James Linehan usa NetDocuments para ejecutar una práctica legal basada en la nube.
James Linehan dirige un bufete de abogados en solitario en la ciudad de Oklahoma. Es un pionero en tecnología legal y ha dirigido una empresa virtual sin papel durante más de 10 años. Con la aparición de las tecnologías en la nube, James ha eliminado su necesidad de servidores y software y ahora ejecuta su práctica desde la nube.
Problema
Aunque James Linehan había dirigido un bufete de abogados virtual durante 10 años, quería eliminar el estrés causado por los servidores locales y las copias de seguridad de archivos, así como las dificultades que tenía para poder trabajar desde cualquier lugar.
"Mi mayor temor antes se debía a que almacenaba todos los archivos de mi cliente en mi computadora. Luego tendría que hacer una copia de seguridad de ellos por separado en un disco duro o una unidad portátil y cambiarlos cada semana. Y como saben, de vez en cuando y luego esos simplemente desaparecían para que no supieras si estás obteniendo una buena copia de seguridad. Entonces siempre existía el riesgo de tener una catástrofe o de que tu computadora se quemara y lo habría perdido todo ", recordó James. "Además, para acceder a mis archivos sobre la marcha, tenía que asegurarme de que mi computadora estuviera en funcionamiento todo el tiempo mientras no estaba, y asegurarme de tener un programa como Gotomypc ™ en la computadora remota del hotel o donde sea Estaba trabajando, que rara vez lo tenía, así que tenía que descargarlo e instalarlo. Necesitaba que fuera mucho más fácil ".
Solución
Cuando James se enteró de NetDocuments, reconoció instantáneamente los beneficios de pasar a la nube. "Vi la principal ventaja de ser SaaS. Hice una prueba gratuita, me gustó lo que vi, hablé con mi representante de ventas y en cuestión de horas estuve completamente en funcionamiento con todos mis documentos. No tuve que pedir un producto de [NetDocuments] y esperar a que llegue un CD o incluso descargar o instalar cualquier cosa. El software tradicional siempre es una molestia para mí ".
James no solo estaba en funcionamiento ese mismo día, sino que también pudo dejar atrás su antigua vida de copias de seguridad y dolores de cabeza de TI. "Ahora que estoy con NetDocuments, no tengo que preocuparme por [los servidores y las copias de seguridad]. Eso es lo mejor de todo. Tiene varias copias de seguridad redundantes integradas, por lo que no tengo que preocuparme por las copias de seguridad guardar, guardar, hacer copias de seguridad, guardar y luego seguir preocupándose por si sigue funcionando o no ".
Pasar a la nube también le permitió a James trabajar desde cualquier lugar. "Ahora puedo acceder a los archivos de mi cliente desde cualquier lugar en el que esté siempre que esté de viaje desde cualquier computadora. Estaba presentando en un seminario en el centro de OKC el otro día y mientras esperaba para presentar pude trabajar en los archivos del cliente desde allí. Fue genial. También me gusta que ahora puedo tomar mi computadora portátil e ir a trabajar en mi porche o en el patio trasero en los días agradables ".
Además de reducir los problemas de TI y volverse más móvil, James ha visto un ahorro de costos con NetDocuments. "Hay un gran ahorro de costos para mí. El año pasado intenté usar una solución de respaldo en línea, pero fue muy lento y tardó una eternidad en cargar documentos. NetDocuments es mucho más rápido, mejor, más organizado y el costo es correcto".
Resultados
Uno de los mayores beneficios para Jim es la capacidad de organize fácilmente su trabajo por clientes y asuntos. "Utilizo espacios de trabajo que organizan mis correos electrónicos, documentos y faxes en función de los clientes. Y debido a que hay una dirección de correo electrónico específica para el espacio de trabajo de cada cliente, cuando tengo un cliente que me envía un documento por correo electrónico, lo hago directamente a su correo electrónico. su espacio de trabajo. Ahora, cuando un cliente llama para preguntar si hablamos de algo por correo electrónico, puedo abrir instantáneamente su espacio de trabajo y decir sí o no ".
Resumió los beneficios funcionales de NetDocuments diciendo: "La gestión del correo electrónico, la capacidad de escaneo, las direcciones de correo electrónico únicas y la simplicidad son los principales beneficios para mí con NetDocuments".
Después de 10 años de dirigir un bufete de abogados virtual, Jim se ha decidido por una combinación de potentes productos tecnológicos que le permiten centrarse en atender a sus clientes en lugar de en su tecnología. "Para toda mi oficina, además de NetDocuments, tengo un escáner Fujitsu ScanSnap, una computadora de escritorio y portátil, Oovoo para videoconferencias, Gmail con Outlook para correo electrónico, MS Office y un sitio web con función de chat en vivo para poder chatear con y posibles clientes ".
"Cuando me volví virtual hace unos 10 años, mis compañeros abogados pensaron que estaba loco cuando escaneaba y trituraba todos mis archivos. Hoy en día, todas las grandes firmas han hecho lo mismo y las firmas más pequeñas están comenzando a volverse virtuales, pero sería aún mejor si entendieran cuánto mejor sería algo como NetDocuments para ellos. Todos me conocían como el tipo que dirigía la oficina virtual, ahora les digo a todos que soy una oficina en la nube y les gusta ".
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