IA responsable con ndMAX
Si tu leer la primera parte de esta serie , ahora está informado sobre cómo realizar pequeños ajustes en su flujo de trabajo que le permitirán ahorrar clics, lo que se suma a un gran ahorro de tiempo.
Ahora es el momento de mejorar las cosas y abordar los procesos defectuosos. En la segunda parte, comparto cambios más significativos y cómo puede aprovechar NetDocuments para adoptar una forma nueva y más inteligente de trabajar para acelerar los procesos.
Como se discutió en la primera parte, las búsquedas guardadas son una excelente manera de omitir clics cuando se encuentra repitiendo una búsqueda idéntica. Sin embargo, las búsquedas guardadas también pueden facilitar el seguimiento de documentos y otros trabajos a medida que se mueven por su organization. Por ejemplo, si su proceso incluye un requisito de aprobación para las facturas relacionadas con los desembolsos de los clientes, es probable que necesite alguna forma de rastrear el estado de cada factura. Esto se puede manejar casi automáticamente a través de una serie de búsquedas guardadas.
Esto puede parecer mucho trabajo, pero es mucho más simple que la alternativa de enviar correos electrónicos de un lado a otro de su organization para obtener actualizaciones de estado. Con una serie de búsquedas guardadas que combinan el poder de atributos de perfil específicos y rangos de fechas, cualquier persona en la organización puede rastrear el estado de una factura a medida que avanza por su organización.
Los atributos de perfil dinámico mejoran la eficiencia al permitirle ingresar datos cuando (y solo cuando) los necesita al mostrar atributos solo cuando existen ciertas condiciones. En el ejemplo anterior, se utilizaron atributos dinámicos para rastrear la factura a lo largo de su ciclo de vida.
Los atributos dinámicos se crean de la misma manera que cualquier otro atributo y, como cualquier otro atributo, pueden ser texto, fecha, usar una búsqueda, etc. La clave es elegir la opción dinámica al crear el atributo. También será necesario anotar el número de identificación del atributo. Considere este ejemplo:
En este caso, el atributo Estado de la factura está marcado como dinámico (1), lo que le dice a NetDocuments que solo quiero verlo bajo ciertas condiciones, configurado como un atributo de texto que usa una tabla de búsqueda (2), y tomé tenga en cuenta que es el número de atributo de perfil 1084 (3).
Una vez que se crean sus atributos dinámicos, es hora de definir cuándo aparecerán. Esto se hace actualizando el Escribe campo del valor de control. Introduzca los números de atributo entre {llaves} en el orden en que le gustaría que aparecieran. En la imagen de abajo, le he dicho a NetDocuments que quiero que aparezcan cuatro atributos dinámicos siempre que Factura - Desembolso se selecciona el tipo de documento. Esos atributos dinámicos se ingresan como "1084 {1084} {1085} {1086}" donde {1083} es Fecha de recepción de la factura, {1084} es Estado de la factura, {1085} es Revisor de facturasy {1086} es Fecha de pago de la factura.
En mi opinión, Los atributos dinámicos son una de las claves para utilizar NetDocuments de forma eficaz. y puede revolucionar tu forma de trabajar proporcionando información solo cuando y donde la necesite, disminuyendo así la cantidad de decisiones que debe tomar a lo largo del día.
La organization dentro de NetDocuments se centra en los espacios de trabajo que ofrecen una organización de la materia integrada. Dentro de un espacio de trabajo, puede agregar carpetas y búsquedas guardadas para organize aún más sus archivos para que todo esté al alcance de su mano.
Si te dijera que crear espacios de trabajo es difícil para algunas organizaciones, quizás te preguntes de qué estoy hablando. La mayoría de los usuarios finales nunca los ven creados. Solicitan o agregan un nuevo asunto a la gestión de su práctica o al sistema de facturación y se crea automáticamente un espacio de trabajo correspondiente a través de la integración de estos sistemas con NetDocuments. Incluso sin una integración directa, la utilidad gratuita ndLink puede crear una. Los bufetes de abogados casi siempre utilizan una de estas dos opciones. Sin embargo, es posible que otros tipos de entornos no legales, como los departamentos legales corporativos, no utilicen las mismas herramientas de gestión de la práctica que sus contrapartes de bufetes de abogados, lo que deja a muchas de estas empresas luchando por encontrar una forma eficiente de agregar espacios de trabajo.
Hay al menos tres formas de agregar espacios de trabajo sin una integración o una aplicación que admita ndLink; sin embargo, algunos son más eficientes que otros:
Mientras pensamos en la API abierta de NetDocuments, es hora de discutir las herramientas de terceros que pueden mejorar su experiencia con la plataforma.
Mientras escribo este artículo, actualmente hay 127 aplicaciones enumeradas en el Directorio de aplicaciones de NetDocuments. Estas herramientas van desde los creadores de espacios de trabajo que mencioné anteriormente hasta una lista de sistemas de gestión de prácticas con enlaces integrados. Si está buscando llevar su uso de NetDocuments al siguiente nivel, le animo a que vea lo que hay disponible.
Aquí hay algunos lugares para comenzar:
Finalmente, existen varias herramientas de NetDocuments que ahorran tiempo y aumentan la eficiencia directamente dentro de la plataforma.
Los principales beneficios de ndMail comienzan con el archivo de correo electrónico predictivo. En lugar de navegar a un espacio de trabajo y guardar un correo electrónico, ndMail predice una ubicación para usted.
