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In this 5-part series, we’ve covered what a document management system (DMS) is (part one), why your firm needs one (part two), potential implementation roadblocks and solutions (part three), as well as questions you should ask when choosing a DMS (part four). So how can NetDocuments end your DMS woes once and for all?
Al elegir entre un DMS basado en la nube o local, ir a la nube es el claro ganador. Las soluciones en la nube no solo son más fáciles de implementar con menores costos iniciales, sino que también son más flexibles, móviles y seguras para su equipo y sus clientes.
“Con la implementación correcta, la computación en la nube demostró no solo ser la decisión natural en nuestra búsqueda de plataformas digitales de vanguardia, sino también una herramienta muy poderosa para servir mejor a los clientes y garantizar una interacción más fluida entre nuestros equipos, ”Dice José María Eyzaguirre B., presidente de la firma Santiago Claro & Cia.
(See how Claro & Cia.’s transition to the cloud helped them navigate the COVID-19 pandemic.)
As a cloud-based document management system, NetDocuments provides a powerful solution designed specifically for the legal field. As the only true private, multi-tenant cloud on the market—not a hosted solution, NetDocuments allows users to access all the benefits of the cloud without compromising on security or reliability.
Cuando elige NetDocuments como su DMS, nosotros nos encargamos del trabajo pesado. Eso significa que no tiene que preocuparse por comprar más servidores, actualizar su software, administrar la seguridad o abordar los problemas de TI que surjan. Te cubrimos.
Existe una variedad de beneficios de los que disfrutan los clientes de NetDocuments, que incluyen costos más bajos, mayor productividad, mejor colaboración, mayor seguridad, acceso desde cualquier lugar y más.
Un DMS basado en la nube como NetDocuments reduce drásticamente los costos de administración de documentos. Para aquellos que cambian de la administración de documentos físicos, los costos de papel, impresión, almacenamiento y el tiempo dedicado a buscar y archivar, están prácticamente eliminados. Los usuarios de sistemas locales reducirán la presión sobre sus recursos de TI y los costos de mantenimiento de hardware.
Durante la pandemia global, el valor de la nube ha sido enorme: "Me encanta que NetDocuments esté basado en la nube", dice Paula Semeyn de Dickinson Wright PLLC, "No me preocupan los servidores que se encuentran en una ubicación donde no puedo ¡viajar a! Teníamos numerosos servidores vinculados a nuestro DMS anterior. No puedo imaginarme tratando de administrarlos a todos en este momento ".
Los bufetes de abogados manejan enormes cantidades de información. Cuando los documentos se dispersan a través de un sistema de archivo físico o se digitalizan en una plataforma que está desorganizada y es difícil de usar, supone una gran presión para la productividad.
Por otro lado, con un DMS como NetDocuments, los abogados pueden encontrar y recuperar rápidamente lo que necesitan, lo que les permite mantenerse productivos y brindar un mejor servicio a los clientes. NetDocuments también permite a los usuarios crear plantillas de espacios de trabajo para que los nuevos proyectos se adapten a la perfección a la estructura organizativa existente.
“Los usuarios trabajan constantemente de manera más eficiente y recibimos comentarios positivos para migrar a NetDocuments”, dice Sheri M. Stone, administradora de Aronberg Goldgehn. "La función de presentación de correo electrónico de IA ... recibe constantemente elogios de nuestros abogados y personal como un ahorro de tiempo".
When you need to collaborate, passing documents between various parties can quickly become a big problem. With various commenters and versions, it’s hard to keep everything straight. NetDocuments helps solve this problem by restricting document access so that only one person can make edits at a time, and all previous versions of a document are stored together so that you always know which is the most recent and can access other versions if needed. You can also easily and securely share documents within the team and with external stakeholders.
“La capacidad de la plataforma para compartir enlaces y colaborar en documentos ha sido extremadamente útil”, dice Anand C. Mathew, socio de Palmersheim & Mathew LLP. Además, “No tiene sentido reinventar la rueda. El uso de la búsqueda avanzada en NetDocuments ha permitido a nuestros equipos localizar rápidamente contenido de materia pasada para su reutilización, lo que reduce significativamente el tiempo que dedican a nuevos trabajos y aumenta la precisión general para nuestros clientes ".
En NetDocuments, comprendemos las leyes, regulaciones y estándares que deben cumplir los bufetes de abogados y los equipos legales. Mantenemos nuestra plataforma actualizada con las políticas y requisitos más actuales, y mantenemos numerosos certificados de seguridad que puede aprovechar con el cumplimiento de la transferencia. Nuestras características de seguridad incluyen cifrado de grado militar, controles de acceso de usuarios, protección contra pérdida de datos y muchos más para que pueda tener la tranquilidad de que sus datos están protegidos al más alto nivel.
El trabajo no solo ocurre en el trabajo, lo que significa que no debe estar atado a la oficina o una conexión VPN poco confiable para hacer las cosas cuando lo necesita. NetDocuments comprende la importancia de la flexibilidad en el lugar de trabajo moderno, por lo que hemos diseñado nuestra plataforma para brindarle movilidad entre sus dispositivos para que su experiencia sea perfecta, sin importar dónde se encuentre.
“La movilidad de NetDocuments fue una diferencia de día y de noche [para otros proveedores], permitiéndonos acceder al contenido de forma remota desde cualquier lugar, con cualquier dispositivo”, dice Ken Kroeger, CIO de Kutak Rock.
