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Beneficios del software de documentos legales basado en la nube

Por:
El equipo de NetDocuments
marzo 16, 2020

Si has visto el exitoso programa de televisión Trajes o todavía estás enganchado La Ley y el orden, Es fácil suponer que los abogados llevan un estilo de vida glamoroso de matarlo en la sala del tribunal y proteger a sus clientes. Desafortunadamente, la realidad poco glamorosa es que los abogados están amontonados bajo innumerables documentos, archivos PDF y correos electrónicos, y deben ser diligentes para mantener seguros y organizados estos documentos altamente confidenciales en todo momento.

Al trabajar con cientos de documentos a diario, los abogados están obligados éticamente a garantizar la seguridad de cada archivo que tocan. Es por eso que hoy en día, los abogados requieren medidas de seguridad férreas, flexibilidad de acceso, soluciones de colaboración e interfaces de usuario intuitivas desde sus sistemas de gestión de documentos (DMS). Desafortunadamente, estas estrictas medidas de seguridad a menudo entran en conflicto con la usabilidad de cualquier software local.

En nuestro reciente seminario web, Haga un gran trabajo, más rápido: equilibrio entre seguridad y facilidad de uso al seleccionar un DMS, Elizabeth Benegas, asesora general de NetDocuments, analiza cómo equilibrar estas necesidades conflictivas de seguridad y usabilidad con Todd Nugent, director de seguridad y desarrollo de aplicaciones de Affinity Consulting. Durante la discusión, detallaron cómo las plataformas en la nube se han convertido rápidamente en la mejor solución para este acto de equilibrio. Vamos a sumergirnos.

Los mitos detrás del software local

Los riesgos y las regulaciones de alta seguridad han significado tradicionalmente que los bufetes de abogados utilicen sistemas en las instalaciones. Estos sistemas contienen toda la información del cliente en software vinculado exclusivamente al hardware de la oficina y tradicionalmente se han considerado más seguros porque solo se puede acceder a los datos en una ubicación.

Sin embargo, a medida que más empresas e individuos se vuelven digitales, está claro que los sistemas locales no pueden satisfacer de manera segura las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes. Estudios muestran que los clientes exigen más por menos de los abogados. Quieren comprender qué están haciendo los abogados con su información, ver claramente por qué están pagando y quieren que el trabajo se haga más rápido que nunca.

Para cumplir con las crecientes expectativas, es fundamental que los abogados aseguren el acceso a los datos sin importar dónde se encuentren, y colaborar con colegas y clientes de manera eficiente.

Las restricciones que alguna vez hicieron que los sistemas locales fueran seguros ahora, de hecho, están contribuyendo a una mayor exposición de los datos. Los abogados están trabajando en torno al sistema para crear flexibilidad al imprimir y distribuir copias impresas sin supervisar su eliminación o enviar documentos como archivos adjuntos de correo electrónico con riesgo de interceptación.

Los abogados requieren una solución DMS segura más allá de los sistemas locales que puedan cubrir tanto las amenazas de seguridad como cumplir con las leyes y regulaciones de protección de datos. Estos y otros factores explican por qué los sistemas en la nube están emergiendo como una opción más segura para proteger los datos de los clientes, al tiempo que brindan la movilidad y los elementos de colaboración que necesitan los equipos legales.

Por qué las empresas se están trasladando cada vez más a la nube

A medida que los bufetes de abogados se centran en ayudar a su personal a cumplir las expectativas de los clientes, muchos se están trasladando a un sistema de gestión de documentos (DMS) basado en la nube. Un DMS en la nube es excepcionalmente capaz de proporcionar una seguridad más profunda, acceso flexible desde cualquier lugar y características innovadoras que mantienen a la empresa competitiva y por delante de las necesidades del mercado. Además, un DMS en la nube sólido se está convirtiendo cada vez más en la pieza central de una pila de tecnología de verdadera nube.

Seguridad e Innovación

Los sistemas locales requieren actualizaciones invasivas, que requieren mucho tiempo y son costosas para mantener las medidas de seguridad y compartir nuevas funciones en una variedad de instancias.

Por el contrario, los sistemas en la nube están diseñados para adaptarse rápidamente a los nuevos requisitos de seguridad y las necesidades del mercado como resultado directo de su arquitectura de instancia única. Por lo tanto, los equipos de desarrollo que admiten sistemas en la nube pueden centrarse en el desarrollo de productos y fortalecer la seguridad de la plataforma en lugar de simplemente mantenerla.

Acceso desde cualquier lugar

En el mundo móvil actual, los abogados necesitan sistemas en la nube para poder acceder y trabajar desde cualquier lugar, sin comprometer la seguridad y los datos del cliente. Ya sea que los abogados necesiten información actualizada de un socio mientras están en la sala del tribunal, estén terminando un contrato mientras esperan en el aeropuerto o interviniendo en un caso desde su lugar de vacaciones favorito, la facilidad de acceso y la capacidad de trabajar desde cualquier lugar es imprescindible. . Además, una mayor flexibilidad permite la colaboración en tiempo real con colegas, lo que conduce a un mejor producto de trabajo y tiempos de respuesta más rápidos.

Una plataforma confiable

Los DMS basados en la nube son especialmente útiles ya que crean una base para construir el resto de la pila tecnológica de una empresa. Las empresas modernas utilizan una variedad de aplicaciones para brindar a sus clientes un servicio excelente y competitivo. Si bien un DMS es la columna vertebral de cualquier bufete de abogados, una pila de tecnología completa también puede incluir software para gestión de correo electrónico, gestión de clientes, procesamiento de pagos, gestión de prácticas y mucho más.

Los sistemas locales no están diseñados para integrarse con la cantidad de aplicaciones de software diferentes necesarias para una oficina moderna y funcional. Es más probable que un DMS basado en la nube esté diseñado para integrarse con otros sistemas, lo que permite a los abogados y sus firmas personalizar sus pilas de tecnología en torno al DMS.

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Fuentes:

  1. 5 Principales desafíos a los que se enfrentan los bufetes de abogados en 2019, Logikcull

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