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“No puedes luchar contra la gravedad”. Eso es lo que Andy Jassy dice acerca de pasar a la nube. Y como el tipo que está tomando las riendas del CEO de Amazon de Jeff Bezos, él sabe una o dos cosas.
Pero para los bufetes de abogados y los equipos legales corporativos, la adopción de herramientas basadas en la nube es más fácil de decir que de hacer. Con el diluvio constante de demandas contrapuestas que enfrentan la mayoría de los abogados y los abogados internos, es posible que esté pensando: ¿Puede alguien ¿El software realmente marca la diferencia?
Nuestra respuesta: absolutamente. Pero no esperamos que confíe en nuestra palabra.
En cambio, nuestro objetivo es brindarle toda la información que necesita para decidir si gestión de documentos en la nube es adecuado para su organization o equipo, incluyendo:
¿Listo? Empecemos.
Generalmente hablando, sistemas de gestión de documentos (DMS) se refieren a las herramientas y procesos que utiliza su organization para almacenar y administrar documentos. Históricamente, las empresas han utilizado sistemas locales, recursos compartidos de archivos y bandejas de entrada de correo electrónico para ubicar, organize y compartir documentos importantes.
Lamentablemente, estos enfoques obsoletos y ad hoc a menudo carecen de la seguridad, la funcionalidad y la facilidad de uso que necesitan los usuarios empresariales modernos.
Pero afortunadamente, hay una mejor manera.
Basado en la nube gestión documental para bufetes de abogados y los equipos legales ofrecen lo mejor de ambos mundos: herramientas robustas que aumentan la productividad combinadas con mayores controles de seguridad y gobierno.
Antes de continuar, puede ser útil aclarar la diferencia entre soluciones locales y gestión de documentos en la nube.
La diferencia clave entre estos dos tipos de sistemas es que las soluciones locales requieren que compre y mantenga hardware de servidor, licencias de software, sistemas de seguridad y personal de TI internos. Tiene control (y responsabilidad) sobre cada componente.
Las soluciones en la nube (también conocidas como software como servicio o SaaS) se encargan del trabajo pesado por usted. No hay hardware o software para comprar. En cambio, paga tarifas de usuario mensuales al proveedor de la nube y accede a la plataforma DMS a través de Internet. También tiene la ventaja de contar con un equipo de soporte dedicado, en lugar de depender de sus recursos internos de TI.
Pero tenga cuidado: algunas plataformas de "DMS en la nube" son Realmente sistemas de gestión de documentos locales disfrazados. Asegúrese de entender el arquitectura central detrás de cualquier solución de gestión de documentos que considere.
Dada la naturaleza a menudo confidencial del trabajo legal, es posible que se pregunte si es ético que los abogados internos y otros profesionales legales utilicen proveedores de nube de terceros. De hecho, este es un tema tan candente que los Colegios de Abogados y Sociedades de Abogados dentro de los EE. UU. y alrededor del mundo han publicado opiniones éticas sobre la computación en la nube.
Si bien es comprensible cierto escepticismo, la realidad es que las soluciones en la nube puede ser utilizados siempre y cuando haga la debida diligencia adecuada y encuentre un proveedor que cumpla con sus deberes éticos.
Aunque el software basado en la nube es convirtiéndose rápidamente en la norma para la mayoría de las empresas, todavía existen algunos conceptos erróneos comunes que impiden que los bufetes de abogados y los equipos legales reclamen todos los beneficios que puede ofrecer la gestión de documentos en la nube.
El hecho de que se llame 'la nube' no significa que sea suave con la seguridad.
De hecho, la gestión de documentos en la nube puede ser realmente más seguro que las soluciones locales. Parte de la razón de esto es que los proveedores de la nube están fuertemente incentivados para mantener seguros los datos de los clientes mediante la creación de características de seguridad sólidas en la plataforma y la respuesta rápida a los errores y amenazas emergentes.
Las soluciones de gestión de documentos basadas en la nube pueden incluso ofrecer almacenamiento de contenido con reconocimiento geográfico para organizaciones con requisitos de residencia de información local.
Lo entendemos: cambiar a un nuevo sistema puede parecer una gran inversión. Pero la verdad es, no cambiar a la nube podría ser aún más costoso.
La gestión de documentos físicos es sorprendentemente costosa cuando se suman todos los costos de papel, impresoras, tinta, escáneres, carpetas, archivadores, espacio de almacenamiento y más. Las soluciones locales acumulan gastos similares para la configuración del sistema, el hardware, las licencias de software, el mantenimiento y el almacenamiento físico. (Y ni siquiera nos hagas empezar con el costos de una violación de datos.)
