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Abogados, ¿está capacitando a su asistente para que sea eficaz?

Por:
Michelle Spencer
agosto 10, 2021

Cuando la tecnología se crea de tal manera que se adapta naturalmente a sus procesos de trabajo, puede tener un impacto positivo y significativo en su productividad. Piénselo: ¿cuántas tareas, clics adicionales o tiempo podría ahorrar si sus espacios de trabajo digitales estuvieran organizados de manera que todo lo que necesita estuviera al alcance de su mano?

Sin embargo, la mayoría de las tecnologías listas para usar no están configuradas para su proceso de trabajo exacto o incluso para las partes que son importantes para usted. Y configurar y mantener su espacio de trabajo digital para maximizar la productividad requiere mucho tiempo y no es facturable.

Es por eso que crear el espacio de trabajo de sus sueños es la tarea perfecta para delegar en su asistente. Durante mi mandato como secretaria legal y asistente legal, tuve un conocimiento profundo de los clientes, asuntos activos y proyectos importantes de mi abogado. También tenía las habilidades (y la capacitación adicional para la que la mayoría de los abogados no tienen tiempo) para organizar y mantener esta información de una manera que disminuiría las búsquedas que consumen mucho tiempo y aumentaría la efectividad del cliente para mis abogados.

Lo que no tenía era una forma sencilla y fluida de hacerlo.

Cómo han evolucionado los espacios de trabajo de tecnología personalizada

Cuando comencé a ayudar a mis abogados a organizar sus espacios de trabajo de tecnología, lo mejor que podía hacer era configurar:

  • estilos para proporcionar estructura a los documentos en Microsoft Word,
  • documentos y asuntos favoritos en el sistema de gestión de documentos (DMS),
  • carpetas, reglas y categorías en Outlook, y
  • frases comunes como atajos de cronometraje

Por lo general, tenía que esperar hasta que estuvieran fuera de la oficina para poder acceder a su computadora y configurar las cosas, asegurándome de que todo se copiara cada vez que obtuvieran una nueva computadora o perfil. Si bien este fue un importante paso adelante en el aumento de la productividad de mis abogados, es probable que se pueda imaginar lo tedioso que podría ser mantenerlo.

Por suerte para los asistentes y asistentes legales en todas partes, la nube y las copias de seguridad continuas disponibles en la actualidad lo han hecho mucho más fácil.

Cómo los profesionales legales de hoy en día están personalizando su espacio de trabajo de DMS

Su DMS es el centro de todo lo que hace en un día determinado. Piense en las docenas de documentos, asuntos y espacios de trabajo de práctica o de grupo en los que se encuentra a diario. La mayoría de los sistemas DMS heredados solo ofrecen una lista de documentos recientes y asuntos favoritos, lo que no lo lleva muy lejos si aún no ha trabajado en el documento o la carpeta. Y nadie tiene tiempo para buscar, lo necesita al alcance de su mano ahora.

Hoy en día, las plataformas de DMS modernas como NetDocuments no solo ofrecen estructuras de carpetas centradas en la materia que coinciden con la forma en que trabajan los equipos legales, sino que también han cumplido sus promesas de espacios de trabajo personalizados y personales para que todo lo que necesita esté realmente a un clic de distancia.

Pero, ¿quién tiene tiempo para configurarlo y mantenerlo actualizado cada vez que se cierra un asunto o se hace un documento? Su asistente lo hace.

Los beneficios de la delegación de la página de inicio

Una página de inicio personalizada ha sido un beneficio fundamental de NetDocuments durante muchos años. Áreas predeterminadas para Espacios de trabajo favoritos y Artículos favoritos, que puede agregar fácilmente, se han convertido en una característica central para nuestros clientes. Pero esta página de inicio personalizada se vuelve realmente poderosa cuando se personaliza con múltiples secciones y elementos específicos para tu trabajo.

Y con lo nuevo Delegar acceso a la página de inicio función, es más fácil que nunca para su asistente organizarlo y mantenerlo teniendo en cuenta sus procesos y su trabajo.

Una página de inicio bien organizada y personalizada garantiza que todo lo que necesita durante una jornada laboral normal esté al alcance de su mano.

Todo lo que tiene que hacer es agregar a su asistente como delegado de su página de inicio con Vista o Ver edición derechos y tendrán acceso instantáneo para administrar la estructura de la página de inicio, los documentos favoritos y los espacios de trabajo importantes. Estos derechos de acceso le dan a su asistente la capacidad de:

  • Mover elementos dentro de una sección o a una sección diferente
  • Seleccionar o borrar documentos o espacios de trabajo favoritos
  • Edite, elimine y agregue secciones seleccionando el Editar diseño opción
A los asistentes o asistentes legales se les puede otorgar acceso a su página de inicio con derechos de Ver o Ver / Editar.

Optimice los procesos de su asistente y asistente legal

Los asistentes, asistentes legales y asociados casi siempre apoyan a múltiples socios, lo que hace que su página de inicio bien organizada y sus derechos delegados les ahorre tanto tiempo a ellos como a usted.

Para los asistentes, esto significa que podrán cambiar rápidamente entre su página de inicio y la de ellos, así como las páginas de inicio de los otros abogados para los que trabajan. Para los abogados asociados y los asistentes legales que trabajan para varios socios, ser un delegado de la página de inicio significa que pueden acceder a la página de inicio de un socio individual en lugar de configurar la suya propia para un conjunto del contenido necesario entre varios abogados, lo que en última instancia les ayuda a mantener los elementos organizados y almacenados en las ubicaciones correctas. A través de la delegación de la página de inicio, la seguridad también se mantiene siempre; el asistente nunca verá documentos individuales en la página de inicio del abogado a los que no tenga acceso.

Los asistentes o asistentes legales pueden acceder a múltiples páginas de inicio para mantener el trabajo organizado y optimizado.

SABER MÁS

Las demandas a los abogados, sus asistentes y asistentes legales están aumentando. Con las tecnologías adecuadas, las empresas pueden ayudar a sus equipos legales en cada etapa del proceso de trabajo al optimizar la organización, la comunicación y la disminución de clics.

Si está cansado de buscar repetidamente los documentos que necesita y está listo para operar en un software que funciona por tu y no en contra usted, es hora de llamarnos al (866) 638-3627 o programar una demostración.

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