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¿Qué impide que las firmas de abogados aumenten su eficiencia?

Por:
El equipo de NetDocuments
noviembre 20, 2019

Las soluciones de tecnología legal en todo el mundo prometen aumentar la eficiencia de los bufetes de abogados. Dicen que mientras los que ganan honorarios en los bufetes de abogados tradicionales están enterrados bajo montones de papeles y una avalancha de deberes administrativos, las firmas digitales están experimentando tasas de eficiencia más altas que nunca.

Pero cuando habla con colegas de otras empresas, descubre que no siempre es así. Los que ganan honorarios se rascan la cabeza preguntándose cómo usar esta nueva tecnología y los abogados se aferran implacablemente a los viejos flujos de trabajo.

¿Lo que da?

Confíe en el proceso ... o no.

Mientras que la “eficiencia” se considera a menudo como el tiempo que lleva completar una tarea determinada, en los bufetes de abogados el concepto de eficiencia se centra en el tiempo y el esfuerzo necesarios para llevar un asunto desde la recepción hasta la factura pagada.

Históricamente, el proceso para llevar un asunto a través de ese ciclo de vida ha carecido de automatización, colaboración y soluciones que faciliten la búsqueda y la entrega tanto para los abogados como para los clientes.

Echemos un vistazo a cómo los bufetes de abogados pueden aumentar la eficiencia al ayudar a los que perciben honorarios a sentirse cómodos al adoptar procesos digitales sin interrumpir por completo el trabajo diario.

Documentar los procesos centrales.

El primer paso para nivelar su eficiencia es la base sobre la que descansan todos los demás pasos: documentar los procesos centrales.

Mover un asunto a través de su empresa puede parecer complejo en la superficie, pero cuando se reduce, se puede simplificar en una serie de procesos y tareas. Una vez que las partes interesadas comprenden y acuerdan esas tareas básicas, es más fácil identificar y comprender dónde se puede utilizar la tecnología para ayudar.

Socializa los beneficios con tu equipo.

Quizás la parte más importante del proceso de identificación de documentación y tecnología es socializar los beneficios de la tecnología con el equipo. Al final del día, sus equipos legales quieren saber por qué está moviendo su metafórico “queso” y qué pueden esperar a cambio.

Dígales a los equipos legales lo que les espera a medida que implementan nueva tecnología legal y es probable que vea un aumento en el uso.

Brinde a los equipos legales una única fuente de verdad.

Uno de los mayores asesinos de la eficiencia en las firmas legales es el tiempo que lleva encontrar y recopilar documentos. Esto es especialmente cierto para las empresas que se resisten a la era digital.

Utilizando una herramienta como NetDocuments para gestión de documentos, puede crear una única fuente de verdad para cada asunto que fluya a través de su empresa. Al tener acceso desde cualquier lugar a todo en lo que están trabajando, los que ganan tarifas podrán encontrar lo que necesitan rápidamente y dejar de perder el tiempo buscando en archivos.

Es importante tener en cuenta que las herramientas sólidas de administración de documentos como NetDocuments funcionan dentro de las herramientas favoritas de los abogados, como Microsoft Office, para no interrumpir los flujos de trabajo centrales y fomentar tasas de adopción más altas.

Omita los clics y controle el correo electrónico.

Abogado o no, la mayoría de los profesionales están inundados de correos electrónicos en el mundo digital actual. Para mantenerse productivo y concentrado, es imperativo que las empresas con visión de futuro brinden a los que ganan una tarifa una forma de administrar sus bandejas de entrada.

Bufetes de abogados que utilizan herramientas como ndMail tener la capacidad de conectarse con Outlook para archivar automáticamente la correspondencia a nivel de asunto o proyecto, esencialmente creando un archivo de cliente completo en tiempo real.

Esto ahorra varios pasos ya que, una vez más, puede confiar en NetDocuments como una única fuente de información y salir de su bandeja de entrada.

Simplifique el proceso de entrega.

No es ningún secreto que los clientes esperan que los productos de trabajo se les entreguen digitalmente y que siempre tengan acceso a las versiones de documentos más actualizadas.

Estas expectativas hacen que tareas como la compilación de carpetas de cierre o el intercambio de grandes cantidades de documentos para obtener retroalimentación sean engorrosas y tediosas para muchos profesionales del derecho.

Es por eso que muchas empresas están recurriendo a herramientas como SetBuilder y CollabSpaces para cumplir y superar las expectativas del cliente. SetBuilder permite a los equipos legales crear documentación de cierre en tiempo real a medida que se completan los documentos, mientras que CollabSpaces les brinda a los equipos una forma simple de compartir asuntos con los clientes directamente dentro de su única fuente de verdad: el DMS.

Maximizando la eficiencia de la firma de abogados.

La salud y el éxito de su bufete de abogados dependen de la capacidad de aprovechar al máximo su tiempo y recursos. Perder tiempo con tareas administrativas repetitivas termina costándote tiempo facturable y drenando ganancias.

Haga hincapié en estos consejos para aumentar la eficiencia de la firma de abogados y simplificar la vida de todos los abogados de su firma.

¿Quiere saber cómo NetDocuments puede ayudarlo a aumentar la eficiencia? Solicite una consulta aquí.

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