What is legal email management

Qué es la gestión legal del correo electrónico y por qué la necesitan los abogados

Por:
El equipo de NetDocuments
Publicado en:
febrero 21, 2020

Con el oficinista promedio recibiendo alrededor de 126 correos electrónicos por día y empleados que requieren más de {1 minuto Para recuperar el impulso después de una interrupción, los correos electrónicos pueden obstaculizar cada vez más, y no siempre ayudar, la productividad.

Cuando se enfoca en la profesión legal, los desafíos de productividad en torno al correo electrónico a menudo se amplifican, ya que los abogados generalmente reciben muchas más comunicaciones por correo electrónico que el trabajador promedio. Además, los abogados deben archivar cada comunicación por correo electrónico y los archivos adjuntos asociados en archivos de proyectos o asuntos, lo que aumenta el tiempo que pasan fuera de las tareas críticas.

Luckily, legal email management systems (EMS) are here to help and can dramatically reduce the time attorneys spend in their email inboxes.

En este artículo, exploraremos qué es la administración de correo electrónico, por qué las firmas legales con visión de futuro están adoptando sistemas de administración de correo electrónico y las preguntas críticas que se deben hacer al buscar un EMS.

¿Qué es la gestión de correo electrónico para bufetes de abogados y equipos jurídicos internos?

Un EMS implica el control sistemático de todas las comunicaciones por correo electrónico dentro de una organización para mitigar el riesgo de incumplimiento o violación de datos. El uso de un EMS ayudará a los abogados a cumplir con las políticas de datos mientras maximiza el tiempo en la oficina y garantiza que no pierdan el rastro de los mensajes importantes.

Los equipos legales de todo tipo pueden y deberían considerar la revisión de sus configuraciones de correo electrónico tradicionales a favor de un sistema que pueda proporcionar mejoras de productividad para los abogados.

Empresas pequeñas y medianas

Las pequeñas empresas se benefician de la capacidad de crear archivos de materia digital completos sin agregar a los flujos de trabajo diarios. Los sistemas de gestión de correo electrónico también mejoran la velocidad y la eficiencia de la incorporación de nuevos abogados, liberan espacio en los servidores de correo electrónico a medida que crece la empresa y ahorran un tiempo precioso a medida que los abogados atienden las necesidades de los clientes.

Grandes empresas

Un EMS proporciona a las grandes empresas una variedad de beneficios. Además del ahorro de tiempo y las mejoras en la eficiencia, un EMS facilita que los abogados y su personal sigan las políticas de cumplimiento y mantengan todo organizado en una ubicación central sin importar en qué parte del mundo se encuentren, una gran ayuda cuando se trata de realizar un seguimiento. de detalles minuciosos y a gran escala en múltiples oficinas.

Equipos legales corporativos

Los abogados corporativos enfrentan el desafío constante de convertirse en verdaderos generalistas legales, lo que significa que están trabajando en una variedad de proyectos no relacionados con partes interesadas internas y externas por igual. Todo esto puede conducir a increíbles flujos de correo electrónico.

Un EMS proporciona a los abogados internos una manera sencilla de mantener todo organizado, archivado y en marcha a medida que continúan discutiendo sus cargas de trabajo.

Desafíos de la gestión legal del correo electrónico

Los abogados enfrentan desafíos y requisitos únicos cuando se trata de administrar el correo electrónico. Echemos un vistazo a cuatro de los principales problemas que surgen a menudo:

  1. Compliance. In addition to attorneys having to answer and follow up on matter-related emails, legal professionals have ethical obligations to file, save, and store digital communications within project- or matter-based files.
  2. Colaboración. Para que los miembros del equipo colaboren de manera efectiva, todos deben estar en la misma página. Es necesario archivar correos electrónicos en las carpetas y espacios de trabajo apropiados para que todos los miembros del equipo tengan acceso a la información que necesitan.
  3. Consistency. You may be saving new email precisely as it’s supposed to be saved… but is the rest of your team? Achieving a consistent standard of organization is absolutely vital for everyone to find what they need, when they need it.
  4. Convenience. All the extra steps of filing emails require more time spent away from critical tasks and production. To be successful, email management software must make it easier for attorneys to keep their email inboxes streamlined and productive.

