Imagen de primer plano de una mano escribiendo en una computadora portátil con iconos de carpeta flotando arriba.

Todo lo que los bufetes de abogados y los equipos legales deben saber sobre la gestión de documentos basada en la nube

Por:
El equipo de NetDocuments
Publicado en:
junio 29, 2021
Última actualización:
abril 21, 2022

“No puedes luchar contra la gravedad”. Eso es lo que Andy Jassy dice acerca de pasar a la nube. Y como el tipo que está tomando las riendas del CEO de Amazon de Jeff Bezos, él sabe una o dos cosas.

Pero para los bufetes de abogados y los equipos legales corporativos, la adopción de herramientas basadas en la nube es más fácil de decir que de hacer. Con el diluvio constante de demandas contrapuestas que enfrentan la mayoría de los abogados y los abogados internos, es posible que esté pensando: ¿Puede alguien ¿El software realmente marca la diferencia?

Nuestra respuesta: absolutamente. Pero no esperamos que confíe en nuestra palabra.

En cambio, nuestro objetivo es brindarle toda la información que necesita para decidir si la administración de documentos en la nube es adecuada para su organización o equipo, que incluye:

  • Respuestas a las preguntas más frecuentes
  • Conceptos erróneos comunes sobre la nube y por qué no debería creerlos
  • Ventajas clave que su equipo puede obtener de la gestión de documentos en la nube
  • Los mejores consejos para identificar el proveedor de nube adecuado

¿Listo? Empecemos.

¿Qué es la gestión de documentos basada en la nube?

Generalmente hablando, sistemas de gestión de documentos (DMS) se refieren a las herramientas y procesos que utiliza su organización para almacenar y administrar documentos. Históricamente, las empresas han utilizado sistemas locales, recursos compartidos de archivos y bandejas de entrada de correo electrónico para ubicar, organizar y compartir documentos importantes.

Lamentablemente, estos enfoques obsoletos y ad hoc a menudo carecen de la seguridad, la funcionalidad y la facilidad de uso que necesitan los usuarios empresariales modernos.

Pero afortunadamente, hay una mejor manera.

La gestión de documentos basada en la nube ofrece a los bufetes de abogados y equipos jurídicos lo mejor de ambos mundos: herramientas sólidas que aumentan la productividad combinadas con mayores controles de seguridad y gobernanza.

¿Cuál es la diferencia entre las soluciones de gestión de documentos basadas en la nube y las 'locales'?

Antes de continuar, puede ser útil aclarar la diferencia entre soluciones locales y gestión de documentos en la nube.

La diferencia clave entre estos dos tipos de sistemas es que las soluciones locales requieren que compre y mantenga hardware de servidor, licencias de software, sistemas de seguridad y personal de TI internos. Tiene control (y responsabilidad) sobre cada componente.

Las soluciones en la nube (también conocidas como software como servicio o SaaS) se encargan del trabajo pesado por usted. No hay hardware o software para comprar. En cambio, paga tarifas de usuario mensuales al proveedor de la nube y accede a la plataforma DMS a través de Internet. También tiene la ventaja de contar con un equipo de soporte dedicado, en lugar de depender de sus recursos internos de TI.

Pero tenga cuidado: algunas plataformas de "DMS en la nube" son Realmente sistemas de gestión de documentos locales disfrazados. Asegúrese de entender el arquitectura central detrás de cualquier solución de gestión de documentos que considere.

¿Es ético el uso de la computación en la nube en la ley?

Dada la naturaleza a menudo confidencial del trabajo legal, es posible que se pregunte si es ético que los abogados internos y otros profesionales legales utilicen proveedores de nube de terceros. De hecho, este es un tema tan candente que los Colegios de Abogados y Sociedades de Abogados dentro de los EE. UU. y alrededor del mundo han publicado opiniones éticas sobre la computación en la nube.

Si bien es comprensible cierto escepticismo, la realidad es que las soluciones en la nube puede ser utilizados siempre y cuando haga la debida diligencia adecuada y encuentre un proveedor que cumpla con sus deberes éticos.

Conceptos erróneos comunes sobre la gestión de documentos en la nube

Aunque el software basado en la nube es convirtiéndose rápidamente en la norma para la mayoría de las empresas, todavía existen algunos conceptos erróneos comunes que impiden que los bufetes de abogados y los equipos legales reclamen todos los beneficios que puede ofrecer la gestión de documentos en la nube.

Mito #1: La nube es menos segura.

El hecho de que se llame 'la nube' no significa que sea suave con la seguridad.

