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Cómo mejorar la eficiencia con las funciones clave de NetDocuments Parte 1 de 2: Ahorro de tiempo y clics

Por:
Jeffrey s. Krause
septiembre 9, 2021

Cuando se trata de mejorar los procesos de trabajo, ¿alguna vez creó una lista de pasos, eliminó los que parecían sin sentido y luego consideró que su tarea de mejoras de procesos estaba completa? Si lo ha hecho o ha tenido la tentación de hacerlo, ha venido al lugar correcto.

Desafortunadamente, aunque enumerar los pasos en los procesos puede ayudarlo a organizar sus pensamientos en torno a las mejoras, detener su viaje en este punto es similar a dejar dinero sobre la mesa.

Extraer cierto oportunidades de mejora, se debe analizar una lista de pasos con atención a los detalles. A Afinidad, generalmente abordamos este análisis de dos maneras:

  1. Identificar aparentemente pequeñas ineficiencias en un proceso por lo demás eficiente y realizar pequeñas mejoras para abordarlas.
  2. Identifique los procesos que están dañados y encuentre una forma nueva y más eficiente.

Para los profesionales legales de todo el mundo, NetDocuments puede respaldar las mejoras del flujo de trabajo en ambos enfoques. La plataforma NetDocuments ofrece numerosas funciones que ahorran a los abogados y su personal un clic aquí y una pulsación de tecla allí, lo que se traduce en un ahorro sustancial de tiempo. Y, cuando se trata de mejoras dramáticas, NetDocuments tiene características e integraciones estrechas con otras tecnologías que pueden mejorar significativamente los procesos cotidianos.

En la primera parte de esta serie de dos partes, me centraré en nuestro primer enfoque y compartiré cómo NetDocuments puede mejorar su flujo de trabajo con ganancias de eficiencia pequeñas pero impactantes.

Read part two, where I will help you explore how NetDocuments can fix your broken processes.

Consejos sencillos para ahorrar tiempo y clics en NetDocuments

Cada vez que adopta un nuevo software, puede resultar abrumador al principio y es fácil pasar por alto pequeñas características que facilitarán sus procesos diarios.

Las plantillas de perfil, las personalizaciones de la página de inicio, las ubicaciones predeterminadas en ndOffice y las búsquedas guardadas son solo cuatro de esas características que a menudo se pasan por alto y que pueden reducir la cantidad de veces que hace clic o cambia de pantalla en la plataforma, lo que en última instancia lo ayuda a ser más eficiente y productivo.

1. Plantillas de perfil

Si está completando repetidamente los mismos campos, de la misma manera, es hora de considerar el uso de Plantillas de perfil.

Las plantillas de perfil son una forma sencilla de rellenar previamente uno o más atributos de perfil a la vez. Un ejemplo simple es algo así como un campo 'Autor'. En lugar de escribir su nombre cada vez que guarda un documento, puede configurar una Plantilla de perfil para completarla automáticamente cada vez que cargue un documento.

Cómo configurar una plantilla de perfil

  1. Crea una plantilla: Hay varias formas de hacer esto, pero todas implican algún tipo de guardado de documentos. Una de las formas más fáciles es cargar un documento en el gabinete donde desea almacenar la plantilla.
  2. Ingrese la información del perfil: Una vez que haya cargado y seleccionado el documento, haga clic en Editar perfil / etiquetas para abrir un cuadro de diálogo donde puede ingresar la información del perfil. Empiece por borrar todo lo que aparezca en los campos. Dentro del cuadro de diálogo Editar perfil, hay una práctica Limpiar perfil opción para hacer esto casi sin esfuerzo.
  3. Complete los campos de valor predeterminado de los campos: Para completar su plantilla de perfil para nuestro ejemplo de 'Autor', simplemente complete el campo Autor con su nombre. Cuando termine, haga clic en Guardar como plantilla y luego asigne un nombre a su plantilla.
Editar captura de pantalla de perfil
Captura de pantalla de la configuración de Editar perfil / etiquetas para ndSave

Ahora que ha creado su plantilla, estará disponible cada vez que guarde un documento. Por ejemplo, solo busca Plantillas de perfil dentro del cuadro de diálogo ndSave.

captura de pantalla de plantillas de stock
Captura de pantalla de las plantillas de perfil en ndSave

Ahorros de tiempo extra

Establecer una plantilla de perfil como plantilla de gabinete predeterminada es una idea inteligente si está buscando formas de recortar más pasos en su flujo de trabajo. Para hacer esto, simplemente seleccione Ajustes en el menú "Hola" y luego Configuraciones de la aplicación. Desplácese hasta la parte inferior de la pantalla Aplicaciones y elija un gabinete y la Plantilla de perfil que le gustaría establecer como predeterminada.

Si tuviera que configurar su nueva plantilla de 'Autor' como la Plantilla de perfil para un gabinete, la próxima vez que guarde un documento dentro del gabinete asignado, la plantilla se aplicará de forma predeterminada y completará automáticamente el campo Autor con su nombre.

