Cómo mejorar la eficiencia con las funciones clave de NetDocuments Parte 2 de 2: Automatización de procesos para una mayor eficiencia

If you read part one of this series ,you’re now informed on how to make minor tweaks to your workflow that will save you clicks —adding up to big time-savings.

Ahora es el momento de mejorar las cosas y abordar los procesos defectuosos. En la segunda parte, comparto cambios más significativos y cómo puede aprovechar NetDocuments para adoptar una forma nueva y más inteligente de trabajar para acelerar los procesos.

Seguimiento de documentos

Como se discutió en la primera parte, las búsquedas guardadas son una excelente manera de omitir clics cuando se encuentra repitiendo una búsqueda idéntica. Sin embargo, las búsquedas guardadas también pueden facilitar el seguimiento de documentos y otros trabajos a medida que se mueven por su organization. Por ejemplo, si su proceso incluye un requisito de aprobación para las facturas relacionadas con los desembolsos de los clientes, es probable que necesite alguna forma de rastrear el estado de cada factura. Esto se puede manejar casi automáticamente a través de una serie de búsquedas guardadas.

Cómo implementar el seguimiento de documentos con búsquedas guardadas

1. Add searchable profile attributes to your documents. You may need to track the date received, an invoice’s status, the attorney who needs to review it, and a due date. The date received and the due date are simple date attributes, while the invoice status and the reviewing attorney will be text attributes with a short list of choices. This could mean labeling an invoice status as Received, Entered, Approved, or Paid; and attorney reviewer could be a list of each attorney in your organization.
2. Update the status as the document moves through departments. When an invoice is received and scanned or saved to NetDocuments the date fields should always be completed with a set invoice status of Received. Once accounting enters it into their system, they should update the status to Entered and add the attorney to the Attorney Reviewer field. Once the attorney approves the invoice, accounting should change the invoice status to Approved. Finally, accounting changes the invoice status to Paid once it is completed.

Esto puede parecer mucho trabajo, pero es mucho más simple que la alternativa de enviar correos electrónicos de un lado a otro de su organization para obtener actualizaciones de estado. Con una serie de búsquedas guardadas que combinan el poder de atributos de perfil específicos y rangos de fechas, cualquier persona en la organización puede rastrear el estado de una factura a medida que avanza por su organización.

Atributos Dinámicos

Los atributos de perfil dinámico mejoran la eficiencia al permitirle ingresar datos cuando (y solo cuando) los necesita al mostrar atributos solo cuando existen ciertas condiciones. En el ejemplo anterior, se utilizaron atributos dinámicos para rastrear la factura a lo largo de su ciclo de vida.

Los atributos dinámicos se crean de la misma manera que cualquier otro atributo y, como cualquier otro atributo, pueden ser texto, fecha, usar una búsqueda, etc. La clave es elegir la opción dinámica al crear el atributo. También será necesario anotar el número de identificación del atributo. Considere este ejemplo:

En este caso, el atributo Estado de la factura está marcado como dinámico (1), lo que le dice a NetDocuments que solo quiero verlo bajo ciertas condiciones, configurado como un atributo de texto que usa una tabla de búsqueda (2), y tomé tenga en cuenta que es el número de atributo de perfil 1084 (3).

Once your dynamic attributes are created, it’s time to define when they appear. This is done by updating the Type field of the controlling value. Enter the attribute numbers in {braces} in the order you would like them to appear. In the image below, I have told NetDocuments that I want four dynamic attributes to appear whenever the Invoice – Disbursement document type is selected. Those dynamic attributes are entered as “{1083}{1084}{1085}{1086}” where {1083} is Invoice Received Date, {1084} is Invoice Status, {1085} is Invoice Reviewer, and {1086} is Invoice Paid Date.

In my opinion, dynamic attributes are one of the keys to using NetDocuments effectively and can revolutionize the way you work by providing information only when and where you need it, thereby decreasing the number of decisions you must make throughout the day.

Crear espacios de trabajo

La organization dentro de NetDocuments se centra en los espacios de trabajo que ofrecen una organización de la materia integrada. Dentro de un espacio de trabajo, puede agregar carpetas y búsquedas guardadas para organize aún más sus archivos para que todo esté al alcance de su mano.

