¿Qué partes de la presentación judicial se pueden automatizar?

Si su empresa presenta documentos en los tribunales estatales o federales, hay muchas formas en que la presentación electrónica en los tribunales probablemente le haya facilitado la vida. Sin embargo, el proceso de convertir documentos clave en presentaciones judiciales oficialmente aceptadas puede ser obstinadamente manual, especialmente si se compara con la facilidad de mover datos dentro y fuera de NetDocuments.

Hay oportunidades para que las empresas eliminen este trabajo manual integrando directamente el software que utilizan para almacenar documentos con el software que utilizan para archivar casos. Pero muchos departamentos de litigios, que no saben que esto es posible, aún dedican un tiempo valioso a redactar la misma información para fines de archivo.

You might be wondering, “How can we make things more efficient?”

Lo ayudaremos a responder esa pregunta (y más) hoy. Comencemos mirando los cuellos de botella.

Cómo funcionan actualmente los sistemas de archivos electrónicos

Si bien algunos estados de EE. UU. Tienen solo un sitio web oficial de presentación de archivos electrónicos, muchos estados permiten que varios proveedores compitan por diferentes segmentos del mercado de presentación de documentos judiciales: litigantes que se representan a sí mismos, firmas que presentan solicitudes ocasionalmente y personas que presentan solicitudes diarias.

Para garantizar el acceso a la justicia para todos los que interactúan con el tribunal, estos estados suelen subsidiar una solución gratuita que cumple con los requisitos mínimos de presentación para los contribuyentes que se representan a sí mismos. Pero este enfoque también ha permitido el desarrollo de un software de archivo profesional más avanzado que puede incluir funciones como la entrega de procesos integrados, la gestión de firmas electrónicas, la conversión de PDF y la capacidad de archivar tipos de pedidos similares a granel.

But while more advanced software has been a huge boon for anyone filing court documents, most professional filing software still requires users to adopt completely manual workflows that are not significantly faster than the free option. It’s no wonder, then, why even some BigLaw firms are still scraping by with free software that leaves them with plenty of expensive follow-up work.

Algunas de estas tareas innecesarias incluyen:

• Downloading and organizing offline copies of documents. eFiling service providers that can’t directly select documents from your document management system (DMS) require you to constantly create and upload hard copies. This duplicative approach to document management comes with the risk of mixed-up files, outdated versions, and security vulnerabilities.
• Converting documents. Most courts only accept files in a specific PDF format (often PDF-A), and documents often must be text-searchable. NetDocuments’ SetBuilder add-on can combine several documents in different formats into one text-searchable PDF that’s ready for electronic court filing.
• Reacting to court emails. Your filing contacts can’t be available 24/7/365. You can make everyone’s life easier by using a court filing solution that automatically syncs court-stamped copies of filed documents to your DMS. Or, use the CourtDrive NetDocuments integration to trigger a variety of useful tasks from federal ECF notices, such as automatically calendaring key dates, creating custom alerts, and running SSN/background checks on new parties.
• Sending too many emails. ndMail’s direct integration with your NetDocuments files makes it possible to update a document shared in previous emails without sending a new link. All versions of the documents are shared in one record, making your information easier to manage.

Puede ser fácil subestimar cuánto contribuyen estos contratiempos a reducir la eficiencia de las operaciones de su empresa. Pero cualquier paso que pueda automatizarse elimina la oportunidad de cometer un error costoso y garantiza que el personal dedique tiempo a tareas de alto valor en lugar de tareas de administración de datos de bajo valor.

Cómo la integración de NetDocuments x InfoTrack mejora el proceso de presentación ante el tribunal

Firms with InfoTrack linked to their NetDocuments account can file online documents in any NetDocuments matter to state courts across California, Florida, Illinois, Indiana, Maryland, Nueva York, and Texas.

Los documentos se asocian al asunto relacionado y las copias con el sello de la corte se sincronizan automáticamente en una carpeta dedicada tan pronto como son aceptadas por la corte. Los archivadores ya no tienen que buscar documentos fuera de NetDocuments o buscarlos en sus correos electrónicos.

Los contribuyentes de InfoTrack también pueden enviar copias devueltas por el tribunal de sus documentos para un proceso de servicio inmediato, con la información clave del servicio rellenada previamente de la orden de presentación electrónica relacionada.

Otros tipos de órdenes legales que se pueden administrar mediante la integración de NetDocuments de InfoTrack incluyen:

• Electronic signatures. Add signature fields to any document and distribute to other parties to sign, with full visibility through to completion.
• Court searching. Search millions of lawsuits across the U.S. and receive alerts when new activity occurs on your case, which sync back to your practice management system.
• Rules-based calendaring. Order comprehensive calendar reminders for case actions in thousands of state and federal courts throughout the United States, so you never miss a key deadline.

Dígale adiós al archivo manual y avance hacia el futuro con InfoTrack x NetDocuments

Las demandas de los profesionales del derecho en todos los niveles están aumentando y ya no hay tiempo que perder en procesos manuales. InfoTrack y NetDocuments lo ayudan a trabajar sin problemas al permitirle omitir las descargas de documentos (y las vulnerabilidades de seguridad que crean) y archivar directamente desde su DMS.

It’s free to create an InfoTrack account; all orders are billed per transaction. NetDocuments users can learn more at infotrack.com/netdocuments or by visiting InfoTrack’s listing in the NetDocuments App Directory.