Una mujer se sienta en un escritorio sosteniendo una tableta mientras le sonríe.

Gestión de documentos frente a gestión de registros: ¿Cuál es la diferencia y por qué es importante?

Por:
El equipo de NetDocuments
Publicado en:
marzo 7, 2022

Los sistemas de gestión de documentos y registros comparten muchas similitudes. De hecho, en esta era digital, si desea administrar registros electrónicos, las características y la funcionalidad necesarias para administrar documentos electrónicos proporcionan una base sólida para la administración de registros. Esto se reflejó hace décadas cuando los profesionales de la administración de registros que habían administrado archivos de registros físicos comenzaron a hablar sobre EDRM - Electronic Document & Records Management. La industria ha avanzado y hay matices en la gestión de documentos y registros, por lo que es importante comprender en qué se diferencian estas disciplinas y dónde se superponen.

¿Qué es la gestión de documentos?

La gestión de documentos es la práctica de proporcionar estructura a datos no estructurados utilizando diversas herramientas y estrategias. Es importante recordar que un documento es una forma de información que generalmente se considera "no estructurada", a diferencia de las filas y columnas estructuradas de una base de datos. Un DMS es una herramienta clave para proporcionar estructura a esos datos no estructurados.

En términos prácticos, un sistema de administración de documentos (DMS) proporciona herramientas para ayudarlo a crear, editar, almacenar, buscar, compartir y administrar en general sus documentos, que pueden ser documentos de procesamiento de texto, presentaciones, hojas de cálculo, imágenes, archivos PDF, etc.

Pero, ¿qué logra realmente esta funcionalidad? Veamos algunos de los objetivos de la gestión de documentos para averiguarlo.

The Purpose of Document Management Software

En un nivel alto, el objetivo principal de la gestión de documentos es organizar su información y hacer posible que las personas encuentren lo que necesitan, cuando lo necesitan; pero hay varios factores que pueden influir en su éxito.

Una sólida estrategia de gestión de documentos (y sistema de gestión de documentos, o DMS) apoya ese objetivo al ayudar a:

  • Mantener el control de versiones
  • Mejorar la búsqueda de documentos
  • Digitalice documentos físicos
  • Evite documentos perdidos o mal archivados
  • Establecer una única fuente de verdad
  • Mantenga organizados los documentos y carpetas, incluidos los documentos electrónicos

Of course, for law firms and legal teams, security and compliance are also high priorities — especially when teams are dispersed. Malicious behavior and even simple human error can derail a document management strategy and expose your organization to risk. That’s why it’s so important that you have a business process and tools in place to control user access to documents, including ethical walls, to establish your DMS as the single source of truth for your organization.

Cómo ayuda un sistema de gestión de documentos (DMS)

As we already discussed, a document management software platform that helps organizations manage documents using a suite of tools for securely storing, organizing, modifying, and sharing documents — and that’s just the tip of the iceberg.

One of the key advantages of a DMS is that it simplifies and streamlines many of the processes that could undermine a solid document management strategy. It can automate workflows and help your team members maintain document organization and enables them to efficiently carry out their tasks however complex your workflows are.

Además de las herramientas y funciones que mejoran la productividad, otro aspecto increíblemente valioso de un DMS es seguridad de documentos mejorada. Debido a que la confidencialidad y el cumplimiento son tan vitales para el trabajo legal, ninguna organización puede permitirse pasar por alto la seguridad de los documentos al elegir un DMS y crear una estrategia de gestión de documentos.

¿Qué es la gestión de registros?

En todo el mundo existen muchas definiciones gubernamentales y organizativas diferentes de lo que constituye un "registro", pero en 2001 la Organización Internacional de Normalización (ISO) ratificó un estándar global para la gestión de registros, ISO 15489. La norma ISO nos dice que:

"La gestión de registros es el campo de la administración responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de registros, incluidos los procesos para capturar y mantener evidencia e información sobre las actividades y transacciones comerciales en forma de registros. "

Pero, ¿qué es un registro y por qué debemos tratarlos de manera diferente?

La ISO también definió qué es un registro: "información creada, recibida y mantenida como prueba y como activo por una organización o persona, en cumplimiento de obligaciones legales o en la transacción de negocios".

Por lo tanto, no todos sus documentos pueden clasificarse como registros y no todos sus registros serán documentos. La definición básica de un registro como un elemento que proporciona evidencia de una transacción comercial o el cumplimiento de una obligación legal se puede modificar y agregar según las jurisdicciones legales en las que opere y cualquier reglamentación específica que pertenezca a su industria.

Los propósitos de la gestión de registros

En última instancia, el propósito de mantener estos registros es cumplir con las leyes y otras regulaciones y proteger a su organización de riesgos. Por ejemplo, si su empresa o empresa fue auditada, puede enfrentar multas importantes u otras sanciones si los registros no se administran adecuadamente. La mejor defensa es tener una estrategia de administración de registros que incluya políticas de administración de registros bien documentadas.

