AI Responsibly with ndMAX
When small and midsize firms around the world transitioned to remote work in 2020 they quickly adopted numerous cloud-based technologies to support new communication, collaboration, and delivery challenges. But while the move to cloud software is needed, and even encouraged by the American Bar Association in recent years, adoption of cloud technology should always be done strategically and carefully in the context of legal work.
Unfortunately, many lawyers feel unequipped to evaluate cloud applications due to their unfamiliarity with the benefits, risks, and overall capabilities — to be sure, the majority of legal professionals were never taught about cloud technology in law school. However, there are three key areas that every lawyer can explore when given the opportunity to adopt a new tool: cost, governance abilities, document organization.
En este artículo exploramos cada uno de estos temas y cómo se relacionan con el almacenamiento de archivos comerciales creado para el uso diario frente a las opciones de nicho creadas específicamente para los profesionales legales.
Algunas aplicaciones genéricas en la nube creadas para una amplia gama de profesionales suelen tener un precio atractivo: gratis. La mayoría de las aplicaciones comerciales ofrecen opciones gratuitas con capacidades limitadas y, a primera vista, parecen suficientes para una firma de abogados pequeña o mediana. Desafortunadamente, "gratis" viene con algunos costos adicionales en términos de riesgo de seguridad y productividad.
Las opciones de 'freemium' que ofrecen los proveedores comerciales de almacenamiento de archivos como Dropbox o Box no proporcionan la propiedad de los datos, el cumplimiento o, a veces, incluso las funciones de cifrado y respaldo que son necesarias para el trabajo legal. Estos costos ocultos para la postura de seguridad de una empresa casi nunca justifican el uso de una opción freemium.
Por otro lado, las plataformas construidas específicamente para el trabajo legal pueden requerir costos por usuario por adelantado, pero ciertamente brindan las funciones de automatización de tareas, encriptación, gobierno y cumplimiento específicas para flujos de trabajo legales que a su vez aumentan la productividad y disminuyen el riesgo, lo que genera más ingresos para las empresas.
Quizs la característica más importante de cualquier opción de almacenamiento es su capacidad para controlar y mantener documentos, porque si bien incluso una gobernanza adecuada facilita la localización de contenido rápidamente (aumentando así la productividad), la mala gobernanza de los documentos plantea un mayor riesgo tanto para las empresas como para sus clientes como mala gestión. de contenido facilita que la información caiga en las manos equivocadas.
Sistemas de gestión documental para despachos de abogados y otras opciones de almacenamiento creadas para flujos de trabajo legales ofrecen herramientas que simplifican el mantenimiento de documentos en el sistema. Estas herramientas podrían incluir perfiles detallados de documentos, gestión de muros éticos, nativo extranets, y prevención de pérdida de datos para restringir las descargas de archivos y otras acciones.
While commercial grade options may offer some of these features, they are built with user flexibility in mind and offer numerous loopholes to bypass their governance protocols. With any system you select, it’s important to ask yourself: if someone were to be let go today and we had this system in place, could I have full confidence they would not have access to any client files — whether on their machine or in the cloud?
The manual labor required to file documents can have huge impacts on a firm’s ability to meet revenue goals. Indeed, according to a recent survey by Clio, lawyer’s only spend an average of 2.5 hours a day on billable tasks — with another survey noting that 48% of a lawyer’s time is spent on a mix of administrative and personal education tasks. This lack of billable time can lead to major losses in revenue, as we detailed in our recent article, Why Firms Are Missing Out on More Than $3.6 Million in Yearly Revenue—and How to Fix it.
This is why as firms search for new technology it is critical they find solutions that can automate their most tedious tasks like generating and filing legal documents and emails to their storage system. Commercial storage options simply do not offer the automation features that remove these tedious tasks and make it easier for lawyers to keep up with their immense workload. In contrast, systems built with legal work in mind like NetDocuments automate filing and other tedious tasks with built-in task management and connections to email systems, Microsoft Office, time and billing tools, and more.
Lo entendemos. Las pequeñas y medianas empresas están haciendo todo lo posible para operar al menor costo posible. Pero pregúntese: ¿cuánto me está costando la pérdida de productividad y qué riesgo representa para mis clientes?
Entre dedicar tiempo a garantizar que sus herramientas y protocolos de seguridad estén actualizados, preocuparse por el control de la información y enredarse en documentos deficientes. organization, el tiempo que tiene para administrar los asuntos comerciales, atraer nuevos clientes e incluso ejercer la abogacía se está agotando, mientras que la información de su cliente ciertamente está en riesgo.
Herramientas como NetDocuments proporcionan la seguridad, flexibilidad y automatización que necesitan empresas como la suya. Con una seguridad líder en la industria que es tan simple de administrar como poderosa, automatización de tareas en todos los lugares correctos, y lo mismo en cualquier lugar, cualquier dispositivo acceda que espera del software en la nube.
Si bien toda la tecnología en la nube es útil hasta cierto punto, solo la derecho La aplicación en la nube puede ayudarlo a transformar sus documentos en un motor imparable de colaboración, productividad, crecimiento y trabajo inspirado.
Para obtener más información sobre los riesgos que el software como Dropbox representa para su empresa y las preguntas que debe formular, descargue nuestra guía Dropbox para abogados: ¿a qu se arriesga?
