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Although both law firms and corporate legal departments have lawyers, the needs of these two groups can differ significantly. And the reality is that many legal software tools are designed to meet the needs of Bufetes de abogados … but they might not be as well suited for their in-house counterparts.
In part one of our series on how a document management system (DMS) can also deliver unique benefits specifically for corporate legal teams, we’re diving deep into the power of effective collaboration.
No es ningún secreto: la mayoría de los departamentos legales corporativos ya tienen demasiado en su plato.
But staying siloed won’t solve the issue. In fact, isolation “can impair the individual lawyer’s growth and career development, … clog communication channels within the department, … [and] create unintended obstacles to the company’s business objectives.” (Source)
Ese es un gran problema, uno que afecta al resto del negocio.
Con diversas solicitudes provenientes de toda la organization, asesoramiento externo para administrar y una presión cada vez mayor para impulsar el crecimiento del negocio, los equipos legales internos deben poder hacer más con menos.
Y la colaboración exitosa es clave.
Dadas todas las responsabilidades que deben administrar los departamentos legales, y las diversas partes con las que deben colaborar, ¿cómo puede ayudar un DMS?
Perhaps the most important feature of an effective DMS is that it is a centralized source of truth. Since so much of legal work happens on documents that have to be passed from one person to another, having multiple (conflicting) sources of truth can severely derail a project — and any benefits that might have been gleaned by collaborating.
Tener una única fuente de la verdad garantiza que su equipo pueda colaborar con confianza sabiendo que están colaborando en la versión más reciente y actualizada de un documento.
In that same vein, a modern DMS typically offers detailed version control, so you can always be confident that you’re working with the most current version of a document, rather than parsing your way through ambiguous version numbers and user initials. And if you need to trace back to a previous version, you can easily work through the document’s history.
Cloud-based document management solutions bring even more capabilities to the table, like the ability to access your files remotely — from any device, whether you’re working from home or on the go. Remote collaboration means you can jump in to review changes or respond to comments whenever and wherever you need to.
Working with a cloud-based DMS can also enable teams to effectively organize documents in a way that supports legal workflows, easily search for and find documents you need, and work seamlessly with productivity tools and applications you already use. These kinds of features improve workflows and support lawyers as they strive to deliver quality services faster and more efficiently.
When it’s time to share and collaborate on confidential legal documents with team members, external counsel, or internal business clients, a DMS can help you keep your documents secure. Whether you use a secure link or set up a secure workspace for collaboration, you can be confident that your files and data are encrypted and safe.
Bien hecha, la colaboración puede ayudar a que sus operaciones realicen más trabajo de forma más rápida, más inteligente y con mejores resultados.
A medida que los departamentos legales puedan colaborar y comunicarse de manera más efectiva con los clientes comerciales internos, ambas partes llegarán a entenderse mejor. Para el equipo legal, esto significa una mejor comprensión del negocio y cómo respaldar las necesidades y prioridades de cada unidad.
Mientras tanto, las unidades comerciales crecerán para comprender mejor cómo opera el equipo legal, así como qué tipos de plazos y expectativas para las solicitudes legales son razonables.
Con un entendimiento mutuo más sólido, los equipos legales internos pueden desarrollar relaciones más sólidas y efectivas tanto con las unidades comerciales individuales como con la organization en su conjunto, algo que los líderes encontrarán difícil de ignorar.
La colaboración faculta al departamento legal para aprovechar las fortalezas de cada miembro del equipo y la experiencia colectiva del conjunto. Si bien esto puede ser un desafío, particularmente cuando muchos equipos todavía trabajan de forma remota, la colaboración controlada puede ayudarlo a encontrar soluciones y hacer avanzar el trabajo más rápido que el correo electrónico retrasado.
“Bringing together knowledge and data from multiple disciplines and sources encourages a global perspective of challenges and a more holistic awareness of their solutions,” writes CEO and General Counsel Olga Mack.
Puede ser fácil confiar únicamente en la experiencia del departamento legal y el asesoramiento externo en asuntos legales, pero colaborar con otros (incluso personas que no son abogados) puede revelar nuevas perspectivas y conducir a una comprensión más completa de un proyecto o problema.
According to Forbes, “Organizations that collaborate internally…are far more likely to succeed than those that do not.” While this may seem obvious, it is not always easy to achieve.
Si bien es cierto que no desea tener demasiados cocineros en la cocina, puede ser un riesgo mayor volar solo. Ya sea detectando errores o introduciendo nuevas ideas, la colaboración parece conducir consistentemente a mejores resultados para el negocio.
Las relaciones son clave para su éxito. Ya sea dentro del departamento legal o con unidades comerciales en toda la organization, no puede construir y proteger el negocio de manera efectiva a menos que se confíe en su experiencia y se la busque.
Es por eso que la tecnología que respalda sus esfuerzos de colaboración es tan esencial para los equipos modernos. Necesita sistemas como NetDocuments que se integren con la pila de tecnología de su organization y lo acerquen más a sus pares, al mismo tiempo que optimiza sus propios esfuerzos críticos de cumplimiento y seguridad.
Una vez que pueda ayudar a todos en su organization a ver los desafíos y las oportunidades desde la perspectiva de un abogado, puede estar seguro de que su equipo se ha convertido en el socio estratégico que debía ser.
Want to learn more? Read the corporate legal department’s Definitive Guide to Document Management.
