AI Responsibly with ndMAX
Con el oficinista promedio recibiendo alrededor de 126 correos electrónicos por día y empleados que requieren más de {1 minuto Para recuperar el impulso después de una interrupción, los correos electrónicos pueden obstaculizar cada vez más, y no siempre ayudar, la productividad.
Cuando se enfoca en la profesión legal, los desafíos de productividad en torno al correo electrónico a menudo se amplifican, ya que los abogados generalmente reciben muchas más comunicaciones por correo electrónico que el trabajador promedio. Además, los abogados deben archivar cada comunicación por correo electrónico y los archivos adjuntos asociados en archivos de proyectos o asuntos, lo que aumenta el tiempo que pasan fuera de las tareas críticas.
Afortunadamente, sistemas de gestión de correo electrónico legal (EMS) están aquí para ayudar y pueden reducir drásticamente el tiempo que los abogados pasan en sus bandejas de entrada de correo electrónico.
En este artículo, exploraremos qué es la administración de correo electrónico, por qué las firmas legales con visión de futuro están adoptando sistemas de administración de correo electrónico y las preguntas críticas que se deben hacer al buscar un EMS.
Un EMS implica el control sistemático de todas las comunicaciones por correo electrónico dentro de una organization para mitigar el riesgo de incumplimiento o violación de datos. El uso de un EMS ayudará a los abogados a cumplir con las políticas de datos mientras maximiza el tiempo en la oficina y garantiza que no pierdan el rastro de los mensajes importantes.
Los equipos legales de todo tipo pueden y deberían considerar la revisión de sus configuraciones de correo electrónico tradicionales a favor de un sistema que pueda proporcionar mejoras de productividad para los abogados.
Las pequeñas empresas se benefician de la capacidad de crear archivos de materia digital completos sin agregar a los flujos de trabajo diarios. Los sistemas de gestión de correo electrónico también mejoran la velocidad y la eficiencia de la incorporación de nuevos abogados, liberan espacio en los servidores de correo electrónico a medida que crece la empresa y ahorran un tiempo precioso a medida que los abogados atienden las necesidades de los clientes.
Un EMS proporciona a las grandes empresas una variedad de beneficios. Además del ahorro de tiempo y las mejoras en la eficiencia, un EMS facilita que los abogados y su personal sigan las políticas de cumplimiento y mantengan todo organizado en una ubicación central sin importar en qué parte del mundo se encuentren, una gran ayuda cuando se trata de realizar un seguimiento. de detalles minuciosos y a gran escala en múltiples oficinas.
Los abogados corporativos enfrentan el desafío constante de convertirse en verdaderos generalistas legales, lo que significa que están trabajando en una variedad de proyectos no relacionados con partes interesadas internas y externas por igual. Todo esto puede conducir a increíbles flujos de correo electrónico.
Un EMS proporciona a los abogados internos una manera sencilla de mantener todo organizado, archivado y en marcha a medida que continúan discutiendo sus cargas de trabajo.
Los abogados enfrentan desafíos y requisitos únicos cuando se trata de administrar el correo electrónico. Echemos un vistazo a cuatro de los principales problemas que surgen a menudo:
Los EMS creados para profesionales legales están diseñados para ayudar a archivar y organize las comunicaciones más rápido para que los abogados puedan concentrarse en atender a sus clientes. Con eso en mente, los sistemas de administración de correo electrónico de los bufetes de abogados brindan dos beneficios principales: organization mejorada y productividad maximizada. Pero eso ciertamente no es todo lo que ofrecen.
Para los abogados, la organization de los documentos es fundamental, ya que la información confidencial se comparte docenas de veces al día. La posibilidad de perder el rastro de un correo electrónico importante que contiene material altamente confidencial, o incluso urgente, podría poner en riesgo la empresa.
Un EMS creado pensando en los profesionales legales permite que incluso los empleados más ocupados cumplan plenamente con las políticas estandarizadas de mantenimiento de registros y las obligaciones éticas.
Imagine poder archivar rápidamente cada comunicación y documento legal adjunto directamente en el archivo de asunto seguro de un cliente o proyecto sin tener que salir del sistema de correo electrónico; eso es totalmente posible cuando se utiliza un EMS robusto que se integra directamente con un sistema de gestión de documentos en la nube (DMS).
Dado que los correos electrónicos se archivan directamente en el archivo del asunto o proyecto específico, los abogados y sus firmas o empresas disfrutarán de una serie de beneficios, que incluyen:
Por supuesto, la mejora de la organization sin duda impulsará la productividad de cualquier organización, pero un EMS diseñado para profesionales del derecho puede proporcionar mucho más. A través de funciones como el acceso desde cualquier lugar y la inteligencia artificial, los equipos legales tendrán las herramientas de gestión que necesitan para aumentar drásticamente su producción.
EMS basado en la nube, como ndMail de NetDocuments, permita a los abogados archivar correos electrónicos en cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Esto significa que ya sea que estén en el automóvil, en la sala del tribunal o trabajando desde casa, los abogados podrán completar su trabajo en menos tiempo, sin dejar nada sin hacer.
Con la ayuda de la inteligencia artificial (IA), los usuarios a menudo pueden archivar correos electrónicos en uno, o incluso en cero, clics cuando usan un EMS directamente dentro de su sistema de correo electrónico. Esto significa que los abogados pueden concentrarse en sus tareas y evitar cambiar entre múltiples sistemas, interrumpiendo su concentración.
Si bien las características de un EMS dependen del sistema específico, se recomienda tener varias características clave con cualquier proveedor:
Un EMS robusto, como ndMail, proporcionará integraciones perfectas con un sistema de gestión de documentos de la firma de abogados (DMS) para reflejar la estructura de la organization en el DMS al sistema de correo electrónico. Esto garantiza que los correos electrónicos y los archivos adjuntos se puedan archivar fácilmente en las ubicaciones correctas, lo que aumenta el cumplimiento de las políticas de cumplimiento y gobierno de la información en toda la empresa.
Las soluciones de EMS alojadas en la nube ofrecen acceso desde cualquier lugar, lo que hace posible que los empleados busquen, accedan y archiven correos electrónicos, ya sea que estén en la oficina, reuniéndose con partes interesadas externas o terminando tareas importantes en casa.
Un EMS debe integrarse a la perfección con las aplicaciones y herramientas que su equipo está utilizando en su conjunto, para mejorar la eficacia colaboración y suavizar cualquier torcedura en los flujos de trabajo.
Con eso en mente, EMS que se integra directamente con las herramientas favoritas de los abogados, como Outlook de Microsoft y el sistema de administración de documentos, permite que EMS funcione como el tejido conectivo para las plataformas críticas y el trabajo de los abogados.
El correo electrónico es fundamental para su trabajo diario. Es por eso ndMail es una tecnología central de la ORGANIZE solución, ayudándole a dominar la gestión del correo electrónico y convertir su bandeja de entrada en un centro de productividad.
En el corazón de ORGANIZE se encuentra NetDocuments, la plataforma líder de administración de documentos basada en la nube para profesionales legales. Juntos, NetDocuments y ndMail brindan una variedad de herramientas para ayudarlo a hacer más, más rápido.
