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Los sistemas de gestión de documentos y registros comparten muchas similitudes. De hecho, en esta era digital, si desea administrar registros electrónicos, las características y la funcionalidad necesarias para administrar documentos electrónicos proporcionan una base sólida para la administración de registros. Esto se reflejó hace décadas cuando los profesionales de la administración de registros que habían administrado archivos de registros físicos comenzaron a hablar sobre EDRM - Electronic Document & Records Management. La industria ha avanzado y hay matices en la gestión de documentos y registros, por lo que es importante comprender en qué se diferencian estas disciplinas y dónde se superponen.
La gestión de documentos es la práctica de proporcionar estructura a datos no estructurados utilizando diversas herramientas y estrategias. Es importante recordar que un documento es una forma de información que generalmente se considera "no estructurada", a diferencia de las filas y columnas estructuradas de una base de datos. Un DMS es una herramienta clave para proporcionar estructura a esos datos no estructurados.
En términos prácticos, un sistema de administración de documentos (DMS) proporciona herramientas para ayudarlo a crear, editar, almacenar, buscar, compartir y administrar en general sus documentos, que pueden ser documentos de procesamiento de texto, presentaciones, hojas de cálculo, imágenes, archivos PDF, etc.
Pero, ¿qué logra realmente esta funcionalidad? Veamos algunos de los objetivos de la gestión de documentos para averiguarlo.
En un nivel alto, el objetivo principal de la gestión de documentos es organize su información y hacer posible que las personas encuentren lo que necesitan, cuando lo necesitan; pero hay varios factores que pueden influir en su éxito.
Una sólida estrategia de gestión de documentos (y sistema de gestión de documentos, o DMS) apoya ese objetivo al ayudar a:
Por supuesto, para bufetes de abogados y los equipos legales, la seguridad y el cumplimiento también son prioridades importantes, especialmente cuando los equipos están dispersos. El comportamiento malicioso e incluso el simple error humano pueden descarrilar una estrategia de gestión de documentos y exponer a su organization a riesgos. Por eso es tan importante que cuente con un proceso comercial y herramientas para controlar el acceso de los usuarios a los documentos, incluidos los muros éticos, para establecer su DMS como la única fuente de verdad para su organización.
Como ya comentamos, una plataforma de software de gestión de documentos que ayuda a las organizaciones a gestionar documentos utilizando un conjunto de herramientas para almacenar, organizar, modificar y compartir documentos - y eso es solo la punta del iceberg.
Una de las principales ventajas de un DMS es que simplifica y agiliza muchos de los procesos que podrían socavar una estrategia sólida de gestión de documentos. Puede automatizar los flujos de trabajo y ayudar a los miembros de su equipo a mantener la organization de los documentos y les permite llevar a cabo sus tareas de manera eficiente, sin importar cuán complejos sean sus flujos de trabajo.
Además de las herramientas y funciones que mejoran la productividad, otro aspecto increíblemente valioso de un DMS es seguridad de documentos mejorada. Debido a que la confidencialidad y el cumplimiento son tan vitales para el trabajo legal, ninguna organization puede permitirse pasar por alto la seguridad de los documentos al elegir un DMS y crear una estrategia de gestión de documentos.
En todo el mundo existen muchas definiciones gubernamentales y organizativas diferentes de lo que constituye un "registro", pero en 2001 la Organization Internacional de Normalización (ISO) ratificó un estándar global para la gestión de registros, ISO 15489. La norma ISO nos dice que:
"La gestión de registros es el campo de la administración responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de registros, incluidos los procesos para capturar y mantener evidencia e información sobre las actividades y transacciones comerciales en forma de registros. "
Pero, ¿qué es un registro y por qué debemos tratarlos de manera diferente?
La ISO también definió qué es un registro: "información creada, recibida y mantenida como prueba y como activo por una organization o persona, en cumplimiento de obligaciones legales o en la transacción de negocios".
Por lo tanto, no todos sus documentos pueden clasificarse como registros y no todos sus registros serán documentos. La definición básica de un registro como un elemento que proporciona evidencia de una transacción comercial o el cumplimiento de una obligación legal se puede modificar y agregar según las jurisdicciones legales en las que opere y cualquier reglamentación específica que pertenezca a su industria.
En última instancia, el propósito de mantener estos registros es cumplir con las leyes y otras regulaciones y proteger a su organization de riesgos. Por ejemplo, si su empresa o empresa fue auditada, puede enfrentar multas importantes u otras sanciones si los registros no se administran adecuadamente. La mejor defensa es tener una estrategia de administración de registros que incluya políticas de administración de registros bien documentadas.
