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Qué es la gestión legal del correo electrónico y por qué la necesitan los abogados

Por:
El equipo de NetDocuments
Posted On:
febrero 21, 2020
Last Updated:

Con el oficinista promedio recibiendo alrededor de 126 correos electrónicos por día y empleados que requieren más de {1 minuto Para recuperar el impulso después de una interrupción, los correos electrónicos pueden obstaculizar cada vez más, y no siempre ayudar, la productividad.

Cuando se enfoca en la profesión legal, los desafíos de productividad en torno al correo electrónico a menudo se amplifican, ya que los abogados generalmente reciben muchas más comunicaciones por correo electrónico que el trabajador promedio. Además, los abogados deben archivar cada comunicación por correo electrónico y los archivos adjuntos asociados en archivos de proyectos o asuntos, lo que aumenta el tiempo que pasan fuera de las tareas críticas.

Afortunadamente, sistemas de gestión de correo electrónico legal (EMS) están aquí para ayudar y pueden reducir drásticamente el tiempo que los abogados pasan en sus bandejas de entrada.

En este artículo, exploraremos qué es la administración de correo electrónico, por qué las firmas legales con visión de futuro están adoptando sistemas de administración de correo electrónico y las preguntas críticas que se deben hacer al buscar un EMS.

¿Qué es la gestión de correo electrónico para bufetes de abogados y equipos jurídicos internos?

Un EMS implica el control sistemático de todas las comunicaciones por correo electrónico dentro de una organización para mitigar el riesgo de incumplimiento o violación de datos. El uso de un EMS ayudará a los abogados a cumplir con las políticas de datos mientras maximiza el tiempo en la oficina y garantiza que no pierdan el rastro de los mensajes importantes.

Los equipos legales de todo tipo pueden y deberían considerar la revisión de sus configuraciones de correo electrónico tradicionales a favor de un sistema que pueda proporcionar mejoras de productividad para los abogados.

Empresas pequeñas y medianas

Las pequeñas empresas se benefician de la capacidad de crear archivos de materia digital completos sin agregar a los flujos de trabajo diarios. Los sistemas de gestión de correo electrónico también mejoran la velocidad y la eficiencia de la incorporación de nuevos abogados, liberan espacio en los servidores de correo electrónico a medida que crece la empresa y ahorran un tiempo precioso a medida que los abogados atienden las necesidades de los clientes.

Grandes empresas

Un EMS proporciona a las grandes empresas una variedad de beneficios. Además del ahorro de tiempo y las mejoras en la eficiencia, un EMS facilita que los abogados y su personal sigan las políticas de cumplimiento y mantengan todo organizado en una ubicación central sin importar en qué parte del mundo se encuentren, una gran ayuda cuando se trata de realizar un seguimiento. de detalles minuciosos y a gran escala en múltiples oficinas.

Equipos legales corporativos

Los abogados corporativos enfrentan el desafío constante de convertirse en verdaderos generalistas legales, lo que significa que están trabajando en una variedad de proyectos no relacionados con partes interesadas internas y externas por igual. Todo esto puede conducir a increíbles flujos de correo electrónico.

Un EMS proporciona a los abogados internos una manera sencilla de mantener todo organizado, archivado y en marcha a medida que continúan discutiendo sus cargas de trabajo.

Desafíos de la gestión legal del correo electrónico

Los abogados enfrentan desafíos y requisitos únicos cuando se trata de administrar el correo electrónico. Echemos un vistazo a cuatro de los principales problemas que surgen a menudo:

  1. Cumplimiento. Además de que los abogados tienen que responder y hacer un seguimiento de los correos electrónicos, los profesionales legales tienen obligaciones éticas de archivar, guardar y almacenar comunicaciones digitales dentro de archivos basados en proyectos o asuntos.
  2. Colaboración. Para que los miembros del equipo colaboren de manera efectiva, todos deben estar en la misma página. Es necesario archivar correos electrónicos en las carpetas y espacios de trabajo apropiados para que todos los miembros del equipo tengan acceso a la información que necesitan.
  3. Consistencia. Puede que estés guardando todo exactamente como se supone que debe guardarse... pero ¿lo hace el resto de tu equipo? Lograr un estándar consistente de organización es absolutamente vital para que todos encuentren lo que necesitan, cuando lo necesitan.
  4. Conveniencia. Todos los pasos adicionales para archivar correos electrónicos requieren más tiempo lejos de las tareas críticas y la producción. Para tener éxito, un sistema de administración de correo electrónico debe facilitar que los abogados mantengan sus bandejas de entrada optimizadas y productivas.

