Un hombre se sienta en un escritorio escribiendo en su computadora portátil.

Colaboración Remota para el Sector Público

Por:
El equipo de NetDocuments
Publicado en:
mayo 19, 2022

La colaboración es esencial para cualquier agencia gubernamental exitosa, y puede brindar enormes beneficios cuando se aprovecha en diferentes equipos.

Pero cuando parte o la totalidad de su equipo trabaja de forma remota, puede ser difícil colaborar de manera efectiva. Sin embargo, con las herramientas y estrategias adecuadas, puede hacer que la colaboración sea exitosa y fluida, sin importar cuán disperso esté su equipo. Te mostraremos cómo.

Las circunstancias están cambiando

La transición a entornos de trabajo híbridos y remotos ha sido un ajuste masivo para la fuerza laboral moderna. Pero incluso cuando los equipos han comenzado a regresar a la oficina, está claro que las agencias y sus respectivos departamentos deben permanecer flexibles para que los negocios y los servicios públicos críticos sigan avanzando.

En algunas situaciones, las oleadas cambiantes de enfermedades han obligado a los equipos a volver a cerrar sus oficinas y volver al trabajo totalmente remoto. Pero eso no es todo. Ahora que los trabajadores han tenido la oportunidad de trabajar de forma remota y han demostrado su capacidad para hacerlo de manera eficiente, los empleados de diversas industrias, demografías y geografías esperan tener opciones de trabajo remoto en el futuro.

Como resultado de estas circunstancias cambiantes, las organizaciones deben estar preparadas para hacer pivotes rápidos y manejar una fuerza laboral híbrida de miembros del equipo remotos y en la oficina, al mismo tiempo que administran las relaciones con los clientes externos.

5 Desafíos de colaboración remota

Una mayor colaboración ofrece numerosos beneficios para el sector público. Pero puede ser difícil maximizar la colaboración con un equipo que está disperso. Para ayudarlo a enfrentar estos desafíos, hemos identificado cinco de los obstáculos más comunes en la colaboración remota y cómo superarlos.

1. Videoconferencia

Ya sea que todos o algunos de sus colaboradores estén trabajando de forma remota, necesitará una herramienta de video y audioconferencia para ayudarlos a mantenerse conectados. Es importante que todos puedan participar en la reunión, independientemente de dónde se encuentren físicamente.

Si algunos de los miembros de su equipo están reunidos en la oficina mientras otros trabajan desde casa, querrá usar una cámara web y un micrófono que permita a los miembros remotos del equipo ver y escuchar a los que están en la sala de conferencias. También necesitará una pantalla grande para que los que están en la oficina puedan ver y escuchar claramente a los participantes remotos.

Para reuniones grandes, puede considerar una cámara web 360° inteligente que enfoca automáticamente el video y el audio en la persona que habla. Esto puede crear una experiencia de reunión más fluida y natural para aquellos que trabajan de forma remota y ayudar a reducir las distracciones.

Durante una reunión híbrida, puede ser un desafío adicional mantener a todos los participantes comprometidos. Una forma de mejorar la experiencia es priorizar las herramientas de colaboración digital sobre las físicas. Por ejemplo, si su equipo usa con frecuencia una pizarra o notas adhesivas para colaborar, es posible que los participantes virtuales no puedan ver claramente toda la información en la pizarra, y mucho menos contribuir a ella. En su lugar, considere una herramienta de pizarra virtual. Esto garantizará que todos los participantes tengan el mismo acceso a la información y la capacidad de contribuir.

Tenga en cuenta que otras herramientas de comunicación, como la mensajería instantánea o el chat, también pueden ayudar a su equipo a mantenerse conectado y sincronizado, sin importar quién esté en la oficina o no.

2. Colaboración de documentos y edición en tiempo real

Colaborar en documentos puede ser un desafío, ya sea que los equipos sean remotos o no, un problema que no es menor dada la cantidad de información crítica que se captura en los documentos.

Para que los equipos híbridos o remotos colaboren con éxito, es fundamental que todos los miembros del equipo puedan acceder a los documentos y materiales de recursos necesarios de manera fácil y segura, sin importar dónde se encuentren. Un sistema de gestión de documentos (DMS) basado en la nube puede resolver este problema. Las mejores soluciones ofrecen aplicaciones web, de escritorio y móviles para que los empleados puedan encontrar fácilmente lo que necesitan, cuando lo necesitan, ya sea que estén en la oficina, en casa o mientras viajan.

La línea roja, el control de versiones y las guerras de verificación son otra fuente común de frustración. Pero, afortunadamente, no tienen por qué ser una molestia.

Las plataformas DMS modernas como NetDocuments ofrecen herramientas y características adicionales que ayudan a llevar la colaboración legal al siguiente nivel. Una de estas herramientas es Notas al margen, un visor de documentos colaborativo que permite a varios miembros del equipo revisar, anotar, compartir y marcar documentos en tiempo real, simultáneamente. No hay necesidad de pasar el documento de persona a persona, y no tiene que preocuparse por crear versiones contradictorias o perder ediciones vitales.