De hecho, la gestión de documentos en la nube puede ser realmente más seguro que las soluciones locales. Parte de la razón de esto es que los proveedores de la nube están fuertemente incentivados para mantener seguros los datos de los clientes mediante la creación de características de seguridad sólidas en la plataforma y la respuesta rápida a los errores y amenazas emergentes.

Las soluciones de gestión de documentos basadas en la nube pueden incluso ofrecer almacenamiento de contenido con reconocimiento geográfico para organizaciones con requisitos de residencia de información local.

Mito n.º 2: la gestión de documentos basada en la nube es demasiado costosa.

Lo entendemos: cambiar a un nuevo sistema puede parecer una gran inversión. Pero la verdad es, no cambiar a la nube podría ser aún más costoso.

La gestión de documentos físicos es sorprendentemente costosa cuando se suman todos los costos de papel, impresoras, tinta, escáneres, carpetas, archivadores, espacio de almacenamiento y más. Las soluciones locales acumulan gastos similares para la configuración del sistema, el hardware, las licencias de software, el mantenimiento y el almacenamiento físico. (Y ni siquiera nos hagas empezar con el costos de una violación de datos.)

Con la gestión de documentos basada en la nube, por otro lado, su configuración y los costos continuos son en realidad mucho menos costosos. Puede haber algunas tarifas de implementación únicas, pero las tarifas mensuales de los usuarios siguen siendo bastante predecibles. Y con la seguridad avanzada de la nube, está mucho mejor protegido contra una violación de datos.

Mito #3: La nube no será tan importante cuando termine la pandemia.

La mayoría de los bufetes de abogados y equipos legales corporativos tuvieron que adaptarse al trabajo remoto durante Covid-19. Pero algunas empresas cuestionan si el trabajo remoto y las herramientas que lo permiten se han ganado un lugar permanente en la 'nueva normalidad'.

Seamos perfectamente claros en esto: el trabajo remoto llegó para quedarse. El trabajo flexible es un máxima prioridad para profesionales en demanda, y especialmente para la creciente fuerza laboral más joven. Es una ventaja que no puede permitirse dejar caer.

¿Qué ventajas ofrece la gestión documental basada en la nube?

Ahora que hemos aclarado cualquier concepto erróneo sobre la gestión de documentos en la nube, es hora de pasar a lo bueno: esos grandes beneficios de la nube que ayudan a los bufetes de abogados y departamentos legales a brillar, como:

  • Aumente la productividad. Los sistemas de administración de documentos están diseñados para ayudarlo a hacer más, más rápido. Con herramientas especiales que ayudan a reducir las tareas administrativas, optimizar los flujos de trabajo y simplificar la comunicación, los sistemas de administración de documentos basados en la nube ayudan a los equipos legales a ser más productivos.
  • Mejore la seguridad. Mantener segura la información confidencial es una prioridad principal para los equipos legales corporativos. Las capacidades de seguridad avanzadas de la nube facilitan la protección de sus documentos y datos.
  • Acceso desde cualquier lugar. El trabajo no solo ocurre en la oficina. Con la gestión de documentos en la nube, puede acceder a archivos importantes desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.
  • Escale fácilmente. Ampliar la capacidad de almacenamiento y agregar usuarios puede ser complicado y costoso para los sistemas locales. Pero las plataformas basadas en la nube le permiten escalar exactamente a lo que necesita, ni más ni menos.
  • Colaboración efectiva. Las modernas soluciones de DMS en la nube le brindan las herramientas para colaborar de manera segura con proveedores, clientes comerciales y asesores externos, sin utilizar una solución de almacenamiento de terceros o una extranet.
  • Heredar la innovación. Cuando utiliza una solución de gestión de documentos basada en la nube, su instancia de software recibe actualizaciones y mejoras automáticas — ya sea que su equipo tenga un puñado de usuarios o miles.

¿Qué problemas resuelve la gestión documental en la nube?

La gestión de documentos en la nube no se trata solo de agregar nuevos beneficios. También se trata de resolver problemas y obtener más valor de su tiempo, dinero y recursos. Considera lo siguiente:

Ahorrar dinero

El costo de un DMS en la nube no solo puede ser menor que el mantenimiento de su solución heredada, sino que también puede ayudar a su empresa a ahorrar dinero de muchas otras maneras.

Para una empresa líder en biotecnología, su DMS obsoleto era más una carga que un beneficio: “Nuestro antiguo software… [creado] costos indirectos de tiempo y esfuerzo perdidos que eran intolerables y tuvimos que hacer un cambio”, explicó el Senior Corporate Counsel for Contracts de la compañía.

