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Although both law firms and corporate legal departments have lawyers, the needs of these two groups can differ significantly. And the reality is that many legal software tools are designed to meet the needs of law firms … but they might not be as well suited for their in-house counterparts.
En la primera parte de nuestra serie sobre cómo un sistema de gestión de documentos (DMS) también puede ofrecer beneficios únicos específicamente por equipos legales corporativos, estamos profundizando en el poder de la colaboración efectiva.
No es ningún secreto: la mayoría de los departamentos legales corporativos ya tienen demasiado en su plato.
Pero permanecer en silos no resolverá el problema. De hecho, el aislamiento “puede perjudicar el crecimiento y el desarrollo de la carrera del abogado individual, … obstruir los canales de comunicación dentro del departamento, … [y] crear obstáculos no deseados para los objetivos comerciales de la empresa”. (Fuente)
Ese es un gran problema, uno que afecta al resto del negocio.
Con diversas solicitudes provenientes de toda la organization, asesoramiento externo para administrar y una presión cada vez mayor para impulsar el crecimiento del negocio, los equipos legales internos deben poder hacer más con menos.
Y la colaboración exitosa es clave.
Dadas todas las responsabilidades que deben administrar los departamentos legales, y las diversas partes con las que deben colaborar, ¿cómo puede ayudar un DMS?
Quizás la característica más importante de un DMS efectivo es que es un fuente centralizada de verdad. Dado que gran parte del trabajo legal ocurre en documentos que deben pasarse de una persona a otra, tener múltiples fuentes de verdad (en conflicto) puede descarrilar gravemente un proyecto, y cualquier beneficio que podría haberse obtenido al colaborar.
Tener una única fuente de la verdad garantiza que su equipo pueda colaborar con confianza sabiendo que están colaborando en la versión más reciente y actualizada de un documento.
Del mismo modo, un DMS moderno normalmente ofrece un control de versión detallado, por lo que siempre puede estar seguro de que está trabajar con la versión más actual de un documento, en lugar de analizar su camino a través de números de versión ambiguos e iniciales de usuario. Y si necesita rastrear una versión anterior, puede trabajar fácilmente con el historial del documento.
Cloud-based document management solutions bring even more capabilities to the table, like the ability to access your files remotely — from any device, whether you’re working from home or on the go. Remote collaboration means you can jump in to review changes or respond to comments whenever and wherever you need to.
Trabajar con un DMS basado en la nube también puede permitir que los equipos organize los documentos de una manera que apoye flujos de trabajo legales, busque y encuentre fácilmente los documentos que necesita y trabaje sin inconvenientes con las herramientas y aplicaciones de productividad que ya utiliza. Este tipo de características mejoran los flujos de trabajo y apoyan a los abogados en su esfuerzo por brindar servicios de calidad de manera más rápida y eficiente.
Cuando sea el momento de compartir y colaborar en documentos legales confidenciales con miembros del equipo, asesores externos o clientes comerciales internos, un DMS puede ayudarlo. mantenga sus documentos seguros. Ya sea que use un enlace seguro o configure un espacio de trabajo seguro para la colaboración, puede estar seguro de que sus archivos y datos están encriptados y seguros.
Bien hecha, la colaboración puede ayudar a que sus operaciones realicen más trabajo de forma más rápida, más inteligente y con mejores resultados.
A medida que los departamentos legales puedan colaborar y comunicarse de manera más efectiva con los clientes comerciales internos, ambas partes llegarán a entenderse mejor. Para el equipo legal, esto significa una mejor comprensión del negocio y cómo respaldar las necesidades y prioridades de cada unidad.
Mientras tanto, las unidades comerciales crecerán para comprender mejor cómo opera el equipo legal, así como qué tipos de plazos y expectativas para las solicitudes legales son razonables.
Con un entendimiento mutuo más sólido, los equipos legales internos pueden desarrollar relaciones más sólidas y efectivas tanto con las unidades comerciales individuales como con la organization en su conjunto, algo que los líderes encontrarán difícil de ignorar.
La colaboración faculta al departamento legal para aprovechar las fortalezas de cada miembro del equipo y la experiencia colectiva del conjunto. Si bien esto puede ser un desafío, particularmente cuando muchos equipos todavía trabajan de forma remota, la colaboración controlada puede ayudarlo a encontrar soluciones y hacer avanzar el trabajo más rápido que el correo electrónico retrasado.
“Reunir conocimientos y datos de múltiples disciplinas y fuentes fomenta una perspectiva global de los desafíos y una conciencia más holística de sus soluciones”. escribe CEO y Consejera General Olga Mack.
Puede ser fácil confiar únicamente en la experiencia del departamento legal y el asesoramiento externo en asuntos legales, pero colaborar con otros (incluso personas que no son abogados) puede revelar nuevas perspectivas y conducir a una comprensión más completa de un proyecto o problema.
De acuerdo a Forbes, "Las organizaciones que colaboran internamente... tienen muchas más probabilidades de tener éxito que las que no lo hacen". Si bien esto puede parecer obvio, no siempre es fácil de lograr.
Si bien es cierto que no desea tener demasiados cocineros en la cocina, puede ser un riesgo mayor volar solo. Ya sea detectando errores o introduciendo nuevas ideas, la colaboración parece conducir consistentemente a mejores resultados para el negocio.
Las relaciones son clave para su éxito. Ya sea dentro del departamento legal o con unidades comerciales en toda la organization, no puede construir y proteger el negocio de manera efectiva a menos que se confíe en su experiencia y se la busque.
Es por eso que la tecnología que respalda sus esfuerzos de colaboración es tan esencial para los equipos modernos. Necesita sistemas como NetDocuments que se integren con la pila de tecnología de su organization y lo acerquen más a sus pares, al mismo tiempo que optimiza sus propios esfuerzos críticos de cumplimiento y seguridad.
Una vez que pueda ayudar a todos en su organization a ver los desafíos y las oportunidades desde la perspectiva de un abogado, puede estar seguro de que su equipo se ha convertido en el socio estratégico que debía ser.
¿Querer aprender más? Lea el departamento legal corporativo Guía Definitiva de Gestión Documental.
