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La colaboración es esencial para cualquier agencia gubernamental exitosa, y puede brindar enormes beneficios cuando se aprovecha en diferentes equipos.
Pero cuando parte o la totalidad de su equipo trabaja de forma remota, puede ser difícil colaborar de manera efectiva. Sin embargo, con las herramientas y estrategias adecuadas, puede hacer que la colaboración sea exitosa y fluida, sin importar cuán disperso esté su equipo. Te mostraremos cómo.
La transición a entornos de trabajo híbridos y remotos ha sido un ajuste masivo para la fuerza laboral moderna. Pero incluso cuando los equipos han comenzado a regresar a la oficina, está claro que las agencias y sus respectivos departamentos deben permanecer flexibles para que los negocios y los servicios públicos críticos sigan avanzando.
En algunas situaciones, las oleadas cambiantes de enfermedades han obligado a los equipos a volver a cerrar sus oficinas y volver al trabajo totalmente remoto. Pero eso no es todo. Ahora que los trabajadores han tenido la oportunidad de trabajar de forma remota y han demostrado su capacidad para hacerlo de manera eficiente, los empleados de diversas industrias, demografías y geografías esperan tener opciones de trabajo remoto en el futuro.
Como resultado de estas circunstancias cambiantes, las organizaciones deben estar preparadas para hacer pivotes rápidos y manejar una fuerza laboral híbrida de miembros del equipo remotos y en la oficina, al mismo tiempo que administran las relaciones con los clientes externos.
Una mayor colaboración ofrece numerosos beneficios para el sector público. Pero puede ser difícil maximizar la colaboración con un equipo que está disperso. Para ayudarlo a enfrentar estos desafíos, hemos identificado cinco de los obstáculos más comunes en la colaboración remota y cómo superarlos.
Ya sea que todos o algunos de sus colaboradores estén trabajando de forma remota, necesitará una herramienta de video y audioconferencia para ayudarlos a mantenerse conectados. Es importante que todos puedan participar en la reunión, independientemente de dónde se encuentren físicamente.
Si algunos de los miembros de su equipo están reunidos en la oficina mientras otros trabajan desde casa, querrá usar una cámara web y un micrófono que permita a los miembros remotos del equipo ver y escuchar a los que están en la sala de conferencias. También necesitará una pantalla grande para que los que están en la oficina puedan ver y escuchar claramente a los participantes remotos.
Para reuniones grandes, puede considerar una cámara web 360° inteligente que enfoca automáticamente el video y el audio en la persona que habla. Esto puede crear una experiencia de reunión más fluida y natural para aquellos que trabajan de forma remota y ayudar a reducir las distracciones.
Durante una reunión híbrida, puede ser un desafío adicional mantener a todos los participantes comprometidos. Una forma de mejorar la experiencia es priorizar las herramientas de colaboración digital sobre las físicas. Por ejemplo, si su equipo usa con frecuencia una pizarra o notas adhesivas para colaborar, es posible que los participantes virtuales no puedan ver claramente toda la información en la pizarra, y mucho menos contribuir a ella. En su lugar, considere una herramienta de pizarra virtual. Esto garantizará que todos los participantes tengan el mismo acceso a la información y la capacidad de contribuir.
Tenga en cuenta que otras herramientas de comunicación, como la mensajería instantánea o el chat, también pueden ayudar a su equipo a mantenerse conectado y sincronizado, sin importar quién esté en la oficina o no.
Colaborar en documentos puede ser un desafío, ya sea que los equipos sean remotos o no, un problema que no es menor dada la cantidad de información crítica que se captura en los documentos.
For hybrid or remote teams to collaborate successfully, it’s crucial that all team members be able to access needed documents and resource materials easily and securely, no matter where they are. A cloud-based document management system (DMS) can solve this problem. Top solutions offer web, desktop, and mobile apps so employees can easily find what they need, when they need it — whether they’re in the office, at home, or on the go.
