Un hombre se pone de pie y señala la cámara con íconos que se ciernen sobre ella.

Serie de blogs de DMS, parte 4 de 5: Qué buscar al elegir un DMS

"¡Gran empresa, grandes productos, gran liderazgo, gran gente, gran cultura!"
"Amo a mi equipo ya mis compañeros. Somos una familia y nos respetamos".
"NetDocuments fomenta un buen equilibrio entre el trabajo y la familia".
"Me siento respetado y valorado por el liderazgo y mi equipo".
"Trabajamos juntos y nos apoyamos / animamos mutuamente para hacer nuestro mejor trabajo todos los días".
"De principio a fin, mis líderes están dispuestos a guiarme y dejarme probar cosas nuevas. Esto mantiene el trabajo fresco, emocionante y divertido para que no me agote ni me aburra".
"Tengo una dirección clara en mis tareas y prioridades laborales. También me siento animado a poner a mi familia en primer lugar y mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida".
"Trabajo con personas muy motivadas que son inteligentes y me permiten aprender de ellas".
"NetDocuments se compromete a superar las expectativas de los clientes mediante la creación de productos líderes alojados en entornos sólidos como una roca".
"Estoy capacitado para probar cosas nuevas y pensar en procesos y campañas de manera estratégica. Puedo apoyarme en mi jefe, pero no estoy microgestionado, lo cual se agradece".
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With the rise of cloud and artificial intelligence, selecting the best DMS platform is the difference between success and failure in a fast-moving marketplace. It’s a critical decision, as the wrong choice can lead to an incomplete matter file or worse, malpractice. We’ve already covered what is a document management system (DMS) in part one, why your firm needs a DMS in part two, and potential roadblocks and solutions in part three, and now you’ll learn questions to ask when shopping and choosing the right DMS for your firm and team.

Un nuevo sistema de administración de documentos es un proceso complejo, y es fundamental hacer las preguntas correctas para asegurarse de obtener una solución que coincida con la demostración que recibió y mitigar cualquier riesgo de sorpresa después de la firma del contrato. Para ayudarlo a tomar la decisión correcta, utilice estas preguntas como punto de partida en sus conversaciones con proveedores potenciales.

6 Preguntas para formular específicamente sobre el DMS

Al considerar varias soluciones, querrá evaluar cómo un DMS satisfará sus necesidades y se adaptará a su sistema existente. Aquí hay algunas preguntas para ayudarlo a comenzar:

1. What tools does the legal DMS integrate with?

Es probable que su empresa utilice varias herramientas comerciales para la gestión de la práctica, el seguimiento del tiempo, la facturación y más. Cambiar entre aplicaciones puede ser tedioso y todo es mucho más fácil cuando funcionan juntas de manera armoniosa. Asegúrese de revisar el Tienda de aplicaciones de DMS para asegurarse de que se integre a la perfección con las herramientas con las que ya se siente cómodo, como Microsoft Teams.

2. What security features does the platform provide? Will it be easy to gather required documentation/certification for compliance verification?

La seguridad es una prioridad, especialmente para abogados y equipos legales. Un DMS basado en la nube realmente puede mejorar su postura de seguridad en comparación con un sistema local con características como cifrado avanzado, controles de acceso de usuarios y prevención de pérdida de datos, entre otras.

3. Does your DMS meet you where you work or are you forced into a single user experience?

Cuando trabaja fuera de la oficina, lo último que necesita es un problema tecnológico. Las conexiones VPN son notoriamente poco confiables y tratar de cambiar entre diferentes dispositivos puede ser una pesadilla en sí misma. Afortunadamente, no tiene por qué ser así.

Con el proveedor de DMS adecuado, puede ser tan móvil como necesite para acceder a documentos desde su dispositivo móvil (por ejemplo, iPhone o Android) o tableta, desde cualquier parte del mundo.

4. How well does the platform organize and search files?

Con miles y miles de documentos que se crean, almacenan, acceden, comparten, revisan y editan, su DMS puede convertirse rápidamente en un laberinto. Es fundamental encontrar lo que necesita de inmediato; sin embargo, muchas empresas aún luchan con una organización de archivos coherente, lo que dificulta aún más la navegación.