Más allá de las buenas prácticas de gestión de documentos, la gestión de registros puede requerir elementos adicionales, incluido el desarrollo de políticas y procedimientos claros para la retención (mantenimiento de registros durante un período determinado) y disposición (destrucción final del registro). Una estrategia de gestión de registros puede ayudar al proporcionar procesos para:
El software de administración de registros (RM) le permite capturar, identificar, almacenar y eliminar de manera eficiente los registros comerciales de acuerdo con las políticas, procedimientos y regulaciones necesarios.
Cuando una empresa o corporación trata con un gran volumen de registros, a menudo es útil tener un sistema dedicado que pueda respaldar las actividades de administración de registros, desde proteger los archivos restringidos hasta mantener un inventario de registros y administrar las solicitudes de disposición. Una herramienta de administración de registros especializada es particularmente útil cuando necesita administrar registros físicos (archivos reales llenos de papel) así como registros electrónicos, particularmente cuando estos registros pueden ser administrados fuera del sitio por un proveedor de servicios especializado.
Un DMS puede proporcionar gran parte de la funcionalidad necesaria para implementar su estrategia de gestión de registros para registros electrónicos que se mantienen en forma de documentos, ya sean archivos de Word, correos electrónicos, presentaciones, etc.
Un DMS se puede configurar y organizar para que sus espacios de trabajo o carpetas reflejen el plan de archivos de administración de registros. Las referencias del plan de archivos y las etiquetas del cronograma de retención se pueden almacenar como metadatos para cada documento dentro del DMS. También puede proporcionar funcionalidad de retención y disposición, aunque no suele ser tan sofisticado o flexible como el que se encuentra en un sistema de gestión de registros especializado. Esta funcionalidad de DMS puede ser particularmente útil si su estrategia de registros incluye un requisito de "administrar en el lugar", es decir, no desea copiar o mover (a menudo denominado archivo) sus documentos a un sistema separado.
Sin embargo, cuando comienza a aumentar el volumen de registros, la complejidad de su plan de archivos o programa de retención, o necesita administrar registros físicos y registros electrónicos en múltiples y diversos sistemas que cubren tanto datos estructurados como información no estructurada, entonces realmente necesita un sistema de RM especializado. Dicho sistema proporcionará una funcionalidad adicional más allá de la proporcionada por el DMS para garantizar que:
La complejidad de las necesidades de su negocio, sus requisitos de cumplimiento normativo y legal, y muchos de los otros factores mencionados anteriormente determinarán si un DMS puede ayudarlo a realizar su estrategia de administración de registros o si necesita un sistema de administración de registros independiente.
Para obtener más información sobre las ventajas y desventajas de las diferentes soluciones de software legal, además de cómo se superponen y complementan entre sí, consulte nuestra Hoja de referencia de tecnología legal.
Como líder solución de gestión de documentos basada en la nube, la plataforma NetDocuments está diseñada para ayudar a los profesionales legales a maximizar la productividad con un conjunto de sólidas herramientas de administración y gobierno de la información que le permiten crear, editar, almacenar, ubicar y colaborar en documentos, en cualquier lugar, en cualquier dispositivo, con seguridad premiada capacidades.
NetDocuments proporciona funciones para aplicar a sus políticas de administración de registros a documentos dentro de nuestro sistema, incluidas políticas de retención flexibles, capacidades de retención legal, eliminación segura y un modelo de metadatos extremadamente flexible que se puede asignar a un plan de archivos o programa de retención.
Creemos que siempre debe tener acceso a lo mejor que la tecnología tiene para ofrecer, razón por la cual NetDocuments se integra con numerosos proveedores líderes de administración de registros electrónicos. Esto garantiza que sus procesos se mantengan optimizados y seguros sin sacrificar funciones o experiencia. Y aunque NetDocuments no es un sistema de gestión de registros, admitimos las mejores prácticas de gestión de documentos y registros al permitir que los usuarios definan documentos políticas de retención y archivo en la plataforma Esto le permite eliminar y purgar archivos de forma permanente según los criterios que elija.
Al combinar su sistema de administración de registros con un DMS potente, seguro y flexible como NetDocuments, puede asegurarse de que su equipo tenga las mejores herramientas para hacer su mejor trabajo.
Obtenga más información sobre cómo NetDocuments puede respaldar sus estrategias de administración de documentos y registros al programar una consulta hoy dia.
