Todo lo que los bufetes de abogados y los equipos legales deben saber sobre la gestión de documentos basada en la nube

“You can’t fight gravity.” That’s what Andy Jassy says about moving to the cloud. And as the guy who’s taking the Amazon CEO reins from Jeff Bezos, he knows a thing or two.

But for law firms and corporate legal teams, adopting cloud-based tools is easier said than done. With the constant deluge of competing demands most lawyers and in-house counsel face, you might be thinking, Can any software actually make a difference?

Nuestra respuesta: absolutamente. Pero no esperamos que confíe en nuestra palabra.

Instead, we aim to give you all the information you need to decide whether cloud document management is right for your organization or team, including:

• Respuestas a las preguntas más frecuentes
• Conceptos erróneos comunes sobre la nube y por qué no debería creerlos
• Ventajas clave que su equipo puede obtener de la gestión de documentos en la nube
• Los mejores consejos para identificar el proveedor de nube adecuado

¿Listo? Empecemos.

¿Qué es la gestión de documentos basada en la nube?

Generally speaking, document management systems (DMS) refer to the tools and processes your organization uses to store and manage documents. Historically, companies have used on-premises systems, file shares, and event heir email inboxes to locate, organize, and share important documents.

Lamentablemente, estos enfoques obsoletos y ad hoc a menudo carecen de la seguridad, la funcionalidad y la facilidad de uso que necesitan los usuarios empresariales modernos.

Pero afortunadamente, hay una mejor manera.

Cloud-based document management for law firms and legal teams offers the best of both worlds: robust productivity-boosting tools paired with increased security and governance controls.

¿Cuál es la diferencia entre las soluciones de gestión de documentos basadas en la nube y las 'locales'?

Before we go any further, it may help to clarify the difference between on-premises solutions and cloud document management.

La diferencia clave entre estos dos tipos de sistemas es que las soluciones locales requieren que compre y mantenga hardware de servidor, licencias de software, sistemas de seguridad y personal de TI internos. Tiene control (y responsabilidad) sobre cada componente.

Las soluciones en la nube (también conocidas como software como servicio o SaaS) se encargan del trabajo pesado por usted. No hay hardware o software para comprar. En cambio, paga tarifas de usuario mensuales al proveedor de la nube y accede a la plataforma DMS a través de Internet. También tiene la ventaja de contar con un equipo de soporte dedicado, en lugar de depender de sus recursos internos de TI.

But be warned: Some "cloud DMS" platforms are actually on-prem document management systems in disguise. Make sure you understand the core architecture behind any document management solution you consider.

¿Es ético el uso de la computación en la nube en la ley?

Given the often confidential nature of legal work, you may be wondering whether it’s even ethical for in-house counsel and other legal professionals to use third-party cloud providers. In fact, this is such a hot topic that Bar Associations and Law Societies within the US and around the world have issued ethics opinions on cloud computing. 

While some skepticism is understandable, the reality is that cloud solutions can be used as long as you do the appropriate due diligence and find a provider that complies with your ethical duties.

Conceptos erróneos comunes sobre la gestión de documentos en la nube

Although cloud-based software is quickly becoming the norm for most businesses, there are still some common misconceptions that keep law firms and legal teams from claiming all the benefits that cloud document management can offer.

Mito #1: La nube es menos segura.

El hecho de que se llame 'la nube' no significa que sea suave con la seguridad.

In fact, cloud document management can actually be more secure than on-premises solutions. Part of the reason for this is that cloud providers are strongly incentivized to keep customer data secure by building robust security features into the platform and responding quickly to bugs and emerging threats.

Cloud-based document management solutions can even offer geo-aware content storage for organizations with local information residency requirements.

Mito n.º 2: la gestión de documentos basada en la nube es demasiado costosa.

We get it: switching to a new system might seem like a big investment. But the truth is, not switching to the cloud could be even more costly.

Physical document management is surprisingly expensive when you add up all the costs of paper, printers, ink, scanners, folders, filing cabinets, storage space, and more. On-premises solutions accrue similar expenses for system setup, hardware, software licenses, maintenance, and physical storage. (And don’t even get us started on the costs of a data breach.)

Con la gestión de documentos basada en la nube, por otro lado, su configuración y los costos continuos son en realidad mucho menos costosos. Puede haber algunas tarifas de implementación únicas, pero las tarifas mensuales de los usuarios siguen siendo bastante predecibles. Y con la seguridad avanzada de la nube, está mucho mejor protegido contra una violación de datos.

Mito #3: La nube no será tan importante cuando termine la pandemia.

Most law firms and corporate legal teams had to adapt to remote work during Covid-19. But some firms question whether remote work and the tools that enable it have earned a permanent place in the ‘new normal.’

Let’s just be perfectly clear on this one: Remote work is here to stay. Flexible work is a top priority for in-demand professionals, and especially for the growing younger workforce. It’s a perk you can’t afford to drop.

