Serie de blogs de DMS, parte 4 de 5: Qué buscar al elegir un DMS

With the rise of cloud and artificial intelligence, selecting the best DMS platform is the difference between success and failure in a fast-moving marketplace. It’s a critical decision, as the wrong choice can lead to an incomplete matter file or worse, malpractice. We’ve already covered what is a document management system (DMS) in part one, why your firm needs a DMS in part two, and potential roadblocks and solutions in part three, and now you’ll learn questions to ask when shopping and choosing the right DMS for your firm and team.

Un nuevo sistema de administración de documentos es un proceso complejo, y es fundamental hacer las preguntas correctas para asegurarse de obtener una solución que coincida con la demostración que recibió y mitigar cualquier riesgo de sorpresa después de la firma del contrato. To help you make the right choice, use these questions as a starting point in your conversations with potential vendors.

6 Preguntas para formular específicamente sobre el DMS

Al considerar varias soluciones, querrá evaluar cómo un DMS satisfará sus necesidades y se adaptará a su sistema existente. Aquí hay algunas preguntas para ayudarlo a comenzar:

1. ¿Con qué herramientas se integra el DMS legal?

Your firm likely uses various business tools for practice management, time tracking, invoicing, and more. Switching between apps can be tedious, and everything is so much easier when they work together harmoniously. Be sure to review the DMS’s app store to ensure it will integrate seamlessly with the tools you’re already comfortable with such as Microsoft Teams.

2. ¿Qué características de seguridad proporciona la plataforma? ¿Será fácil reunir la documentacin/certificación requerida para la verificación del cumplimiento?

La seguridad es una prioridad, especialmente para abogados y equipos legales. Un DMS basado en la nube realmente puede mejorar su postura de seguridad en comparación con un sistema local con características como cifrado avanzado, controles de acceso de usuarios y prevención de pérdida de datos, entre otras.

3. ¿Su DMS se encuentra con usted donde trabaja o se ve obligado a tener una experiencia de usuario única?

Cuando trabaja fuera de la oficina, lo último que necesita es un problema tecnológico. Las conexiones VPN son notoriamente poco confiables y tratar de cambiar entre diferentes dispositivos puede ser una pesadilla en sí misma. Afortunadamente, no tiene por qué ser así.

Con el proveedor de DMS adecuado, puede ser tan móvil como necesite para acceder a documentos desde su dispositivo móvil (por ejemplo, iPhone o Android) o tableta, desde cualquier parte del mundo.

4. ¿Qué tan bien organiza y busca archivos la plataforma?

Con miles y miles de documentos que se crean, almacenan, acceden, comparten, revisan y editan, su DMS puede convertirse rápidamente en un laberinto. Es fundamental encontrar lo que necesita de inmediato; sin embargo, muchas empresas aún luchan con una organization de archivos coherente, lo que dificulta aún más la navegación.

When choosing a DMS, look for matter-centric organization with the flexibility to manage through a folder structure or filtered searches as a standard feature, review how the platform handles version control, and evaluate the strength of filtered searches. Ask about optical character recognition (OCR) technology to be sure that text from other file types such as PDFs, JPEGs can also be readily searched.

5. ¿La plataforma admite la colaboración con partes interesadas internas y externas?

Sharing documents, especially with clients and other external stakeholders, can be difficult to handle securely. The right DMS can help you manage accessibility controls and keep your sensitive content from getting into the wrong hands. It’s important to note that secure collaboration and sharing should happen within the platform’s security, without having to move the documents out of the secure DMS.

6. ¿Qué servicios adicionales puedo agregar en una fecha posterior?

Ya sea que esté buscando completar su pila de tecnología con productos compatibles o explorar el horizonte para evaluar las necesidades futuras de su empresa, explorar los servicios complementarios de su proveedor de DMS puede ser útil a la hora de tomar una decisión.

5 Preguntas para hacerle al proveedor de DMS

Con una plataforma tan central como tu DMS, quieres saber que el proveedor te respalda y será una empresa con la que quieres seguir trabajando a largo plazo. Estas preguntas lo ayudarán a evaluar los proveedores de la competencia y el nivel de servicio que podrá esperar.

1. ¿Qué tan rápido podemos comenzar una prueba de concepto (POC)?

Cloud providers with a hosted environment may need a week or more to deploy a POC, while providers using a true multi-tenant cloud (like NetDocuments) will be able to get you a proof of concept within 1-2 days. This allows your legal teams to start exploring and evaluating the platform much quicker.

2. ¿Cómo manejará el proceso de migración?

Sus documentos y datos deben manejarse con cuidado, pero algunos proveedores de DMS requieren múltiples migraciones que aumentan los costos para su empresa e incluso pueden dejar sus documentos descifrados y expuestos. Verifique que comprende, tanto contractual como técnicamente, cómo se manejarán sus datos, cómo se mantendrá la seguridad y cuáles serán los costos de migración.

3. ¿Podemos revisar su contrato de servicios en la nube?

Su DMS es fundamental para trabajar en su empresa. Como tal, incluso unos pocos minutos de inactividad pueden costar decenas de miles en horas facturables. Revise el contrato de servicios en la nube del proveedor y observe de cerca la disponibilidad del sistema del proveedor y cuántas horas de recuperación de mantenimiento se reservan.

4. ¿Cuántos de sus clientes se han ido a su principal competidor y por qué?

Quiere saber si los clientes están satisfechos con el servicio que reciben. Si muchos clientes han dejado un proveedor por un competidor, es probable que esto sea una señal de alerta. También se recomienda preguntar acerca de los proveedores en las comunidades de usuarios en línea sobre la hoja de ruta de un producto de los proveedores y su capacidad para cumplir con los compromisos.

5. ¿Puede conectarme con 5 clientes que usan activamente la misma versión o instancia que estamos buscando comprar?

Just as you would not hire an employee without checking references, the same should be true of your future DMS provider. Current customers can provide a reliable review of the product and service, including strengths and weaknesses, but be specific with who you request to hear from. You want to ensure you talk to the vendor’s customers that are using the same version and environment that you are evaluating, as it wouldn’t help to get a reference from someone using a diesel truck when you’re looking to buy an electric car.

Obtenga el DMS adecuado para usted

Hay muchas plataformas DMS diferentes para elegir, con una variedad de funciones y herramientas para satisfacer sus necesidades. Encontrar el DMS adecuado requiere esfuerzo, pero cuando tiene una plataforma en la que puede confiar, el trabajo se vuelve mucho más fácil.

Stay tuned for the fifth and final installment of our DMS blog series, where we’ll discuss the dynamic attributes of NetDocuments and how it can help your firm work more effectively and securely.

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