2. Personalización de la página de inicio

¿Busca constantemente los mismos asuntos o documentos? Considere personalizar su página de inicio. La mayoría de los usuarios de NetDocuments ya tienen algunas personalizaciones de la página de inicio, pero aquí hay 4 sugerencias de organización que harán que su página de inicio sea especialmente útil:

  1. Crea secciones personalizadas según el tiempo y el tema.: Algunos ejemplos pueden incluir proyectos actuales, referencias y acuerdos. Proyectos actuales es un ejemplo de una sección basada en el tiempo. Contiene los espacios de trabajo que es más probable que visite y debe actualizarse a medida que se abren o cierran asuntos o proyectos.

    La referencia es una sección de actualidad. Podría contener documentos y espacios de trabajo donde se hayan organizado materiales de referencia para su uso futuro.

    Los acuerdos son un poco de ambos. Contiene ciertos acuerdos más antiguos que pueden usarse como plantilla, así como acuerdos más nuevos en los que se está trabajando.

  2. Designar gabinetes como favoritos: Aunque cambiar entre gabinetes no es difícil, si trabaja en varios gabinetes durante el día, puede ahorrar tiempo y esfuerzo si prefiere esos gabinetes. Cuando se selecciona un gabinete como favorito, lo lleva directamente a la página del gabinete, cambia la ubicación de búsqueda avanzada y cambia el ícono Ir a un espacio de trabajo naranja, todo con un solo clic.

  3. Crear una sección para búsquedas guardadas: Las búsquedas guardadas son extremadamente útiles y pueden ayudarlo a recopilar fácilmente nuevas plantillas de documentos, administrar proyectos actuales y más. Hablaré de las búsquedas guardadas con más detalle más adelante en este artículo, pero debes saber que tenerlas en tu página de inicio puede crear un atajo útil para las búsquedas más utilizadas.

  4. Crea una sección para enlaces. La creación de una sección para los enlaces o sitios web a los que se accede con frecuencia en su página de inicio hace que sea simple y eficiente navegar a la información que no está almacenada en su repositorio interno.

  5. Delega tu página de inicio. Otorgue a colegas específicos acceso a su página de inicio para ver o editar su contenido. Este acceso puede ayudar a agilizar las comunicaciones y simplificar la organización de archivos para asistentes legales y asistentes que apoyan a múltiples socios.

3. Ubicaciones predeterminadas de ndOffice

Puede elegir la ubicación predeterminada que muestra ndOffice al abrir o guardar desde Word, PowerPoint, Excel, etc. e incluso elegir ubicaciones predeterminadas independientes para Outlook.

Esta configuración simple puede ahorrarle tiempo y fatiga en la toma de decisiones, y es accesible a través de la aplicación ndOffice.

Cómo crear ubicaciones predeterminadas en ndOffice

  1. Abra el cuadro de diálogo: Desde el Centro de actividades, seleccione el símbolo de engranaje / engranaje y elija Ajustes, luego haga clic en la pestaña Navegación.
  2. Seleccione su configuración predeterminada: Elija su configuración sabiamente, según la forma en que trabaja normalmente. Por ejemplo, tiendo a abrir documentos que ya están en documentos recientes y tiendo a guardar en un espacio de trabajo reciente dentro del gabinete de Clientes de mi organización. Mi configuración refleja esto.
Captura de pantalla de la configuración de ndOffice en el sistema operativo Windows
Captura de pantalla de la configuración de ndOffice en el sistema operativo Windows

Establecer una ubicación predeterminada no significa que no pueda cambiar manualmente la ubicación que se muestra al abrir o guardar un archivo. Simplemente cambia lo que se muestra inicialmente de forma predeterminada, lo que puede ahorrarle algunos clics y decisiones en el transcurso de su jornada laboral.

4. Búsquedas guardadas

Las búsquedas guardadas son una de las muchas gemas ocultas en NetDocuments. Esta función tiene varios usos más allá de la capacidad obvia de guardar criterios de búsqueda y puede ahorrarle tiempo y esfuerzo cuando se usa correctamente. Estas son solo algunas de las formas en que puede utilizar las Búsquedas guardadas a su favor todos los días:

  1. Búsquedas guardadas a nivel de cliente: Suponiendo que sus espacios de trabajo se basan en clientes y asuntos, puede crear varias Búsquedas guardadas útiles en el nivel del espacio de trabajo.

    Por ejemplo, puede crear una búsqueda guardada llamada "Todos los documentos para este cliente" que busque en todos los espacios de trabajo relacionados con ese cliente, lo que le permitirá buscar rápidamente desde una vista de cliente global incluso cuando esté trabajando en un asunto específico. Las variaciones de esta técnica incluyen búsquedas más específicas a nivel de cliente que muestran todos los correos electrónicos o todos los correos electrónicos recientes (como los últimos 30 días).

