Serie de blogs de DMS, parte 3 de 5: Gestión de cambios de DMS

Change will always be hard—that’s inevitable. But when it comes to overhauling a central system in your firm, like a document management system (DMS), there can be serious consequences if that change is not handled correctly. To successfully mitigate the challenges of implementing a new DMS, it helps to get a bird’s eye view of the process.

In parts 1 and part 2 of this series, you’ve learned what a DMS is and benefits of having one – particularly in the Cloud. Now, you’ll learn common potential roadblocks that occur as you implement a new DMS, as well as solutions to help overcome them.

Empiece con el pie derecho

El tono de todo el proyecto generalmente se establece desde el principio: comienza desordenado y todo el proyecto puede convertirse rápidamente en un desastre. Cuando comienza el proyecto de manera reflexiva, puede comenzar su viaje de gestión del cambio con el pie derecho y prepararse para un mayor éxito.

Identificar las partes interesadas

Antes, y cuando empiece a buscar varias soluciones de gestión de documentos, identifique a las partes interesadas clave de la empresa. Por lo general, querrá incluir a cualquier persona involucrada en el aspecto tecnológico, los usuarios finales y otros equipos que puedan verse afectados por el cambio del sistema. La comunicación y la participación del equipo serán cruciales para evaluar a fondo a varios proveedores.

Evalúe su sistema actual

A continuación, observe críticamente su sistema existente con sus partes interesadas. ¿Cómo organiza, comparte o colabora actualmente en documentos? ¿Cuáles son los principales problemas que deben solucionarse u optimizarse? (Cubriremos más preguntas que debe hacer en la parte 4 de esta serie). Comprender sus necesidades principales y el "estado futuro" ideal de dónde desea estar lo ayudará a identificar las funciones clave que está buscando en un DMS.

También querrá evaluar si y cómo otros sistemas pueden verse afectados por el cambio o la implementación de un nuevo DMS. Por ejemplo, si tiene aplicaciones personalizadas existentes o integraciones con herramientas de terceros, querrá saber si hay implicaciones para un nuevo sistema. Algunos proveedores de DMS pueden tener una API abierta o estar dispuestos a crear nuevas integraciones para sus clientes si es necesario.

Establezca fechas límite y cree esquemas

Por supuesto, si bien desea realizar la debida diligencia adecuada, elegir un DMS no debería ser un proceso agonizante e interminable. Cree un esquema con los requisitos técnicos y no técnicos para su nuevo DMS, así como los plazos para elegir e implementar un nuevo sistema. Esto le ayudará a mantenerse encaminado y a mantener el proyecto como una prioridad.

Pasos clave:

• Identifique las partes interesadas clave.
• Evalúe la gestión de documentos, los flujos de datos y los procesos comerciales actuales.
• Identifique integraciones, aplicaciones personalizadas y otras herramientas de terceros que se verán afectadas por el cambio.
• Identificar problemas específicos a resolver u optimizar.
• Desarrolle un esquema para el proceso de selección, con fechas límite.

Obtener Buy-In

Un componente clave de un nuevo DMS es que desea maximizar las tasas de adopción entre los usuarios, lo que requiere la aceptación desde el principio. Además de incluir a los usuarios finales entre su grupo de partes interesadas desde el principio, aquí hay algunas otras formas de maximizar la aceptación y, en última instancia, la adopción, con el nuevo DMS:

Comunicar

Un nuevo DMS no debería ser una sorpresa el día en que comienza la implementación. Para muchos usuarios, especialmente aquellos que tienen sus propios procesos bien establecidos con el DMS existente, cambiar dicho sistema central puede resultar discordante. Sin embargo, puede abordar esto fácilmente comunicándose de manera temprana y transparente. Tener reuniones semanales, organizar capacitaciones en línea y enviar actualizaciones de estado por correo electrónico puede ayudar a garantizar que el equipo y la organization estén actualizados.

Acentuar lo positivo

Si bien puede haber opiniones discrepantes, recuerde el objetivo final: está creando un entorno de trabajo menos estresante y más flexible que le permite trabajar de forma segura, protegiendo sus documentos más confidenciales. Cuando se trata de discutir el próximo cambio, enfatice los beneficios, especialmente para los usuarios individuales. Si bien no desea ignorar desafíos o preguntas, asegúrese de recordarle al equipo los beneficios finales.

Una história de éxito

Claro & Cia., a law firm based in Santiago, Chile, recently moved to NetDocuments after using their former DMS for over a decade. As part of their selection process, the team hosted workshops with each potential provider, allowing end-users to evaluate the various strengths and weaknesses of the different systems. While this helped the firm choose the solution that best met their team’s needs, it also supported buy-in and user adoption as team members felt that their opinion and experience mattered. (See why Claro chose NetDocuments over its competitors in the case study.)

Pasos clave

• Sea transparente y comuníquese con su equipo.
• No ignore lo negativo, pero siempre acentúe lo positivo.
• Consider hosting end-user workshops to solicit feedback and encourage buy-in.

Maximice la adopción y el uso del DMS

Hay muchos beneficios para un DMS basado en la nube, pero solo obtendrá estos beneficios si su equipo está completamente a bordo con el nuevo sistema. A continuación, le indicamos cómo asegurarse de aprovechar al máximo su DMS:

Entrena a tu equipo

Puede parecer una exageración, especialmente si usted ha sido el que ha pasado por demostraciones, funciones y pruebas, pero capacitar al equipo de usuarios en la plataforma es vital.

Comience con el panorama general y, gradualmente, trabaje en los conceptos básicos para comenzar, y luego profundice en los detalles que son relevantes para grupos de usuarios específicos. Si bien llevará tiempo y probablemente varias sesiones cubrir todo, valdrá la pena cuando su equipo pueda trabajar sin esfuerzo con el sistema (y entre ellos).

Encuentra a tus superusuarios

No todo el mundo se convertirá en un experto en la plataforma, y está bien. Pero probablemente tendrá algunas personas en su equipo que sí, y su experiencia y conocimiento no deberían desperdiciarse. En su lugar, conviértalos en un recurso en el que otros miembros del equipo puedan confiar. También serán una gran fuente de comentarios continuos sobre la plataforma.

Sigue optimizando

Ningún sistema o implementación es perfecto, pero siempre puedes mejorarlo. Supervise qué tan bien está adoptando la plataforma su equipo, para que pueda identificar y abordar cualquier problema. Si es necesario, organice una capacitación de seguimiento para ayudar a su equipo a ponerse al día lo más rápido posible. A medida que comprenda mejor cómo su equipo usa la plataforma, podrá personalizarla aún más para satisfacer sus necesidades.

Pasos clave

• Organice la capacitación para ayudar a que los miembros del equipo se pongan al día rápidamente.
• Identifique expertos internos que puedan ser un recurso adicional de ayuda cuando sea necesario.
• Siga optimizando su sistema para satisfacer las necesidades del equipo.

Que sigue

Coming up in part 4, we’ll cover 11 questions you can ask to make sure that you have the right DMS platform and the right provider to have your back.

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