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¿Qué partes de la presentación judicial se pueden automatizar?

Por:
Alex braun
julio 21, 2021

Si su empresa presenta documentos en los tribunales estatales o federales, hay muchas formas en que la presentación electrónica en los tribunales probablemente le haya facilitado la vida. Sin embargo, el proceso de convertir documentos clave en presentaciones judiciales oficialmente aceptadas puede ser obstinadamente manual, especialmente si se compara con la facilidad de mover datos dentro y fuera de NetDocuments.

Hay oportunidades para que las empresas eliminen este trabajo manual integrando directamente el software que utilizan para almacenar documentos con el software que utilizan para archivar casos. Pero muchos departamentos de litigios, que no saben que esto es posible, aún dedican un tiempo valioso a redactar la misma información para fines de archivo.

Quizás se esté preguntando "¿Cómo podemos hacer las cosas más eficientes? "

Lo ayudaremos a responder esa pregunta (y más) hoy. Comencemos mirando los cuellos de botella.

Cómo funcionan actualmente los sistemas de archivos electrónicos

Si bien algunos estados de EE. UU. Tienen solo un sitio web oficial de presentación de archivos electrónicos, muchos estados permiten que varios proveedores compitan por diferentes segmentos del mercado de presentación de documentos judiciales: litigantes que se representan a sí mismos, firmas que presentan solicitudes ocasionalmente y personas que presentan solicitudes diarias.

Un desglose visual del sistema de eFiling de Illinois, que permite a los declarantes elegir entre muchos sitios web de proveedores de servicios de eFiling de la competencia para presentar documentos judiciales. En estados como California, Texas, Maryland, Indiana, entre otros, se utilizan sistemas de archivos electrónicos "abiertos" similares.

Para garantizar el acceso a la justicia para todos los que interactúan con el tribunal, estos estados suelen subsidiar una solución gratuita que cumple con los requisitos mínimos de presentación para los contribuyentes que se representan a sí mismos. Pero este enfoque también ha permitido el desarrollo de un software de archivo profesional más avanzado que puede incluir funciones como la entrega de procesos integrados, la gestión de firmas electrónicas, la conversión de PDF y la capacidad de archivar tipos de pedidos similares a granel.

Pero mientras que el software más avanzado ha sido de gran ayuda para cualquiera que presente documentos judiciales, la mayoría de los software de archivo profesionales todavía requiere que los usuarios adopten flujos de trabajo completamente manuales que no sean significativamente más rápidos que la opción gratuita. No es de extrañar, entonces, por qué incluso algunas firmas de BigLaw todavía se las arreglan con software gratuito que les deja con mucho trabajo de seguimiento costoso.

Algunas de estas tareas innecesarias incluyen:

  • Descarga y organización de copias de documentos sin conexión. Los proveedores de servicios de archivos electrónicos que no pueden seleccionar documentos directamente de su sistema de gestión de documentos (DMS) requieren que cree y cargue copias impresas constantemente. Este enfoque duplicado para la administración de documentos conlleva el riesgo de archivos confusos, versiones desactualizadas y vulnerabilidades de seguridad.
  • Conversión de documentos. La mayoría de los tribunales solo aceptan archivos en un formato PDF específico (a menudo PDF-A), y los documentos a menudo deben poder buscarse en texto. NetDocuments ' SetBuilder El complemento puede combinar varios documentos en diferentes formatos en un PDF con capacidad de búsqueda de texto que está listo para la presentación judicial electrónica.
  • Reaccionar a los correos electrónicos de la corte. Tus contactos de archivo no pueden estar disponibles 24/7/ 365. Puede hacer la vida de todos más fácil utilizando una solución de presentación judicial que sincroniza automáticamente copias con sello judicial de documentos archivados a su DMS. O use el CourtDrive Integración de NetDocuments para desencadenar una variedad de tareas útiles a partir de avisos ECF federales, como programar automáticamente fechas clave, crear alertas personalizadas y ejecutar verificaciones de SSN / antecedentes de nuevas partes.
  • Envío de demasiados correos electrónicos. ndMail's La integración directa con sus archivos NetDocuments permite actualizar un documento compartido en correos electrónicos anteriores sin enviar un nuevo enlace. Todas las versiones de los documentos se comparten en un registro, lo que facilita la administración de su información.

Puede ser fácil subestimar cuánto contribuyen estos contratiempos a reducir la eficiencia de las operaciones de su empresa. Pero cualquier paso que pueda automatizarse elimina la oportunidad de cometer un error costoso y garantiza que el personal dedique tiempo a tareas de alto valor en lugar de tareas de administración de datos de bajo valor.

Cómo la integración de NetDocuments x InfoTrack mejora el proceso de presentación ante el tribunal

La integración de InfoTrack permite a los usuarios seleccionar documentos directamente de su asunto de NetDocuments para presentarlos en los tribunales estatales.

Las empresas con InfoTrack vinculado a su cuenta de NetDocuments pueden presentar documentos en línea sobre cualquier asunto de NetDocuments ante los tribunales estatales de todo el país. California, Florida, Illinois, Indiana, Maryland, Nueva York, y Texas.

Los documentos se asocian al asunto relacionado y las copias con el sello de la corte se sincronizan automáticamente en una carpeta dedicada tan pronto como son aceptadas por la corte. Los archivadores ya no tienen que buscar documentos fuera de NetDocuments o buscarlos en sus correos electrónicos.

Los usuarios de la integración de InfoTrack verán que los documentos con el sello de la corte se sincronizan automáticamente en una carpeta "Devuelto de InfoTrack" en su asunto de NetDocuments.

Los contribuyentes de InfoTrack también pueden enviar copias devueltas por el tribunal de sus documentos para un proceso de servicio inmediato, con la información clave del servicio rellenada previamente de la orden de presentación electrónica relacionada.

 

Otros tipos de órdenes legales que se pueden administrar mediante la integración de NetDocuments de InfoTrack incluyen:

  • Firmas electrónicas. Agregue campos de firma a cualquier documento y distribúyalos a otras partes para que lo firmen, con visibilidad completa hasta su finalización.
  • Registro judicial. Busque millones de demandas en los EE. UU. Y reciba alertas cuando se produzca una nueva actividad en su caso, que se sincronizan con el sistema de gestión de su práctica.
  • Calendario basado en reglas. Solicite recordatorios de calendario completos para acciones de casos en miles de tribunales estatales y federales en todo Estados Unidos, para que nunca se pierda una fecha límite clave.

Dígale adiós al archivo manual y avance hacia el futuro con InfoTrack x NetDocuments

Las demandas de los profesionales del derecho en todos los niveles están aumentando y ya no hay tiempo que perder en procesos manuales. InfoTrack y NetDocuments lo ayudan a trabajar sin problemas al permitirle omitir las descargas de documentos (y las vulnerabilidades de seguridad que crean) y archivar directamente desde su DMS.

Es gratis crear una cuenta de InfoTrack; todos los pedidos se facturan por transacción. Los usuarios de NetDocuments pueden obtener más información en infotrack.com/netdocuments o visitando la lista de InfoTrack en el Directorio de aplicaciones de NetDocuments.

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