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Serie de blogs de DMS, parte 2 de 5: ¿Por qué necesita un DMS?

Por:
El equipo de NetDocuments
Publicado en:
mayo 18, 2020
Última actualización:
marzo 1, 2022

In part one of this blog series, we answered the question, “What is a DMS?” But why do you need one? Surely some of the benefits of having fully digitized, organized documents that you can access from anywhere are obvious—but there are still more to consider.

Estos son algunos de los beneficios clave que los bufetes de abogados y los equipos legales pueden obtener de un DMS basado en la nube.

Gestionar costes internos

El uso de un DMS basado en la nube permite a las organizaciones reducir los costos asociados con la administración de documentos físicos, incluidos los costos de papel, impresión y almacenamiento, que cuestan a una empresa un promedio de $ 50-75 por pie cuadrado. Y eso sin contar el trabajo necesario para archivar y almacenar todos esos documentos, trabajo que se reduce significativamente con la gestión de documentos digitales.

En comparación con un sistema local, un DMS basado en la nube también elimina la necesidad de que las empresas compren y mantengan hardware y reduce la presión sobre los recursos de TI porque esos recursos físicos son administrados casi en su totalidad por el proveedor de la nube.

Aumentar la productividad

Un DMS basado en la nube ayuda a los bufetes de abogados a aumentar la productividad. La gestión de documentos puede presentar desafíos, que solo se agravan con documentos físicos. Estos desafíos pueden costar más del 20% de la productividad global de la empresa.

En lugar de rastrear documentos existentes excavando en un archivador o un sistema heredado engorroso con poca capacidad de búsqueda, el personal puede buscar y recuperar de manera rápida y efectiva los datos que necesitan porque están todos en un solo lugar. Además, las funciones clave como el seguimiento de versiones y las copias de seguridad automáticas también pueden ayudar a reducir los errores humanos y el trabajo redundante.

Se obtienen beneficios similares cuando el DMS se integra con otras aplicaciones comerciales especializadas. En lugar de realizar un seguimiento de una aplicación a otra, pueden comunicarse sin problemas entre sí para mantener todo, y todos, sincronizados.

Los sólidos DMS también admiten la colaboración segura entre las partes interesadas internas y externas. Al simplificar la comunicación y hacer que la información esté fácilmente disponible, los miembros del equipo pueden trabajar de manera más rápida y eficaz.

Optimice las operaciones de seguridad y cumplimiento

La gestión de la seguridad de los datos puede suponer una enorme carga para los recursos de TI. En el mundo legal, la seguridad es fundamental para mantener lo que bien podría ser el inquilino más básico de la profesión legal: la confidencialidad. Y eso es solo la punta del iceberg cuando se trata de una violación de la confidencialidad, que también puede causar violaciones legales o reglamentarias, violaciones éticas, divulgación de datos restringidos, pérdida monetaria y más.

Sin embargo, al almacenar documentos en una ubicación única y segura como un DMS, es mucho más fácil para los profesionales de TI y cumplimiento proteger el contenido y mitigar los riesgos internos y externos para la empresa. Hay menos sistemas que administrar y el proveedor de DMS puede incluso mejorar la postura de seguridad de una empresa.

Por ejemplo, con un DMS basado en la nube, el proveedor de la nube puede ayudar a la empresa a ejecutar sus responsabilidades de seguridad manteniéndose actualizado con las regulaciones actuales y cambiando rápidamente para protegerse contra nuevas amenazas de seguridad. Herramientas como el cifrado de documentos, los controles de acceso de los usuarios, el historial de versiones, etc. ayudan a las empresas a proteger y dirigir el flujo de información en toda la empresa. Si elige utilizar un DMS basado en la nube, asegúrese de realizar la diligencia adecuada para asegurarse de que su proveedor cumpla con los estándares que necesita.

Para la Firma y Su gente

Además de los beneficios financieros, de seguridad y de productividad, una solución DMS basada en la nube también tiene numerosos beneficios para el usuario individual.

Para empezar, hacer trabajo legal en un DMS es simplemente más fácil y conveniente, particularmente cuando esos sistemas están diseñados pensando en los profesionales legales. Ya no estás nadando contra la corriente con un sistema desafiante, desorganizado u obsoleto.

El DMS basado en la nube también respalda la libertad, la flexibilidad y el equilibrio entre el trabajo y la vida personal al reducir las tareas administrativas y hacer posible que los miembros del equipo trabajen de forma remota con facilidad. Junto con eso viene el crecimiento profesional, ya que puede dedicar más tiempo al trabajo que es más importante y gratificante.

Un beneficio mutuo para todos

Los beneficios de DMS, particularmente uno que está basado en la nube, abarcan no solo a la empresa sino también a las personas que lo usan. Cada uno de estos beneficios respalda en última instancia el resultado final al hacer que la empresa sea más productiva, más segura contra amenazas y más rentable. Y no olvidemos un último beneficio: la tranquilidad que conlleva todo.

Ahora que comprende los beneficios de un DMS, obtenga información sobre cómo planificar una implementación exitosa en la parte 3 de nuestra serie de blogs: Gestión de cambios DMS.

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