Cómo mejorar la eficiencia con funciones clave de NetDocuments

Cómo mejorar la eficiencia con las funciones clave de NetDocuments Parte 2 de 2: Automatización de procesos para una mayor eficiencia

Por:
Jeffrey s. Krause
Publicado en:
septiembre 15, 2021

Si tu leer la primera parte de esta serie , ahora está informado sobre cómo realizar pequeños ajustes en su flujo de trabajo que le permitirán ahorrar clics, lo que se suma a un gran ahorro de tiempo.

Ahora es el momento de mejorar las cosas y abordar los procesos defectuosos. En la segunda parte, comparto cambios más significativos y cómo puede aprovechar NetDocuments para adoptar una forma nueva y más inteligente de trabajar para acelerar los procesos.

Seguimiento de documentos

Como se discutió en la primera parte, las búsquedas guardadas son una excelente manera de omitir clics cuando se encuentra repitiendo una búsqueda idéntica. Sin embargo, las búsquedas guardadas también pueden facilitar el seguimiento de documentos y otros trabajos a medida que se mueven por su organización. Por ejemplo, si su proceso incluye un requisito de aprobación para las facturas relacionadas con los desembolsos de los clientes, es probable que necesite alguna forma de rastrear el estado de cada factura. Esto se puede manejar casi automáticamente a través de una serie de búsquedas guardadas.

Cómo implementar el seguimiento de documentos con búsquedas guardadas

  1. Agregue atributos de perfil de búsqueda a sus documentos. Es posible que deba realizar un seguimiento de la fecha de recepción, el estado de una factura, el abogado que debe revisarla y una fecha de vencimiento. La fecha de recepción y la fecha de vencimiento son atributos de fecha simples, mientras que el estado de la factura y el abogado de revisión serán atributos de texto con una breve lista de opciones. Esto podría significar etiquetar el estado de una factura como Recibida, Ingresada, Aprobada o Pagada; y el revisor de abogados podría ser una lista de cada abogado de su organización.
  2. Actualice el estado a medida que el documento se mueve por los departamentos. Cuando se recibe una factura y se escanea o guarda en NetDocuments, los campos de fecha siempre deben completarse con un estado de factura establecido de Recibido. Una vez que la contabilidad lo ingresa en su sistema, deben actualizar el estado a Ingresado y agregar el abogado al campo Revisor de abogados. Una vez que el abogado aprueba la factura, la contabilidad debe cambiar el estado de la factura a Aprobado. Finalmente, la contabilidad cambia el estado de la factura a Pagada una vez que se completa.

Esto puede parecer mucho trabajo, pero es mucho más simple que la alternativa de enviar correos electrónicos de un lado a otro de su organización para obtener actualizaciones de estado. Con una serie de búsquedas guardadas que combinan el poder de atributos de perfil específicos y rangos de fechas, cualquier persona en la organización puede rastrear el estado de una factura a medida que avanza por su organización.

Atributos Dinámicos

Los atributos de perfil dinámico mejoran la eficiencia al permitirle ingresar datos cuando (y solo cuando) los necesita al mostrar atributos solo cuando existen ciertas condiciones. En el ejemplo anterior, se utilizaron atributos dinámicos para rastrear la factura a lo largo de su ciclo de vida.

Los atributos dinámicos se crean de la misma manera que cualquier otro atributo y, como cualquier otro atributo, pueden ser texto, fecha, usar una búsqueda, etc. La clave es elegir la opción dinámica al crear el atributo. También será necesario anotar el número de identificación del atributo. Considere este ejemplo:

Atributos Dinámicos

En este caso, el atributo Estado de la factura está marcado como dinámico (1), lo que le dice a NetDocuments que solo quiero verlo bajo ciertas condiciones, configurado como un atributo de texto que usa una tabla de búsqueda (2), y tomé tenga en cuenta que es el número de atributo de perfil 1084 (3).

