NetDocuments, la plataforma líder de administración de contenido en la nube para profesionales legales, anunció hoy que el bufete de abogados Ice Miller, clasificado por Am Law, implementó con éxito la plataforma nativa en la nube NetDocuments, reemplazando su antiguo sistema cliente-servidor existente. Con más de 340 profesionales legales en siete oficinas que asesoran a los clientes sobre todos los aspectos de asuntos legales complejos en más de 20 áreas de práctica, tener una tecnología de administración de documentos y correo electrónico segura, flexible y preparada para el futuro fue fundamental para la productividad de la empresa y prestación de servicios legales simplificada.
Ice Miller, que comenzó su búsqueda de una nueva tecnología de administración de documentos y correo electrónico varios meses antes de la pandemia, se propuso reemplazar un sistema cliente-servidor obsoleto, administrativamente exigente e inestable. “Como empresa, adoptamos la idea de trasladarnos a la nube. Sabemos que la nube es más segura, no menos segura, que lo que podemos ofrecer internamente, y que un sistema de misión crítica como la gestión de documentos pertenece a la nube ”, afirmó Steve Johnson, director de aplicaciones de TI de Ice Miller.
El proceso de revisión y selección del sistema de gestión de documentos (DMS) de la firma fue extenso e incluyó a más de 65 personas dentro de la firma, desde abogados hasta personal de apoyo y socios. Johnson añadió: “La gestión de documentos era realmente el software que requería más comentarios y participación de la empresa que cualquier otra cosa que íbamos a hacer. Entendimos cuán vitales son la aceptación de los usuarios y la adopción de tecnología, especialmente con un nuevo DMS ".
Los factores críticos que Ice Miller valoró con NetDocuments como parte de la selección incluyeron la arquitectura nativa de la nube, la facilidad de uso de la plataforma y cómo se basa en la rutina diaria de los abogados y los usuarios.
“En términos de selección, NetDocuments se ha creado a propósito desde cero como una aplicación nativa en la nube. El hecho de que NetDocuments siempre haya estado en la nube es un gran diferenciador ”, agregó Johnson.
Una vez que se tomó la decisión de seleccionar NetDocuments, el director de TI Johnson y su equipo reconocieron la importancia de elegir el socio de implementación adecuado como parte de una implementación exitosa. "Basado en nuestra experiencia pasada trabajando con Kraft Kennedy, y su impresionante historial ayudando a otras firmas de abogados a implementar NetDocuments, la decisión de asociarse con ellos fue fácil ".
Las sesiones iniciales de diseño de la plataforma comenzaron en febrero 2020 y se suspendieron formalmente debido a la pandemia. Cuando la empresa volvió a comprometerse con Kraft Kennedy en agosto pasado, las expectativas iniciales seguían siendo las mismas con el tiempo para el proyecto y una segunda ronda de reuniones de diseño con grupos de práctica específicos pendientes. En general, la transición al trabajo remoto y la implementación de NetDocuments, a pesar de operar dentro de las restricciones impulsadas por la pandemia, fue fluida y continua a todo vapor. Johnson agregó: "En retrospectiva, hacer las sesiones de diseño en persona antes de la pandemia fue extremadamente beneficioso y facilitó la transición de DMS basada en la familiaridad y el acuerdo sobre el alcance y la estrategia".
Gestionar el cambio, maximizar los resultados
Según Steve Johnson, el éxito general del proyecto de cambio de DMS fue una combinación de tener los equipos internos de la empresa íntimamente involucrados en la selección y prueba de la tecnología, así como también invertidos en el proceso de diseño. "Esto, combinado con el cambio a una plataforma en la nube y una arquitectura de nube sólida y una interfaz amigable y fácil de usar, junto con un socio de implementación experimentado con un manual de mejores prácticas, hizo que nuestro cambio a NetDocuments fuera muy manejable y un éxito abrumador".
Kelly Kautsky, gerente de proyectos de Ice Miller e integral para la implementación de NetDocuments de la empresa, señaló la predicción de Kraft Kennedy sobre la adopción inmediata por parte del usuario. “Para mí, lo más destacado de la implementación de NetDocuments fue predicho con precisión por Kraft Kennedy, señalando ... 'en Go-Live, la mayoría de la empresa comenzará a usar NetDocuments (agregar documentos, editar documentos, etc.) con poco o ningún asistencia'. Era absolutamente cierto: tuvimos una gran puesta en marcha con muchos usuarios satisfechos ".
De hecho, las preocupaciones sobre la gestión de cambios que a menudo se asocian con un conmutador DMS resultaron infundadas: la empresa tuvo un 90% de adopción por parte de los usuarios durante los primeros días de la puesta en marcha de NetDocuments, y la cantidad de llamadas al servicio de asistencia técnica relacionadas se redujo drásticamente durante la primera semana.
El primer día con NetDocuments, la empresa guardó 1,400 documentos y archivó 12,000 correos electrónicos, en comparación con un promedio de 2,000 documentos y correos electrónicos combinados en su DMS heredado. Después de cuatro días, la empresa había guardado más de 4,700 documentos y archivado 37,000 + correos electrónicos dentro de NetDocuments.
En cuanto a la adopción de usuarios "fuera de la puerta", más del 90% de los usuarios de la plataforma 600 + estaban en funcionamiento durante los primeros tres días de la formación inicial y la configuración.
“Estamos muy emocionados de dar la bienvenida a Ice Miller a NetDocuments y ayudarlos a adoptar nuestra plataforma como el software fundamental para los profesionales legales y donde hacen su trabajo”, declaró Josh Baxter, CEO de NetDocuments. "Actualmente, más de 4,000 clientes aprovechan la nube de NetDocuments como su única fuente de información y el eje central para trabajar con inspiración".
Kraft Kennedy and NetDocuments will be hosting a ILTA webinar on septiembre 8, featuring Ice Miller’s NetDocuments selection, implementation, and best practices. Register here.
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