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Serie de blogs de DMS, parte 5 de 5: la solución NetDocuments

Por:
El equipo de NetDocuments
junio 9, 2020

En esta serie de 5 partes, hemos cubierto qué es un sistema de gestión de documentos (DMS) (parte uno), por qué su empresa necesita uno (la segunda parte), posibles obstáculos y soluciones de implementación (parte tres), así como las preguntas que debe hacer al elegir un DMS (cuarta parte). Entonces, ¿cómo puede NetDocuments terminar con sus problemas de DMS de una vez por todas?

Un DMS basado en la nube es un mejor DMS

Al elegir entre un DMS basado en la nube o local, ir a la nube es el claro ganador. Las soluciones en la nube no solo son más fáciles de implementar con menores costos iniciales, sino que también son más flexibles, móviles y seguras para su equipo y sus clientes.

“Con la implementación correcta, la computación en la nube demostró no solo ser la decisión natural en nuestra búsqueda de plataformas digitales de vanguardia, sino también una herramienta muy poderosa para servir mejor a los clientes y garantizar una interacción más fluida entre nuestros equipos, ”Dice José María Eyzaguirre B., presidente de la firma Santiago Claro & Cia.

(Vea cómo la transición de Claro & Cia. A la nube les ayudó a navegar la pandemia de COVID- 19.)

Como un sistema de gestión de documentos basado en la nube, NetDocuments proporciona una potente solución diseñada específicamente para el campo legal. Como la única verdadera nube privada de múltiples inquilinos del mercado, no una solución alojada, NetDocuments permite a los usuarios acceder a todos los beneficios de la nube sin comprometer la seguridad o confiabilidad.

Cuando elige NetDocuments como su DMS, nosotros nos encargamos del trabajo pesado. Eso significa que no tiene que preocuparse por comprar más servidores, actualizar su software, administrar la seguridad o abordar los problemas de TI que surjan. Te cubrimos.

NetDocuments ofrece grandes beneficios

Existe una variedad de beneficios de los que disfrutan los clientes de NetDocuments, que incluyen costos más bajos, mayor productividad, mejor colaboración, mayor seguridad, acceso desde cualquier lugar y más.

Costos internos reducidos

Un DMS basado en la nube como NetDocuments reduce drásticamente los costos de administración de documentos. Para aquellos que cambian de la administración de documentos físicos, los costos de papel, impresión, almacenamiento y el tiempo dedicado a buscar y archivar, están prácticamente eliminados. Los usuarios de sistemas locales reducirán la presión sobre sus recursos de TI y los costos de mantenimiento de hardware.

Durante la pandemia global, el valor de la nube ha sido enorme: "Me encanta que NetDocuments esté basado en la nube", dice Paula Semeyn de Dickinson Wright PLLC, "No me preocupan los servidores que se encuentran en una ubicación donde no puedo ¡viajar a! Teníamos numerosos servidores vinculados a nuestro DMS anterior. No puedo imaginarme tratando de administrarlos a todos en este momento ".

Productividad incrementada

Los bufetes de abogados manejan enormes cantidades de información. Cuando los documentos se dispersan a través de un sistema de archivo físico o se digitalizan en una plataforma que está desorganizada y es difícil de usar, supone una gran presión para la productividad.

Por otro lado, con un DMS como NetDocuments, los abogados pueden encontrar y recuperar rápidamente lo que necesitan, lo que les permite mantenerse productivos y brindar un mejor servicio a los clientes. NetDocuments también permite a los usuarios crear plantillas de espacios de trabajo para que los nuevos proyectos se adapten a la perfección a la estructura organizativa existente.

“Los usuarios trabajan constantemente de manera más eficiente y recibimos comentarios positivos para migrar a NetDocuments”, dice Sheri M. Stone, administradora de Aronberg Goldgehn. "La función de presentación de correo electrónico de IA ... recibe constantemente elogios de nuestros abogados y personal como un ahorro de tiempo".