Cuando el equipo hizo el cambio a la gestión de documentos basada en la nube, trajo mayor eficiencia y facilidad de uso, lo que les ahorró mucho tiempo y esfuerzo a diario. “[Nos] ha llevado al mundo moderno donde nuestro departamento legal realmente puede brillar”.

Vea cómo otros departamentos legales aprovechan la gestión de documentos en la nube.

Mantener la Gobernanza

Una de las mayores preocupaciones de los bufetes de abogados y los equipos legales corporativos es mitigar el riesgo. Afortunadamente, los sistemas de administración de documentos basados en la nube pueden ayudarlo a proteger y dirigir el flujo de información en su organización.

Con controles de acceso de usuario granulares, muros éticos, nativo extranets, y prevención de pérdida de datos, los equipos legales pueden evitar que los archivos confidenciales caigan en manos equivocadas — ya sea que esté trabajando con usuarios internos o externos.

Mantente sincronizado

Cuando su enfoque de la gestión de documentos no está bien establecido, es demasiado fácil para su equipo terminar con múltiples versiones de archivos flotando de una bandeja de entrada a otra. Puede resultar confuso y llevar mucho tiempo localizar el documento correcto y conciliarlo con otras versiones.

Pero con la gestión de documentos basada en la nube, todos sus documentos viven en un lugar, lo que significa que tienes una única fuente de verdad en la que siempre puede confiar. Y nunca tendrá que preocuparse por qué versión es la correcta, porque todas se rastrean en el sistema.

Construya la reputación de Legal

Es triste, pero cierto: los equipos legales internos tienden a ser los más perjudicados. A pesar de estar dispersos con las demandas de todo el negocio, a menudo todavía se los ve como un 'mal necesario'.

Lo crea o no, la gestión de documentos en la nube puede ayudar. Al aumentar la eficiencia y la productividad, los equipos legales ganan ancho de banda para respaldar iniciativas estratégicas y crear mayores ganancias para el negocio.

¿Cómo puede un equipo legal asegurarse de obtener el mejor sistema de administración de documentos en la nube?

Una vez que hayas tomado la decisión de cambiar a la nube, quiere asegurarse de hacerlo bien la primera vez. Nadie quiere pasar por un proceso de implementación complicado, solo para descubrir que ha elegido una solución que no encaja del todo bien.

Aquí hay tres de nuestros mejores consejos para ayudarte:

  1. Haz las preguntas correctas. El mercado de tecnología legal está inundado de soluciones, pero no todas las plataformas DMS son iguales. Estas 26 preguntas lo ayudará a identificar al proveedor correcto y a eliminar los incorrectos.
  2. Prepárese para los desafíos comunes. La gestión de cambios puede ser difícil, especialmente con un sistema central como su DMS. pero si tu prepararse para posibles obstáculos de antemano, podrá manejarlos con mayor eficacia.
  3. Busque una solución centrada en lo legal. Dados los requisitos de confidencialidad y las obligaciones legales, es importante que tenga una solución que pueda satisfacer sus necesidades.

Conozca la nube

¿Quiere solidificar su comprensión de la nube? Consulte nuestro seminario web reciente, ¿Qué es la nube de todos modos?, con los expertos en la nube Kelly Plunkett y Scott Barnhill. En esta presentación, desglosan los elementos fundamentales de la tecnología en la nube y cómo puede mejorar la ventaja competitiva de su equipo.

"¡Gran empresa, grandes productos, gran liderazgo, gran gente, gran cultura!"
"Amo a mi equipo ya mis compañeros. Somos una familia y nos respetamos".
"NetDocuments fomenta un buen equilibrio entre el trabajo y la familia".
"Me siento respetado y valorado por el liderazgo y mi equipo".
"Trabajamos juntos y nos apoyamos / animamos mutuamente para hacer nuestro mejor trabajo todos los días".
"De principio a fin, mis líderes están dispuestos a guiarme y dejarme probar cosas nuevas. Esto mantiene el trabajo fresco, emocionante y divertido para que no me agote ni me aburra".
"Tengo una dirección clara en mis tareas y prioridades laborales. También me siento animado a poner a mi familia en primer lugar y mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida".
"Trabajo con personas muy motivadas que son inteligentes y me permiten aprender de ellas".
"NetDocuments se compromete a superar las expectativas de los clientes mediante la creación de productos líderes alojados en entornos sólidos como una roca".
"Estoy capacitado para probar cosas nuevas y pensar en procesos y campañas de manera estratégica. Puedo apoyarme en mi jefe, pero no estoy microgestionado, lo cual se agradece".
Usted también puede estar interesado en…
Un icono de flecha derecha blanca.
Un icono de flecha derecha blanca.
Un icono de flecha derecha blanca.

Mensajes recientes