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Los sistemas de gestión de documentos y registros comparten muchas similitudes. De hecho, en esta era digital, si desea administrar registros electrónicos, las características y la funcionalidad necesarias para administrar documentos electrónicos proporcionan una base sólida para la administración de registros. Esto se reflejó hace décadas cuando los profesionales de la administración de registros que habían administrado archivos de registros físicos comenzaron a hablar sobre EDRM - Electronic Document & Records Management. La industria ha avanzado y hay matices en la gestión de documentos y registros, por lo que es importante comprender en qué se diferencian estas disciplinas y dónde se superponen.
La gestión de documentos es la práctica de proporcionar estructura a datos no estructurados utilizando diversas herramientas y estrategias. Es importante recordar que un documento es una forma de información que generalmente se considera "no estructurada", a diferencia de las filas y columnas estructuradas de una base de datos. Un DMS es una herramienta clave para proporcionar estructura a esos datos no estructurados.
En términos prácticos, un sistema de administración de documentos (DMS) proporciona herramientas para ayudarlo a crear, editar, almacenar, buscar, compartir y administrar en general sus documentos, que pueden ser documentos de procesamiento de texto, presentaciones, hojas de cálculo, imágenes, archivos PDF, etc.
Pero, ¿qué logra realmente esta funcionalidad? Veamos algunos de los objetivos de la gestión de documentos para averiguarlo.
En un nivel alto, el objetivo principal de la gestión de documentos es organize su información y hacer posible que las personas encuentren lo que necesitan, cuando lo necesitan; pero hay varios factores que pueden influir en su éxito.
A strong document management strategy (and document management system, or DMS) supports that goal by helping to:
Of course, for Bufetes de abogados and legal teams, security and compliance are also high priorities — especially when teams are dispersed. Malicious behavior and even simple human error can derail a document management strategy and expose your organization to risk. That’s why it’s so important that you have a business process and tools in place to control user access to documents, including ethical walls, to establish your DMS as the single source of truth for your organization.
As we already discussed, a document management software platform that helps organizations manage documents using a suite of tools for securely storing, organizing, modifying, and sharing documents — and that’s just the tip of the iceberg.
Una de las principales ventajas de un DMS es que simplifica y agiliza muchos de los procesos que podrían socavar una estrategia sólida de gestión de documentos. Puede automatizar los flujos de trabajo y ayudar a los miembros de su equipo a mantener la organization de los documentos y les permite llevar a cabo sus tareas de manera eficiente, sin importar cuán complejos sean sus flujos de trabajo.
In addition to productivity-enhancing tools and features, another incredibly valuable aspect of a DMS is enhanced document security. Because confidentiality and compliance are so vital to legal work, no organization can afford to overlook document security when choosing a DMS and building a document management strategy.
En todo el mundo existen muchas definiciones gubernamentales y organizativas diferentes de lo que constituye un "registro", pero en 2001 la Organization Internacional de Normalización (ISO) ratificó un estándar global para la gestión de registros, ISO 15489. La norma ISO nos dice que:
"La gestión de registros es el campo de la administración responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de registros, incluidos los procesos para capturar y mantener evidencia e información sobre las actividades y transacciones comerciales en forma de registros. "
Pero, ¿qué es un registro y por qué debemos tratarlos de manera diferente?
The ISO also defined what a record is: "information created, received, and maintained as evidence and as an asset by an organization or person, in pursuit of legal obligations or in the transaction of business".
Por lo tanto, no todos sus documentos pueden clasificarse como registros y no todos sus registros serán documentos. La definición básica de un registro como un elemento que proporciona evidencia de una transacción comercial o el cumplimiento de una obligación legal se puede modificar y agregar según las jurisdicciones legales en las que opere y cualquier reglamentación específica que pertenezca a su industria.
En última instancia, el propósito de mantener estos registros es cumplir con las leyes y otras regulaciones y proteger a su organization de riesgos. Por ejemplo, si su empresa o empresa fue auditada, puede enfrentar multas importantes u otras sanciones si los registros no se administran adecuadamente. La mejor defensa es tener una estrategia de administración de registros que incluya políticas de administración de registros bien documentadas.