¿Qué ventajas ofrece la gestión documental basada en la nube?

Ahora que hemos aclarado cualquier concepto erróneo sobre la gestión de documentos en la nube, es hora de pasar a lo bueno: esos grandes beneficios de la nube que ayudan a los bufetes de abogados y departamentos legales a brillar, como:

• Boost productivity. Document management systems are designed to help you get more done, faster. With special tools that help reduce administrative tasks, streamline workflows, and simplify communication, cloud-based document management systems help legal teams be more productive.
• Enhance security. Keeping confidential information secure is a top priority for corporate legal teams. The advanced security capabilities of the cloud make it easy to protect your documents and data.
• Anywhere access. Work doesn’t just happen in the office. With cloud document management, you can access important files from anywhere, on any device.
• Scale easily. Expanding storage capacity and adding users can be complicated and costly for on-premises systems. But cloud-based platforms allow you to scale to exactly what you need — no more and no less.
• Effective collaboration. Modern cloud DMS solutions give you the tools to securely collaborate with vendors, business clients, and external counsel — without using a third-party storage solution or extranet.
• Inherit innovation. When you use a cloud-based document management solution, your software instance receives automatic updates and improvements — whether your team has a handful of users or thousands.

¿Qué problemas resuelve la gestión documental en la nube?

Cloud document management isn’t just about adding new benefits. It’s also about solving problems and getting more value from your time, money, and resources. Consider the following:

Ahorrar dinero

El costo de un DMS en la nube no solo puede ser menor que el mantenimiento de su solución heredada, sino que también puede ayudar a su empresa a ahorrar dinero de muchas otras maneras.

For a leading biotech company, their outdated DMS was more of a burden than a benefit: “Our old software… [created] indirect costs of lost time and effort that were intolerable and we had to make a change,” explained the company’s SeniorCorporate Counsel for Contracts.

Cuando el equipo hizo el cambio a la gestión de documentos basada en la nube, trajo mayor eficiencia y facilidad de uso, lo que les ahorró mucho tiempo y esfuerzo a diario. “[Nos] ha llevado al mundo moderno donde nuestro departamento legal realmente puede brillar”.

Vea cómo otros departamentos legales aprovechan la gestión de documentos en la nube.

Mantener la Gobernanza

Una de las mayores preocupaciones de los bufetes de abogados y los equipos legales corporativos es mitigar el riesgo. Afortunadamente, los sistemas de administración de documentos basados en la nube pueden ayudarlo a proteger y dirigir el flujo de información en su organization.

With granular user access controls, Muros éticos, native Extranets, and Prevención de Pérdida de Datos (DLP), legal teams can prevent confidential files from falling into the wrong hands — whether you’re working with internal or external users.

Mantente sincronizado

Cuando su enfoque de la gestión de documentos no está bien establecido, es demasiado fácil para su equipo terminar con múltiples versiones de archivos flotando de una bandeja de entrada a otra. Puede resultar confuso y llevar mucho tiempo localizar el documento correcto y conciliarlo con otras versiones.

But with cloud-based document management, all of your documents live in one place, which means you have a single source of truth that you can always rely on. And you never have to worry about which version is the right version, because they all get tracked in the system.

Construya la reputación de Legal

Es triste, pero cierto: los equipos legales internos tienden a ser los más perjudicados. A pesar de estar dispersos con las demandas de todo el negocio, a menudo todavía se los ve como un 'mal necesario'.

Lo crea o no, la gestión de documentos en la nube puede ayudar. Al aumentar la eficiencia y la productividad, los equipos legales ganan ancho de banda para respaldar iniciativas estratégicas y crear mayores ganancias para el negocio.

¿Cómo puede un equipo legal asegurarse de obtener el mejor sistema de administración de documentos en la nube?

Once you’ve made the decision to switch to the cloud, you want to make sure you get it right the first time. No one wants to go through a complicated implementation process, only to discover that you’ve chosen a solution that doesn’t fit quite right.

Aquí hay tres de nuestros mejores consejos para ayudarte:

1. Ask the right questions. The legal tech market is swamped with solutions, but not all DMS platforms are created equal. These 26 questions will help you identify the right provider — and eliminate the wrong ones.
2. Prepare for common challenges. Change management can be tough, especially with a core system like your DMS. But if you prepare for potential roadblocks in advance, you’ll be able to handle them more effectively.
3. Look for a legal-centric solution. Given confidentiality requirements and legal duties, it’s important that you have a solution that can meet your needs.

Conozca la nube

Want to solidify your understanding of the cloud? Check out our recent webinar, What Is the Cloud Anyway?, featuring cloud experts Kelly Plunkett and Scott Barnhill. In this presentation, they break down the foundational elements of cloud technology —and how it can advance your team’s competitive advantage.