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Serie de blogs de DMS, parte 4 de 5: Qué buscar al elegir un DMS

Por:
El equipo de NetDocuments
Posted On:
mayo 29, 2020
Last Updated:
marzo 1, 2022

With the rise of cloud and artificial intelligence, selecting the best DMS platform is the difference between success and failure in a fast-moving marketplace. It’s a critical decision, as the wrong choice can lead to an incomplete matter file or worse, malpractice. We’ve already covered what is a document management system (DMS) in part one, why your firm needs a DMS in part two, and potential roadblocks and solutions in part three, and now you’ll learn questions to ask when shopping and choosing the right DMS for your firm and team.

Un nuevo sistema de administración de documentos es un proceso complejo, y es fundamental hacer las preguntas correctas para asegurarse de obtener una solución que coincida con la demostración que recibió y mitigar cualquier riesgo de sorpresa después de la firma del contrato. Para ayudarlo a tomar la decisión correcta, utilice estas preguntas como punto de partida en sus conversaciones con proveedores potenciales.

6 Preguntas para formular específicamente sobre el DMS

Al considerar varias soluciones, querrá evaluar cómo un DMS satisfará sus necesidades y se adaptará a su sistema existente. Aquí hay algunas preguntas para ayudarlo a comenzar:

Pregunta 1. ¿Con qué herramientas se integra el DMS legal?

Es probable que su empresa utilice varias herramientas comerciales para la gestión de la práctica, el seguimiento del tiempo, la facturación y más. Cambiar entre aplicaciones puede ser tedioso y todo es mucho más fácil cuando funcionan juntas de manera armoniosa. Asegúrese de revisar el Tienda de aplicaciones de DMS para asegurarse de que se integre a la perfección con las herramientas con las que ya se siente cómodo, como Microsoft Teams.

Pregunta 2. ¿Qué características de seguridad proporciona la plataforma? ¿Será fácil recopilar la documentación / certificación requerida para la verificación del cumplimiento?

La seguridad es una prioridad, especialmente para abogados y equipos legales. Un DMS basado en la nube realmente puede mejorar su postura de seguridad en comparación con un sistema local con características como cifrado avanzado, controles de acceso de usuarios y prevención de pérdida de datos, entre otras.

Pregunta 3. ¿Su DMS se encuentra con usted donde trabaja o se ve obligado a tener una experiencia de usuario única?

Cuando trabaja fuera de la oficina, lo último que necesita es un problema tecnológico. Las conexiones VPN son notoriamente poco confiables y tratar de cambiar entre diferentes dispositivos puede ser una pesadilla en sí misma. Afortunadamente, no tiene por qué ser así.

Con el proveedor de DMS adecuado, puede ser tan móvil como necesite para acceder a documentos desde su dispositivo móvil (por ejemplo, iPhone o Android) o tableta, desde cualquier parte del mundo.

Pregunta 4. ¿Qué tan bien organiza la plataforma y busca archivos?

Con miles y miles de documentos que se crean, almacenan, acceden, comparten, revisan y editan, su DMS puede convertirse rápidamente en un laberinto. Es fundamental encontrar lo que necesita de inmediato; sin embargo, muchas empresas aún luchan con una organización de archivos coherente, lo que dificulta aún más la navegación.

When choosing a DMS, look for matter-centric organization with the flexibility to manage through a folder structure or filtered searches as a standard feature, review how the platform handles version control, and evaluate the strength of filtered searches. Ask about optical character recognition (OCR) technology to be sure that text from other file types such as PDFs, JPEGs can also be readily searched.

Pregunta 5. ¿La plataforma admite la colaboración con partes interesadas internas y externas?

Compartir documentos, especialmente con clientes y otras partes interesadas externas, puede resultar difícil de manejar de forma segura. El DMS adecuado puede ayudarlo a administrar los controles de accesibilidad y evitar que su contenido sensible caiga en las manos equivocadas. Es importante tener en cuenta que la colaboración y el uso compartido seguros deben suceder dentro la seguridad de la plataforma, sin tener que sacar los documentos del DMS seguro.

Pregunta 6. ¿Qué servicios adicionales puedo agregar en una fecha posterior?

Ya sea que esté buscando completar su pila de tecnología con productos compatibles o explorar el horizonte para evaluar las necesidades futuras de su empresa, explorar los servicios complementarios de su proveedor de DMS puede ser útil a la hora de tomar una decisión.

5 Preguntas para hacerle al proveedor de DMS

Con una plataforma tan central como tu DMS, quieres saber que el proveedor te respalda y será una empresa con la que quieres seguir trabajando a largo plazo. Estas preguntas lo ayudarán a evaluar los proveedores de la competencia y el nivel de servicio que podrá esperar.

Pregunta 1. ¿Qué tan rápido podemos comenzar una prueba de concepto (POC)?

Los proveedores de nube con un entorno alojado pueden necesitar una semana o más para implementar un POC, mientras que los proveedores que usan un cierto La nube multiinquilino (como NetDocuments) podrá ofrecerle una prueba de concepto en 1-2 días. Esto permite que sus equipos legales comiencen a explorar y evaluar la plataforma mucho más rápido.

Pregunta 2. ¿Cómo manejará el proceso de migración?

Sus documentos y datos deben manejarse con cuidado, pero algunos proveedores de DMS requieren múltiples migraciones que aumentan los costos para su empresa e incluso pueden dejar sus documentos descifrados y expuestos. Verifique que comprende, tanto contractual como técnicamente, cómo se manejarán sus datos, cómo se mantendrá la seguridad y cuáles serán los costos de migración.

Pregunta 3. ¿Podemos revisar su contrato de servicios en la nube?

Su DMS es fundamental para trabajar en su empresa. Como tal, incluso unos pocos minutos de inactividad pueden costar decenas de miles en horas facturables. Revise el contrato de servicios en la nube del proveedor y observe de cerca la disponibilidad del sistema del proveedor y cuántas horas de recuperación de mantenimiento se reservan.

Pregunta 4. ¿Cuántos de sus clientes le han dejado a su principal competidor y por qué?

Quiere saber si los clientes están satisfechos con el servicio que reciben. Si muchos clientes han dejado un proveedor por un competidor, es probable que esto sea una señal de alerta. También se recomienda preguntar acerca de los proveedores en las comunidades de usuarios en línea sobre la hoja de ruta de un producto de los proveedores y su capacidad para cumplir con los compromisos.

Pregunta 5. ¿Puede conectarme con 5 clientes que utilizan activamente la misma versión o instancia que estamos buscando comprar?

Así como no contrataría a un empleado sin verificar las referencias, lo mismo debería ser cierto para su futuro proveedor de DMS. Los clientes actuales pueden proporcionar una revisión confiable del producto y servicio, incluidas las fortalezas y debilidades, pero sea específico con quién solicita escuchar. Quiere asegurarse de hablar con los clientes del proveedor que utilizan el mismo versión y entorno que está evaluando, ya que no ayudaría obtener una referencia de alguien que usa un camión diésel cuando esté buscando comprar un automóvil eléctrico.

Obtenga el DMS adecuado para usted

Hay muchas plataformas DMS diferentes para elegir, con una variedad de funciones y herramientas para satisfacer sus necesidades. Encontrar el DMS adecuado requiere esfuerzo, pero cuando tiene una plataforma en la que puede confiar, el trabajo se vuelve mucho más fácil.

Estén atentos para la quinta y última entrega de nuestra serie de blogs DMS, donde discutiremos los atributos dinámicos de NetDocuments y cómo puede ayudar a su empresa a trabajar de forma más eficaz y segura.

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