Colaboración mejorada

Cuando necesites colaborar, el paso de documentos entre varias partes puede convertirse rápidamente en un gran problema. Con varios comentaristas y versiones, es difícil mantener todo en orden. NetDocuments ayuda a resolver este problema al restringir el acceso a los documentos para que solo una persona pueda realizar ediciones a la vez, y todas las versiones anteriores de un documento se almacenan juntas para que siempre sepa cuál es la más reciente y pueda acceder a otras versiones si es necesario. También puede compartir documentos de forma fácil y segura dentro del equipo y con grupos de interés externos.

“La capacidad de la plataforma para compartir enlaces y colaborar en documentos ha sido extremadamente útil”, dice Anand C. Mathew, socio de Palmersheim & Mathew LLP. Además, “No tiene sentido reinventar la rueda. El uso de la búsqueda avanzada en NetDocuments ha permitido a nuestros equipos localizar rápidamente contenido de materia pasada para su reutilización, lo que reduce significativamente el tiempo que dedican a nuevos trabajos y aumenta la precisión general para nuestros clientes ".

Más seguro y compatible

En NetDocuments, comprendemos las leyes, regulaciones y estándares que deben cumplir los bufetes de abogados y los equipos legales. Mantenemos nuestra plataforma actualizada con las políticas y requisitos más actuales, y mantenemos numerosos certificados de seguridad que puede aprovechar con el cumplimiento de la transferencia. Nuestras características de seguridad incluyen cifrado de grado militar, controles de acceso de usuarios, protección contra pérdida de datos y muchos más para que pueda tener la tranquilidad de que sus datos están protegidos al más alto nivel.

Acceso desde cualquier lugar

El trabajo no solo ocurre en el trabajo, lo que significa que no debe estar atado a la oficina o una conexión VPN poco confiable para hacer las cosas cuando lo necesita. NetDocuments comprende la importancia de la flexibilidad en el lugar de trabajo moderno, por lo que hemos diseñado nuestra plataforma para brindarle movilidad entre sus dispositivos para que su experiencia sea perfecta, sin importar dónde se encuentre.

“La movilidad de NetDocuments fue una diferencia de día y de noche [para otros proveedores], permitiéndonos acceder al contenido de forma remota desde cualquier lugar, con cualquier dispositivo”, dice Ken Kroeger, CIO de Kutak Rock.

(Vea cómo Kutak Rock usa NetDocuments para resolver los desafíos de accesibilidad, escalabilidad y colaboración.)

Beneficios heredados

Una vez que sea cliente de NetDocuments, nunca tendrá que preocuparse de que su versión de la plataforma quede obsoleta. Lo llamamos el beneficio de la herencia: a medida que la plataforma mejora, hereda esas mejoras en su instancia del software. No se requiere ningún esfuerzo adicional de su parte, su experiencia simplemente mejora. El mismo principio se aplica a las nuevas integraciones, la protección contra nuevas amenazas de seguridad y más.

Mejor para tu equipo

Si bien su empresa obtendrá muchos de los beneficios de un DMS basado en la nube, los miembros de su equipo tienen mucho que ganar individualmente. Con NetDocuments, el trabajo es más fácil. Los usuarios pasan menos tiempo buscando los documentos que necesitan, manejando tareas administrativas y luchando con un sistema que no fue diseñado para ellos. Pueden trabajar de forma remota sin perder el ritmo. NetDocuments respalda la libertad, la flexibilidad y el equilibrio entre la vida laboral y personal de su equipo, ayudándolos a ser más productivos y satisfechos.

“Nadie me ha agradecido nunca tanto dentro de la firma como me ha estado agradeciendo el trabajo que hicimos para mover Claro hacia la nube”, dice Ariel Mihovilovic, socio de Claro & Cia.

Cómo NetDocuments satisface sus necesidades

La elección de un DMS puede ser un desafío, pero queremos que sea más fácil para usted. En cuarta parte de esta serie, le proporcionamos una lista de preguntas para que le haga a cada proveedor de DMS que considere. Aquí hay una muestra de lo que compartiremos con usted cuando pregunte a NetDocuments:

Nuestra plataforma supera las expectativas

NetDocuments integra con las plataformas tecnológicas legales y comerciales más populares, además de ofrecer muchas funciones integradas para ayudarlo a trabajar aún mejor entre sistemas.