Excepto que esa última frase no le hace justicia.
ndMail es muy bueno para predecir dónde se debe archivar un correo electrónico y con un solo clic puede archivar ese mensaje y todos los mensajes posteriores en la misma conversación si lo desea. Con inteligencia artificial, analiza cada parte del correo electrónico, incluidos los destinatarios, el remitente, el asunto y el cuerpo del correo electrónico. También puede reconocer texto, nombres, patrones numéricos y otra información y los compara con patrones en correos electrónicos previamente guardados, así como con ubicaciones dentro de NetDocuments.
Por ejemplo, si su número de asunto es ABC123 y el correo electrónico incluye esta información en cualquier lugar, es muy probable que ndMail prediga ese asunto como la ubicación de presentación, incluso si es el primer correo electrónico recibido sobre el asunto. Si no predice la ubicación correcta, puede tomar un momento para archivar manualmente el correo electrónico y aprenderá de esto su comportamiento y el de todos en su organization.
El archivo de correo electrónico predictivo incluido con ndMail ahorra una enorme cantidad de tiempo, pero eso no es todo lo que hace. También incluye una función de asignación de carpetas que le permite asignar una carpeta o subcarpeta de Outlook a una ubicación de NetDocuments. Para archivar un correo electrónico, simplemente arrástrelo desde su Bandeja de entrada a la carpeta. Por último, proporciona un panel en Outlook que le ofrece acceso instantáneo a NetDocuments en una vista similar a ndOffice, integrado por completo en Outlook.
ndMail es una herramienta que cambia las reglas del juego para su flujo de trabajo al llevar el DMS al lugar de trabajo favorito de muchos abogados: su correo electrónico.
SetBuilder se creó para ahorrarle tiempo al simplificar la forma en que reúne y organiza los documentos en una carpeta o un conjunto de documentos. Se puede crear un conjunto desde cero o copiando un conjunto existente. Una vez que se crea un conjunto, puede agregar documentos desde el mismo espacio de trabajo o desde su computadora local.
SetBuilder incluye la capacidad de agregar elementos organizativos adicionales. Por ejemplo, puede agregar encabezados de sección y marcadores de posición al conjunto para ayudarlo a identificar rápidamente qué documentos se completaron y cuáles aún están en movimiento. Todo esto se hace en una interfaz gráfica limpia en la que arrastra y suelta elementos en el orden deseado.
SetBuilder es más útil para crear carpetas de cierre para cualquier tipo de transacción. La herramienta lo ayuda a ensamblar todos sus archivos en un formato digerible y ordenado.
Los cierres de bienes raíces, la formación de empresas y los planes de bienes raíces son solo algunas de las áreas de práctica en las que SetBuilder puede desempeñar un papel importante. Si trabaja en una de estas áreas, probablemente ya esté creando carpetas como esta. ¿Por qué no hacerlo de la manera más eficiente posible al crearlos en el mismo lugar donde ya residen los documentos?
En su forma más simple, CollabSpaces le permite crear lo que muchos de nosotros todavía llamamos 'portales de clientes'. En otras palabras, puede crear un área dentro de NetDocuments donde un cliente o un usuario externo puede acceder a los documentos. Usted controla si pueden simplemente ver los documentos que coloca allí, descargar documentos existentes, cargar nuevos o modificar cosas que ya están en CollabSpace.
Sin embargo, CollabSpaces es más que un simple portal de cliente. Se pueden utilizar para colaborar con testigos expertos o abogados externos, y son muy útiles en asuntos complejos en los que es necesario recopilar y organize un subconjunto de documentos de la materia, como cuando se realiza una declaración específica o se responde a una solicitud de presentación. Lo mejor de CollabSpaces es que te permite colaborar mientras controlas cómo sucede. Tu controlas no solo acceso al CollabSpace pero cómo aquellos con acceso pueden trabajar en CollabSpace.
NetDocuments requiere una licencia de usuario externa. Puede verificar cuántos usuarios externos tiene permitidos su cuenta en la página de administración de Información y Configuración. Si no tiene acceso a CollabSpaces o necesita más usuarios externos, comuníquese con su representante de NetDocuments para obtener más información.
Conclusión
Espero que haya disfrutado de esta serie de dos partes sobre el flujo de trabajo de NetDocuments, en la que he destacado dos formas de mejorar su flujo de trabajo: primero, aprovechando las aparentemente pequeñas mejoras en la forma en que utiliza un producto como NetDocuments; y segundo, buscar formas en las que un producto moderno como NetDocuments pueda mejorar su flujo de trabajo.
Multiplicar unos pocos clics guardados en toda una organization y aprovechar esta tecnología moderna para acelerar el trabajo puede tener un impacto masivo en la eficiencia y la adopción de productos. Y lo que no puede hacer por sí solo, puede hacerlo junto con otro producto de terceros.
¿Listo para llevar su flujo de trabajo al siguiente nivel? Affinity Consulting puede ayudarlo a implementar NetDocuments por primera vez u optimizar su flujo de trabajo de NetDocuments existente. Aprende más aquí.
Sobre el Autor
Jeffrey S. Krause es socio de Affinity Consulting Group. Es un abogado de Wisconsin que ha pasado más de 20 años ayudando a otros abogados a elegir la tecnología adecuada y usarla de la manera correcta. Conéctate con él en Linkedin.