Más allá de las buenas prácticas de gestión de documentos, la gestión de registros puede requerir elementos adicionales, incluido el desarrollo de políticas y procedimientos claros para la retención (mantenimiento de registros durante un período determinado) y disposición (destrucción final del registro). Una estrategia de gestión de registros puede ayudar al proporcionar procesos para:

  • Hacer cumplir los períodos de retención requeridos para los registros almacenados
  • Establecer controles de acceso de usuario y evitar ediciones en el registro
  • Ayudar con el descubrimiento electrónico o aplicar retenciones legales cuando sea necesario
  • Mantener una pista de auditoría que documente cómo se gestionó el registro desde la declaración hasta la disposición.
  • Crear un inventario de registros para realizar un seguimiento de los registros que se mantienen, a veces llamado declaración y registro.
  • Gestionar la eliminación de documentos físicos y electrónicos (por ejemplo, archivar, eliminar o destruir registros inactivos al final de su ciclo de vida)
  • Applying records retention schedules based on a record’s legal, fiscal, administrative, or historical value

¿Cómo ayuda el software de gestión de registros?

El software de administración de registros (RM) le permite capturar, identificar, almacenar y eliminar de manera eficiente los registros comerciales de acuerdo con las políticas, procedimientos y regulaciones necesarios.

Cuando una empresa o corporación trata con un gran volumen de registros, a menudo es útil tener un sistema dedicado que pueda respaldar las actividades de administración de registros, desde proteger los archivos restringidos hasta mantener un inventario de registros y administrar las solicitudes de disposición. Una herramienta de administración de registros especializada es particularmente útil cuando necesita administrar registros físicos (archivos reales llenos de papel) así como registros electrónicos, particularmente cuando estos registros pueden ser administrados fuera del sitio por un proveedor de servicios especializado.

Por qué necesitamos diferentes herramientas

Un DMS puede proporcionar gran parte de la funcionalidad necesaria para implementar su estrategia de gestión de registros para registros electrónicos que se mantienen en forma de documentos, ya sean archivos de Word, correos electrónicos, presentaciones, etc.

Un DMS se puede configurar y organizar para que sus espacios de trabajo o carpetas reflejen el plan de archivos de administración de registros. Las referencias del plan de archivos y las etiquetas del cronograma de retención se pueden almacenar como metadatos para cada documento dentro del DMS. También puede proporcionar funcionalidad de retención y disposición, aunque no suele ser tan sofisticado o flexible como el que se encuentra en un sistema de gestión de registros especializado. Esta funcionalidad de DMS puede ser particularmente útil si su estrategia de registros incluye un requisito de "administrar en el lugar", es decir, no desea copiar o mover (a menudo denominado archivo) sus documentos a un sistema separado.

Sin embargo, cuando comienza a aumentar el volumen de registros, la complejidad de su plan de archivos o programa de retención, o necesita administrar registros físicos y registros electrónicos en múltiples y diversos sistemas que cubren tanto datos estructurados como información no estructurada, entonces realmente necesita un sistema de RM especializado. Dicho sistema proporcionará una funcionalidad adicional más allá de la proporcionada por el DMS para garantizar que:

  • Pistas de auditoría incompletas
  • Documentos y archivos no seguros
  • Búsqueda y recuperación ineficaces de archivos
  • Incumplimiento de requisitos legales
  • Dificultad para acceder a los documentos y colaborar en ellos
  • Cambios accidentales realizados en los registros después de la finalización
  • Procesos de eliminación manual de documentos que requieren mucho tiempo
  • Almacenamiento costoso cuando los archivos se mantienen después de su período de retención
  • Contenido duplicado y / o confusión en torno a documentos de trabajo frente a registros
  • … y mucho más.

The complexity of your business needs, your legal and regulatory compliance requirements, and many of the other factors mentioned above will determine whether a DMS can help realize your records management strategy, or whether you need a separate records management system.

To learn more about the advantages and disadvantages of different legal software solutions, plus how they overlap and complement each other, check out our Legal Technology Cheat Sheet.

Cómo puede ayudar NetDocuments

As the leading cloud-based document management solution, the NetDocuments platform is designed to help legal professionals maximize productivity with a suite of robust information management and information governance tools that allow you to create, edit, store, locate, and collaborate on documents — anywhere, on any device, with award-winning security capabilities.

NetDocuments proporciona funciones para aplicar a sus políticas de administración de registros a documentos dentro de nuestro sistema, incluidas políticas de retención flexibles, capacidades de retención legal, eliminación segura y un modelo de metadatos extremadamente flexible que se puede asignar a un plan de archivos o programa de retención.

We believe that you should always have access to the best that technology has to offer, which is why NetDocuments integrates with numerous leading electronic records management providers. This ensures that your processes stay streamlined and secure without sacrificing on features or expertise. And while NetDocuments is not a records management system, we do support document and records management best practices by allowing users to define document retention and archiving policies in the platform. This allows you to permanently delete and purge files based on criteria you choose.

Al combinar su sistema de administración de registros con un DMS potente, seguro y flexible como NetDocuments, puede asegurarse de que su equipo tenga las mejores herramientas para hacer su mejor trabajo.

Obtenga más información sobre cómo NetDocuments puede respaldar sus estrategias de administración de documentos y registros al programar una consulta hoy dia.

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