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Productivo Y protegido: Por qué la gestión de documentos es importante para las agencias gubernamentales

Por:
El equipo de NetDocuments
diciembre 9, 2021

No es necesario trabajar para que el gobierno sepa que es un gran objetivo para los ciberdelincuentes.

Según la Oficina Federal de Investigaciones, ha habido una 300% de aumento de los delitos cibernéticos desde el comienzo de COVID- 19. Las entidades gubernamentales, dadas sus enormes reservas de datos altamente confidenciales, deben asegurarse de que su información esté protegida y, al mismo tiempo, permitir la productividad.

Nuevos riesgos normales, nuevos

El rápido cambio a trabajar desde casa obligó a muchos equipos a realizar ajustes sobre la marcha ... a menudo, mientras exponía inadvertidamente a la organización a riesgos de seguridad adicionales.

En medio de ese caos ciberataques contra organizaciones gubernamentales de los Estados Unidos sumado a $ 18.9 mil millones en costos de recuperación y tiempo de inactividad En 1}.

A medida que las órdenes ejecutivas y otros mandatos de "modernización digital" presionan por protocolos de ciberseguridad más estrictos, las entidades gubernamentales no pueden darse el lujo de ceñirse al status quo cuando se trata de administrar documentos y registros internos.

Para proteger sus operaciones comerciales y a los ciudadanos a los que sirven de los riesgos, las agencias gubernamentales están recurriendo a los sistemas de administración de documentos (DMS) basados en la nube para mantener seguros sus valiosos archivos.

¿Qué significa la gestión de documentos para el gobierno?

¿No está familiarizado con la gestión de documentos? No hay problema.

En esencia, un DMS es la herramienta que usa su equipo para almacenar y administrar documentos, incluidos repositorios, flujos de trabajo, control de acceso, recuperación de información y más. Un DMS basado en la nube ofrece seguridad avanzada que ayuda a reducir el riesgo de violación de datos de su organización, al tiempo que proporciona un fácil acceso a la información que las personas necesitan para hacer su mejor trabajo.

Cumplimiento como servicio

Las agencias gubernamentales también utilizan plataformas DMS basadas en la nube para ayudarles a almacenar registros en cumplimiento, como lo requiere el Programa Federal de Gestión de Autorizaciones y Riesgos o FedRAMP, que es un programa para todo el gobierno que proporciona un enfoque estandarizado para la evaluación de la seguridad, la autorización y el monitoreo continuo para los proveedores de servicios en la nube. Al utilizar un proveedor de DMS que ha cumplido con los rigurosos estándares de seguridad y cumplimiento para lograr la Autorización de FedRAMP, las entidades gubernamentales pueden aprovechar el cumplimiento de transferencia, en el que usted cumple porque su proveedor de servicios en la nube lo hace.

El costo de la corrección excesiva

Mantener los registros seguros y conformes es absolutamente crucial para el gobierno. Desafortunadamente, muchos terminan sacrificando la productividad y la capacidad de colaborar de su equipo al obligarlos a pasar por una docena de obstáculos para acceder a la información que necesitan o al restringirlos para usar sistemas heredados como estructuras de carpetas compartidas que ofrecen una falsa sensación de seguridad.

En lugar de ayudar a los equipos a cumplir con las normas, este enfoque a menudo lleva a las personas a encontrar soluciones alternativas que no cumplen las normas y que pueden exponer a su organización a riesgos.

Haga más sin arriesgar más

Entonces, ¿cómo mantiene su organización protegida y productiva?

Es bastante simple: necesita un DMS que brinde seguridad y cumplimiento, y promueva la colaboración y las mejoras de productividad, sin concesiones. Con la plataforma adecuada, todo su equipo puede acceder a beneficios como:

  • Acceso desde cualquier lugar: Máxima flexibilidad para trabajar en casa o en la oficina sin sacrificar controles de acceso estrictos como la autenticación multifactor.
  • Colaboración perfecta: Encuentre y comparta documentos fácilmente con colegas internos e intradepartamentales u otras partes externas (por ejemplo, contratistas gubernamentales, electores públicos).
  • Flujos de trabajo optimizados: Mayor productividad, menor esfuerzo.

¡Y mucho más!

Verificar La guía definitiva para la gestión de documentos

¿Quiere ver cómo un DMS puede ayudar a su organización a mantenerse productiva y protegida?

Descargue su copia de La guía definitiva para la gestión de documentos para el gobierno para conocer algunos de los muchos beneficios de un DMS, además de cómo elegir la plataforma adecuada para su equipo.

¡Vea algunas cotizaciones de empleados a continuación!

"¡Gran empresa, grandes productos, gran liderazgo, gran gente, gran cultura!"
"Amo a mi equipo ya mis compañeros. Somos una familia y nos respetamos".
"NetDocuments fomenta un buen equilibrio entre el trabajo y la familia".
"Me siento respetado y valorado por el liderazgo y mi equipo".
"Trabajamos juntos y nos apoyamos / animamos mutuamente para hacer nuestro mejor trabajo todos los días".
"De principio a fin, mis líderes están dispuestos a guiarme y dejarme probar cosas nuevas. Esto mantiene el trabajo fresco, emocionante y divertido para que no me agote ni me aburra".
"Tengo una dirección clara en mis tareas y prioridades laborales. También me siento animado a poner a mi familia en primer lugar y mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida".
"Trabajo con personas muy motivadas que son inteligentes y me permiten aprender de ellas".
"NetDocuments se compromete a superar las expectativas de los clientes mediante la creación de productos líderes alojados en entornos sólidos como una roca".
"Estoy capacitado para probar cosas nuevas y pensar en procesos y campañas de manera estratégica. Puedo apoyarme en mi jefe, pero no estoy microgestionado, lo cual se agradece".