Los mejores beneficios de gestión de correo electrónico para profesionales legales

Los EMS creados para profesionales legales están diseñados para ayudar a archivar y organizar las comunicaciones más rápido para que los abogados puedan concentrarse en atender a sus clientes. Con eso en mente, los sistemas de administración de correo electrónico de los bufetes de abogados brindan dos beneficios principales: organización mejorada y productividad maximizada. Pero eso ciertamente no es todo lo que ofrecen.

Organización mejorada

For attorneys, document organization is critical as sensitive information is shared dozens of times daily. Potentially losing track of an important email that contains highly confidential, or even time-sensitive material, could place the business at risk.

Un EMS creado pensando en los profesionales legales permite que incluso los empleados más ocupados cumplan plenamente con las políticas estandarizadas de mantenimiento de registros y las obligaciones éticas.

Imagine being able to quickly file each communication and attached legal document directly into a client or project’s secure matter file without ever leaving the email system — that’s entirely possible when utilizing a robust EMS that integrates directly with a cloud document management system (DMS).

As emails are filed directly into the specific matter or project file, lawyers and their firms or companies will enjoy a number of benefits, including:

  • Reducción del riesgo de errores en el manejo de la información.
  • Disminución de casos de información perdida o mal etiquetada
  • Archivos completos de asuntos o proyectos de acuerdo con las pautas éticas
  • Colaboración más profunda entre equipos, ya que el trabajo se encuentra y se comparte fácilmente

Productividad maximizada

Of course, improved organization alone will certainly provide a boost to any organization’s productivity, but an EMS built for legal professionals can provide so much more. Through features such as anywhere access and artificial intelligence, legal teams will have the management tools they need to dramatically increase their output.

Acceso desde cualquier lugar

Cloud-based EMS, such as ndMail by NetDocuments, enable attorneys to file emails anywhere on any device. This means that whether they are in the car, the courtroom, or working from home, attorneys will be able to fully complete their work in less time, leaving nothing undone.

Inteligencia artificial

Con la ayuda de la inteligencia artificial (IA), los usuarios a menudo pueden archivar correos electrónicos en uno, o incluso en cero, clics cuando usan un EMS directamente dentro de su sistema de correo electrónico. Esto significa que los abogados pueden concentrarse en sus tareas y evitar cambiar entre múltiples sistemas, interrumpiendo su concentración.

Cómo elegir la mejor solución de gestión de correo electrónico para bufetes de abogados y equipos jurídicos

Si bien las características de un EMS dependen del sistema específico, se recomienda tener varias características clave con cualquier proveedor:

Organización

A robust EMS, like ndMail, will provide seamless integrations with a law firm’s document management system (DMS) in order to mirror the organization structure in the DMS to the email system. This ensures that emails and attachments can be easily filed in the correct locations — which then increases adherence to compliance and information governance policies across the firm.

Acceso móvil

Las soluciones de EMS alojadas en la nube ofrecen acceso desde cualquier lugar, lo que hace posible que los empleados busquen, accedan y archiven correos electrónicos, ya sea que estén en la oficina, reuniéndose con partes interesadas externas o terminando tareas importantes en casa.

Potentes integraciones

Un EMS debe integrarse a la perfección con las aplicaciones y herramientas que su equipo está utilizando en su conjunto, para mejorar la eficacia colaboración y suavizar cualquier torcedura en los flujos de trabajo.

With that in mind, EMS that integrate directly with attorney’s favorite tools, such as Microsoft’s Outlook and the document management system, allow the EMS to function as the connective tissue for critical platforms and attorney’s work.

Gestión de correo electrónico Ace con ndMail

El correo electrónico es fundamental para su trabajo diario. Es por eso ndMail es una tecnología central de la ORGANIZAR solución, ayudándole a dominar la gestión del correo electrónico y convertir su bandeja de entrada en un centro de productividad.

En el corazón de ORGANIZE se encuentra NetDocuments, la plataforma líder de administración de documentos basada en la nube para profesionales legales. Juntos, NetDocuments y ndMail brindan una variedad de herramientas para ayudarlo a hacer más, más rápido.

¿Listo para profundizar en la gestión del correo electrónico? Haga clic aquí para obtener información sobre cómo ndMail puede ayudar a que las bandejas de entrada de su equipo sean más organizadas, colaborativas y eficientes.

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