Si te dijera que crear espacios de trabajo es difícil para algunas organizaciones, quizás te preguntes de qué estoy hablando. La mayoría de los usuarios finales nunca los ven creados. Solicitan o agregan un nuevo asunto a la gestión de su práctica o al sistema de facturación y se crea automáticamente un espacio de trabajo correspondiente a través de la integración de estos sistemas con NetDocuments. Incluso sin una integración directa, la utilidad gratuita ndLink puede crear una. Los bufetes de abogados casi siempre utilizan una de estas dos opciones. Sin embargo, es posible que otros tipos de entornos no legales, como los departamentos legales corporativos, no utilicen las mismas herramientas de gestión de la práctica que sus contrapartes de bufetes de abogados, lo que deja a muchas de estas empresas luchando por encontrar una forma eficiente de agregar espacios de trabajo.

Hay al menos tres formas de agregar espacios de trabajo sin una integración o una aplicación que admita ndLink; sin embargo, algunos son más eficientes que otros:

1. Have a repository administrator create a new entry in the lookup table of the appropriate profile attribute. The problem, of course, is that your repository administrators might have to spend a lot of time doing this, which I do not recommend.
2. Populate a lookup table by uploading a comma separated variable (.csv) file. This can be done by both administrators and a select group of non-admin users. The problem with this method is that it works best with a common spreadsheet that must be saved locally which can create timing conflicts as multiple users try to update the spreadsheet and upload it.
3. Take advantage of the NetDocuments API. You could program something on your own, but it is much easier to utilize one of the third-party tools already built for this purpose. Two possibilities are One Step Workspace and mot-r creator. Both tools allow any group of users administrators designate to create workspaces in any cabinet they have access to, and both are surprisingly affordable. If creating workspaces is an issue for your organization, I highly recommend you check out these tools.
4. Put Microsoft Power Automate to work. Access to Microsoft Power Automate is available to NetDocuments customers who have a subscription to Microsoft 365. Using the NetDocuments connector with PowerAutomate, technology professionals can tie into NetDocuments’ automated workspace creation tool, which can be set up to create an approved workspace after a user completes a new matter intake process or request.

Automatización del flujo de trabajo

Mientras pensamos en la API abierta de NetDocuments, es hora de discutir las herramientas de terceros que pueden mejorar su experiencia con la plataforma.

As I write this article, there are currently 127 applications listed in the NetDocuments App Directory.  These tools range from the workspace creators I mentioned previously to a list of practice management systems with built-in links. If you are looking to take your use of NetDocuments to the next level, I encourage you to see what is out there.

Aquí hay algunos lugares para comenzar:

• SignatureBridge provides a link between NetDocuments and DocuSign. The COVID-19 pandemic has accelerated the trend toward electronic signatures and SignatureBridge allows you to route documents and monitor status in NetDocuments.
• Una búsqueda rápida me dice que al menos 20 de las aplicaciones en el directorio se relacionan con la administración de contratos. Si su organization dedica mucho tiempo a redactar contratos, especialmente dentro de un entorno legal corporativo, puede ser un verdadero desafío realizar un seguimiento de los contratos, quién está trabajando en ellos y cuándo deben renovarse. Una herramienta de gestión de contratos integrada le ayuda a estar al tanto de esta información dentro de NetDocuments.

Acelere la eficiencia con las herramientas integradas de NetDocuments

Finalmente, existen varias herramientas de NetDocuments que ahorran tiempo y aumentan la eficiencia directamente dentro de la plataforma.

ndMail

Los principales beneficios de ndMail comienzan con el archivo de correo electrónico predictivo. En lugar de navegar a un espacio de trabajo y guardar un correo electrónico, ndMail predice una ubicación para usted.

Excepto que esa última frase no le hace justicia.

ndMail is remarkably good at predicting where an email should be filed, and with a single click you can file that message and all subsequent messages in the same conversation if desired. Using artificial intelligence, it looks at every part of the email including the recipient(s), sender, subject and body of the email. It can also recognize text, names, number patterns and other information and matches them against patterns in previously saved emails as well as locations within NetDocuments.

Por ejemplo, si su número de asunto es ABC123 y el correo electrónico incluye esta información en cualquier lugar, es muy probable que ndMail prediga ese asunto como la ubicación de presentación, incluso si es el primer correo electrónico recibido sobre el asunto. Si no predice la ubicación correcta, puede tomar un momento para archivar manualmente el correo electrónico y aprenderá de esto su comportamiento y el de todos en su organization.

El archivo de correo electrónico predictivo incluido con ndMail ahorra una enorme cantidad de tiempo, pero eso no es todo lo que hace. También incluye una función de asignación de carpetas que le permite asignar una carpeta o subcarpeta de Outlook a una ubicación de NetDocuments. Para archivar un correo electrónico, simplemente arrástrelo desde su Bandeja de entrada a la carpeta. Por último, proporciona un panel en Outlook que le ofrece acceso instantáneo a NetDocuments en una vista similar a ndOffice, integrado por completo en Outlook.

ndMail es una herramienta que cambia las reglas del juego para su flujo de trabajo al llevar el DMS al lugar de trabajo favorito de muchos abogados: su correo electrónico.

SetBuilder

SetBuilder se creó para ahorrarle tiempo al simplificar la forma en que reúne y organiza los documentos en una carpeta o un conjunto de documentos. Se puede crear un conjunto desde cero o copiando un conjunto existente. Una vez que se crea un conjunto, puede agregar documentos desde el mismo espacio de trabajo o desde su computadora local.

SetBuilder incluye la capacidad de agregar elementos organizativos adicionales. Por ejemplo, puede agregar encabezados de sección y marcadores de posición al conjunto para ayudarlo a identificar rápidamente qué documentos se completaron y cuáles aún están en movimiento. Todo esto se hace en una interfaz gráfica limpia en la que arrastra y suelta elementos en el orden deseado.

SetBuilder is most useful for creating closing binders for any sort of transaction. The tool helps you assemble all of your files in a digestible, orderly format.

Los cierres de bienes raíces, la formación de empresas y los planes de bienes raíces son solo algunas de las áreas de práctica en las que SetBuilder puede desempeñar un papel importante. Si trabaja en una de estas áreas, probablemente ya esté creando carpetas como esta. ¿Por qué no hacerlo de la manera más eficiente posible al crearlos en el mismo lugar donde ya residen los documentos?

CollabSpaces

En su forma más simple, CollabSpaces le permite crear lo que muchos de nosotros todavía llamamos 'portales de clientes'. En otras palabras, puede crear un área dentro de NetDocuments donde un cliente o un usuario externo puede acceder a los documentos. Usted controla si pueden simplemente ver los documentos que coloca allí, descargar documentos existentes, cargar nuevos o modificar cosas que ya están en CollabSpace.

However, CollabSpaces are more than a simple client portal. They can be used to collaborate with expert witnesses or outside counsel, and are very useful in complex matters where you need to collect and organize a subset of matter documents such as  when conducting a specific deposition or responding to a request for production. The great thing about CollabSpaces is it allows you to collaborate while controlling how it happens. You control not only access to the CollabSpace but how those with access can work in the CollabSpace.

NetDocuments requiere una licencia de usuario externa. Puede verificar cuántos usuarios externos tiene permitidos su cuenta en la página de administración de Información y Configuración. Si no tiene acceso a CollabSpaces o necesita más usuarios externos, comuníquese con su representante de NetDocuments para obtener más información.

Conclusión

Espero que haya disfrutado de esta serie de dos partes sobre el flujo de trabajo de NetDocuments, en la que he destacado dos formas de mejorar su flujo de trabajo: primero, aprovechando las aparentemente pequeñas mejoras en la forma en que utiliza un producto como NetDocuments; y segundo, buscar formas en las que un producto moderno como NetDocuments pueda mejorar su flujo de trabajo.

Multiplicar unos pocos clics guardados en toda una organization y aprovechar esta tecnología moderna para acelerar el trabajo puede tener un impacto masivo en la eficiencia y la adopción de productos. Y lo que no puede hacer por sí solo, puede hacerlo junto con otro producto de terceros.

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Sobre el Autor

Jeffrey S. Krause is partner with Affinity Consulting Group. He is a Wisconsin attorney who has spent over 20 years helping other lawyers choose the right technology and use it the right way. Connect with him on Linkedin.