Cómo mejorar la eficiencia con las funciones clave de NetDocuments Parte 1 de 2: Ahorro de tiempo y clics
septiembre 9, 2021
Jeffrey s. Krause
Senior Legal Technology and Document Management Consultant
Cuando se trata de mejorar los procesos de trabajo, ¿alguna vez creó una lista de pasos, eliminó los que parecían sin sentido y luego consideró que su tarea de mejoras de procesos estaba completa? Si lo ha hecho o ha tenido la tentación de hacerlo, ha venido al lugar correcto.
Unfortunately, while listing the steps in processes can help organize your thoughts around improvements, stopping your journey at this point is akin to leaving money on the table.
To extract true opportunities for improvement, a list of steps must be analyzed with a keen eye for detail. At Affinity, we generally approach this analysis in two ways:
Identify seemingly small inefficiencies in an otherwise efficient process and make minor improvements to address them.
Identifique los procesos que están dañados y encuentre una forma nueva y más eficiente.
Para los profesionales legales de todo el mundo, NetDocuments puede respaldar las mejoras del flujo de trabajo en ambos enfoques. La plataforma NetDocuments ofrece numerosas funciones que ahorran a los abogados y su personal un clic aquí y una pulsación de tecla allí, lo que se traduce en un ahorro sustancial de tiempo. Y, cuando se trata de mejoras dramáticas, NetDocuments tiene características e integraciones estrechas con otras tecnologías que pueden mejorar significativamente los procesos cotidianos.
En la primera parte de esta serie de dos partes, me centraré en nuestro primer enfoque y compartiré cómo NetDocuments puede mejorar su flujo de trabajo con ganancias de eficiencia pequeñas pero impactantes.
Read part two, where I will help you explore how NetDocuments can fix your broken processes.
Consejos sencillos para ahorrar tiempo y clics en NetDocuments
Cada vez que adopta un nuevo software, puede resultar abrumador al principio y es fácil pasar por alto pequeñas características que facilitarán sus procesos diarios.
Las plantillas de perfil, las personalizaciones de la página de inicio, las ubicaciones predeterminadas en ndOffice y las búsquedas guardadas son solo cuatro de esas características que a menudo se pasan por alto y que pueden reducir la cantidad de veces que hace clic o cambia de pantalla en la plataforma, lo que en última instancia lo ayuda a ser más eficiente y productivo.
1. Plantillas de perfil
Si está completando repetidamente los mismos campos, de la misma manera, es hora de considerar el uso de Plantillas de perfil.
Las plantillas de perfil son una forma sencilla de rellenar previamente uno o más atributos de perfil a la vez. Un ejemplo simple es algo así como un campo 'Autor'. En lugar de escribir su nombre cada vez que guarda un documento, puede configurar una Plantilla de perfil para completarla automáticamente cada vez que cargue un documento.
Cómo configurar una plantilla de perfil
Create a template: There are several ways to do this, but all of them involve some sort of document save. One of the easiest ways is to upload a document to the cabinet where you want the template stored.
Enter profile information: Once you have uploaded and selected the document, click Edit Profile/Tags to open a dialog where you can enter the profile information. Start by clearing anything that appears in the fields. Within the Edit Profile dialog, there is a handy Clear Profile option to make this nearly effortless.
Fill in any fields default value fields: To complete your profile template for our ‘Author’ example, simply complete the Author field with your name. When finished, click Save as Template and then name your template accordingly.
Captura de pantalla de la configuración de Editar perfil / etiquetas para ndSave
Now that you have created your template, it is available anytime you save a document. For example, just look for Profile Templates within the ndSave dialog box.
Captura de pantalla de las plantillas de perfil en ndSave
Ahorros de tiempo extra
Setting a Profile Template as a default cabinet template is a smart idea if you are searching for ways to cut out more steps in your workflow. To do this, simply select Settings from the “Hi menu” and then Application Settings. Scroll to the bottom of the Applications screen and choose a cabinet and the Profile Template you would like to set as the default.
