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Whether you’ve watched the hit TV show Suits or are still hooked on Law and Order, it’s easy to assume that attorneys live a glamorous lifestyle of killing it in the courtroom and protecting their clients. Unfortunately, the unglamorous reality is that attorneys are piled under countless documents, PDFs, and emails, and must be diligent about keeping these highly-confidential pieces secure and organized at all times.
Working out of hundreds of documents daily, attorneys are ethically required to ensure the security of each file they touch. This is why today, attorneys require iron-clad security measures, access flexibility, collaboration solutions, and intuitive user interfaces from their legal document management systems (DMS). Unfortunately, these tight security measures often conflict with the usability of any on-premises software.
In our recent webinar, Do Great Work, Faster: Balancing Security + Usability When Selecting a DMS, Elizabeth Benegas, General Counsel for NetDocuments, discusses how to balance these conflicting needs of security and usability with Todd Nugent, Director of Application Development & Security for Affinity Consulting. During the discussion, they detailed how cloud platforms have quickly become the top solution to this balancing act. Let’s dive in.
Los riesgos y las regulaciones de alta seguridad han significado tradicionalmente que los bufetes de abogados utilicen sistemas en las instalaciones. Estos sistemas contienen toda la información del cliente en software vinculado exclusivamente al hardware de la oficina y tradicionalmente se han considerado más seguros porque solo se puede acceder a los datos en una ubicación.
However, as more companies and individuals go digital, it’s clear that on-premises systems cannot safely meet the evolving needs and expectations of clients. Studies show that clients are demanding more for less from lawyers. They want to understand what attorneys are doing with their information, clearly see what they are paying for, and want the job done faster than ever.
To meet rising expectations, it’s crucial that attorneys secure access to data no matter where they are, and collaborate with colleagues and clients in efficient ways.
Las restricciones que alguna vez hicieron que los sistemas locales fueran seguros ahora, de hecho, están contribuyendo a una mayor exposición de los datos. Los abogados están trabajando en torno al sistema para crear flexibilidad al imprimir y distribuir copias impresas sin supervisar su eliminación o enviar documentos como archivos adjuntos de correo electrónico con riesgo de interceptación.
Los abogados requieren una solución DMS segura más allá de los sistemas locales que puedan cubrir tanto las amenazas de seguridad como cumplir con las leyes y regulaciones de protección de datos. Estos y otros factores explican por qué los sistemas en la nube están emergiendo como una opción más segura para proteger los datos de los clientes, al tiempo que brindan la movilidad y los elementos de colaboración que necesitan los equipos legales.
As law firms focus on supporting their staff in meeting client expectations, many are moving to a cloud document management system. A cloud DMS is uniquely capable of providing deeper security, flexible anywhere access, and innovative features that keep the firm competitive and ahead of market needs. In addition, a strong cloud DMS is increasingly becoming the centerpiece for a true-cloud tech stack.
Los sistemas locales requieren actualizaciones invasivas, que requieren mucho tiempo y son costosas para mantener las medidas de seguridad y compartir nuevas funciones en una variedad de instancias.
Por el contrario, los sistemas en la nube están diseñados para adaptarse rápidamente a los nuevos requisitos de seguridad y las necesidades del mercado como resultado directo de su arquitectura de instancia única. Por lo tanto, los equipos de desarrollo que admiten sistemas en la nube pueden centrarse en el desarrollo de productos y fortalecer la seguridad de la plataforma en lugar de simplemente mantenerla.
En el mundo móvil actual, los abogados necesitan sistemas en la nube para poder acceder y trabajar desde cualquier lugar, sin comprometer la seguridad y los datos del cliente. Ya sea que los abogados necesiten información actualizada de un socio mientras están en la sala del tribunal, estén terminando un contrato mientras esperan en el aeropuerto o interviniendo en un caso desde su lugar de vacaciones favorito, la facilidad de acceso y la capacidad de trabajar desde cualquier lugar es imprescindible. . Además, una mayor flexibilidad permite la colaboración en tiempo real con colegas, lo que conduce a un mejor producto de trabajo y tiempos de respuesta más rápidos.
Cloud-based DMS are especially useful as they create a basis for building the rest of a firm’s tech stack. Modern firms use a variety of applications to provide their clients with excellent, competitive service. While a DMS is the backbone of any law firm, a complete tech stack may also include software for Gestión de correo electrónico, customer management, payment processing, practice management, and much more.
Los sistemas locales no están diseñados para integrarse con la cantidad de aplicaciones de software diferentes necesarias para una oficina moderna y funcional. Es más probable que un DMS basado en la nube esté diseñado para integrarse con otros sistemas, lo que permite a los abogados y sus firmas personalizar sus pilas de tecnología en torno al DMS.
To learn more about the benefits of moving to a cloud-based DMS like NetDocuments, watch the webinar, Do Great Work, Faster: Balancing Security + Usability When Selecting a DMS. Or, to explore how NetDocuments is providing the security and flexibility clients require from law firms, Solicitar un Demo today.
Fuentes:
