Cómo mejorar la eficiencia con las funciones clave de NetDocuments Parte 1 de 2: Ahorro de tiempo y clics
Cuando se trata de mejorar los procesos de trabajo, ¿alguna vez creó una lista de pasos, eliminó los que parecían sin sentido y luego consideró que su tarea de mejoras de procesos estaba completa? Si lo ha hecho o ha tenido la tentación de hacerlo, ha venido al lugar correcto.
Desafortunadamente, aunque enumerar los pasos en los procesos puede ayudarlo a organize sus pensamientos en torno a las mejoras, detener su viaje en este punto es similar a dejar dinero sobre la mesa.
Extraer cierto oportunidades de mejora, se debe analizar una lista de pasos con atención a los detalles. A Afinidad, generalmente abordamos este análisis de dos maneras:
- Identificar aparentemente pequeñas ineficiencias en un proceso por lo demás eficiente y realizar pequeñas mejoras para abordarlas.
- Identifique los procesos que están dañados y encuentre una forma nueva y más eficiente.
Para los profesionales legales de todo el mundo, NetDocuments puede respaldar las mejoras del flujo de trabajo en ambos enfoques. La plataforma NetDocuments ofrece numerosas funciones que ahorran a los abogados y su personal un clic aquí y una pulsación de tecla allí, lo que se traduce en un ahorro sustancial de tiempo. Y, cuando se trata de mejoras dramáticas, NetDocuments tiene características e integraciones estrechas con otras tecnologías que pueden mejorar significativamente los procesos cotidianos.
En la primera parte de esta serie de dos partes, me centraré en nuestro primer enfoque y compartiré cómo NetDocuments puede mejorar su flujo de trabajo con ganancias de eficiencia pequeñas pero impactantes.
leer la segunda parte, donde lo ayudaré a explorar cómo NetDocuments puede reparar sus procesos dañados.
Consejos sencillos para ahorrar tiempo y clics en NetDocuments
Cada vez que adopta un nuevo software, puede resultar abrumador al principio y es fácil pasar por alto pequeñas características que facilitarán sus procesos diarios.
Las plantillas de perfil, las personalizaciones de la página de inicio, las ubicaciones predeterminadas en ndOffice y las búsquedas guardadas son solo cuatro de esas características que a menudo se pasan por alto y que pueden reducir la cantidad de veces que hace clic o cambia de pantalla en la plataforma, lo que en última instancia lo ayuda a ser más eficiente y productivo.
1. Plantillas de perfil
Si está completando repetidamente los mismos campos, de la misma manera, es hora de considerar el uso de Plantillas de perfil.
Las plantillas de perfil son una forma sencilla de rellenar previamente uno o más atributos de perfil a la vez. Un ejemplo simple es algo así como un campo 'Autor'. En lugar de escribir su nombre cada vez que guarda un documento, puede configurar una Plantilla de perfil para completarla automáticamente cada vez que cargue un documento.
Cómo configurar una plantilla de perfil
- Crea una plantilla: Hay varias formas de hacer esto, pero todas implican algún tipo de guardado de documentos. Una de las formas más fáciles es cargar un documento en el gabinete donde desea almacenar la plantilla.
- Ingrese la información del perfil: Una vez que haya cargado y seleccionado el documento, haga clic en Editar perfil / etiquetas para abrir un cuadro de diálogo donde puede ingresar la información del perfil. Empiece por borrar todo lo que aparezca en los campos. Dentro del cuadro de diálogo Editar perfil, hay una práctica Limpiar perfil opción para hacer esto casi sin esfuerzo.
- Complete los campos de valor predeterminado de los campos: Para completar su plantilla de perfil para nuestro ejemplo de 'Autor', simplemente complete el campo Autor con su nombre. Cuando termine, haga clic en Guardar como plantilla y luego asigne un nombre a su plantilla.

Ahora que ha creado su plantilla, estará disponible cada vez que guarde un documento. Por ejemplo, solo busca Plantillas de perfil dentro del cuadro de diálogo ndSave.

Ahorros de tiempo extra
Establecer una plantilla de perfil como plantilla de gabinete predeterminada es una idea inteligente si está buscando formas de recortar más pasos en su flujo de trabajo. Para hacer esto, simplemente seleccione Ajustes en el menú "Hola" y luego Configuraciones de la aplicación. Desplácese hasta la parte inferior de la pantalla Aplicaciones y elija un gabinete y la Plantilla de perfil que le gustaría establecer como predeterminada.
Si tuviera que configurar su nueva plantilla de 'Autor' como la Plantilla de perfil para un gabinete, la próxima vez que guarde un documento dentro del gabinete asignado, la plantilla se aplicará de forma predeterminada y completará automáticamente el campo Autor con su nombre.
2. Personalización de la página de inicio
¿Busca constantemente los mismos asuntos o documentos? Considere personalizar su página de inicio. La mayoría de los usuarios de NetDocuments ya tienen algunas personalizaciones de la página de inicio, pero aquí hay 4 sugerencias de organization que harán que su página de inicio sea especialmente útil:
3. Ubicaciones predeterminadas de ndOffice
Puede elegir la ubicación predeterminada que muestra ndOffice al abrir o guardar desde Word, PowerPoint, Excel, etc. e incluso elegir ubicaciones predeterminadas independientes para Outlook.
Esta configuración simple puede ahorrarle tiempo y fatiga en la toma de decisiones, y es accesible a través de la aplicación ndOffice.
Cómo crear ubicaciones predeterminadas en ndOffice
- Abra el cuadro de diálogo: Desde el Centro de actividades, seleccione el símbolo de engranaje / engranaje y elija Ajustes, luego haga clic en la pestaña Navegación.
- Seleccione su configuración predeterminada: Elija su configuración sabiamente, según la forma en que trabaja normalmente. Por ejemplo, tiendo a abrir documentos que ya están en documentos recientes y tiendo a guardar en un espacio de trabajo reciente dentro del gabinete de Clientes de mi organization. Mi configuración refleja esto.

Establecer una ubicación predeterminada no significa que no pueda cambiar manualmente la ubicación que se muestra al abrir o guardar un archivo. Simplemente cambia lo que se muestra inicialmente de forma predeterminada, lo que puede ahorrarle algunos clics y decisiones en el transcurso de su jornada laboral.
4. Búsquedas guardadas
Las búsquedas guardadas son una de las muchas gemas ocultas en NetDocuments. Esta función tiene varios usos más allá de la capacidad obvia de guardar criterios de búsqueda y puede ahorrarle tiempo y esfuerzo cuando se usa correctamente. Estas son solo algunas de las formas en que puede utilizar las Búsquedas guardadas a su favor todos los días:

Cómo crear una búsqueda guardada
Crear una búsqueda guardada en NetDocuments es muy fácil e intuitivo.
Recuerde: las búsquedas guardadas le pertenecen a usted, no a la organization, y pueden ayudarlo a personalizar la organización de los archivos de una manera que tenga sentido para usted personalmente sin afectar los métodos de archivo de su empresa.
Conclusión
En la primera parte de esta serie de dos partes, he mencionado las diversas gemas y funciones ocultas dentro de NetDocuments que pueden ahorrarle un clic aquí y allá, o quizás un cambio de pantalla de vez en cuando. Cuando se usan juntas, estas pequeñas mejoras pueden agravarse con el tiempo y tener un impacto significativo en la eficiencia personal y de la organization.
En la segunda parte de esta serie, compartiré las herramientas de NetDocuments que pueden tener un impacto dramático en el flujo de trabajo al cambiando sus procesos para el mejor.
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Sobre el Autor
Jeffrey S. Krause es socio de Affinity Consulting Group. Es un abogado de Wisconsin que ha pasado más de 20 años ayudando a otros abogados a elegir la tecnología adecuada y usarla de la manera correcta. Conéctate con él en Linkedin.