Una vez que se crean sus atributos dinámicos, es hora de definir cuándo aparecerán. Esto se hace actualizando el Escribe campo del valor de control. Introduzca los números de atributo entre {llaves} en el orden en que le gustaría que aparecieran. En la imagen de abajo, le he dicho a NetDocuments que quiero que aparezcan cuatro atributos dinámicos siempre que Factura - Desembolso se selecciona el tipo de documento. Esos atributos dinámicos se ingresan como "{1083} {1084} {1085} {1086}" donde {1083} es Fecha de recepción de la factura, {1084} es Estado de la factura, {1085} es Revisor de facturasy {1086} es Fecha de pago de la factura.

Ejemplo de edición de tipo de documento

En mi opinión, Los atributos dinámicos son una de las claves para utilizar NetDocuments de forma eficaz. y puede revolucionar tu forma de trabajar proporcionando información solo cuando y donde la necesite, disminuyendo así la cantidad de decisiones que debe tomar a lo largo del día.

Crear espacios de trabajo

La organización dentro de NetDocuments se centra en los espacios de trabajo que ofrecen una organización de la materia integrada. Dentro de un espacio de trabajo, puede agregar carpetas y búsquedas guardadas para organizar aún más sus archivos para que todo esté al alcance de su mano.

Si te dijera que crear espacios de trabajo es difícil para algunas organizaciones, quizás te preguntes de qué estoy hablando. La mayoría de los usuarios finales nunca los ven creados. Solicitan o agregan un nuevo asunto a la gestión de su práctica o al sistema de facturación y se crea automáticamente un espacio de trabajo correspondiente a través de la integración de estos sistemas con NetDocuments. Incluso sin una integración directa, la utilidad gratuita ndLink puede crear una. Los bufetes de abogados casi siempre utilizan una de estas dos opciones. Sin embargo, es posible que otros tipos de entornos no legales, como los departamentos legales corporativos, no utilicen las mismas herramientas de gestión de la práctica que sus contrapartes de bufetes de abogados, lo que deja a muchas de estas empresas luchando por encontrar una forma eficiente de agregar espacios de trabajo.

Hay al menos tres formas de agregar espacios de trabajo sin una integración o una aplicación que admita ndLink; sin embargo, algunos son más eficientes que otros:

  1. Haga que un administrador del repositorio cree una nueva entrada en la tabla de búsqueda del atributo de perfil apropiado. El problema, por supuesto, es que los administradores de su repositorio pueden tener que pasar mucho tiempo haciendo esto, lo cual no recomiendo.
  2. Complete una tabla de búsqueda cargando un archivo de variable separada por comas (.csv). Esto lo pueden hacer tanto los administradores como un grupo selecto de usuarios que no son administradores. El problema con este método es que funciona mejor con una hoja de cálculo común que debe guardarse localmente, lo que puede crear conflictos de tiempo cuando varios usuarios intentan actualizar la hoja de cálculo y cargarla.
  3. Take advantage of the NetDocuments API. You could program something on your own, but it is much easier to utilize one of the third-party tools already built for this purpose. Two possibilities are One Step Workspace and mot-r creator. Both tools allow any group of users administrators designate to create workspaces in any cabinet they have access to, and both are surprisingly affordable. If creating workspaces is an issue for your organization, I highly recommend you check out these tools.
  4. Ponga a trabajar Microsoft Power Automate. El acceso a Microsoft Power Automate está disponible para los clientes de NetDocuments que tengan una suscripción a Microsoft 365. Al utilizar el conector de NetDocuments con PowerAutomate, los profesionales de la tecnología pueden conectarse a la herramienta de creación de espacio de trabajo automatizada de NetDocuments, que se puede configurar para crear un espacio de trabajo aprobado después de que un usuario completa un nuevo proceso o solicitud de entrada de materia.

Automatización del flujo de trabajo

Mientras pensamos en la API abierta de NetDocuments, es hora de discutir las herramientas de terceros que pueden mejorar su experiencia con la plataforma.

