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¿Qué está arriesgando con el almacenamiento diario de archivos?

Por:
El equipo de NetDocuments
noviembre 30, 2020

Cuando las pequeñas y medianas empresas de todo el mundo pasaron al trabajo remoto en 2020 rápidamente adoptaron numerosas tecnologías basadas en la nube para respaldar nuevos desafíos de comunicación, colaboración y entrega. Pero si bien es necesario pasar al software en la nube, e incluso alentado por la American Bar Association En los últimos años, la adopción de la tecnología en la nube siempre debe realizarse de manera estratégica y cuidadosa en el contexto del trabajo legal.

Desafortunadamente, muchos abogados no se sienten capacitados para evaluar aplicaciones en la nube debido a que no están familiarizados con los beneficios, los riesgos y las capacidades generales; sin duda, la mayoría de los profesionales legales nunca aprendieron sobre la tecnología en la nube en la facultad de derecho. Sin embargo, hay tres áreas clave que todo abogado puede explorar cuando se le da la oportunidad de adoptar una nueva herramienta: costo, habilidades de gobierno, organización de documentos.

En este artículo exploramos cada uno de estos temas y cómo se relacionan con el almacenamiento de archivos comerciales creado para el uso diario frente a las opciones de nicho creadas específicamente para los profesionales legales.

1. Costo de operación

Algunas aplicaciones genéricas en la nube creadas para una amplia gama de profesionales suelen tener un precio atractivo: gratis. La mayoría de las aplicaciones comerciales ofrecen opciones gratuitas con capacidades limitadas y, a primera vista, parecen suficientes para una firma de abogados pequeña o mediana. Desafortunadamente, "gratis" viene con algunos costos adicionales en términos de riesgo de seguridad y productividad.

Las opciones de 'freemium' que ofrecen los proveedores comerciales de almacenamiento de archivos como Dropbox o Box no proporcionan la propiedad de los datos, el cumplimiento o, a veces, incluso las funciones de cifrado y respaldo que son necesarias para el trabajo legal. Estos costos ocultos para la postura de seguridad de una empresa casi nunca justifican el uso de una opción freemium.

Por otro lado, las plataformas creadas específicamente para el trabajo legal pueden requerir costos por usuario por adelantado, pero ciertamente brindan las funciones de automatización de tareas, cifrado, gobernanza y cumplimiento específicas para los flujos de trabajo legales que, a su vez, aumentan la productividad y disminuyen el riesgo, lo que lleva a más ingresos para las empresas.

2. Gobernancia

Quizs la característica más importante de cualquier opción de almacenamiento es su capacidad para controlar y mantener documentos, porque si bien incluso una gobernanza adecuada facilita la localización de contenido rápidamente (aumentando así la productividad), la mala gobernanza de los documentos plantea un mayor riesgo tanto para las empresas como para sus clientes como mala gestión. de contenido facilita que la información caiga en las manos equivocadas.

Sistemas de gestión de documentos (DMS) y otras opciones de almacenamiento creadas para flujos de trabajo legales ofrecen herramientas que simplifican el mantenimiento de documentos en el sistema. Estas herramientas podrían incluir la elaboración de perfiles de documentos en profundidad, gestión ética de muros, nativo extranetsy prevención de pérdida de datos para restringir la descarga de archivos y otras acciones.

Si bien las opciones de grado comercial pueden ofrecer algunos De estas funciones, se han creado teniendo en cuenta la flexibilidad del usuario y ofrecen numerosas lagunas para evitar sus protocolos de gobierno. Con cualquier sistema que seleccione, es importante que se pregunte: Si alguien fuera despedido hoy y tuviéramos este sistema en su lugar, ¿podría tener plena confianza en que no tendrían acceso a ningún archivo del cliente, ya sea en su máquina o en la nube?

3. Organización de documentos

El trabajo manual requerido para archivar documentos puede tener un gran impacto en la capacidad de una empresa para cumplir con los objetivos de ingresos. De hecho, según un reciente encuesta de Clio, los abogados solo dedican una media de 2.5 horas al día a tareas facturables, con otra encuesta señalando que el 48% del tiempo de un abogado se dedica a una combinación de tareas administrativas y de educación personal. Esta falta de tiempo facturable puede generar importantes pérdidas de ingresos, como detallamos en nuestro artículo reciente, Por qué las empresas se están perdiendo más de $ 3.6 millones en ingresos anuales y cómo solucionarlo.

Por eso, a medida que las empresas buscan nuevas tecnologías, crítico encuentran soluciones que pueden automatizar sus tareas más tediosas como archivar documentos y correos electrónicos en su sistema de almacenamiento. Las opciones de almacenamiento comercial simplemente no ofrecen las funciones de automatización que eliminan estas tediosas tareas y facilitan a los abogados mantenerse al día con su inmensa carga de trabajo. Por el contrario, los sistemas creados pensando en el trabajo legal, como NetDocuments, automatizan el archivo y otras tareas tediosas con funciones integradas. administración de tareas y conexiones a sistemas de correo electrónico, Microsoft Office, herramientas de facturación y tiempo, y más.

Invertir en el Correcto Tecnología en la nube

Lo entendemos. Las pequeñas y medianas empresas están haciendo todo lo posible para operar al menor costo posible. Pero pregúntese: ¿cuánto me está costando la pérdida de productividad y qué riesgo representa para mis clientes?

Entre dedicar tiempo a asegurarse de que sus herramientas y protocolos de seguridad estén actualizados, preocuparse por la gobernanza de la información y confundir su camino a través de una organización de documentos deficiente, el tiempo que tiene para administrar los asuntos comerciales, atraer nuevos clientes e incluso ejercer la abogacía se está agotando mientras que la información de su cliente ciertamente está en riesgo.

Herramientas como NetDocuments proporcionan la seguridad, flexibilidad y automatización que necesitan empresas como la suya. Con una seguridad líder en la industria que es tan simple de administrar como poderosa, automatización de tareas en todos los lugares correctos, y lo mismo en cualquier lugar, cualquier dispositivo acceda que espera del software en la nube.

Si bien toda la tecnología en la nube es útil hasta cierto punto, solo la derecho La aplicación en la nube puede ayudarlo a transformar sus documentos en un motor imparable de colaboración, productividad, crecimiento y trabajo inspirado.

Para obtener más información sobre los riesgos que el software como Dropbox representa para su empresa y las preguntas que debe formular, descargue nuestra guía Dropbox para abogados: ¿a qu se arriesga?

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