Si tuviera que configurar su nueva plantilla de 'Autor' como la Plantilla de perfil para un gabinete, la próxima vez que guarde un documento dentro del gabinete asignado, la plantilla se aplicará de forma predeterminada y completará automáticamente el campo Autor con su nombre.
2. Personalización de la página de inicio
¿Busca constantemente los mismos asuntos o documentos? Considere personalizar su página de inicio. La mayoría de los usuarios de NetDocuments ya tienen algunas personalizaciones de la página de inicio, pero aquí hay 4 sugerencias de organization que harán que su página de inicio sea especialmente útil:
Create personalized sections based on time and topic: Some examples may include Current Projects, Reference, and Agreements.
Current Projects is an example of a section based on time. It contains the workspaces that you are most likely to visit and should be updated as matters or projects are opened or closed.
Reference is a topical section. It could contain documents and workspaces where reference materials have been organized for future use.
Agreements is a bit of both. It contains certain older agreements that may be used as a template as well as newer agreements that are being worked on.
Designate cabinets as favorites: Although switching between cabinets is not difficult, if you work in multiple cabinets throughout the day, you can save time and effort by favoriting those cabinets. When a cabinet is selected as a favorite it takes you directly to the cabinet page, changes the advanced search location, and changes the Go to a workspace orange icon – all with a single click.
Create a section for Saved Searches: Saved Searches are extremely useful and can help you easily collect new document templates, manage current projects, and more. I will discuss Saved Searches in more detail later in this article but know that having them on your Home Page can create a handy shortcut for your most used searches.
Create a section for links. Creating a section for frequently accessed links or websites on your homepage makes it simple and efficient to navigate to information not stored in your internal repository.
Delegate your homepage. Give specific colleagues access to your homepage in order to view or edit its contents. This access can help streamline communications and simplify file organization for paralegals and assistants supporting multiple partners.
3. Ubicaciones predeterminadas de ndOffice
Puede elegir la ubicación predeterminada que muestra ndOffice al abrir o guardar desde Word, PowerPoint, Excel, etc. e incluso elegir ubicaciones predeterminadas independientes para Outlook.
Esta configuración simple puede ahorrarle tiempo y fatiga en la toma de decisiones, y es accesible a través de la aplicación ndOffice.
Cómo crear ubicaciones predeterminadas en ndOffice
Open the dialogue box: From the Activity Center, select the gear/cog symbol and choose Settings, then click on the Navigation tab.
Select your default settings: Choose your settings wisely, based upon the way you normally work. For example, I tend to open documents that are already in recent documents, and I tend to save to a recent workspace within my organization’s Clients cabinet. My settings reflect this.
Captura de pantalla de la configuración de ndOffice en el sistema operativo Windows
Establecer una ubicación predeterminada no significa que no pueda cambiar manualmente la ubicación que se muestra al abrir o guardar un archivo. Simplemente cambia lo que se muestra inicialmente de forma predeterminada, lo que puede ahorrarle algunos clics y decisiones en el transcurso de su jornada laboral.
4. Búsquedas guardadas
Las búsquedas guardadas son una de las muchas gemas ocultas en NetDocuments. Esta función tiene varios usos más allá de la capacidad obvia de guardar criterios de búsqueda y puede ahorrarle tiempo y esfuerzo cuando se usa correctamente. Estas son solo algunas de las formas en que puede utilizar las Búsquedas guardadas a su favor todos los días:
Client-Level Saved Searches: Assuming your workspaces are based on clients and matters, you can create several useful Saved Searches at the workspace level.
For example, you could create a Saved Search called "All Documents for this Client" that searches through all workspaces related to that client, enabling you to quickly search from a global client view even when you are working within a specific matter. Variations of this technique include more specific client-level searches that show all emails or all recent emails (such as the last 30 days).
Saved Searches can be created individually on any workspace. Simply go to the workspace, pull down the arrow after the workspace name, and select 'Add Saved Search'. For extra time savings, add a Saved Search to workspace templates so that they appear automatically when a new workspace is created.
Using Date Ranges in Saved Searches: Adding date ranges into your saved searches is a terrific way to stay up to date on the most recent documents, communications, and developments within a matter.