Con la gestión de documentos basada en la nube, por otro lado, su configuración y los costos continuos son en realidad mucho menos costosos. Puede haber algunas tarifas de implementación únicas, pero las tarifas mensuales de los usuarios siguen siendo bastante predecibles. Y con la seguridad avanzada de la nube, está mucho mejor protegido contra una violación de datos.
La mayoría de los bufetes de abogados y equipos legales corporativos tuvieron que adaptarse al trabajo remoto durante Covid-19. Pero algunas empresas cuestionan si el trabajo remoto y las herramientas que lo permiten se han ganado un lugar permanente en la 'nueva normalidad'.
Seamos perfectamente claros en esto: el trabajo remoto llegó para quedarse. El trabajo flexible es un máxima prioridad para profesionales en demanda, y especialmente para la creciente fuerza laboral más joven. Es una ventaja que no puede permitirse dejar caer.
Ahora que hemos aclarado cualquier concepto erróneo sobre la gestión de documentos en la nube, es hora de pasar a lo bueno: esos grandes beneficios de la nube que ayudan a los bufetes de abogados y departamentos legales a brillar, como:
La gestión de documentos en la nube no se trata solo de agregar nuevos beneficios. También se trata de resolver problemas y obtener más valor de su tiempo, dinero y recursos. Considera lo siguiente:
El costo de un DMS en la nube no solo puede ser menor que el mantenimiento de su solución heredada, sino que también puede ayudar a su empresa a ahorrar dinero de muchas otras maneras.
Para una empresa líder en biotecnología, su DMS obsoleto era más una carga que un beneficio: “Nuestro antiguo software… [creado] costos indirectos de tiempo y esfuerzo perdidos que eran intolerables y tuvimos que hacer un cambio”, explicó el Senior Corporate Counsel for Contracts de la compañía.
Cuando el equipo hizo el cambio a la gestión de documentos basada en la nube, trajo mayor eficiencia y facilidad de uso, lo que les ahorró mucho tiempo y esfuerzo a diario. “[Nos] ha llevado al mundo moderno donde nuestro departamento legal realmente puede brillar”.
Vea cómo otros departamentos legales aprovechan la gestión de documentos en la nube.
Una de las mayores preocupaciones de los bufetes de abogados y los equipos legales corporativos es mitigar el riesgo. Afortunadamente, los sistemas de administración de documentos basados en la nube pueden ayudarlo a proteger y dirigir el flujo de información en su organization.
Con controles de acceso de usuario granulares, muros éticos, nativo extranets, y prevención de pérdida de datos, los equipos legales pueden evitar que los archivos confidenciales caigan en manos equivocadas — ya sea que esté trabajando con usuarios internos o externos.
Cuando su enfoque de la gestión de documentos no está bien establecido, es demasiado fácil para su equipo terminar con múltiples versiones de archivos flotando de una bandeja de entrada a otra. Puede resultar confuso y llevar mucho tiempo localizar el documento correcto y conciliarlo con otras versiones.
Pero con la gestión de documentos basada en la nube, todos sus documentos viven en un lugar, lo que significa que tienes una única fuente de verdad en la que siempre puede confiar. Y nunca tendrá que preocuparse por qué versión es la correcta, porque todas se rastrean en el sistema.
Es triste, pero cierto: los equipos legales internos tienden a ser los más perjudicados. A pesar de estar dispersos con las demandas de todo el negocio, a menudo todavía se los ve como un 'mal necesario'.
Lo crea o no, la gestión de documentos en la nube puede ayudar. Al aumentar la eficiencia y la productividad, los equipos legales ganan ancho de banda para respaldar iniciativas estratégicas y crear mayores ganancias para el negocio.
Una vez que hayas tomado la decisión de cambiar a la nube, quiere asegurarse de hacerlo bien la primera vez. Nadie quiere pasar por un proceso de implementación complicado, solo para descubrir que ha elegido una solución que no encaja del todo bien.
Aquí hay tres de nuestros mejores consejos para ayudarte:
¿Quiere solidificar su comprensión de la nube? Consulte nuestro seminario web reciente, ¿Qué es la nube de todos modos?, con los expertos en la nube Kelly Plunkett y Scott Barnhill. En esta presentación, desglosan los elementos fundamentales de la tecnología en la nube y cómo puede mejorar la ventaja competitiva de su equipo.