Mientras escribo este artículo, actualmente hay 127 aplicaciones enumeradas en el Directorio de aplicaciones de NetDocuments. Estas herramientas van desde los creadores de espacios de trabajo que mencioné anteriormente hasta una lista de sistemas de gestión de prácticas con enlaces integrados. Si está buscando llevar su uso de NetDocuments al siguiente nivel, le animo a que vea lo que hay disponible.

Aquí hay algunos lugares para comenzar:

  • SignatureBridge proporciona un vínculo entre NetDocuments y DocuSign. La pandemia de COVID- 19 ha acelerado la tendencia hacia las firmas electrónicas y SignatureBridge le permite enrutar documentos y monitorear el estado en NetDocuments.
  • Una búsqueda rápida me dice que al menos 20 de las aplicaciones en el directorio se relacionan con la administración de contratos. Si su organización dedica mucho tiempo a redactar contratos, especialmente dentro de un entorno legal corporativo, puede ser un verdadero desafío realizar un seguimiento de los contratos, quién está trabajando en ellos y cuándo deben renovarse. Una herramienta de gestión de contratos integrada le ayuda a estar al tanto de esta información dentro de NetDocuments.

Acelere la eficiencia con las herramientas integradas de NetDocuments

Finalmente, existen varias herramientas de NetDocuments que ahorran tiempo y aumentan la eficiencia directamente dentro de la plataforma.

ndMail

Los principales beneficios de ndMail comienzan con el archivo de correo electrónico predictivo. En lugar de navegar a un espacio de trabajo y guardar un correo electrónico, ndMail predice una ubicación para usted.

Excepto que esa última frase no le hace justicia.

ndMail es muy bueno para predecir dónde se debe archivar un correo electrónico y con un solo clic puede archivar ese mensaje y todos los mensajes posteriores en la misma conversación si lo desea. Con inteligencia artificial, analiza cada parte del correo electrónico, incluidos los destinatarios, el remitente, el asunto y el cuerpo del correo electrónico. También puede reconocer texto, nombres, patrones numéricos y otra información y los compara con patrones en correos electrónicos previamente guardados, así como con ubicaciones dentro de NetDocuments.

Por ejemplo, si su número de asunto es ABC123 y el correo electrónico incluye esta información en cualquier lugar, es muy probable que ndMail prediga ese asunto como la ubicación de presentación, incluso si es el primer correo electrónico recibido sobre el asunto. Si no predice la ubicación correcta, puede tomar un momento para archivar manualmente el correo electrónico y aprenderá de esto su comportamiento y el de todos en su organización.

El archivo de correo electrónico predictivo incluido con ndMail ahorra una enorme cantidad de tiempo, pero eso no es todo lo que hace. También incluye una función de asignación de carpetas que le permite asignar una carpeta o subcarpeta de Outlook a una ubicación de NetDocuments. Para archivar un correo electrónico, simplemente arrástrelo desde su Bandeja de entrada a la carpeta. Por último, proporciona un panel en Outlook que le ofrece acceso instantáneo a NetDocuments en una vista similar a ndOffice, integrado por completo en Outlook.

ndMail es una herramienta que cambia las reglas del juego para su flujo de trabajo al llevar el DMS al lugar de trabajo favorito de muchos abogados: su correo electrónico.

SetBuilder

SetBuilder se creó para ahorrarle tiempo al simplificar la forma en que reúne y organiza los documentos en una carpeta o un conjunto de documentos. Se puede crear un conjunto desde cero o copiando un conjunto existente. Una vez que se crea un conjunto, puede agregar documentos desde el mismo espacio de trabajo o desde su computadora local.

SetBuilder incluye la capacidad de agregar elementos organizativos adicionales. Por ejemplo, puede agregar encabezados de sección y marcadores de posición al conjunto para ayudarlo a identificar rápidamente qué documentos se completaron y cuáles aún están en movimiento. Todo esto se hace en una interfaz gráfica limpia en la que arrastra y suelta elementos en el orden deseado.

SetBuilder is most useful for creating closing binders for any sort of transaction. The tool helps you assemble all of your files in a digestible, orderly format.