Una vez que sea cliente de NetDocuments, nunca tendrá que preocuparse de que su versión de la plataforma quede obsoleta. Lo llamamos el beneficio de la herencia: a medida que la plataforma mejora, hereda esas mejoras en su instancia del software. No se requiere ningún esfuerzo adicional de su parte, su experiencia simplemente mejora. El mismo principio se aplica a las nuevas integraciones, la protección contra nuevas amenazas de seguridad y más.
Si bien su empresa obtendrá muchos de los beneficios de un DMS basado en la nube, los miembros de su equipo tienen mucho que ganar individualmente. Con NetDocuments, el trabajo es más fácil. Los usuarios pasan menos tiempo buscando los documentos que necesitan, manejando tareas administrativas y luchando con un sistema que no fue diseñado para ellos. Pueden trabajar de forma remota sin perder el ritmo. NetDocuments respalda la libertad, la flexibilidad y el equilibrio entre la vida laboral y personal de su equipo, ayudándolos a ser más productivos y satisfechos.
“Nadie me ha agradecido nunca tanto dentro de la firma como me ha estado agradeciendo el trabajo que hicimos para mover Claro hacia la nube”, dice Ariel Mihovilovic, socio de Claro & Cia.
Choosing a DMS can be challenging, but we want to make it easier for you. In part four of this series, we provided a list of questions for you to ask each DMS provider you consider. Here’s a taste of what we’ll share with you when you ask NetDocuments:
NetDocuments integrates with the most popular legal and business tech platforms, as well as offering many built-in features to help you work even more smoothly between systems.
We place a high priority on CUMPLIMIENTO and stay up-to-date with current laws, regulations, and certifications. Our Seguridad is top-notch, with military-grade encryption, user access controls, data loss protection, and more.
As we’ve already discussed, NetDocuments is designed to provide the mobility you need, so you can access everything whether you’re in the office or on-the-go.
Matter-centric organization is a standard feature of NetDocuments—document management platform for law firms. You can easily search and filter results to quickly find what you need.
NetDocuments allows you to easily collaborate with internal and external stakeholders securely.
If you want even more from your NetDocuments experience, check out our additional tools and features, including ndMail, CollabSpaces, ndThread, SetBuilder, and ndOffice.
As a true multi-tenant cloud, we can get you started with a proof of concept within 1-2 days—unlike hosted solutions which will take .
Because we do offer a true cloud solution, your documents get migrated once, without ever being exposed.
NetDocuments’ average yearly uptime is 99.979%, and you can always check service status at trust-us.netdocuments.com.
Con mucho gusto lo conectaremos con clientes actuales que pueden brindarle una revisión honesta de nuestra plataforma y servicio.
Aquí hay algunos beneficios más que nuestros clientes han descubierto al usar NetDocuments:
NetDocuments es fácil de usar (y adoptar).
"Investigamos varias opciones y descubrimos que NetDocuments es el más fácil de usar y orientado al valor". - Sheri M. Stone, administradora, Aronberg Goldgehn
“Intuitivo por naturaleza”. - Janet L. Bender, administradora de la firma, Maser Law
NetDocuments ofrece una implementación experta.
“Al final de un proceso de implementación de 6 meses, miramos hacia atrás y no podríamos estar más felices. Aprendimos mucho durante el proceso y tuvimos una experiencia de migración impecable. El trabajo estuvo impecable. Todo el equipo de NetDocuments nos ha causado una gran impresión ". - Ariel Mihovilovic, Socio, Claro & Cia.
NetDocuments facilita el trabajo remoto.
"Tenemos más de 850 personas que trabajan de forma remota y la plataforma NetDocuments nos ha permitido seguir trabajando de forma colaborativa entre nosotros y los clientes de nuestra empresa sin perder el ritmo". - Jared Gullbergh, director sénior, gestión de servicios de tecnología y gobernanza de la información, Buchanan Ingersoll & Rooney PC
“Si no hubiéramos pasado de nuestro antiguo sistema de gestión de documentos a NetDocuments [antes de COVID- 19], nuestra empresa se habría enfrentado a una pesadilla. Habríamos tenido un período significativo de interrupción comercial mientras configuramos e implementamos una forma para que todos accedan a los archivos de nuestros clientes. Con NetDocuments, no experimentamos ningún retraso en la productividad ". - Kathy J. Hamilton, directora, The Blum Firm, PC
NetDocuments lo ayuda a brindar un mejor servicio a sus clientes.
“[Con NetDocuments,] nuestros abogados pueden trabajar de manera más eficiente y colaborativa y nosotros trabajamos de manera más inteligente. Tenemos acceso instantáneo, los archivos están en el lugar correcto y, como resultado, nuestra respuesta a los clientes es mejor ". - Kate Laycock, analista de negocios de TI, Shulmans
Hay una variedad de formas de abordar los desafíos de la gestión de documentos en su empresa. Pero no todas las soluciones son iguales.
La verdad es que solo hay un verdadero proveedor de DMS en la nube diseñado específicamente para abogados y profesionales legales: NetDocuments.
To learn more about how NetDocuments can benefit your firm, contact us to talk to a business solutions expert at (866) 638-3627 or click here to request a demo.
