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3 Preguntas imprescindibles para encontrar el mejor sistema de gestión de documentos

Por:
El equipo de NetDocuments
junio 24, 2019

Cómo elegir el sistema de gestión de documentos adecuado

Su firma maneja documentación interminable, ya sea de clientes, comunicaciones internas o discusiones entre firmas. Sin embargo, como gerente de TI, se da cuenta de la inmensa amenaza que estos documentos pueden representar para la reputación de su empresa si no están debidamente protegidos.

Elegir un sistema de gestión de documentos que se adapte a las necesidades de su empresa no es una tarea sencilla. Hacerse las siguientes tres preguntas puede ayudarlo a reducir sus opciones y simplificar su decisión.

¿Es este sistema de gestión de documentos lo suficientemente flexible para mi personal?

La fuerza laboral actual se enfrenta a un desafío único: en un extremo del espectro se encuentran abogados que comenzaron sus carreras antes del uso generalizado de las computadoras básicas; y, en el otro extremo, están los empleados que nunca han sabido lo que es no tener a Google al alcance de la mano.

Esto significa que su primer paso es determinar los niveles de habilidad de su fuerza laboral y obtener la aceptación de sus abogados más experimentados e inexpertos. Si su fuerza laboral está bastante equilibrada, es probable que termine buscando una solución con una experiencia de usuario intuitiva y poderosos beneficios de seguridad.

Para uno de nuestros clientes, Ploum, esta flexibilidad del sistema no era negociable mientras buscaban una solución de gestión de documentos. El sistema que adoptaron tenía que ser adaptable a una variedad de estilos de trabajo y, al mismo tiempo, mantener una experiencia de usuario de alta calidad.

Lea más sobre la experiencia de Ploum con NetDocuments.

¿Qué tan fácil será realizar mejoras de seguridad?

En un mundo donde la seguridad y la privacidad son lo más importante y los piratas informáticos inventan nuevos trucos todos los días, es importante elegir una solución de gestión de documentos que le proporcione actualizaciones de seguridad periódicas.  

Tenga en cuenta que existen claras diferencias al actualizar las funciones de seguridad para el software instalado en comparación con el software basado en la nube.

El software instalado en su red generalmente requerirá que apague el sistema durante un período de tiempo para implementar una actualización de seguridad en toda su red. Para los equipos de TI, esto significa pasar la noche en la oficina para realizar estas actualizaciones, de modo que no interrumpa la jornada laboral habitual.

El software basado en la nube, por otro lado, se actualiza automáticamente en segundo plano, por lo que su organización apenas se da cuenta de que está sucediendo y puede estar tranquilo sabiendo que sus documentos están sanos y salvos.

¿Esta solución podrá crecer con mi firma?  

Los negocios se mueven a la velocidad del rayo, y aunque su empresa solo tenga unos pocos fuertes hoy, dentro de uno o dos años podrían crecer a pasos agigantados.

No todos los sistemas de gestión de documentos pueden manejar este tipo de crecimiento, lo que genera cuellos de botella, procesos rotos y más espacio para errores humanos. Ésta es la razón por la que el gerente de TI, Ewa Kysmann de Ploum, prefiere las soluciones basadas en la nube al software tradicional: “La nube y el software como servicio tienen sentido para mí. No me preocupo por la administración, el mantenimiento y el consumo de energía del servidor. La inversión de capital es nominal, pero podemos escalar según las necesidades del negocio ”, dice Kysmann.

Por qué es importante la gestión de documentos basada en la nube  

Los servicios basados en la nube son la ola del futuro para muchos bufetes de abogados, especialmente para aquellos que desean mantenerse al día con las demandas de trabajo remoto de una fuerza laboral emergente. Después de implementar NetDocuments en su empresa, Kysmann dijo: “Nuestra gente realmente puede trabajar en todas partes, haciendo todo en la nube. Varios de nuestros socios viajan por el mundo por su trabajo y ahora se consideran nómadas digitales exitosos ".

¿Cree que podría estar preparado para una plataforma de gestión de documentos más eficiente, flexible y segura? Programe su demostración de NetDocuments hoy.

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