Los cierres de bienes raíces, la formación de empresas y los planes de bienes raíces son solo algunas de las áreas de práctica en las que SetBuilder puede desempeñar un papel importante. Si trabaja en una de estas áreas, probablemente ya esté creando carpetas como esta. ¿Por qué no hacerlo de la manera más eficiente posible al crearlos en el mismo lugar donde ya residen los documentos?

CollabSpaces

En su forma más simple, CollabSpaces le permite crear lo que muchos de nosotros todavía llamamos 'portales de clientes'. En otras palabras, puede crear un área dentro de NetDocuments donde un cliente o un usuario externo puede acceder a los documentos. Usted controla si pueden simplemente ver los documentos que coloca allí, descargar documentos existentes, cargar nuevos o modificar cosas que ya están en CollabSpace.

Sin embargo, CollabSpaces es más que un simple portal de cliente. Se pueden utilizar para colaborar con testigos expertos o abogados externos, y son muy útiles en asuntos complejos en los que es necesario recopilar y organizar un subconjunto de documentos de la materia, como cuando se realiza una declaración específica o se responde a una solicitud de presentación. Lo mejor de CollabSpaces es que te permite colaborar mientras controlas cómo sucede. Tu controlas no solo acceso al CollabSpace pero cómo aquellos con acceso pueden trabajar en CollabSpace.

NetDocuments requiere una licencia de usuario externa. Puede verificar cuántos usuarios externos tiene permitidos su cuenta en la página de administración de Información y Configuración. Si no tiene acceso a CollabSpaces o necesita más usuarios externos, comuníquese con su representante de NetDocuments para obtener más información.

Conclusión

Espero que haya disfrutado de esta serie de dos partes sobre el flujo de trabajo de NetDocuments, en la que he destacado dos formas de mejorar su flujo de trabajo: primero, aprovechando las aparentemente pequeñas mejoras en la forma en que utiliza un producto como NetDocuments; y segundo, buscar formas en las que un producto moderno como NetDocuments pueda mejorar su flujo de trabajo.

Multiplicar unos pocos clics guardados en toda una organización y aprovechar esta tecnología moderna para acelerar el trabajo puede tener un impacto masivo en la eficiencia y la adopción de productos. Y lo que no puede hacer por sí solo, puede hacerlo junto con otro producto de terceros.

¿Listo para llevar su flujo de trabajo al siguiente nivel? Affinity Consulting puede ayudarlo a implementar NetDocuments por primera vez u optimizar su flujo de trabajo de NetDocuments existente. Aprende más aquí.

Sobre el Autor

Jeffrey S. Krause es socio de Affinity Consulting Group. Es un abogado de Wisconsin que ha pasado más de 20 años ayudando a otros abogados a elegir la tecnología adecuada y usarla de la manera correcta. Conéctate con él en Linkedin.

"¡Gran empresa, grandes productos, gran liderazgo, gran gente, gran cultura!"
"Amo a mi equipo ya mis compañeros. Somos una familia y nos respetamos".
"NetDocuments fomenta un buen equilibrio entre el trabajo y la familia".
"Me siento respetado y valorado por el liderazgo y mi equipo".
"Trabajamos juntos y nos apoyamos / animamos mutuamente para hacer nuestro mejor trabajo todos los días".
"De principio a fin, mis líderes están dispuestos a guiarme y dejarme probar cosas nuevas. Esto mantiene el trabajo fresco, emocionante y divertido para que no me agote ni me aburra".
"Tengo una dirección clara en mis tareas y prioridades laborales. También me siento animado a poner a mi familia en primer lugar y mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida".
"Trabajo con personas muy motivadas que son inteligentes y me permiten aprender de ellas".
"NetDocuments se compromete a superar las expectativas de los clientes mediante la creación de productos líderes alojados en entornos sólidos como una roca".
"Estoy capacitado para probar cosas nuevas y pensar en procesos y campañas de manera estratégica. Puedo apoyarme en mi jefe, pero no estoy microgestionado, lo cual se agradece".
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