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Beneficios del intercambio seguro de archivos para bufetes de abogados

Por:
El equipo de NetDocuments
mayo 31, 2021

Los bufetes de abogados tienen muchas opciones cuando se trata de compartir archivos, pero no todas las plataformas disponibles se adaptan bien a las necesidades particulares del trabajo legal, particularmente cuando se trata de seguridad y gobernanza.

En este artículo, hablaremos sobre por qué el uso compartido seguro es tan importante (¡y beneficioso!) Para los bufetes de abogados, qué debe buscar al elegir una solución para compartir archivos, además de algunas de las características y herramientas de NetDocuments que pueden ayudarlo colaborar y compartir documentos de forma eficaz y de forma segura.

Por qué las firmas de abogados necesitan compartir archivos de forma segura

Los abogados siempre han tenido la obligación ética de mantener seguros los datos de los clientes. Y entre el cambiar las normas del lugar de trabajo y el beneficios del trabajo colaborativo, es más importante que nunca que los bufetes de abogados tengan la capacidad de compartir archivos de forma segura.

Los riesgos de las soluciones comerciales

Con un atractivo precio de 'freemium', proveedores como Google Drive, Box y Dropbox pueden parecer una gran opción para el almacenamiento y el intercambio de archivos basados en la nube ... pero ¿lo son?

En realidad, estos soluciones comerciales están diseñados para la conveniencia del usuario, no para el cumplimiento. Con docenas de lagunas y soluciones, controlar el acceso y las acciones de los usuarios puede convertirse rápidamente en una pesadilla de seguridad y gobernanza, incluso si se actualiza desde esos planes gratuitos de funciones limitadas.

Desafortunadamente, la mayoría de estas soluciones simplemente no están hechas para los estrictos requisitos de seguridad y cumplimiento que debe cumplir un bufete de abogados. Como tal, podrían exponer a su empresa a un riesgo significativo.

Por supuesto, es importante señalar que a veces el péndulo se balancea demasiado en la otra dirección. La aplicación de controles de seguridad avanzados y otras restricciones para mantener la información bloqueada puede convertirse rápidamente en una molestia que erosiona la productividad. Incluso puede empujar a su equipo a buscar soluciones alternativas arriesgadas y desperdiciar todo ese esfuerzo (y costo).

Pero, ¿puede obtener lo mejor de ambos mundos? y ¿productividad? Sí tu puedes. Te mostraremos cómo.

5 Beneficios del uso compartido de archivos seguro y optimizado

Cuando tiene una solución para compartir archivos que no solo es segura sino también fácil de usar, su empresa puede comenzar a cosechar importantes beneficios. Éstos son solo algunos:

  • ¿La solución limita o cobra por compartir archivos con usuarios externos? Si es así, compartir con usuarios externos (incluidos los clientes) puede volverse rápidamente difícil y / o costoso.
  • ¿Puede su equipo acceder de forma segura a sus archivos desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo? ¿Tendrán que preocuparse por una conexión VPN problemática?
  • ¿Es la solución fácil de aprender y usar? ¿Cuánta capacitación se requiere para ayudar a su equipo a sentirse cómodo usándolo?
  • ¿Qué tipo de seguridad proporciona la plataforma? Analice la tecnología de cifrado, las certificaciones de cumplimiento, los controles de acción y acceso granulares y las políticas de retención.
  • ¿La plataforma es compatible con tus herramientas favoritas? ¿Qué tan bien se integra el recurso compartido de archivos con las herramientas que usa a diario?

Para obtener más de nuestros mejores consejos para evaluar las opciones de almacenamiento en la nube, mira esta guía!

Comparta archivos de forma segura con NetDocuments

Cuando se trata de compartir archivos de forma segura, NetDocuments lo tiene cubierto, ya sea que trabaje con clientes o colegas. Nuestro centrado en lo legal plataforma de gestión de documentos ofrece una infraestructura de seguridad de vanguardia y protocolos de gobierno integrales. Como un plataforma basada en la nube, NetDocuments garantiza que pueda acceder de forma segura a sus archivos desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo.

Por ejemplo, los controles de acceso de usuarios avanzados le permiten crear muros éticos para que pueda proteger los datos confidenciales de la empresa y los clientes de ojos no autorizados. Mientras tanto, con enlaces de archivos seguros, ni siquiera necesita importar, exportar o adjuntar documentos para compartirlos, lo que significa que no corre el riesgo de tener varias versiones de documentos en conflicto que se vuelven locas.

Para colaborar con clientes u otras partes externas, NetDocuments ofrece CollabSpaces, una forma segura de compartir contenido desde su sistema NetDocuments con usuarios externos, sin transferirlo a un servicio de intercambio de archivos de terceros o extranet. No hay necesidad de preocuparse por las restricciones de licencia y no se requiere capacitación.

Descargue esta guía para saber cómo CollabSpaces ayuda a las empresas con visión de futuro a compartir y colaborar de forma segura.

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