When choosing a DMS, look for matter-centric organization with the flexibility to manage through a folder structure or filtered searches as a standard feature, review how the platform handles version control, and evaluate the strength of filtered searches. Ask about optical character recognition (OCR) technology to be sure that text from other file types such as PDFs, JPEGs can also be readily searched.

5. Does the platform support collaboration with internal and external stakeholders?

Compartir documentos, especialmente con clientes y otras partes interesadas externas, puede resultar difícil de manejar de forma segura. El DMS adecuado puede ayudarlo a administrar los controles de accesibilidad y evitar que su contenido sensible caiga en las manos equivocadas. Es importante tener en cuenta que la colaboración y el uso compartido seguros deben suceder dentro la seguridad de la plataforma, sin tener que sacar los documentos del DMS seguro.

6. What additional services can I add on at a later date?

Ya sea que esté buscando completar su pila de tecnología con productos compatibles o explorar el horizonte para evaluar las necesidades futuras de su empresa, explorar los servicios complementarios de su proveedor de DMS puede ser útil a la hora de tomar una decisión.

5 Preguntas para hacerle al proveedor de DMS

Con una plataforma tan central como tu DMS, quieres saber que el proveedor te respalda y será una empresa con la que quieres seguir trabajando a largo plazo. Estas preguntas lo ayudarán a evaluar los proveedores de la competencia y el nivel de servicio que podrá esperar.

1. How quickly can we start a proof of concept (POC)?

Los proveedores de nube con un entorno alojado pueden necesitar una semana o más para implementar un POC, mientras que los proveedores que usan un cierto La nube multiinquilino (como NetDocuments) podrá ofrecerle una prueba de concepto en 1-2 días. Esto permite que sus equipos legales comiencen a explorar y evaluar la plataforma mucho más rápido.

2. How will you handle the migration process?

Sus documentos y datos deben manejarse con cuidado, pero algunos proveedores de DMS requieren múltiples migraciones que aumentan los costos para su empresa e incluso pueden dejar sus documentos descifrados y expuestos. Verifique que comprende, tanto contractual como técnicamente, cómo se manejarán sus datos, cómo se mantendrá la seguridad y cuáles serán los costos de migración.

3. Can we review your cloud services agreement?

Su DMS es fundamental para trabajar en su empresa. Como tal, incluso unos pocos minutos de inactividad pueden costar decenas de miles en horas facturables. Revise el contrato de servicios en la nube del proveedor y observe de cerca la disponibilidad del sistema del proveedor y cuántas horas de recuperación de mantenimiento se reservan.

4. How many of your customers have left to your main competitor, and why?

Quiere saber si los clientes están satisfechos con el servicio que reciben. Si muchos clientes han dejado un proveedor por un competidor, es probable que esto sea una señal de alerta. También se recomienda preguntar acerca de los proveedores en las comunidades de usuarios en línea sobre la hoja de ruta de un producto de los proveedores y su capacidad para cumplir con los compromisos.

5. Can you connect me with 5 customers actively using the same version or instance that we are looking to purchase?

Así como no contrataría a un empleado sin verificar las referencias, lo mismo debería ser cierto para su futuro proveedor de DMS. Los clientes actuales pueden proporcionar una revisión confiable del producto y servicio, incluidas las fortalezas y debilidades, pero sea específico con quién solicita escuchar. Quiere asegurarse de hablar con los clientes del proveedor que utilizan el mismo versión y entorno que está evaluando, ya que no ayudaría obtener una referencia de alguien que usa un camión diésel cuando esté buscando comprar un automóvil eléctrico.

Obtenga el DMS adecuado para usted

Hay muchas plataformas DMS diferentes para elegir, con una variedad de funciones y herramientas para satisfacer sus necesidades. Encontrar el DMS adecuado requiere esfuerzo, pero cuando tiene una plataforma en la que puede confiar, el trabajo se vuelve mucho más fácil.

Estén atentos para la quinta y última entrega de nuestra serie de blogs DMS, donde discutiremos los atributos dinámicos de NetDocuments y cómo puede ayudar a su empresa a trabajar de forma más eficaz y segura.

¿Desea obtener más información sobre NetDocuments y cómo puede maximizar la seguridad, la productividad y la colaboración? haga clic aquí para solicitar una demostración o llame al (866) NET-DOCS hoy.

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