Damos una alta prioridad a cumplimiento y mantenerse actualizado con las leyes, regulaciones y certificaciones vigentes. Nuestra seguridad es de primera categoría, con cifrado de grado militar, controles de acceso de usuarios, protección contra pérdida de datos y más.

Como ya hemos comentado, NetDocuments está diseñado para proporcionar la movilidad que necesita, para que pueda acceder a todo, ya sea que esté en la oficina o en movimiento.

Centrado en la materia organización es una función estándar de NetDocuments: toda la plataforma está diseñada pensando en los bufetes de abogados. Tu puedes fácilmente buscar y filtrar resultados para encontrar rápidamente lo que necesita.

NetDocuments le permite fácilmente colaborar con las partes interesadas internas y externas de forma segura.

Si desea aún más de su experiencia con NetDocuments, consulte nuestra herramientas adicionales y características, que incluyen ndMail, CollabSpaces, ndThread, SetBuilder y ndOffice.

Ponemos a los clientes primero

Como una verdadera nube de múltiples inquilinos, podemos ayudarlo a comenzar con una prueba de concepto en 1-2 días, a diferencia de las soluciones alojadas que tardarán.

Porque ofrecemos una verdadera solución en la nube, sus documentos se migran una vez, sin que se expongan nunca.

Promedio anual de NetDocuments tiempo de actividad es 99.979%, y siempre puedes comprobar el estado del servicio en https://trust-us.netdocuments.com/.

Con mucho gusto lo conectaremos con clientes actuales que pueden brindarle una revisión honesta de nuestra plataforma y servicio.

Lo que nuestros clientes tienen que decir

Aquí hay algunos beneficios más que nuestros clientes han descubierto al usar NetDocuments:

NetDocuments es fácil de usar (y adoptar).

"Investigamos varias opciones y descubrimos que NetDocuments es el más fácil de usar y orientado al valor". - Sheri M. Stone, administradora, Aronberg Goldgehn
“Intuitivo por naturaleza”. - Janet L. Bender, administradora de la firma, Maser Law

NetDocuments ofrece una implementación experta.

“Al final de un proceso de implementación de 6 meses, miramos hacia atrás y no podríamos estar más felices. Aprendimos mucho durante el proceso y tuvimos una experiencia de migración impecable. El trabajo estuvo impecable. Todo el equipo de NetDocuments nos ha causado una gran impresión ". - Ariel Mihovilovic, Socio, Claro & Cia.

NetDocuments facilita el trabajo remoto.

"Tenemos más de 850 personas que trabajan de forma remota y la plataforma NetDocuments nos ha permitido seguir trabajando de forma colaborativa entre nosotros y los clientes de nuestra empresa sin perder el ritmo". - Jared Gullbergh, director sénior, gestión de servicios de tecnología y gobernanza de la información, Buchanan Ingersoll & Rooney PC
“Si no hubiéramos pasado de nuestro antiguo sistema de gestión de documentos a NetDocuments [antes de COVID- 19], nuestra empresa se habría enfrentado a una pesadilla. Habríamos tenido un período significativo de interrupción comercial mientras configuramos e implementamos una forma para que todos accedan a los archivos de nuestros clientes. Con NetDocuments, no experimentamos ningún retraso en la productividad ". - Kathy J. Hamilton, directora, The Blum Firm, PC

NetDocuments lo ayuda a brindar un mejor servicio a sus clientes.

“[Con NetDocuments,] nuestros abogados pueden trabajar de manera más eficiente y colaborativa y nosotros trabajamos de manera más inteligente. Tenemos acceso instantáneo, los archivos están en el lugar correcto y, como resultado, nuestra respuesta a los clientes es mejor ". - Kate Laycock, analista de negocios de TI, Shulmans

La solución NetDocuments

Hay una variedad de formas de abordar los desafíos de la gestión de documentos en su empresa. Pero no todas las soluciones son iguales.

La verdad es que solo hay un verdadero proveedor de DMS en la nube diseñado específicamente para abogados y profesionales legales: NetDocuments.

Para obtener más información sobre cómo NetDocuments puede beneficiar a su empresa, comuníquese con nosotros para hablar con un experto en soluciones comerciales al (866) 638-3627 o haga clic aquí para solicitar una demostración.

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