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Aprovechar el potencial de la sabiduría unificada con la gestión del conocimiento

Por:
El equipo de NetDocuments
Publicado en:
julio 7, 2022

La mayoría de los entornos empresariales, en particular aquellos que han existido por un tiempo, tienen procesos profundamente arraigados que, cuando se administran adecuadamente, pueden proporcionar una gran cantidad de historia y significado para la organización. Pero recopilar y almacenar conocimientos sobre estos procesos simplemente no es suficiente. El escenario ideal incluye el conocimiento y la información utilizados de manera cohesiva para mejorar la eficiencia organizacional y garantizar la continuidad del negocio.

Gestión del conocimiento (GC) ha ganado mucha atención en los últimos años desde el inicio de la pandemia. Durante ese tiempo, las empresas lucharon bajo una intensa presión para encontrar recursos con experiencia en tecnología heredada y el conocimiento para reparar sistemas defectuosos y proporcionar información sobre procesos obsoletos. El desempleo alcanzó un máximo histórico de 14.70 por ciento en abril de 2020.

A Artículo de negocios de CNN transmitió un mensaje de desesperación cuando se enfrentó a la realidad de las ineficiencias y la falta de trabajadores del conocimiento para impulsar flujos de trabajo obsoletos y sistemas de administración de contenido heredados, muchos de los cuales tenían décadas de antigüedad y no estaban diseñados para manejar enormes volúmenes de crecimiento de información y solicitudes de usuarios. Se buscan con urgencia: personas que conozcan un lenguaje informático de medio siglo de antigüedad para que los estados puedan procesar las solicitudes de desempleo, decía el titular. Y seamos realistas, "¿Quién de ustedes puede codificar en Cobol?" es una pregunta que no encaja con los graduados universitarios y los Millennials de hoy.
Muy pocas universidades en la era actual de tendencias en la nube todavía incluyen Cobol como parte de su plan de estudios.

Gran parte del conocimiento necesario solo lo conocía una fuerza laboral de tecnología envejecida, muchos de los cuales se habían jubilado hacía mucho tiempo, y muchos probablemente simplemente no estaban interesados en salir de la jubilación para salvar al planeta de otro ataque de pánico. La antorcha había sido pasada.

¿Quién va a llenar sus zapatos?

El mercado laboral ha mejorado notablemente desde 2020, pero todavía quedan millones de oportunidades sin cubrir, lo que coloca a las organizaciones en una posición vulnerable, especialmente aquellas que no han aprovechado el conocimiento de los trabajadores que se fueron. En el 2021 Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. informe, la tasa general de rotación de empleados en todas las industrias fue 57.3%, lo que provocó que los empleadores perdieran talentos valiosos mientras contrataban a tasas sin precedentes solo para tratar de mantenerse al día. En marzo 2022, los empleadores publicaron un registro 11.5 millones de ofertas de trabajo, que son dos trabajos por cada persona actualmente desempleada en los EE. UU.

Además del costo de contratar e incorporar nuevos talentos, los empleados que se van se llevan un recurso muy poderoso: conocimiento. A menudo es difícil cuantificar el valor de la experiencia y el conocimiento auxiliar que los trabajadores brindan para informar los procesos comerciales críticos, hasta que ya no son accesibles. Las organizaciones son muy conscientes de que deben encontrar formas de recopilar, organizar, almacenar y retener de manera proactiva esa información de una manera que facilite su uso y comprensión, tanto ahora como en el futuro; sin embargo, muchas siguen siendo vulnerables.

Como con cualquier iniciativa, hay barreras. La adopción por parte del usuario es fundamental para que los programas sean efectivos y productivos. los Centro Americano de Productividad y Calidad (APQC) enumeró las tres principales barreras para KM dentro de las organizaciones como:

  1. Conciencia – Sin una estrategia de comunicación convincente (y emocionante) que resuene con los empleados, no tienen idea de qué es realmente KM o cómo los beneficia.
  2. Tiempo – En el acelerado mundo de los negocios, los empleados a menudo realizan múltiples tareas y ven a KM como un "trabajo adicional" que inhibe el progreso en tareas más urgentes.
  3. Cultura – Los empleados pueden resistirse al cambio y preocuparse cuando se introducen nuevos programas que afectarán la forma en que las cosas “siempre han sido”.

Conectando los puntos

Durante muchos años, las organizaciones han buscado soluciones que conectaran a la perfección sus empresas. Pero al igual que muchas grandes intenciones, los planes y las prioridades cambiaron y las necesidades impulsadas por los departamentos a menudo contribuyeron a crear silos de datos que no son fácilmente accesibles o útiles para la organización en su conjunto. Los equipos desconectados con tecnología obsoleta no pueden conectarse entre sí de manera efectiva o segura para crear un ciclo de vida de información completo e ininterrumpido. Como resultado, muchas empresas tienen una multitud de repositorios y sistemas comerciales en uso, cada uno con su propio conjunto de procesos y sin una base de conocimientos compartida.

Una forma de mejorar la retención de conocimientos de su organización es invertir estratégicamente en tecnología. Las ofertas basadas en la nube de hoy brindan capacidades para buscar en múltiples plataformas y la flexibilidad para integrarse con tecnología más nueva. Los avances modernos, como las tecnologías predictivas impulsadas por IA, permiten a las empresas utilizar sus datos de manera significativa y optimizar sus experiencias de usuario al conectar a las personas con la información exacta que necesitan en cualquier momento y en cualquier lugar.

Los eventos globales pueden afectar los altibajos del mercado laboral, pero la realidad es que las empresas siempre tendrán rotación. En 2021, 68.9 millones de trabajadores renunciaron o perdieron sus trabajos durante la Gran Renuncia. Si bien es una gran noticia que el mercado laboral esté en alza ahora, no se puede pasar por alto que, sin embargo, ocurrió la rotación. La transformación digital nunca desaparecerá. Y a medida que cambian los mercados laborales y las generaciones, las conversaciones en las salas de juntas se centran en el futuro. Las organizaciones buscan cada vez más formas de adoptar un enfoque proactivo con las herramientas necesarias para optimizar los procesos, digitalizar los flujos de trabajo y tapar la fuga de conocimiento con un modelo exitoso para mantener su negocio avanzando hacia el mundo en constante cambio de la tecnología digital.

Asegúrese de que la experiencia y los conocimientos de su organización se capturen y estén siempre disponibles. Obtenga más información con nuestra descarga gratuita de Gestión del conocimiento: darse cuenta del potencial de la sabiduría unificada.

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<h4 class="blog-callout-heading">Knowledge Management: Realizing the Potential of Unified Wisdom</h4>
<p>In the 2021 Bureau of US Labor Statistics report, the overall employee turnover rate across industries was 57.3%, leaving employers losing valuable talent while also hiring at unprecedented rates. While the empty roles can eventually be filled, how does your organizations effectively harness the experience and ancillary knowledge that workers take with them?</p>
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<a href="/resource/knowledge-management-realizing-the-potential-of-unified-wisdom" class="cta-primary cta-magenta cta-center cta-700">Read more here <img src="https://assets-global.website-files.com/5f7f90ecc4aec0e36886a9af/5f9c6fd03b99435928739f3c_wheel-lm-button-arrow-hover-white.svg" alt="White right pointing arrow" width="21px" height="auto"></a>
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