Un hombre escribe en una computadora con íconos de personas sobrevolando.

Colaboración remota para departamentos legales corporativos

Por:
El equipo de NetDocuments
Publicado en:
marzo 22, 2022

La colaboración es esencial para cualquier organización exitosa, y puede brindar enormes ventajas competitivas cuando se aprovecha en diferentes equipos.

Pero cuando parte o la totalidad de su equipo trabaja de forma remota, puede ser difícil colaborar de manera efectiva. Sin embargo, con las herramientas y estrategias adecuadas, puede hacer que la colaboración sea exitosa y fluida, sin importar cuán disperso esté su equipo. Te mostraremos cómo.

Las circunstancias están cambiando

Transitioning to the “new normal” of hybrid and remote work environments was a massive adjustment for the modern workforce. But even as teams have started returning to the office, it’s clear that companies must remain flexible to keep business moving forward.

En primer lugar, las oleadas cambiantes de enfermedades han obligado a algunas empresas a volver a cerrar sus oficinas y volver al trabajo totalmente remoto. Pero eso no es todo. Ahora que las organizaciones han demostrado su capacidad para trabajar de forma remota, los empleados de diversas industrias, demografías y geografías esperan tener opciones de trabajo remoto en el futuro.

Como resultado de estas circunstancias cambiantes, las empresas deben estar preparadas para hacer cambios rápidos y manejar una fuerza laboral híbrida de miembros del equipo en la oficina y remotos, al mismo tiempo que gestionan las relaciones con los clientes remotos.

5 Desafíos de colaboración remota

Mayores ofertas de colaboración numerosos beneficios para el asesoramiento legal interno y sus equipos. Pero puede ser difícil maximizar la colaboración con un equipo disperso. Para ayudarlo a enfrentar estos desafíos, hemos identificado cinco de los obstáculos más comunes en la colaboración remota y cómo superarlos.

1. Videoconferencia

Ya sea que todos o algunos de sus colaboradores estén trabajando de forma remota, necesitará una herramienta de video y audioconferencia para ayudarlos a mantenerse conectados. Es importante que todos puedan participar en la reunión, independientemente de dónde se encuentren físicamente.

Si algunos de los miembros de su equipo están reunidos en la oficina mientras otros trabajan desde casa, querrá usar una cámara web y un micrófono que permita a los miembros remotos del equipo ver y escuchar a los que están en la sala de conferencias. También necesitará una pantalla grande para que los que están en la oficina también puedan ver y escuchar a los participantes remotos.

Para reuniones grandes, puede considerar una cámara web 360° inteligente que enfoca automáticamente el video y el audio en la persona que habla. Esto puede crear una experiencia de reunión más fluida y natural para aquellos que trabajan de forma remota y ayudar a reducir las distracciones.

Durante una reunión híbrida, puede ser un desafío adicional mantener a todos los participantes comprometidos. Una forma de mejorar la experiencia es priorizar las herramientas de colaboración digital sobre las físicas. Por ejemplo, si su equipo usa con frecuencia una pizarra o notas adhesivas para colaborar, es posible que los participantes virtuales no puedan ver claramente toda la información en la pizarra, y mucho menos contribuir a ella. En su lugar, considere una herramienta de pizarra virtual. Esto garantizará que todos los participantes tengan el mismo acceso a la información y la capacidad de contribuir.

Tenga en cuenta que otras herramientas de comunicación, como la mensajería instantánea o el chat, también pueden ayudar a su equipo a mantenerse conectado y sincronizado, sin importar quién esté en la oficina o no.

2. Colaboración de documentos y edición en tiempo real

Colaborar en documentos puede ser un desafío, ya sea que los equipos sean remotos o no, un problema que no es menor dada la cantidad de información crítica que se captura en los documentos.

For hybrid or remote teams to collaborate successfully, it’s crucial that all team members be able to access needed documents and resource materials easily and securely, no matter where they are. A cloud-based document management system (DMS) can solve this problem. Top solutions offer web, desktop, and mobile apps so that legal professionals can find what they need, when they need it — whether they’re in the office, at home, or on the go.

La línea roja, el control de versiones y las guerras de verificación son otra fuente común de frustración. Pero, afortunadamente, no tienen por qué ser una molestia.

Modern DMS platforms like NetDocuments offer additional tools and features that help take legal document collaboration to the next level. One of these tools is Margin Notes, a collaborative document viewer that allows multiple team members to review, annotate, share, and mark up documents in real time, simultaneously. There’s no need to pass the document from person to person, and you don’t have to worry about creating conflicting versions or missing vital edits.

3. Gestión de casos

Si su organización está utilizando una solución interna para organizar asuntos legales, es posible que tenga dificultades cuando los miembros del equipo trabajen de forma remota.

