IA responsable con ndMAX
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En nuestra serie en curso, hemos discutido el financiero y beneficios de escalabilidad de pasar de un sistema de gestión de documentos (DMS) local a uno basado en la nube. Para los bufetes de abogados, estos factores son cruciales, pero las complejidades de la recuperación de datos, el cumplimiento y la seguridad presentan razones aún más convincentes para hacer el cambio.
Un problema clave con los sistemas locales es que a menudo dependen de copias de seguridad manuales, lo que puede provocar lagunas importantes en la recuperación de datos.
La pérdida de datos es un riesgo crítico para cualquier firma de abogados, donde la pérdida de información confidencial del cliente puede resultar no sólo en daños financieros sino también en daños a la reputación... y eso es costoso. A partir del 2023, el coste medio de los incidentes de filtración de datos puede superar $ 4.45 millones – una cantidad potencialmente catastrófica para una firma de abogados más pequeña.
Más allá de las repercusiones financieras, los bufetes de abogados también tienen el deber ético de manejar los datos confidenciales de los clientes de manera responsable, lo que incluye la capacidad de recuperar esos datos en caso de una violación.
Gartner predice que la inversión en gobernanza, riesgo y cumplimiento aumentará aumentar en un 50 % en 2026 – sin duda porque el cumplimiento de regulaciones como HIPAA, GDPR y otras puede ser particularmente oneroso para empresas con recursos de TI limitados. Las demandas de los clientes en materia de cumplimiento normativo también están aumentando. El cumplimiento requiere un almacenamiento seguro, así como un manejo y transmisión adecuados de los datos.
¿Las buenas noticias? Los proveedores de la nube suelen ofrecer herramientas de cumplimiento integradas que se actualizan constantemente para reflejar los últimos cambios regulatorios, lo que reduce la carga para los despachos de abogados. Al utilizar estas herramientas, las empresas pueden reducir los riesgos de incumplimiento y las sanciones asociadas.
También es un beneficio que los bufetes de abogados pueden ofrecer a los clientes que "preguntan cada vez más por la seguridad de nuestros documentos". dice Toh Kok Seng, socio principal de Lee & Lee. "Con NetDocuments implementado, podemos brindarles tranquilidad, sabiendo que nuestros documentos siempre permanecerán seguros y al mismo tiempo cumplirán con sus necesidades de cumplimiento".
Si bien las preocupaciones por la seguridad a menudo disuaden a las empresas de adoptar soluciones en la nube, la realidad es que los proveedores de la nube invierten mucho en tecnologías y protocolos de seguridad. Los servicios en la nube pueden ofrecer medidas de seguridad sofisticadas que a las firmas de abogados pequeñas y medianas les resultaría prohibitivamente costosa implementar por sí solas.
"La computación en la nube se está convirtiendo en el modelo de seguridad de facto" explica Dennis Smith, distinguido vicepresidente analista de Gartner. "La mayoría de las implementaciones en la nube son más seguras que las que tendría en un centro de datos más tradicional".
Para la industria legal, la seguridad de los datos es primordial. "Las violaciones de datos de alto perfil fueron una verdadera llamada de atención para el sector legal en Australia". explica Marco Marcello, director de sistemas de información de Lavan. "Rápidamente reconocimos que trasladar nuestra gestión de documentos a la nube nos daría una capa adicional de seguridad".
Además de los problemas de escalabilidad, los sistemas de gestión de documentos locales plantean un riesgo de seguridad importante, especialmente en lo que respecta a los ataques de ransomware. Estos ataques maliciosos pueden cifrar archivos locales, haciéndolos inaccesibles y exigiendo pagos de rescate por su liberación. Según un informe de Cybersecurity Ventures, los costos por daños del ransomware alcanzarán 265 mil millones de dólares al año, enfatizando la urgente necesidad de medidas de seguridad sólidas.
Las soluciones basadas en la nube ofrecen protocolos de seguridad mejorados, que incluyen actualizaciones periódicas, cifrado y copias de seguridad automatizadas, que en conjunto reducen el riesgo de filtraciones de datos y ataques de ransomware. De este modo, los bufetes de abogados que migran a un DMS basado en la nube pueden proteger mejor la información confidencial de sus clientes y mantener la continuidad operativa incluso frente a amenazas cibernéticas.
Los proveedores de DMS basados en la nube emplean métodos de cifrado avanzados tanto en reposo como en tránsito, lo que fortalece la seguridad de los datos. También realizan auditorías de seguridad periódicas y detección de amenazas en tiempo real, lo que mitiga significativamente el riesgo de acceso no autorizado o violaciones de datos. Para los despachos de abogados más pequeños, confiar en un proveedor de nube significa beneficiarse de la seguridad a nivel empresarial sin los costos asociados.
Para las firmas de abogados pequeñas y medianas, el cambio a un DMS basado en la nube no se trata simplemente de adoptar tecnología, sino de garantizar la viabilidad a largo plazo. Con la nube, las empresas pueden lograr una mejor gestión financiera y escalabilidad, así como posturas superiores de cumplimiento y seguridad.
A medida que el sector legal continúa evolucionando, los despachos de abogados deben adoptar soluciones que les permitan seguir siendo competitivos y al mismo tiempo salvaguardar la confianza de sus clientes. Pasar a un DMS basado en la nube puede proporcionar la seguridad y la eficiencia operativa necesarias para prosperar en el complejo panorama legal actual.
Para los abogados que buscan reducir los riesgos y mejorar la eficiencia, la transición a un DMS basado en la nube es un camino claro a seguir, transformando las vulnerabilidades potenciales en fortalezas.
