, no hay duda de que cuanto más tiempo continúe sin control esta fragmentación de datos, más desafiante será para TI. para recuperar los documentos liberados en la 'naturaleza'.

Tendencia 2: Adopción de la gestión de cambios

Debido a la resistencia a la tecnología de la nube desde hace mucho tiempo, muchas empresas no estaban familiarizadas con los matices de la nube, y hay mucho que aprender. Contrariamente a la noción popular de que las aplicaciones en la nube son generalmente iguales, cuando se tienen en cuenta la arquitectura, la seguridad, la gobernanza, las integraciones y las características de productividad, está claro que no se crean dos aplicaciones iguales.

Por eso las empresas ya no deben preguntarse Si Tendrán que cambiar las aplicaciones en la nube, pero deben elegir cual las aplicaciones minimizarán la cantidad de cambios y restablecerán sus estándares de seguridad y cumplimiento sin reducir las ganancias de productividad.

Desafortunadamente, las empresas históricamente han tenido desafíos profundos cuando se enfrentan incluso a los proyectos de gestión de cambios más pequeños.

De hecho, la encuesta de ILTA reveló que el 64% de las empresas espera un promedio de 6-12 meses antes de implementar actualizaciones de funciones en software tan básico como Microsoft Windows, probablemente por temor a la reacción del usuario; y, de los tres problemas o molestias principales en los bufetes de abogados de hoy, el cambio sigue siendo un desafío persistente y una preocupación de seguridad superior.

Estos problemas de cambio no son insuperables. Con las opciones tecnológicas adecuadas y una clara estrategia de gestión del cambio Las firmas podrán adoptar por completo el trabajo remoto, proteger sus datos y permitir que los abogados sigan disfrutando de sus nuevas herramientas.

Tendencia 3: no tiene que elegir entre productividad y cumplimiento

A medida que las empresas consideran sus próximos movimientos tecnológicos, queda una gran pregunta: ¿Cómo pueden minimizar el cambio? Para hacerlo, las firmas deben optimizar la cantidad de nuevos sistemas que sus abogados y personal deben adoptar. Como los documentos son el elemento vital de los bufetes de abogados y, a menudo, un DMS es el lugar donde residen esos documentos, un nuevo DMS basado en la nube es un lugar natural para comenzar. Muchas empresas están de acuerdo, con un 48% de los encuestados que planean cambiarse a la nube para siempre.

El hecho es que los datos y los documentos se están fragmentando porque las aplicaciones no pueden conectarse a una única fuente de verdad y adoptan un DMS basado en la nube como NetDocuments ayudará a las empresas a evitar este riesgo de seguridad.

NetDocuments proporciona una plataforma que las empresas pueden utilizar como una solución de fuente única y / o conectarse a aplicaciones que ya son familiares para el personal (por ejemplo, gestión de prácticas, tiempo y facturación, etc.). Debido a que la pila de tecnología estará completamente conectada al núcleo mismo de la empresa, los documentos ya no corren el riesgo de ser eliminados de la seguridad del DMS y permanecerán sujetos a selecciones. prevención de pérdida de datos estándares y muros éticos. En virtud de ser una aplicación en la nube, NetDocuments está disponible en cualquier lugar y en cualquier dispositivo, con aplicaciones nativas de iOS y Android para mantener los flujos de trabajo intactos y familiares sin importar dónde trabajen los abogados, lo que respalda su nueva productividad.

Además, con NetDocuments, las empresas no tienen que preocuparse por actualizaciones problemáticas que añaden riesgos financieros y de seguridad adicionales. Con una verdadera infraestructura de nube, NetDocuments proporciona a cada cliente y usuario las últimas tecnologías y actualizaciones, sin complicaciones.

Con la flexibilidad que ofrece NetDocuments, los sistemas que los abogados tendrán que volver a aprender se pueden optimizar y minimizar. Combine estos con una poderosa estrategia de gestión del cambio, y las empresas pueden aumentar la productividad. sin arriesgando el cumplimiento.

Haga el cambio hoy

Si algo queda claro de la Encuesta de tecnología de ILTA es que muchas empresas no estaban preparadas para las realidades del trabajo remoto, pero han hecho un trabajo admirable al encontrar soluciones creativas a los desafíos recientes. Adoptar nuevas tecnologías y flujos de trabajo no es una tarea fácil para las empresas, incluso en los momentos más tranquilos, y hacerlo durante una pandemia mundial es asombroso.

Comprensiblemente, parece que la seguridad de los documentos dio un pequeño paso atrás, ya que las empresas centraron sus adopciones de tecnología en soluciones que garantizarían la productividad y la continuidad del negocio en el plazo más breve. Pero según ILTA, la seguridad de los documentos vuelve a estar en la parte superior de la lista de prioridades, y cuanto más esperen las empresas para evaluar sus soluciones en la nube recientemente adoptadas a través de su lente y cambiar a soluciones diseñadas para las necesidades de cumplimiento y productividad de los abogados, mayor será el riesgo. que están presentando a sus empresas y clientes.

Los clientes de NetDocuments estaban preparados para esta crisis y experimentaron pocos contratiempos, si es que tuvieron alguno, durante la transición al trabajo remoto. Gaetano Barrila, Abogado, Procurador y Notario Público de Barrila Law; señaló, “A la luz de las circunstancias con COVID- 19 cerramos nuestra oficina física pero seguimos en operación. Todo nuestro personal trabaja desde casa y podemos guardar archivos, colaborar con los clientes y crear documentos sin problemas gracias a NetDocuments. Una gran parte de nuestro éxito al trabajar desde casa y tener una ventaja competitiva, incluso en este momento, es NetDocuments ".

Los abogados han demostrado durante el último año que no son incapaces de cambiar, y las empresas han demostrado que la tecnología en la nube es esencial para la continuidad empresarial en tiempos de crisis. Ahora es el momento de adoptar el derecho nube que equilibrará su productividad y seguridad.

Para saber cómo NetDocuments puede ayudarlo a satisfacer sus necesidades de productividad mientras supera sus desafíos de gobierno, programe una consulta hoy mismo>

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