Cómo crear y administrar una oficina legal sin papeles

No es ningún secreto que a los abogados les encanta el papel. Tampoco es ningún secreto que el papel requiere más tiempo para archivar, almacenar y buscar elementos, un fuerte contraste con la facilidad de uso que ofrecen los documentos digitales.

Pero los beneficios de no utilizar papel son incluso mayores de lo que cree.

En este artículo, compartimos algunas de las ventajas clave de una oficina sin papel, así como los pasos prácticos que puede seguir para llevar su empresa a una dirección más digital. También mostraremos algunas de las mejores herramientas para respaldar sus iniciativas sin papel y nuestros mejores consejos para administrar su espacio de trabajo digital.

Por qué las oficinas legales deberían dejar de usar papel

Lo más probable es que su empresa esté operando con una variedad de archivos electrónicos y físicos. Pero al mantener un pie en el mundo del papel, se está perdiendo algunos de los beneficios más importantes que un espacio de trabajo digital puede brindarle a su empresa. Al dejar de utilizar papel, su empresa puede:

• Boost efficiency. It’s obvious that working with electronic files is faster and easier than paper documents — whether you’re searching for a specific file, collaborating with colleagues, or sending documents to a client. Everything is easier when it’s digital, which means you can get more done in less time, and spend more of your time focused on high-value work rather than tedious administrative tasks.
• Access anywhere. As we all now know from hard-earned experience, trying to work normally when you’re outside the office can be extremely challenging — especially if your firm relies on physical documents. On the other hand, if all your documents are digital, you can access everything you need from a laptop or mobile device. That means work is easier whether you’re at home, in the courtroom, or on vacation.
• Ensure security. Your primary responsibility as an attorney is to protect your client, which includes protecting their data. Having a mix of digital and paper documents means you have to double down on your security policies and procedures. But with a paperless law office, you can gain stronger and more granular security controls to ensure that only authorized users have access to each file. (Not to mention the benefits of cloud-based backups in the event of natural disasters or office theft.) That’s what we call peace of mind.
• Save money. Let’s face it: storing an electronic file is far less expensive than storing a paper one. From paper and printers to shelving and square footage, physical document storage costs can add up quickly. With digital document management, however, you dramatically reduce your files’ footprint… and when you are pushing the limits of your storage capacity, scaling up only takes a few clicks.
• Stay sane. Have you ever been on the hunt fora document and started to feel a little crazy? Losing track of a file can be exhausting no matter how you have to search for it — but conducting a digital search is much more efficient than digging through box after box after box of physical files.
• Enhance clients’ experience. The fact is, our lives are growing more digital each day, and digital-first customer experiences are becoming the norm across nearly every industry. That means many clients come to your firm expecting a modern standard of speed and ease. In addition to all the internal benefits to your firm, having a paperless law office can also help you meet client expectations…which translates to better reviews and more referrals down the road.

Pasos para crear una oficina legal sin papeles

Está claro que dejar de usar papel ofrece importantes beneficios para los bufetes de abogados. Pero, ¿cómo se empieza a dejar de utilizar papel?

Las mejores herramientas para respaldar una oficina legal sin papeles

Como se mencionó anteriormente, debe tener las herramientas adecuadas en su lugar para que su empresa realmente se quede sin papel. Y si bien puede requerir una inversión decente por adelantado, los beneficios a largo plazo compensarán con creces los costos. Esto es lo que necesita para ayudar a que su empresa sea digital:

Sistema de gestión de documentos (DMS)

A cloud-based document and email management platform is the most critical component of your firm’s paperless strategy. In addition to providing secure storage for your digital files, a DMS can offer additional tools to make document-based work more productive (and secure!) than ever — including collaboration functions, advanced security, and more.

One important feature to look for is OCR, or optical character recognition. This tool enables you to digitize documents and images to turn them into searchable, usable files — whether it’s a PDF or a scanned legacy document.

Solución de firma electrnica

Si bien aún puede haber algunos casos en los que necesite una firma húmeda, la firma electrónica tiene el mismo peso y efecto legal en muchas (si no en la mayoría) situaciones. La adopción de una herramienta de firma digital puede ayudar a su empresa a reducir aún más la necesidad de papel, al mismo tiempo que acelera el proceso de recopilación de firmas con clientes, proveedores y otras partes. Además, estas herramientas son cada vez más fáciles de adoptar a medida que más proveedores están construyendo integraciones más estrictas (y gratuitas) con empresas como DocuSign.

Necesidades de hardware

Cuando toma su empresa sin papel, hay algunas piezas de hardware esenciales (y agradables de tener) a considerar. Aquí están nuestras principales recomendaciones:

• Document scanner. Firms that have been most successful with going paperless make it as convenient as possible. It’s up to you whether that means providing each team member with a document scanner or simply increasing their general availability. The compact size of a portable scanner may also appeal to many attorneys, with the added ability to easily transport it as needed (such as when working remotely).
• Paper shredder. As you convert your paper files to digital, you’ll need a way to securely destroy the physical copies. During the initial stages of going paperless, it may make more sense to hire a shredding service due to the vast quantities of paper you’ll be disposing of.
• Extra monitor. If you’re accustomed to referencing a physical copy of a document while working on a computer, you’ll quickly tire of jumping between tabs or trying to make multiple documents visible on a single screen. To help ease the transition (and ensure you get all the benefits of going paperless), get an additional monitor.

Gestión de un espacio de trabajo digital

Si bien es cierto que hacer la transición sin papel puede requerir algo de trabajo pesado, el mantenimiento continuo es realmente bastante simple. Por supuesto, ese es todo el objetivo, ¿verdad? Para que le resulte más fácil almacenar, buscar y utilizar sus documentos.

The most important principle of managing a digital workspace is to be consistent. Stick to the same process every time you receive incoming paper documents, maintain an easy-to-use structure with your digital folders, and always follow the established naming conventions. This will ensure that your digital workspace stays organized and make it easy for your team to find what they need.  

Recuerde, es más probable que las personas sigan el protocolo si se lo facilita, especialmente al principio. Si bien la mayoría de las personas comprenderán los beneficios de la coherencia en teoría, es posible que aún se muestren reacios a cambiar sus formas. Cuanto más simple pueda hacerlo, más probabilidades habrá de que adopten el nuevo proceso.

Gobernanza de datos y seguridad

Hay una última cosa que deberíamos cubrir en relación con la gestión de documentos digitales: seguridad y gobernanza. Si bien las noticias sobre amenazas de ciberseguridad de alto perfil no son motivo de risa, también pueden ser engañosas.

The truth is that storing your documents in the cloud can be far more secure than storing them on-site — either physically or digitally. Furthermore, a DMS can offer advanced security controls for user access and actions, so you can be confident that your documents and data are protected from either unintentional or malicious data breaches.

Permítanos ayudar a su empresa a dejar el papel

Si realmente desea aprovechar todo lo que la administración de documentos digitales tiene para ofrecer, NetDocuments puede ayudarlo.

Como el DMS líder en la nube, nuestra plataforma está diseñada específicamente para respaldar el trabajo legal, lo que permite a los abogados crear, editar, almacenar, ubicar y colaborar en documentos desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Además de la plataforma principal, ofrecemos una variedad de herramientas para mejorar su productividad y generar mejores resultados para su empresa.

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