AI Responsibly with ndMAX
With the average office worker receiving about 126 emails per day and employees requiring upwards of 20 minutes to regain momentum after an interruption, emails can increasingly hinder — and not always help —productivity.
Cuando se enfoca en la profesión legal, los desafíos de productividad en torno al correo electrónico a menudo se amplifican, ya que los abogados generalmente reciben muchas más comunicaciones por correo electrónico que el trabajador promedio. Además, los abogados deben archivar cada comunicación por correo electrónico y los archivos adjuntos asociados en archivos de proyectos o asuntos, lo que aumenta el tiempo que pasan fuera de las tareas críticas.
Luckily, legal email management systems (EMS) are here to help and can dramatically reduce the time attorneys spend in their email inboxes.
En este artículo, exploraremos qué es la administración de correo electrónico, por qué las firmas legales con visión de futuro están adoptando sistemas de administración de correo electrónico y las preguntas críticas que se deben hacer al buscar un EMS.
Un EMS implica el control sistemático de todas las comunicaciones por correo electrónico dentro de una organization para mitigar el riesgo de incumplimiento o violación de datos. El uso de un EMS ayudará a los abogados a cumplir con las políticas de datos mientras maximiza el tiempo en la oficina y garantiza que no pierdan el rastro de los mensajes importantes.
Legal teams of all types can and should look into overhauling their traditional email setups in favor of a system that can provide productivity enhancements for attorneys.
Las pequeñas empresas se benefician de la capacidad de crear archivos de materia digital completos sin agregar a los flujos de trabajo diarios. Los sistemas de gestión de correo electrónico también mejoran la velocidad y la eficiencia de la incorporación de nuevos abogados, liberan espacio en los servidores de correo electrónico a medida que crece la empresa y ahorran un tiempo precioso a medida que los abogados atienden las necesidades de los clientes.
Un EMS proporciona a las grandes empresas una variedad de beneficios. Además del ahorro de tiempo y las mejoras en la eficiencia, un EMS facilita que los abogados y su personal sigan las políticas de cumplimiento y mantengan todo organizado en una ubicación central sin importar en qué parte del mundo se encuentren, una gran ayuda cuando se trata de realizar un seguimiento. de detalles minuciosos y a gran escala en múltiples oficinas.
Los abogados corporativos enfrentan el desafío constante de convertirse en verdaderos generalistas legales, lo que significa que están trabajando en una variedad de proyectos no relacionados con partes interesadas internas y externas por igual. Todo esto puede conducir a increíbles flujos de correo electrónico.
Un EMS proporciona a los abogados internos una manera sencilla de mantener todo organizado, archivado y en marcha a medida que continúan discutiendo sus cargas de trabajo.
Los abogados enfrentan desafíos y requisitos únicos cuando se trata de administrar el correo electrónico. Echemos un vistazo a cuatro de los principales problemas que surgen a menudo:
EMS created for legal professionals are built to help file and organize communications faster so attorneys can focus on serving their clients. With that in mind, law firm email management systems provide two main benefits: enhanced organization and maximized productivity. But that’s certainly not all they offer.
Para los abogados, la organization de los documentos es fundamental, ya que la información confidencial se comparte docenas de veces al día. La posibilidad de perder el rastro de un correo electrónico importante que contiene material altamente confidencial, o incluso urgente, podría poner en riesgo la empresa.
Un EMS creado pensando en los profesionales legales permite que incluso los empleados más ocupados cumplan plenamente con las políticas estandarizadas de mantenimiento de registros y las obligaciones éticas.
Imagine being able to quickly file each communication and attached legal document directly into a client or project’s secure matter file without ever leaving the email system — that’s entirely possible when utilizing a robust EMS that integrates directly with a cloud document management system (DMS).
Dado que los correos electrónicos se archivan directamente en el archivo del asunto o proyecto específico, los abogados y sus firmas o empresas disfrutarán de una serie de beneficios, que incluyen:
Por supuesto, la mejora de la organization sin duda impulsará la productividad de cualquier organización, pero un EMS diseñado para profesionales del derecho puede proporcionar mucho más. A través de funciones como el acceso desde cualquier lugar y la inteligencia artificial, los equipos legales tendrán las herramientas de gestión que necesitan para aumentar drásticamente su producción.
Cloud-based EMS, such as ndMail by NetDocuments, enable attorneys to file emails anywhere on any device. This means that whether they are in the car, the courtroom, or working from home, attorneys will be able to fully complete their work in less time, leaving nothing undone.
Con la ayuda de la inteligencia artificial (IA), los usuarios a menudo pueden archivar correos electrónicos en uno, o incluso en cero, clics cuando usan un EMS directamente dentro de su sistema de correo electrónico. Esto significa que los abogados pueden concentrarse en sus tareas y evitar cambiar entre múltiples sistemas, interrumpiendo su concentración.
Si bien las características de un EMS dependen del sistema específico, se recomienda tener varias características clave con cualquier proveedor:
A robust EMS, like ndMail, will provide seamless integrations with a law firm’s document management system (DMS) in order to mirror the organization structure in the DMS to the email system. This ensures that emails and attachments can be easily filed in the correct locations — which then increases adherence to compliance and information governance policies across the firm.
Las soluciones de EMS alojadas en la nube ofrecen acceso desde cualquier lugar, lo que hace posible que los empleados busquen, accedan y archiven correos electrónicos, ya sea que estén en la oficina, reuniéndose con partes interesadas externas o terminando tareas importantes en casa.
An EMS should seamlessly integrate with the applications and tools your team is using as a whole, to enhance effective Colaboración and smooth out any kinks in workflows.
Con eso en mente, EMS que se integra directamente con las herramientas favoritas de los abogados, como Outlook de Microsoft y el sistema de administración de documentos, permite que EMS funcione como el tejido conectivo para las plataformas críticas y el trabajo de los abogados.
Email is central to your everyday work. That’s why ndMail is a core technology of the ORGANIZE solution, helping you ace email management and turn your inbox into a hub of productivity.
En el corazón de ORGANIZE se encuentra NetDocuments, la plataforma líder de administración de documentos basada en la nube para profesionales legales. Juntos, NetDocuments y ndMail brindan una variedad de herramientas para ayudarlo a hacer más, más rápido.