Más allá de las buenas prácticas de gestión de documentos, la gestión de registros puede requerir elementos adicionales, incluido el desarrollo de políticas y procedimientos claros para la retención (mantenimiento de registros durante un período determinado) y disposición (destrucción final del registro). Una estrategia de gestión de registros puede ayudar al proporcionar procesos para:
El software de administración de registros (RM) le permite capturar, identificar, almacenar y eliminar de manera eficiente los registros comerciales de acuerdo con las políticas, procedimientos y regulaciones necesarios.
Cuando una empresa o corporación trata con un gran volumen de registros, a menudo es útil tener un sistema dedicado que pueda respaldar las actividades de administración de registros, desde proteger los archivos restringidos hasta mantener un inventario de registros y administrar las solicitudes de disposición. Una herramienta de administración de registros especializada es particularmente útil cuando necesita administrar registros físicos (archivos reales llenos de papel) así como registros electrónicos, particularmente cuando estos registros pueden ser administrados fuera del sitio por un proveedor de servicios especializado.
Un DMS puede proporcionar gran parte de la funcionalidad necesaria para implementar su estrategia de gestión de registros para registros electrónicos que se mantienen en forma de documentos, ya sean archivos de Word, correos electrónicos, presentaciones, etc.
Un DMS se puede configurar y organizar para que sus espacios de trabajo o carpetas reflejen el plan de archivos de administración de registros. Las referencias del plan de archivos y las etiquetas del cronograma de retención se pueden almacenar como metadatos para cada documento dentro del DMS. También puede proporcionar funcionalidad de retención y disposición, aunque no suele ser tan sofisticado o flexible como el que se encuentra en un sistema de gestión de registros especializado. Esta funcionalidad de DMS puede ser particularmente útil si su estrategia de registros incluye un requisito de "administrar en el lugar", es decir, no desea copiar o mover (a menudo denominado archivo) sus documentos a un sistema separado.
Sin embargo, cuando comienza a aumentar el volumen de registros, la complejidad de su plan de archivos o programa de retención, o necesita administrar registros físicos y registros electrónicos en múltiples y diversos sistemas que cubren tanto datos estructurados como información no estructurada, entonces realmente necesita un sistema de RM especializado. Dicho sistema proporcionará una funcionalidad adicional más allá de la proporcionada por el DMS para garantizar que:
La complejidad de las necesidades de su negocio, sus requisitos de cumplimiento normativo y legal, y muchos de los otros factores mencionados anteriormente determinarán si un DMS puede ayudarlo a realizar su estrategia de administración de registros o si necesita un sistema de administración de registros independiente.
To learn more about the advantages and disadvantages of different legal software solutions, plus how they overlap and complement each other, check out our Legal Technology Cheat Sheet.
As the leading cloud-based document management solution, the NetDocuments platform is designed to help legal professionals maximize productivity with a suite of robust information management and information governance tools that allow you to create, edit, store, locate, and collaborate on documents — anywhere, on any device, with award-winning security capabilities.
NetDocuments proporciona funciones para aplicar a sus políticas de administración de registros a documentos dentro de nuestro sistema, incluidas políticas de retención flexibles, capacidades de retención legal, eliminación segura y un modelo de metadatos extremadamente flexible que se puede asignar a un plan de archivos o programa de retención.
We believe that you should always have access to the best that technology has to offer, which is why NetDocuments integrates with numerous leading electronic records management providers. This ensures that your processes stay streamlined and secure without sacrificing on features or expertise. And while NetDocuments is not a records management system, we do support document and records management best practices by allowing users to define document retention and archiving policies in the platform. This allows you to permanently delete and purge files based on criteria you choose.
Al combinar su sistema de administración de registros con un DMS potente, seguro y flexible como NetDocuments, puede asegurarse de que su equipo tenga las mejores herramientas para hacer su mejor trabajo.
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