3. Gestión de casos

Si su agencia utiliza una solución interna para organizar asuntos legales, es posible que tenga dificultades cuando los miembros del equipo trabajen de forma remota.

Los procesos manuales y los problemas de VPN pueden hacer que sea casi imposible para los abogados acceder a detalles y actualizaciones esenciales del caso cuando están trabajando fuera de la oficina. Esto puede generar falta de comunicación, trabajo duplicado y falta de informe sobre el estado del caso, lo que en última instancia puede costarle tiempo y ganancias a su agencia.

Para evitar estos desafíos, las agencias y organizaciones remotas/híbridas deben seleccionar una solución de administración de casos basada en la nube como Centerbase, Actionstep y P4W (Advanced) para organizar la información esencial del caso, incluidos contactos, facturas, calendarios, listas de tareas y más.

4. Gestión de flujo de trabajo

Un aspecto de la colaboración que puede volverse particularmente complicado con un equipo disperso es la gestión del flujo de trabajo. Pero incluso con un equipo en la oficina, puede ser un desafío hacer un seguimiento de quién se supone que debe hacer qué y cuándo.

Afortunadamente, puede facilitar que los miembros del equipo en la oficina o que trabajan de forma remota se mantengan al tanto de su lista de tareas pendientes y sigan avanzando.

Con un flujo de trabajo basado en la nube o solución de gestión de tareas, puede crear fácilmente flujos de trabajo personalizados, asignar tareas y realizar un seguimiento del progreso del proyecto. Cuando selecciona una herramienta basada en la nube, puede asegurarse de que todos los miembros del equipo tengan acceso en tiempo real al proyecto y la lista de tareas, sin importar desde dónde estén trabajando. Esto ayuda a que todos permanezcan en la misma página, cumplan con los plazos importantes y eviten la duplicación del trabajo.

Otra cosa a considerar es automatización del flujo de trabajo. Por supuesto, no todas las tareas o flujos de trabajo pueden (o deben) digitalizarse. Pero cuando se usan de manera efectiva, estas herramientas pueden reducir la carga de tareas administrativas que consumen mucho tiempo y aumentar la productividad al mismo tiempo que ayudan a reducir el error humano, mejorar el cumplimiento y más.

5. Facturación

En el entorno actual, una solución moderna de facturación legal es más importante que nunca. Los sistemas obsoletos pueden provocar rápidamente fugas importantes en las horas facturables; mientras que las soluciones que ofrecen acceso remoto y móvil facilitan más que nunca a las agencias y sus equipos legales el seguimiento del tiempo y los gastos.

En última instancia, el software de facturación legal basado en la nube ofrece más que un proceso de facturación simplificado para abogados y profesionales del derecho. también significa menos tiempo perdido en tareas no facturables — y más tiempo para el trabajo facturable. Además, estas soluciones a menudo incluyen herramientas de informes para ayudar a los socios a comprender mejor el panorama general y tomar decisiones más efectivas para la agencia u organización.

Cómo seleccionar herramientas para la colaboración remota

Mientras busca herramientas para potenciar y mejorar la colaboración remota dentro de su agencia, hay opciones ilimitadas al alcance de su mano.

Pero ya sea que esté seleccionando software para videoconferencias, gestión de documentos, gestión de casos, gestión de flujo de trabajo o facturación legal, hay dos cosas principales que querrá priorizar:

  1. Busque soluciones basadas en la nube. Si desea que su equipo sea capaz de mantenerse productivo sin importar desde dónde trabajen, quédese con las plataformas basadas en la nube para acceder desde cualquier lugar y dispositivo.
  2. No subestimes la importancia de la integración. Facilite que su equipo realice el trabajo seleccionando herramientas que funcionen juntas a la perfección. Las aplicaciones no integradas tienden a tener tasas de adopción más bajas y podrían limitar la colaboración entre los miembros del equipo.

Beneficios de una fuerza de trabajo remota

La capacidad de su agencia o departamento para trabajar de forma remota es absolutamente esencial para la resiliencia y la continuidad del negocio. Pero ese no es el único beneficio que obtienes al tener un equipo parcial o totalmente remoto.

El trabajo remoto se ha convertido en una prioridad importante para los mejores talentos. Para atraer y retener esos recursos, es clave proporcionar opciones de trabajo más flexibles. Dada la alta tasa de agotamiento por la que son conocidas las industrias tecnológica, gubernamental y legal, poder dividir el tiempo entre el trabajo remoto y en la oficina puede ayudar a los empleados a crear un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal que en realidad mejora productividad, en lugar de sofocarla.

Para obtener más información sobre cómo la tecnología moderna juega un papel fundamental en las iniciativas de fuerza laboral remota e híbrida para el sector público, descargue su copia de "Transformación digital en la nube y el camino a seguir".

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