Imagen de primer plano de una mano escribiendo en una computadora portátil con iconos de carpeta flotando arriba.

5 Beneficios de la gestión de documentos y el software de gestión de prácticas

Por:
Debbie foster
Publicado en:
septiembre 17, 2020
Última actualización:
marzo 7, 2022

Todo lo que necesita para trabajar en un asunto, al alcance de su mano. Suena demasiado bueno para ser verdad, ¿verdad?

Hace más de 20 años, una de mis primeras presentaciones ante un grupo de abogados se tituló “Sanity Software: defendiendo la gestión de asuntos”. Avance rápido hasta el día de hoy, y los abogados que conozco que tienen el mejor manejo en sus asuntos, se sienten más organizados y, francamente, duermen mejor por la noche, están usando Matter Management Software. Clio Manage es el líder del mercado en lo que respecta a la gestión de asuntos basada en la nube. Pero hay una manera de mejorar aún más su organización.

¿Cómo? Agregue software de administración de documentos a la mezcla: realmente es la herramienta complementaria perfecta. Específicamente, NetDocuments es el líder del mercado cuando se trata de software de gestión de documentos y correo electrónico basado en la nube. Cuando pones los dos juntos, ahí es donde ocurre la magia.

La mejor tecnología respalda su mejor trabajo

Aprovechar la tecnología para pensar de manera diferente sobre cómo se hace el trabajo tiene muchas recompensas. Si adoptas una cultura de preguntar "¿Es esta la mejor manera de realizar esta tarea? " o "¿Existe una mejor manera de hacer este trabajo? " siempre que sea posible, su bufete de abogados aumentará constantemente la eficiencia. Y, dado que los desafíos de 2020 nos han llevado a todos a enfocar el trabajo de nuevas formas, el valor de los productos y servicios basados en la nube ciertamente ha aumentado.

¿Qué sucede cuando se integran las soluciones de gestión de prácticas y gestión de documentos?

Cuando utiliza tecnología líder en la industria, todos en su empresa están preparados para el éxito y la velocidad. A continuación, presentamos cinco ventajas clave que su empresa puede disfrutar al integrar el software de gestión de prácticas y de gestión de documentos.

  1. Encuentre lo que necesita rápidamente. A menudo les pregunto a mis clientes cuánto tiempo dedican a buscar cosas cada día. No es raro que la gente me diga que se dedican al menos 30 minutos al día a buscar documentos. Con la búsqueda de NetDocuments, obtiene todo el poder de Búsqueda booleana, lo que puede reducir enormemente el tiempo dedicado a localizar documentos.

    Piense en cómo ha utilizado sus herramientas de investigación legal a lo largo de los años. ¿Qué pasaría si pudiera utilizar comodines, operadores Y / O / NO, criterios como "dentro de cinco palabras" y comillas para encontrar exactamente lo que está buscando en su repositorio de documentos? Y, si eso no es suficiente, puede filtrar sus búsquedas por fecha, tipo de documento, cliente / asunto y autor.

    Tener la capacidad de aprovechar su repositorio de documentos de esta manera elimina la necesidad de reinventar la rueda, evita la pérdida de tiempo en la búsqueda y anima a su equipo a contribuir con todo lo que creen en NetDocuments.

  2. Cree documentos más rápido. Las plantillas de documento permiten omitir la repetición del formato del documento o recordar dónde guardó una versión reciente, lo que acelera el proceso de creación. Cuando se combinan, la gestión de prácticas y el software de gestión de documentos facilitan el aprovechamiento de estas plantillas para su beneficio. Por ejemplo, en Clio, puede configurar plantillas para extraer automáticamente la información de la materia, lo que garantiza que los documentos se creen aún más rápidamente, antes de guardar los archivos finales en NetDocuments.

  3. Fácil acceso a todo lo que necesita. Los archivos digitales en el software de administración de su consultorio toman el lugar de los archivos en papel de muchas maneras: información de contacto, identificación de los roles que desempeñan las personas en un asunto, información del calendario, información específica del asunto, registros de facturación y tiempo, y mucho más se incluye y es fácil acceder.

    Cuando integra su software de gestión de práctica y gestión de documentos, los documentos y correos electrónicos relacionados con el tema, para todos los usuarios de su empresa, están disponibles con un solo clic. Puede ver diferentes versiones, ver las medidas de seguridad o permisos que se han aplicado y ver los documentos ordenados de varias maneras.

  4. Registre el tiempo con un solo clic. Cuando integra la gestión de la práctica y la gestión de documentos, el tiempo de registro puede ser tan fácil como hacer clic en un botón. Con la integración de Clio y NetDocuments, por ejemplo, los documentos almacenados en NetDocuments se enumeran directamente dentro de su asunto en Clio Manage, y una entrada de tiempo para el trabajo dedicado a redactar, finalizar o revisar un documento con un clic de distancia.

    Dado que la captura de tiempo es un desafío común en muchas empresas, como se ve una y otra vez en Clio's Informe de tendencias legales, esta función es una forma de asegurarse de que sus cronometradores puedan registrar eficazmente sus horas en el asunto.

  5. Confirmando la fuente de la verdad. Hablo mucho de esto con nuestros clientes. Si sus documentos están en todas partes y tiene varios lugares a los que debe ir para comprender lo que está sucediendo en un asunto, está perdiendo el tiempo e introduciendo un nivel de riesgo que es simplemente innecesario.

    Si su repositorio de documentos es la única fuente de verdad para cualquier documento que haya creado su empresa, así como todos los documentos que su empresa haya recibido, puede ir a esa única fuente y encontrar lo que necesita con confianza.

Requiere Compromiso

Todo esto suena demasiado bueno para ser verdad, ¿verdad? Se necesita compromiso para aprovechar la tecnología y trabajar hasta que encuentre procesos que impulsen a su empresa al éxito. No siempre es fácil seguir un proceso bien diseñado, pero vale la pena cada vez. Si está listo para dar el siguiente paso en la gestión eficiente de sus asuntos y sus documentos, tómese un tiempo para comprobar cómo la integración de NetDocuments con Clio Manage puede ayudar a su empresa a hacer precisamente eso.

"¡Gran empresa, grandes productos, gran liderazgo, gran gente, gran cultura!"
"Amo a mi equipo ya mis compañeros. Somos una familia y nos respetamos".
"NetDocuments fomenta un buen equilibrio entre el trabajo y la familia".
"Me siento respetado y valorado por el liderazgo y mi equipo".
"Trabajamos juntos y nos apoyamos / animamos mutuamente para hacer nuestro mejor trabajo todos los días".
"De principio a fin, mis líderes están dispuestos a guiarme y dejarme probar cosas nuevas. Esto mantiene el trabajo fresco, emocionante y divertido para que no me agote ni me aburra".
"Tengo una dirección clara en mis tareas y prioridades laborales. También me siento animado a poner a mi familia en primer lugar y mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida".
"Trabajo con personas muy motivadas que son inteligentes y me permiten aprender de ellas".
"NetDocuments se compromete a superar las expectativas de los clientes mediante la creación de productos líderes alojados en entornos sólidos como una roca".
"Estoy capacitado para probar cosas nuevas y pensar en procesos y campañas de manera estratégica. Puedo apoyarme en mi jefe, pero no estoy microgestionado, lo cual se agradece".
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