Saved Searches, work by entering a number of days rather than exact dates. For example, if I wanted to look for documents modified in the last 30 days, I could enter -30 to +0 in the Modified/Sent Date search fields. The search would bring back results only within the last 30 days.
This type of date range Saved Search is useful in a variety of places, including workspaces and your Home Page.
Sorting and Grouping: Whether it is within a workspace or on your Home Page, Saved Searches can help you group items in ways that make the most sense for your work processes.
Some strategies that you can use include a Saved Search for all emails to or from a specific person. As new emails come in, they will be automatically found within the search.
Another handy use case would be for building a pleadings index. You would need a few additional fields to track the specifics, but a Saved Search could easily display everything that needs to be included in the index and sort the results using a date or other field. This would give you quick access to pleadings your firm has already handled so you can improve upon past work, rather than reinventing the wheel every time.
Reports: If you don’t have Analytics from NetDocuments, Saved Searches are a great way to create reports in NetDocuments.
Do you want to know how many Contracts were finalized last month? Assuming you have fields that track these data points, create a Saved Search with the following:
Document Type = Contract, Status = Final, and Contract Date = -30 to + 0
Running the Saved Search will return the number of finalized contracts in the last 30 days. Even better, the down arrow after the Search Results will allow you to ‘Print List’. From there, you can choose which columns to display and how you would like the report delivered.
Captura de pantalla para imprimir una lista en NetDocuments
Cómo crear una búsqueda guardada
Crear una búsqueda guardada en NetDocuments es muy fácil e intuitivo.
Perform a search Navigate to the search bar and type in your search criteria.
Save the search criteria From the pulldown arrow after the words ‘Search Results’ select ‘Save Search’.
Select the save location: This last step is likely the trickiest part of Saved Searches. Unlike other systems where searches are saved somewhere within the search dialog, NetDocuments requires you to save the search in a location, such as a folder or workspace, including your personal one.
If the Saved Search relates to a workspace, this is easy—save the search within the desired workspace. But what do you do if the search is broader than one client or represents a report? One suggestion is to create a Saved Search Library workspace in a location accessible to everyone who needs access to the searches, which provides everyone with a one stop shop for quick information.
Recuerde: las búsquedas guardadas le pertenecen a usted, no a la organization, y pueden ayudarlo a personalizar la organización de los archivos de una manera que tenga sentido para usted personalmente sin afectar los métodos de archivo de su empresa.
Conclusión
En la primera parte de esta serie de dos partes, he mencionado las diversas gemas y funciones ocultas dentro de NetDocuments que pueden ahorrarle un clic aquí y allá, o quizás un cambio de pantalla de vez en cuando. Cuando se usan juntas, estas pequeñas mejoras pueden agravarse con el tiempo y tener un impacto significativo en la eficiencia personal y de la organization.
In part two of this series, I will share NetDocuments tools that can have a dramatic impact on workflow by changing your processes for the better.
Ready to take your workflow to the next level? Affinity Consulting can help you implement NetDocuments for the first time or optimize your existing NetDocuments workflow. Learn more here.
Sobre el Autor
Jeffrey S. Krause is partner with Affinity Consulting Group. He is a Wisconsin attorney who has spent over 20 years helping other lawyers choose the right technology and use it the right way. Connect with him on Linkedin.
"¡Gran empresa, grandes productos, gran liderazgo, gran gente, gran cultura!"
"Amo a mi equipo ya mis compañeros. Somos una familia y nos respetamos".
"NetDocuments fomenta un buen equilibrio entre el trabajo y la familia".
"Me siento respetado y valorado por el liderazgo y mi equipo".
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"Tengo una dirección clara en mis tareas y prioridades laborales. También me siento animado a poner a mi familia en primer lugar y mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida".
"Trabajo con personas muy motivadas que son inteligentes y me permiten aprender de ellas".
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"Estoy capacitado para probar cosas nuevas y pensar en procesos y campañas de manera estratégica. Puedo apoyarme en mi jefe, pero no estoy microgestionado, lo cual se agradece".