Los mejores beneficios de gestión de correo electrónico para profesionales legales

Los EMS creados para profesionales legales están diseñados para ayudar a archivar y organizar las comunicaciones más rápido para que los abogados puedan concentrarse en atender a sus clientes. Con eso en mente, los sistemas de administración de correo electrónico de los bufetes de abogados brindan dos beneficios principales: organización mejorada y productividad maximizada. Pero eso ciertamente no es todo lo que ofrecen.

Organización mejorada

Para los abogados, la organización de los documentos es fundamental, ya que la información confidencial se comparte docenas de veces al día. Potencialmente perder la pista de un correo electrónico que contiene material altamente confidencial, o incluso urgente, podría poner en riesgo la empresa.

Un EMS creado pensando en los profesionales legales permite que incluso los empleados más ocupados cumplan plenamente con las políticas estandarizadas de mantenimiento de registros y las obligaciones éticas.

Imagine poder archivar rápidamente cada comunicación y documento adjunto directamente en el archivo de asunto seguro de un cliente o proyecto sin tener que salir del sistema de correo electrónico; eso es totalmente posible cuando se utiliza un EMS sólido que se integra directamente con un sistema de gestión de documentos (DMS).

Como los correos electrónicos se archivan directamente en el expediente del asunto o proyecto, los abogados y sus firmas o empresas disfrutarán de una serie de beneficios, que incluyen:

  • Reducción del riesgo de errores en el manejo de la información.
  • Disminución de casos de información perdida o mal etiquetada
  • Archivos completos de asuntos o proyectos de acuerdo con las pautas éticas
  • Colaboración más profunda entre equipos, ya que el trabajo se encuentra y se comparte fácilmente

Productividad maximizada

Por supuesto, la mejora de la organización sin duda impulsará la productividad de cualquier organización, pero un EMS diseñado para profesionales del derecho puede proporcionar mucho más. A través de funciones como el acceso desde cualquier lugar y la inteligencia artificial, los equipos legales tendrán las herramientas que necesitan para aumentar drásticamente su producción.

Acceso desde cualquier lugar

EMS basado en la nube, como ndMail de NetDocuments, permita a los abogados archivar correos electrónicos en cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Esto significa que ya sea que estén en el automóvil, en la sala del tribunal o trabajando desde casa, los abogados podrán completar completamente su trabajo, sin dejar nada sin hacer.

Inteligencia artificial

Con la ayuda de la inteligencia artificial (IA), los usuarios a menudo pueden archivar correos electrónicos en uno, o incluso en cero, clics cuando usan un EMS directamente dentro de su sistema de correo electrónico. Esto significa que los abogados pueden concentrarse en sus tareas y evitar cambiar entre múltiples sistemas, interrumpiendo su concentración.

Cómo elegir la mejor solución de gestión de correo electrónico para bufetes de abogados y equipos jurídicos

Si bien las características de un EMS dependen del sistema específico, se recomienda tener varias características clave con cualquier proveedor:

Organización

Un EMS robusto, como ndMail, proporcionará integraciones necesarias con una empresa sistema de gestión de documentos (DMS) para reflejar la estructura de la organización en el DMS al sistema de correo electrónico. Esto garantiza que los correos electrónicos y los archivos adjuntos se puedan archivar fácilmente en las ubicaciones correctas, lo que aumenta el cumplimiento de las políticas de cumplimiento y gobierno de la información en toda la empresa.

Acceso móvil

Las soluciones de EMS alojadas en la nube ofrecen acceso desde cualquier lugar, lo que hace posible que los empleados busquen, accedan y archiven correos electrónicos, ya sea que estén en la oficina, reuniéndose con partes interesadas externas o terminando tareas importantes en casa.

Potentes integraciones

Un EMS debe integrarse a la perfección con las aplicaciones y herramientas que su equipo está utilizando en su conjunto, para mejorar la eficacia colaboración y suavizar cualquier torcedura en los flujos de trabajo.

Teniendo esto en cuenta, los EMS que se integran directamente con las herramientas favoritas de los abogados, como Outlook de Microsoft y DMS, permiten que los EMS funcionen como tejido conectivo para las plataformas críticas y el trabajo de los abogados.

Gestión de correo electrónico Ace con ndMail

El correo electrónico es fundamental para su trabajo diario. Es por eso ndMail es una tecnología central de la ORGANIZAR solución, ayudándole a dominar la gestión del correo electrónico y convertir su bandeja de entrada en un centro de productividad.

En el corazón de ORGANIZE se encuentra NetDocuments, la plataforma líder de administración de documentos basada en la nube para profesionales legales. Juntos, NetDocuments y ndMail brindan una variedad de herramientas para ayudarlo a hacer más, más rápido.

¿Listo para profundizar en la gestión del correo electrónico? Haga clic aquí para obtener información sobre cómo ndMail puede ayudar a que las bandejas de entrada de su equipo sean más organizadas, colaborativas y eficientes.

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