AI Responsibly with ndMAX
In part one of this blog series, we answered the question, “What is a DMS?” But why do you need one? Surely some of the benefits of having fully digitized, organized documents that you can access from anywhere are obvious—but there are still more to consider.
Estos son algunos de los beneficios clave que los bufetes de abogados y los equipos legales pueden obtener de un sistema de gestión de documentos basado en la nube.
Using cloud-based document management software allows organizations to reduce costs associated with physical document management, including paper, printing, and document storage space costs, which cost a firm an average of $50-90 per square foot. And, that’s not counting the time-consuming labor needed to file and store all of those documents—labor that is significantly reduced with paperless, digital document management.
En comparación con un sistema local, un DMS basado en la nube también elimina la necesidad de que las empresas compren y mantengan hardware y reduce la presión sobre los recursos de TI porque esos recursos físicos son administrados casi en su totalidad por el proveedor de la nube.
A cloud-based DMS helps law firms save time and increase productivity. Document management can have workflow challenges, which are only exacerbated with physical, paper documents. These challenges can cost over 20% of the firm’s overall productivity.
En lugar de rastrear los documentos comerciales existentes rebuscando en un archivador o en un engorroso sistema de archivo heredado con poca capacidad de búsqueda, el personal puede buscar y recuperar rápida y eficazmente el documento correcto que necesita porque está todo en un solo lugar. Además, las características clave como el control de versiones, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y las copias de seguridad automáticas también pueden ayudar a reducir los errores humanos y el trabajo redundante.
Se obtienen beneficios similares cuando el sistema de administración de documentos se integra con otros procesos y aplicaciones comerciales especializados. En lugar de realizar un seguimiento de ida y vuelta entre aplicaciones, pueden comunicarse sin problemas entre sí para mantener todo, y a todos, sincronizados.
Los sólidos DMS también admiten la colaboración segura y en tiempo real entre las partes interesadas internas y externas. Al simplificar la comunicación y hacer que la información esté fácilmente disponible, los miembros del equipo pueden compartir documentos y trabajar de forma más rápida y eficaz.
La gestión de la seguridad de los datos puede suponer una enorme carga para los recursos de TI. En el mundo legal, la seguridad es fundamental para mantener lo que bien podría ser el inquilino más básico de la profesión legal: la confidencialidad. Y eso es solo la punta del iceberg cuando se trata de una violación de la confidencialidad, que también puede causar violaciones legales o reglamentarias, violaciones éticas, divulgación de datos restringidos, pérdida monetaria y más.
Sin embargo, al archivar documentos importantes en una única ubicación segura como un sistema de administración de documentos, es mucho más fácil para los profesionales de TI y cumplimiento proteger documentos críticos y mitigar los riesgos internos y externos de la empresa. Hay menos sistemas para administrar, y el proveedor de DMS puede incluso mejorar la postura de seguridad de una empresa.
Por ejemplo, con un DMS basado en la nube, el proveedor de la nube puede ayudar a la empresa a cumplir con los requisitos de cumplimiento manteniéndose al día con las regulaciones actuales y cambiando rápidamente para protegerse contra nuevas amenazas de seguridad. Herramientas como cifrado de documentos, controles de acceso de usuarios, historial de versiones y recuperación ante desastres. ayudar a las empresas a proteger y dirigir el flujo de información confidencial en toda la empresa. Si elige utilizar un DMS basado en la nube, asegúrese de realizar la diligencia adecuada para asegurarse de que su proveedor cumpla con los estándares que necesita.
Además de los beneficios financieros, de seguridad y de productividad, una solución DMS basada en la nube también tiene numerosos beneficios para el usuario individual.
Para empezar, realizar trabajos legales en un sistema de administración de documentos electrónicos es simplemente más fácil y más conveniente, especialmente cuando esos sistemas están diseñados pensando en los profesionales legales. Ya no está nadando contra la corriente con un sistema desafiante, desorganizado u obsoleto.
Los sistemas de administración de documentos basados en la nube también brindan libertad, flexibilidad y equilibrio entre el trabajo y la vida al reducir las tareas administrativas y hacer posible que los miembros del equipo trabajen de forma remota con facilidad. Junto con eso, viene el crecimiento profesional, ya que puede dedicar más tiempo al trabajo que es más importante y gratificante.
Los beneficios de las soluciones de administración de documentos, particularmente una basada en la nube, abarcan no solo a la empresa sino también a las personas que las usan. Cada uno de estos beneficios respalda en última instancia el resultado final al hacer que la empresa sea más productiva, más segura contra las amenazas y más rentable. Y no olvidemos un último beneficio: la tranquilidad que viene con todo.
Now that you understand the benefits of a DMS, learn how to plan for a successful implementation in part 3 of our blog series: DMS Change Management.
