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Cómo crear y administrar una oficina legal sin papeles

Por:
El equipo de NetDocuments
noviembre 14, 2019

No es ningún secreto que a los abogados les encanta el papel. Tampoco es ningún secreto que el papel requiere más tiempo para archivar, almacenar y buscar elementos, un fuerte contraste con la facilidad de uso que ofrecen los documentos digitales.

Pero los beneficios de no utilizar papel son incluso mayores de lo que cree.

En este artículo, compartimos algunas de las ventajas clave de una oficina sin papel, así como los pasos prácticos que puede seguir para llevar su empresa a una dirección más digital. También mostraremos algunas de las mejores herramientas para respaldar sus iniciativas sin papel y nuestros mejores consejos para administrar su espacio de trabajo digital.

Por qué las oficinas legales deberían dejar de usar papel

Lo más probable es que su empresa esté operando con una variedad de archivos electrónicos y físicos. Pero al mantener un pie en el mundo del papel, se está perdiendo algunos de los beneficios más importantes que un espacio de trabajo digital puede brindarle a su empresa. Al dejar de utilizar papel, su empresa puede:

  • Aumente la eficiencia. Es obvio que trabajar con archivos electrónicos es más rápido y más fácil que los documentos en papel, ya sea que esté buscando un archivo específico, colaborando con colegas o enviando documentos a un cliente. Todo es más fácil cuando es digital, lo que significa que puede hacer más en menos tiempo y dedicar más tiempo a un trabajo de alto valor en lugar de tediosas tareas administrativas.
  • Accede desde cualquier lugar. Como todos sabemos ahora por la experiencia que hemos ganado con tanto esfuerzo, tratar de trabajar normalmente cuando se encuentra fuera de la oficina puede ser un gran desafío, especialmente si su empresa se basa en documentos físicos. Por otro lado, si todos tus documentos son digitales, puedes acceder a todo lo que necesites desde un portátil o dispositivo móvil. Eso significa que el trabajo es más fácil, ya sea que esté en casa, en la sala del tribunal o de vacaciones.
  • Garantice la seguridad. Su principal responsabilidad como abogado es proteger a su cliente, lo que incluye proteger sus datos. Tener una combinación de documentos digitales y en papel significa que debe redoblar sus políticas y procedimientos de seguridad. Pero con un bufete de abogados sin papel, puede obtener controles de seguridad más sólidos y granulares para garantizar que solo los usuarios autorizados tengan acceso a cada archivo. (Sin mencionar los beneficios de las copias de seguridad basadas en la nube en caso de desastres naturales o robo de la oficina). Eso es lo que llamamos tranquilidad.
  • Ahorrar dinero. Seamos realistas: almacenar un archivo electrónico es mucho menos costoso que almacenar uno en papel. Desde papel e impresoras hasta estanterías y pies cuadrados, los costos de almacenamiento de documentos físicos pueden acumularse rápidamente. Sin embargo, con la gestión de documentos digitales, reduce drásticamente la huella de sus archivos ... y cuando están empujando los límites de su capacidad de almacenamiento, escalar solo requiere unos pocos clics.
  • Mantente cuerdo. ¿Alguna vez ha estado buscando un documento y ha comenzado a sentirse un poco loco? Perder el rastro de un archivo puede ser agotador sin importar cómo tenga que buscarlo, pero realizar una búsqueda digital es mucho más eficiente que buscar en un cuadro tras otro en los archivos físicos.
  • Mejora la experiencia de los clientes. El hecho es que nuestras vidas se están volviendo cada vez más digitales y las experiencias de los clientes que dan prioridad a lo digital se están convirtiendo en la norma en casi todas las industrias. Eso significa que muchos clientes vienen a su empresa. esperando un estándar moderno de velocidad y facilidad. Además de todos los beneficios internos para su firma, tener una oficina legal sin papeles también puede ayudarlo a cumplir con las expectativas del cliente ... lo que se traduce en mejores revisiones y más referencias en el futuro.

Pasos para crear una oficina legal sin papeles

Está claro que dejar de usar papel ofrece importantes beneficios para los bufetes de abogados. Pero, ¿cómo se empieza a dejar de utilizar papel?