La línea roja, el control de versiones y las guerras de verificación son otra fuente común de frustración. Pero, afortunadamente, no tienen por qué ser una molestia.
Modern DMS platforms like NetDocuments offer additional tools and features that help take legal collaboration to the next level. One of these tools is Margin Notes, a collaborative document viewer that allows multiple team members to review, annotate, share, and mark up documents in real time, simultaneously. There’s no need to pass the document from person to person, and you don’t have to worry about creating conflicting versions or missing vital edits.
Si su agencia utiliza una solución interna para organizar asuntos legales, es posible que tenga dificultades cuando los miembros del equipo trabajen de forma remota.
Los procesos manuales y los problemas de VPN pueden hacer que sea casi imposible para los abogados acceder a detalles y actualizaciones esenciales del caso cuando están trabajando fuera de la oficina. Esto puede generar falta de comunicación, trabajo duplicado y falta de informe sobre el estado del caso, lo que en última instancia puede costarle tiempo y ganancias a su agencia.
Para evitar estos desafíos, las agencias y organizaciones remotas/híbridas deben seleccionar una solución de administración de casos basada en la nube como Centerbase, Actionstep y P4W (Advanced) para organize la información esencial del caso, incluidos contactos, facturas, calendarios, listas de tareas y más.
Un aspecto de la colaboración que puede volverse particularmente complicado con un equipo disperso es la gestión del flujo de trabajo. Pero incluso con un equipo en la oficina, puede ser un desafío hacer un seguimiento de quién se supone que debe hacer qué y cuándo.
Afortunadamente, puede facilitar que los miembros del equipo en la oficina o que trabajan de forma remota se mantengan al tanto de su lista de tareas pendientes y sigan avanzando.
With a cloud-based workflow or task management solution, you can easily build customized workflows, assign tasks, and track project progress. When you select a tool that’s based in the cloud, you can ensure that all team members have real-time access to the project and task list, no matter where they’re working from. This helps everyone stay on the same page, meet important deadlines, and avoid duplicating work.
Another thing to consider is workflow automation. Of course, not all tasks or workflows can (or should) be digitized. But when used effectively, these tools can reduce the time-consuming burden of administrative tasks and boost productivity while also helping to reduce human error, improve compliance, and more.
En el entorno actual, una solución moderna de facturación legal es más importante que nunca. Los sistemas obsoletos pueden provocar rápidamente fugas importantes en las horas facturables; mientras que las soluciones que ofrecen acceso remoto y móvil facilitan más que nunca a las agencias y sus equipos legales el seguimiento del tiempo y los gastos.
Ultimately, cloud-based legal billing software offers more than just a streamlined billing process for lawyers and legal professionals. It also means less time wasted on non-billable tasks — and more time for billable work. Plus, these solutions often include reporting tools to help partners better understand the big picture and make more effective decisions for the agency or organization.
Mientras busca herramientas para potenciar y mejorar la colaboración remota dentro de su agencia, hay opciones ilimitadas al alcance de su mano.
Pero ya sea que esté seleccionando software para videoconferencias, gestión de documentos, gestión de casos, gestión de flujo de trabajo o facturación legal, hay dos cosas principales que querrá priorizar:
La capacidad de su agencia o departamento para trabajar de forma remota es absolutamente esencial para la resiliencia y la continuidad del negocio. Pero ese no es el único beneficio que obtienes al tener un equipo parcial o totalmente remoto.
Remote work has become a major priority for top talent. In order to attract and retain those resources, providing more flexible work options is key. Given the high rate of burnout that the technology, government, and legal industries are known for, being able to split time between remote and in-office work can help employees create a better work-life balance that actually enhances productivity, rather than stifle it.
To learn more about how modern technology plays a foundational role to the remote and hybrid workforce initiatives for the public sector, download your copy of "Digital Transformation in the Cloud & the Way Ahead".
