Cómo agilizar el proceso de cierre de fusiones y adquisiciones

En muchos bufetes de abogados, cerrar transacciones, incluidas fusiones y adquisiciones, no es un pilar de la eficiencia. Eso no quiere decir que una firma no pueda ser conocida por su capacidad para administrar adecuadamente las transacciones según el cronograma y el presupuesto; los clientes valoran una firma de abogados que pueda manejar adquisiciones, financiamiento, ofertas de valores o acuerdos inmobiliarios. Dependen del abogado para consumar el trato, incluido el conocimiento de las diferentes responsabilidades de todas las partes involucradas, la búsqueda y obtención de aprobaciones regulatorias y, finalmente, que todos firmen la transacción.

In our recent webinar, How to Cut Through the Monotony and Increase Efficiency in the Closing Process, we dived into how before the internet, the closing process would often take place in a board room with a lot of handshaking and documents passing back and forth. While email helped communication in some ways, it’s led to the entire transaction happening via email, which leads to a lot of headaches and inefficiencies. In fact, for a lawyer, the closing process can be just as monotonous as it is frustrating.

¿Qué hay de malo en el proceso actual?

Hay cinco desventajas del proceso de cierre tradicional.

1. It has too many manual tasks
   Besides the thousands of emails that can pile up trying to close a transaction, the process of assembling documents, acquiring signatures, and working through a closing checklist remains, for the most part, an analog process.
2. It is too time-intensive
   This is true of both assembling the closing binder and completing the transaction. No lawyer wants to spend days tediously putting together documents. And to finally wrap up all the signatures and agreements can take months, dragging out the transaction.
3. It uses too much paper
   Both environmentally and from a cost point of view, paper is wasted on different versions of documents and the printing of the final binder.
4. It is too expensive
   It’s not just the paper that gets expensive. Clients are aware of the billable hours, and in a price-based market, keeping costs down is a real advantage to customer retention and satisfaction.
5. Los documentos de la carpeta de cierre final pueden terminar en diferentes ubicaciones.

Cada parte tiene su propio método de almacenamiento de documentos. El proceso actual puede resultar en dolores de cabeza cuando cada jugador diferente en el trato tiene que encontrar documentos específicos en el futuro.

The manual tools and organizational tactics attorneys use to process transactional closings aren’t keeping up with the complexity of the deals. At Net Document’s most recent webinar, we discussed Set Builder, a solution to the inefficient traditional closing process plaguing so many law firms.

Presentamos Set Builder

It’s worth telling the story of SetBuilder’s inception. Eric Wood, who spoke at the webinar, come up with the idea for SetBuilder while working at Chapman and Cutler LLP, which primarily handles transactions. As a junior associate, he would spend weeks in a windowless room sorting through documents. Remarkably, he found time to learn how to code and conceived the idea for a software tool to assist in organizing the closing process.

Presentó la idea a su equipo de gestión y Chapman desarrolló su herramienta, llamada Closing Room, sobre NetDocuments. El impacto fue inmediato y muchos usuarios comenzaron a usar Closing Room tan pronto como lo implementaron. Eric estima que Chapman ahorró millones en el cierre de gastos relacionados con la nueva herramienta. NetDocuments compró Closing Room tres años más tarde, lo renombró como Set Builder y lo hizo ampliamente disponible en la industria.

Cómo funciona SetBuilder

Como sugiere su nombre, SetBuilder le ayuda a crear la estructura de un proceso de cierre. Al colocar encabezados y marcadores de posición, puede establecer el formato de cómo se verá el documento final. A partir de ahí, es fácil arrastrar y soltar los documentos reales en sus marcadores de posición. Básicamente, el proceso manual de listas de verificación y salas de cierre se replica digitalmente. Solo se necesitan unos segundos para ensamblar los documentos correctos en una estructura ordenada. Además, SetBuilder se conecta directamente a su espacio de trabajo, por lo que los documentos que necesita son aún más accesibles.

Además de un montaje eficiente, algunos otros beneficios hacen que SetBuilder sea útil en el proceso de cierre son que ayuda a los abogados:

• Genere un PDF que abarque todos los documentos. Esta es su carpeta de cierre.
• Distribuya el documento final electrónicamente. Puede enviar correos electrónicos y enlaces seguros a través de NetDocuments. Esto puede ahorrarle mucho en costos de impresión y envío.
• Clona tu plantilla para proyectos futuros. Lo más probable es que hagas muchos tipos de acuerdos similares, y duplicar tu Set Builder hará que cerrar acuerdos futuros sea mucho más sencillo. Los documentos cambiarán de un proyecto a otro, pero la estructura seguirá siendo bastante consistente.

SetBuilder digitaliza el proceso de cierre de una manera intuitiva que utiliza las herramientas actuales de NetDocuments. Fue construido en las trincheras de un bufete de abogados transaccionales, y encontrará que replica el proceso de listas de verificación y salas de cierre, solo en un entorno de arrastrar y soltar más amigable y eficiente.

Ready to streamline your own transaction and closing process? Get a demo of SetBuilder.