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¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?

Por:
El equipo de NetDocuments
Publicado en:
junio 14, 2022

Un sistema de gestión de documentos, o DMS, se refiere a las herramientas y procesos que utiliza su organización para almacenar y administrar documentos. Un DMS moderno a menudo proporcionará sólidas capacidades de búsqueda, etiquetado de metadatos, controles de acceso y procesos de mayor seguridad para proteger los archivos.

¿Cómo funcionan los sistemas de gestión de documentos?

En el pasado, gestión de documentos significaba una combinación de archivadores, cajas, estantes, carpetas, carpetas, escáneres, miles y miles de páginas impresas y pies cuadrados designados en la oficina para guardarlo todo.

Afortunadamente, la gestión de documentos ha evolucionado para alinearse con el lugar de trabajo digital actual mediante el almacenamiento de archivos y documentos electrónicos en un DMS local o basado en la nube. Estas herramientas traen consigo una variedad de capacidades que están convirtiendo rápidamente al DMS en la columna vertebral del bufete de abogados.

Algunas de las características clave de DMS para bufetes de abogados y equipos legales corporativos incluyen la capacidad de:

  • Crea y edita documentos
  • Organizar documentos por materia o proyecto
  • Comparta y colabore de forma segura en documentos
  • Seguimiento del historial de versiones
  • Acceda a espacios de trabajo y documentos de forma remota
  • Controlar los permisos de acceso de los usuarios
  • Aplicar metadatos personalizados
  • Encuentra contenido de manera eficiente
  • Integre con las soluciones de software preferidas
  • Mantenga la seguridad y el gobierno avanzados

Con estas funciones que aumentan la productividad, los usuarios de DMS pueden optimizar sus flujos de trabajo mientras se concentran en los clientes y los resultados. Sin embargo, su kilometraje puede variar según el tipo de DMS que elija para su organización.

Tipos de sistemas de gestión de documentos: basados en la nube frente a locales

Antes de que Internet se usara ampliamente, la única opción real que tenían las empresas para el almacenamiento seguro de documentos digitales era un sistema local. El beneficio principal de "on-prem" es mantener el control total del sistema dentro de su organización, pero esto puede crear una falsa sensación de seguridad. Si bien las soluciones locales siguen siendo comunes entre los bufetes de abogados y otras empresas, también son costosas y difíciles de configurar y mantener. Requieren hardware de servidor interno, licencias de software, sistemas de seguridad y personal de TI para que todo funcione sin problemas y abordar los problemas a medida que surjan. Una fuerza de trabajo cada vez más móvil abre los sistemas internos a más desafíos de seguridad.

Las soluciones basadas en la nube han ganado popularidad como alternativa a los sistemas locales. Con un DMS basado en la nube, la gestión y el mantenimiento del hardware, el software, la seguridad y el personal son responsabilidad del proveedor de la nube. Los usuarios comerciales simplemente pagan una tarifa mensual al proveedor de la nube para acceder al DMS a través de Internet.

Beneficios de un sistema de gestión de documentos basado en la nube

Además de los ahorros de costos significativos, la nube ofrece una variedad de beneficios sobre las soluciones de DMS locales. Dos son de especial importancia para los profesionales del derecho: la seguridad y la movilidad.

While providers can vary, cloud-based DMS solutions are responsible for the security of their clients’ data. A DMS designed specifically for law firms, corporate legal teams, and the public sector places an even higher emphasis on security, compliance, and backups because they understand the strict standards of confidentiality that must be met. With the right vendor, legal professionals and those they work with can have peace of mind that their most important data and documents are being protected at the highest level.

La movilidad también es un gran beneficio que viene con el uso de la nube. Mientras que las soluciones locales requieren que los usuarios se conecten a la red de la oficina directamente o a través de VPN, las soluciones en la nube permiten que los usuarios accedan de forma segura a sus datos desde casi cualquier dispositivo conectado a Internet. Esto brinda a los equipos la capacidad de trabajar de forma remota con facilidad, aumentar la productividad y brindar un mejor servicio a los clientes y constituyentes.

Para obtener más información sobre los beneficios del trabajo remoto, descargue nuestro libro electrónico: Del beneficio a la ganancia: cómo Bufetes de abogados y Departamentos Legales Corporativos Puede implementar trabajo flexible y remoto. O Gestión de documentos en el espacio de trabajo permanentemente híbrido para el sector público.

Casos de uso para sistemas de gestión de documentos: gestión, colaboración y uso compartido de archivos

La realidad del lugar de trabajo moderno es que casi todo lo que hacemos sucede en nuestros dispositivos: los usamos para comunicarnos, investigar, crear, colaborar y mucho más. La información circula constantemente dentro, fuera y a través de la oficina. Debido a esto, un DMS no es solo donde los equipos legales y las operaciones almacenan documentos, es donde ocurre el trabajo.

Más allá del mero almacenamiento, un DMS empodera a la organización. Cuando maneja grandes cantidades de información, ser capaz de encontrar y recuperar rápidamente la información necesaria es vital para la productividad y los plazos de entrega. Un DMS robusto puede incluso hacer posible la creación de plantillas de espacios de trabajo para que los nuevos proyectos puedan integrarse sin problemas en la estructura organizativa existente.

A medida que los equipos trabajan juntos y colaboran, es crucial asegurarse de que todos tengan la información más actualizada. Pasar múltiples versiones de documentos entre varias partes puede ser una receta para el desastre, pero un DMS facilita la colaboración con otros mediante el seguimiento de cambios y actualizaciones, para que todos permanezcan en la misma página.

Por último, con la gestión de documentos basada en la nube, las organizaciones no solo pueden disfrutar de la movilidad entre sus dispositivos, sino que también pueden compartir documentos de forma segura dentro del equipo y con partes interesadas externas.

Su DMS: más que almacenamiento

Con la cantidad de archivos que manejan incluso las pequeñas empresas y negocios, un DMS moderno puede convertirse rápidamente en la base de todo su trabajo. El DMS no solo le permite almacenar y administrar documentos y datos de forma segura, sino que las integraciones perfectas con Microsoft 365 y otras aplicaciones de software pueden mejorar drásticamente la productividad y la eficiencia. Desde aumentar la flexibilidad hasta permitir un mejor servicio para los clientes y electores y tranquilizarlo, su DMS puede hacer mucho por usted.

Vea por qué un DMS sólido es un componente clave de la pila tecnológica de cualquier equipo legal en ¿Por qué necesita un DMS?

La solución del sistema de gestión de documentos NetDocuments

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