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According to a recent report published by KMWorld, lawyers can spend up to 22% of their work hours searching documents scattered across dozens or more internal data sources. What if finding information across all the data sources in your organization was as easy as doing a single Google search? Welcome to the world of enterprise search.
El término "búsqueda empresarial" se refiere a la tecnología que brinda una experiencia de búsqueda similar a Internet para encontrar y recuperar documentación, datos y conocimientos relevantes que se almacenan en varios formatos en múltiples bases de datos dentro de una organization. La búsqueda empresarial permite a sus equipos beneficiarse del conocimiento combinado de todas las fuentes de datos internas, presentado en una vista más holística.
Con la búsqueda empresarial, el contenido de todas sus fuentes de información, como documentos y correos electrónicos almacenados en sistemas de administración de documentos (DMS), sitios web, intranets, herramientas de CRM, sistemas financieros y más, se puede indexar y buscar fácilmente.
Knowledge is power. For knowledge workers that deal with significant amounts of documentation, such as Bufetes de abogados, large businesses, and public sector entities, enterprise search has become a valuable — and even mission-critical — tool for daily operations. This is because it dramatically reduces the time it takes to retrieve all the most relevant records an individual intends (and has access) to find. Everything can be found in one place versus having to search in multiple locations.
La mayoría de las plataformas tecnológicas están diseñadas con el propósito de hacer una o varias cosas realmente bien: un CRM mantiene todos los datos de los clientes juntos en un solo lugar, las plataformas de contabilidad rastrean la información de facturación, etc. Pero muchas veces, una empresa necesitará acceder a una combinación de todos estos diferentes registros alojados dentro de fuentes aisladas. Con la búsqueda empresarial, una única consulta de búsqueda le permite obtener la información que necesita, independientemente de dónde esté almacenada, lo que elimina la necesidad de repetir búsquedas en cada ubicación. Además, puede ver los datos en relación con el contenido en las otras fuentes de datos, lo que le brinda una vista de imagen más grande.
La búsqueda empresarial es importante para las empresas porque ahorra tiempo, aprovecha conocimientos valiosos y proporciona una experiencia que hace felices a los usuarios.
Para que se pueda buscar una parte del contenido, primero se debe indexar para que el sistema de búsqueda empresarial pueda reconocer y encontrar todos los detalles disponibles sobre el archivo. Algunos sistemas heredados tienen estructuras obsoletas que requieren que un departamento de TI envíe manualmente índices nuevos y actualizados, mientras que otros sistemas hacen su propia indexación de cada documento, correo electrónico, etc.
La búsqueda empresarial puede automatizar este proceso, reduciendo e incluso eliminando la necesidad de la participación de TI mediante el uso de conectores en vivo que indexan continuamente múltiples fuentes de datos a la vez, presentando instantáneamente todos estos resultados juntos en una interfaz unificada.
La tecnología de búsqueda empresarial está cambiando la forma en que las empresas encuentran y acceden a sus datos de manera significativa. Estos son solo algunos de los beneficios que puede esperar al implementar una solución de búsqueda empresarial:
La búsqueda empresarial le permite acceder a todas sus fuentes de información disponibles y tener una única fuente autorizada para las mejores respuestas oficiales de su organization. Ser capaz de ver los datos en el contexto de su relación con otros datos crea una imagen de información más completa.
Unificar y centralizar esas búsquedas en una ventanilla única hace que acceder y hacer referencia a la documentación histórica, los datos y el conocimiento sea más fácil que nunca.
Piense en cuántas veces ha necesitado encontrar a esa persona en su organization que conoce un tema específico, una necesidad del cliente o información de un proyecto realizado hace varios años. Las organizaciones están repletas de conocimientos y años de valiosa experiencia repartidos en archivos digitales, así como en la mente del personal. Muchas veces, nuestros colegas tienen conocimientos enterrados en currículos o currículos de trabajos y experiencias anteriores. Además de facilitar las operaciones diarias, la búsqueda empresarial también convierte los registros existentes de su empresa en una amplia base de conocimientos.
Con una forma minuciosa de búsqueda, los empleados de todos los niveles de experiencia pueden aprovechar la riqueza de conocimientos que ya existe dentro de su organization. Los nuevos empleados pueden ponerse al día rápidamente, los expertos en la materia se pueden identificar más fácilmente y se pueden tomar mejores decisiones comerciales basadas en el conocimiento histórico.
La protección de sus datos contra la actividad de los ciberdelincuentes debe ser una prioridad máxima, pero es igual de importante evitar el acceso absoluto a la información confidencial por parte de personal no autorizado. Estos riesgos se están amplificando con la mayoría de las organizaciones que admiten entornos de trabajo remotos e híbridos y ataques cibernéticos dirigidos a vulnerabilidades potenciales.
Afortunadamente, la búsqueda empresarial respeta la seguridad establecida en los sistemas de registro y permite restricciones de datos adicionales que pueden ayudar a mantener la información confidencial fuera del alcance de las personas sin los derechos de acceso adecuados. Cuando alguien realiza una búsqueda, solo se le presenta la información a la que se le ha otorgado acceso, y nada más.
Cuando se trata de miles o millones de archivos, el proceso de indexación puede causar demoras y frustraciones. Cualquiera que busque informacin que aún no se haya indexado no podrá encontrar lo que necesita hasta que el sistema tenga tiempo de ponerse al día.
La búsqueda empresarial puede automatizar este proceso mediante el uso de conectores en vivo que buscan continuamente múltiples fuentes de datos a la vez, esencialmente reutilizando el índice ya creado por las aplicaciones nativas, como Outlook, Teams o su sistema de administración de documentos (DMS).
Atrás quedaron los días en los que necesitaba ir a diferentes sistemas para buscar la información interna que necesita y las búsquedas que no brindan la experiencia que los usuarios esperan. La búsqueda empresarial moderna de hoy proporciona resultados más fáciles, más rápidos y más relevantes que pueden ayudar a su organization a ahorrar tiempo, mejorar la gestión y el intercambio de conocimientos y mantener la seguridad de los datos y las barreras éticas.
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