  1. Hacer un compromiso.

    Para tener éxito sin papel, debe tener toda su empresa a bordo, y debe estar completamente comprometido. Un intento a medias (o disensión entre las filas) solo creará confusión y retrasos innecesarios al tiempo que privará a su equipo de todos los beneficios que la gestión de documentos digitales tiene para ofrecer.

  2. Equípate.

    Eliminar (o al menos reducir en gran medida) su dependencia de los documentos físicos requiere algunas herramientas. Cosas como escáneres, trituradoras de papel y, por supuesto, software de administración de documentos basado en la nube, serán todos necesarios para asegurarse de que toda su información vital se almacene digitalmente de manera adecuada. Cubriremos estas herramientas con más detalle a continuación.

  3. Diseñe sus flujos de trabajo.

    Es importante crear un proceso claro y coherente sobre cómo manejará la transición de la gestión de documentos físicos a la digital. Por ejemplo:

    • ¿Cómo manejará los documentos creados internamente?
    • ¿Cómo manejará la incorporación de nuevos clientes?
    • ¿Su estado requiere que conserve los originales de ciertos documentos?
    • ¿Qué pasa con los archivos que pueden considerarse pruebas?

    Otro aspecto vital de este proceso es definir la estructura general de carpetas y las convenciones de nomenclatura de archivos. Ser coherente en esta área hará que sea mucho más fácil encontrar lo que está buscando en el futuro, además de ayudar a todos en la firma a mantenerse en sintonía y simplificar la incorporación de nuevos abogados y personal.


    Quizás no hace falta decirlo, pero en el proceso de dejar de usar papel, debe priorizar los documentos que son relevantes para los casos activos.

  4. Aproveche las plantillas.

    Uno de los mayores beneficios de los documentos digitales y los flujos de trabajo es la capacidad de utilizar plantillas. El uso de una plantilla puede reducir en gran medida la cantidad de tiempo necesario para completar una tarea y evitar que tenga que reinventar la rueda con cada nuevo asunto. Estas son algunas de las mejores formas de aprovechar las plantillas para su empresa:

    • Genere plantillas para los principales 10 documentos que crea su empresa de forma regular.
    • Cree listas de verificación estandarizadas para procesos, proyectos o tipos de asuntos comunes.
    • Templatice la estructura de su carpeta para ayudarlo a mantener la coherencia a medida que surgen nuevos asuntos.
  5. Tómalo con firmeza.

    Aunque el trabajo legal real representa la mayor parte del papel de su empresa, no es la única fuente. Otros departamentos, como finanzas / contabilidad, facturación y cobranza, y recursos humanos también pueden ocuparse de grandes cantidades de papel y se beneficiarían de no utilizar papel. De hecho, darles a estos equipos herramientas modernas puede traer beneficios adicionales, como mejorar los análisis y hacer que las facturas se paguen más rápido.

Las mejores herramientas para respaldar una oficina legal sin papeles

Como se mencionó anteriormente, debe tener las herramientas adecuadas en su lugar para que su empresa realmente se quede sin papel. Y si bien puede requerir una inversión decente por adelantado, los beneficios a largo plazo compensarán con creces los costos. Esto es lo que necesita para ayudar a que su empresa sea digital:

Sistema de gestión de documentos (DMS)

A plataforma de gestión de correo electrónico y documentos basada en la nube es el componente más crítico de la estrategia sin papel de su empresa. Además de proporcionar almacenamiento seguro para sus archivos digitales, un DMS puede ofrecer herramientas adicionales para hacer que el trabajo basado en documentos sea más productivo (¡y seguro!) Que nunca, incluidas funciones de colaboración, seguridad avanzada y más.

Una característica importante que debe buscar es OCR o reconocimiento óptico de caracteres. Esta herramienta le permite digitalizar documentos e imágenes para convertirlos en archivos utilizables y con capacidad de búsqueda, ya sea un PDF o un documento heredado escaneado.

