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En la primera parte de esta serie de blogs, respondimos la pregunta, “¿Qué es un DMS?” Pero ¿por qué tú ¿necesito uno? Seguramente algunos de los beneficios de tener documentos organizados y completamente digitalizados a los que puede acceder desde cualquier lugar son obvios, pero aún hay más que considerar.
Estos son algunos de los beneficios clave que los bufetes de abogados y los equipos legales pueden obtener de un sistema de gestión de documentos basado en la nube.
Usando software de gestión de documentos basado en la nube permite a las organizaciones reducir los costos asociados con la gestión de documentos físicos, incluidos los costos de papel, impresión y espacio de almacenamiento de documentos, que le cuestan a una empresa un promedio de $50-75 por pie cuadrado. Y eso sin contar el trabajo que requiere mucho tiempo para archivar y almacenar todos esos documentos, trabajo que se reduce significativamente con la gestión de documentos digitales sin papel.
En comparación con un sistema local, un DMS basado en la nube también elimina la necesidad de que las empresas compren y mantengan hardware y reduce la presión sobre los recursos de TI porque esos recursos físicos son administrados casi en su totalidad por el proveedor de la nube.
Un DMS basado en la nube ayuda a los bufetes de abogados a ahorrar tiempo y aumentar la productividad. La gestión de documentos puede tener desafíos de flujo de trabajo, que solo se ven exacerbados con documentos físicos en papel. Estos desafíos pueden costar más del 20% de la productividad global de la empresa.
En lugar de rastrear los documentos comerciales existentes rebuscando en un archivador o en un engorroso sistema de archivo heredado con poca capacidad de búsqueda, el personal puede buscar y recuperar rápida y eficazmente el documento correcto que necesita porque está todo en un solo lugar. Además, las características clave como el control de versiones, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y las copias de seguridad automáticas también pueden ayudar a reducir los errores humanos y el trabajo redundante.
Se obtienen beneficios similares cuando el sistema de administración de documentos se integra con otros procesos y aplicaciones comerciales especializados. En lugar de realizar un seguimiento de ida y vuelta entre aplicaciones, pueden comunicarse sin problemas entre sí para mantener todo, y a todos, sincronizados.
Los sólidos DMS también admiten la colaboración segura y en tiempo real entre las partes interesadas internas y externas. Al simplificar la comunicación y hacer que la información esté fácilmente disponible, los miembros del equipo pueden compartir documentos y trabajar de forma más rápida y eficaz.
La gestión de la seguridad de los datos puede suponer una enorme carga para los recursos de TI. En el mundo legal, la seguridad es fundamental para mantener lo que bien podría ser el inquilino más básico de la profesión legal: la confidencialidad. Y eso es solo la punta del iceberg cuando se trata de una violación de la confidencialidad, que también puede causar violaciones legales o reglamentarias, violaciones éticas, divulgación de datos restringidos, pérdida monetaria y más.
Sin embargo, al archivar documentos importantes en una única ubicación segura como un sistema de administración de documentos, es mucho más fácil para los profesionales de TI y cumplimiento proteger documentos críticos y mitigar los riesgos internos y externos de la empresa. Hay menos sistemas para administrar, y el proveedor de DMS puede incluso mejorar la postura de seguridad de una empresa.
Por ejemplo, con un DMS basado en la nube, el proveedor de la nube puede ayudar a la empresa a cumplir con los requisitos de cumplimiento manteniéndose al día con las regulaciones actuales y cambiando rápidamente para protegerse contra nuevas amenazas de seguridad. Herramientas como cifrado de documentos, controles de acceso de usuarios, historial de versiones y recuperación ante desastres. ayudar a las empresas a proteger y dirigir el flujo de información confidencial en toda la empresa. Si elige utilizar un DMS basado en la nube, asegúrese de realizar la diligencia adecuada para asegurarse de que su proveedor cumpla con los estándares que necesita.
Además de los beneficios financieros, de seguridad y de productividad, una solución DMS basada en la nube también tiene numerosos beneficios para el usuario individual.
Para empezar, realizar trabajos legales en un sistema de administración de documentos electrónicos es simplemente más fácil y más conveniente, especialmente cuando esos sistemas están diseñados pensando en los profesionales legales. Ya no está nadando contra la corriente con un sistema desafiante, desorganizado u obsoleto.
Los sistemas de administración de documentos basados en la nube también brindan libertad, flexibilidad y equilibrio entre el trabajo y la vida al reducir las tareas administrativas y hacer posible que los miembros del equipo trabajen de forma remota con facilidad. Junto con eso, viene el crecimiento profesional, ya que puede dedicar más tiempo al trabajo que es más importante y gratificante.
Los beneficios de las soluciones de administración de documentos, particularmente una basada en la nube, abarcan no solo a la empresa sino también a las personas que las usan. Cada uno de estos beneficios respalda en última instancia el resultado final al hacer que la empresa sea más productiva, más segura contra las amenazas y más rentable. Y no olvidemos un último beneficio: la tranquilidad que viene con todo.
Ahora que comprende los beneficios de un DMS, obtenga información sobre cómo planificar una implementación exitosa en la parte 3 de nuestra serie de blogs: Gestión de cambios DMS.