Los procesos manuales y los problemas de VPN pueden hacer que sea casi imposible para los abogados acceder a detalles y actualizaciones esenciales del caso cuando están trabajando fuera de la oficina. Esto puede dar lugar a problemas de comunicación, trabajo duplicado y falta de informe sobre el estado del caso... lo que, en última instancia, puede costarle tiempo y beneficios a su organización.

Para evitar estos desafíos, las empresas remotas/híbridas deben seleccionar una solución de gestión de casos basada en la nube como Centerbase, Actionstep y P4W (Advanced) para organizar la información esencial del caso, incluidos contactos, facturas, calendarios, listas de tareas y más.

4. Gestión de flujo de trabajo

Un aspecto de la colaboración que puede volverse particularmente complicado con un equipo disperso es la gestión del flujo de trabajo. Pero incluso con un equipo en la oficina, puede ser un desafío hacer un seguimiento de quién se supone que debe hacer qué y cuándo.

Afortunadamente, puede facilitar que los miembros del equipo en la oficina o que trabajan de forma remota se mantengan al tanto de su lista de tareas pendientes y sigan avanzando.

Con un flujo de trabajo basado en la nube o solución de gestión de tareas, puede crear fácilmente flujos de trabajo personalizados, asignar tareas y realizar un seguimiento del progreso del proyecto. Cuando selecciona una herramienta basada en la nube, puede asegurarse de que todos los miembros del equipo tengan acceso en tiempo real al proyecto y la lista de tareas, sin importar desde dónde estén trabajando. Esto ayuda a que todos permanezcan en la misma página, cumplan con los plazos importantes y eviten la duplicación del trabajo.

Otra cosa a considerar es automatización del flujo de trabajo. Por supuesto, no todas las tareas o flujos de trabajo pueden (o deben) digitalizarse. Pero cuando se usan de manera efectiva, estas herramientas pueden reducir la carga de tareas administrativas que consumen mucho tiempo y aumentar la productividad al mismo tiempo que ayudan a reducir el error humano, mejorar el cumplimiento y más.

5. Facturación

En el entorno actual, una solución moderna de facturación legal es más importante que nunca, especialmente cuando los miembros del equipo están dispersos. Los sistemas obsoletos pueden provocar rápidamente fugas importantes en las horas facturables; mientras que las soluciones que ofrecen acceso remoto y móvil facilitan más que nunca a los abogados el seguimiento del tiempo y los gastos.

En última instancia, el software de facturación legal basado en la nube ofrece más que un proceso de facturación simplificado para abogados y profesionales del derecho. También significa menos tiempo perdido en tareas no facturables y más tiempo para el trabajo facturable. Además, estas soluciones a menudo incluyen herramientas de informes para ayudar a los socios a comprender mejor el panorama general y tomar decisiones más efectivas para la organización.

Cómo seleccionar herramientas para la colaboración remota

Mientras busca herramientas para potenciar y mejorar la colaboración remota dentro de su empresa, hay opciones ilimitadas al alcance de su mano.

Pero ya sea que esté seleccionando software para videoconferencias, gestión de documentos, gestión de casos, gestión de flujo de trabajo o facturación legal, hay dos cosas principales que querrá priorizar:

  1. Busque soluciones basadas en la nube. Si desea que su equipo sea capaz de mantenerse productivo sin importar desde dónde trabajen, quédese con las plataformas basadas en la nube para acceder desde cualquier lugar y dispositivo.
  2. No subestimes la importancia de la integración. Facilite que su equipo realice el trabajo seleccionando herramientas que funcionen juntas a la perfección. Las aplicaciones no integradas tienden a tener tasas de adopción más bajas y podrían limitar la colaboración entre los miembros del equipo.

Beneficios de una fuerza de trabajo remota

La capacidad de su empresa para trabajar de forma remota es absolutamente esencial para la resiliencia y la continuidad del negocio. Pero ese no es el único beneficio que obtienes al tener un equipo parcial o totalmente remoto.

El trabajo remoto se ha convertido en una prioridad importante para los mejores talentos. Para que su organización atraiga y retenga ese talento, es clave proporcionar opciones de trabajo más flexibles. Dada la alta tasa de agotamiento por la que son conocidas las industrias tecnológica y legal, poder dividir el tiempo entre el trabajo remoto y en la oficina puede ayudar a los empleados a crear un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal que en realidad mejora productividad, en lugar de sofocarla.

Para obtener más información sobre cómo la tecnología moderna desempeña un papel fundamental para los equipos legales corporativos y de asesoría general, consulte nuestro documento técnico, 10 Tendencias tecnológicas legales corporativas para 2022 y más allá, con comentarios de todo el sector.

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