Solución de firma electrnica

Si bien aún puede haber algunos casos en los que necesite una firma húmeda, la firma electrónica tiene el mismo peso y efecto legal en muchas (si no en la mayoría) situaciones. La adopción de una herramienta de firma digital puede ayudar a su empresa a reducir aún más la necesidad de papel, al mismo tiempo que acelera el proceso de recopilación de firmas con clientes, proveedores y otras partes. Además, estas herramientas son cada vez más fáciles de adoptar a medida que más proveedores están construyendo integraciones más estrictas (y gratuitas) con empresas como DocuSign.

Necesidades de hardware

Cuando toma su empresa sin papel, hay algunas piezas de hardware esenciales (y agradables de tener) a considerar. Aquí están nuestras principales recomendaciones:

  • Escáner de documentos. Las empresas que han tenido más éxito al dejar de utilizar papel lo hacen lo más conveniente posible. Depende de usted si eso significa proporcionar a cada miembro del equipo una escáner de documentos o simplemente aumentando su disponibilidad general. El tamaño compacto de un escáner portátil también puede resultar atractivo para muchos abogados, con la capacidad adicional de transportarlo fácilmente según sea necesario (como cuando se trabaja de forma remota).
  • Trituradora de papel. A medida que convierte sus archivos en papel a digitales, necesitará una forma de destruir de forma segura las copias físicas. Durante las etapas iniciales de la eliminación del papel, puede tener más sentido contratar un servicio de trituración debido a la gran cantidad de papel que desechará.
  • Monitor adicional. Si está acostumbrado a hacer referencia a una copia física de un documento mientras trabaja en una computadora, se cansará rápidamente de saltar de una pestaña a otra o de intentar hacer visibles varios documentos en una sola pantalla. Para ayudar a facilitar la transición (y asegurarse de obtener todos los beneficios de no utilizar papel), obtenga un monitor adicional.

Gestión de un espacio de trabajo digital

Si bien es cierto que hacer la transición sin papel puede requerir algo de trabajo pesado, el mantenimiento continuo es realmente bastante simple. Por supuesto, ese es todo el objetivo, ¿verdad? Para que le resulte más fácil almacenar, buscar y utilizar sus documentos.

El principio más importante de la gestión de un espacio de trabajo digital es se consistente. Siga el mismo proceso cada vez que reciba documentos impresos entrantes, mantenga una estructura fácil de usar con sus carpetas digitales y siga siempre las convenciones de nomenclatura establecidas. Esto asegurará que su espacio de trabajo digital se mantenga organizado y facilitará que su equipo encuentre lo que necesita.

Recuerde, es más probable que las personas sigan el protocolo si se lo facilita, especialmente al principio. Si bien la mayoría de las personas comprenderán los beneficios de la coherencia en teoría, es posible que aún se muestren reacios a cambiar sus formas. Cuanto más simple pueda hacerlo, más probabilidades habrá de que adopten el nuevo proceso.

Gobernanza de datos y seguridad

Hay una última cosa que deberíamos cubrir en relación con la gestión de documentos digitales: seguridad y gobernanza. Si bien las noticias sobre amenazas de ciberseguridad de alto perfil no son motivo de risa, también pueden ser engañosas.

La verdad es esa almacenar sus documentos en la nube puede ser mucho más seguro que almacenarlos en el sitio, ya sea físicamente o digitalmente. Además, un DMS puede ofrecer controles de seguridad avanzados para el acceso y las acciones de los usuarios, por lo que puede estar seguro de que sus documentos y datos están protegidos contra violaciones de datos no intencionales o maliciosas.

Permítanos ayudar a su empresa a dejar el papel

Si realmente desea aprovechar todo lo que la administración de documentos digitales tiene para ofrecer, NetDocuments puede ayudarlo.

Como el DMS líder en la nube, nuestra plataforma está diseñada específicamente para respaldar el trabajo legal, lo que permite a los abogados crear, editar, almacenar, ubicar y colaborar en documentos desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Además de la plataforma principal, ofrecemos una variedad de herramientas para mejorar su productividad y generar mejores resultados para su empresa.

Para ver cómo NetDocuments puede ayudar a su empresa a reclamar todos los beneficios de no utilizar papel, solicitar una demostración ¡hoy dia!

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