    Las búsquedas guardadas se pueden crear individualmente en cualquier espacio de trabajo. Simplemente vaya al espacio de trabajo, baje la flecha después del nombre del espacio de trabajo y seleccione 'Agregar búsqueda guardada'. Para ahorrar más tiempo, agregue una búsqueda guardada a las plantillas del espacio de trabajo para que aparezcan automáticamente cuando se cree un nuevo espacio de trabajo.
  2. Uso de rangos de fechas en búsquedas guardadas: Agregar rangos de fechas en sus búsquedas guardadas es una excelente manera de mantenerse actualizado sobre los documentos, comunicaciones y desarrollos más recientes dentro de un asunto.

    Las búsquedas guardadas funcionan introduciendo un número de días en lugar de fechas exactas. Por ejemplo, si quisiera buscar documentos modificados en los últimos 30 días, podría ingresar - 30 a + 0 en los campos de búsqueda Fecha de modificación / envío. La búsqueda arrojaría resultados solo dentro de los últimos 30 días.

    Este tipo de búsqueda guardada por intervalo de fechas es útil en una variedad de lugares, incluidos los espacios de trabajo y la página de inicio.

    Captura de pantalla de la modificación de búsquedas guardadas en NetDocuments

  3. Ordenar y agrupar: Ya sea dentro de un espacio de trabajo o en su página de inicio, las búsquedas guardadas pueden ayudarlo a agrupar elementos de la manera que tenga más sentido para sus procesos de trabajo.

    Algunas estrategias que puede utilizar incluyen una búsqueda guardada para todos los correos electrónicos enviados o recibidos por una persona específica. A medida que ingresen nuevos correos electrónicos, se encontrarán automáticamente dentro de la búsqueda.

    Otro caso de uso útil sería la creación de un índice de alegatos. Necesitaría algunos campos adicionales para realizar un seguimiento de los detalles, pero una búsqueda guardada podría mostrar fácilmente todo lo que debe incluirse en el índice y ordenar los resultados utilizando una fecha u otro campo. Esto le daría acceso rápido a los alegatos que su empresa ya ha manejado para que pueda mejorar el trabajo anterior, en lugar de reinventar la rueda cada vez.

  4. Informes: Si no tiene Analytics de NetDocuments, las búsquedas guardadas son una excelente manera de crear informes en NetDocuments.

    ¿Quieres saber cuántos contratos se finalizaron el mes pasado? Suponiendo que tiene campos que rastrean estos puntos de datos, cree una búsqueda guardada con lo siguiente:

    Tipo de documento = Contrato, Estado = Final y Fecha del contrato = - 30 a + 0

    La ejecución de la búsqueda guardada devolverá la cantidad de contratos finalizados en los últimos 30 días. Aún mejor, la flecha hacia abajo después de los resultados de la búsqueda le permitirá 'Imprimir lista'. Desde allí, puede elegir qué columnas mostrar y cómo le gustaría que se entregara el informe.

resultados de búsqueda imprimir lista captura de pantalla
Captura de pantalla para imprimir una lista en NetDocuments

Cómo crear una búsqueda guardada

Crear una búsqueda guardada en NetDocuments es muy fácil e intuitivo.

  1. Realizar una búsqueda Navegue a la barra de búsqueda y escriba sus criterios de búsqueda.
  2. Guardar los criterios de búsqueda En la flecha desplegable después de las palabras "Resultados de la búsqueda", seleccione "Guardar búsqueda".
  3. Seleccione la ubicación para guardar: Este último paso es probablemente la parte más complicada de las búsquedas guardadas. A diferencia de otros sistemas donde las búsquedas se guardan en algún lugar dentro del cuadro de diálogo de búsqueda, NetDocuments requiere que guarde la búsqueda en una ubicación, como una carpeta o espacio de trabajo, incluida la suya personal.

    Si la búsqueda guardada se relaciona con un espacio de trabajo, esto es fácil: guarde la búsqueda dentro del espacio de trabajo deseado. Pero, ¿qué haces si la búsqueda es más amplia que un cliente o representa un informe? Una sugerencia es crear un espacio de trabajo de la Biblioteca de búsquedas guardadas en una ubicación accesible para todos los que necesiten acceder a las búsquedas, lo que proporciona a todos una ventanilla única para obtener información rápida.

Recuerde: las búsquedas guardadas le pertenecen a usted, no a la organización, y pueden ayudarlo a personalizar la organización de los archivos de una manera que tenga sentido para usted personalmente sin afectar los métodos de archivo de su empresa.

Conclusión

En la primera parte de esta serie de dos partes, he mencionado las diversas gemas y funciones ocultas dentro de NetDocuments que pueden ahorrarle un clic aquí y allá, o quizás un cambio de pantalla de vez en cuando. Cuando se usan juntas, estas pequeñas mejoras pueden agravarse con el tiempo y tener un impacto significativo en la eficiencia personal y de la organización.

En la segunda parte de esta serie, compartiré las herramientas de NetDocuments que pueden tener un impacto dramático en el flujo de trabajo al cambiar (o incluso eliminar) sus procesos para mejor.

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Sobre el Autor

Jeffrey S. Krause es socio de Affinity Consulting Group. Es un abogado de Wisconsin que ha pasado más de 20 años ayudando a otros abogados a elegir la tecnología adecuada y usarla de la manera correcta. Conéctate con él en Linkedin.

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