Cómo agilizar el proceso de cierre de fusiones y adquisiciones

En muchos bufetes de abogados, cerrar transacciones, incluidas fusiones y adquisiciones, no es un pilar de la eficiencia. Eso no quiere decir que una firma no pueda ser conocida por su capacidad para administrar adecuadamente las transacciones según el cronograma y el presupuesto; los clientes valoran una firma de abogados que pueda manejar adquisiciones, financiamiento, ofertas de valores o acuerdos inmobiliarios. Dependen del abogado para consumar el trato, incluido el conocimiento de las diferentes responsabilidades de todas las partes involucradas, la búsqueda y obtención de aprobaciones regulatorias y, finalmente, que todos firmen la transacción.

En nuestro reciente seminario web, Cómo superar la monotonía y aumentar la eficiencia en el proceso de cierre, nos sumergimos en cómo antes de Internet, el proceso de cierre a menudo se realizaba en una sala de juntas con muchos apretones de manos y documentos que iban y venían. Si bien el correo electrónico ayudó a la comunicación de alguna manera, ha llevado a que toda la transacción se realice a través del correo electrónico, lo que genera muchos dolores de cabeza e ineficiencias. De hecho, para un abogado, el proceso de cierre puede ser tan monótono como frustrante.

¿Qué hay de malo en el proceso actual?

Hay cinco desventajas del proceso de cierre tradicional.

1. Tiene demasiadas tareas manuales
   Además de los miles de correos electrónicos que pueden acumularse al intentar cerrar una transacción, el proceso de recopilación de documentos, adquisición de firmas y elaboración de una lista de verificación de cierre sigue siendo, en su mayor parte, un proceso analógico.
2. Es demasiado intensivo
   Esto es cierto tanto para armar la carpeta de cierre como para completar la transacción. Ningún abogado quiere pasar días tediosamente armando documentos. Y finalmente cerrar todas las firmas y acuerdos puede llevar meses, alargando la transacción.
3. Usa demasiado papel
   Tanto desde el punto de vista medioambiental como económico, el papel se desperdicia en diferentes versiones de documentos y en la impresión de la carpeta final.
4. Es muy caro
   No es solo el papel lo que se encarece. Los clientes conocen las horas facturables y, en un mercado basado en precios, mantener bajos los costos es una ventaja real para la retención y satisfacción del cliente.
5. Los documentos de la carpeta de cierre final pueden terminar en diferentes ubicaciones.

Cada parte tiene su propio método de almacenamiento de documentos. El proceso actual puede resultar en dolores de cabeza cuando cada jugador diferente en el trato tiene que encontrar documentos específicos en el futuro.

Las herramientas manuales y las tácticas organizacionales que usan los abogados para procesar los cierres transaccionales no están a la altura de la complejidad de los acuerdos. En el seminario web más reciente de Net Document, discutimos Set Builder, una solución para el proceso de cierre tradicional ineficiente plagando tantos bufetes de abogados.

Presentamos Set Builder

Vale la pena contar la historia del inicio de SetBuilder. Eric Wood, quien habló en el seminario web, tuvo la idea de SetBuilder mientras trabajaba en Chapman and Cutler LLP, que maneja principalmente transacciones. Como asociado junior, pasaba semanas en una habitación sin ventanas revisando documentos. Sorprendentemente, encontró tiempo para aprender a codificar y concibió la idea de una herramienta de software para ayudar a organizar el proceso de cierre.

Presentó la idea a su equipo de gestión y Chapman desarrolló su herramienta, llamada Closing Room, sobre NetDocuments. El impacto fue inmediato y muchos usuarios comenzaron a usar Closing Room tan pronto como lo implementaron. Eric estima que Chapman ahorró millones en el cierre de gastos relacionados con la nueva herramienta. NetDocuments compró Closing Room tres años más tarde, lo renombró como Set Builder y lo hizo ampliamente disponible en la industria.

Cómo funciona SetBuilder

Como sugiere su nombre, SetBuilder le ayuda a crear la estructura de un proceso de cierre. Al colocar encabezados y marcadores de posición, puede establecer el formato de cómo se verá el documento final. A partir de ahí, es fácil arrastrar y soltar los documentos reales en sus marcadores de posición. Básicamente, el proceso manual de listas de verificación y salas de cierre se replica digitalmente. Solo se necesitan unos segundos para ensamblar los documentos correctos en una estructura ordenada. Además, SetBuilder se conecta directamente a su espacio de trabajo, por lo que los documentos que necesita son aún más accesibles.

Además de un montaje eficiente, algunos otros beneficios hacen que SetBuilder sea útil en el proceso de cierre son que ayuda a los abogados:

• Genere un PDF que abarque todos los documentos. Esta es su carpeta de cierre.
• Distribuya el documento final electrónicamente. Puede enviar correos electrónicos y enlaces seguros a través de NetDocuments. Esto puede ahorrarle mucho en costos de impresión y envío.
• Clona tu plantilla para proyectos futuros. Lo más probable es que hagas muchos tipos de acuerdos similares, y duplicar tu Set Builder hará que cerrar acuerdos futuros sea mucho más sencillo. Los documentos cambiarán de un proyecto a otro, pero la estructura seguirá siendo bastante consistente.

SetBuilder digitaliza el proceso de cierre de una manera intuitiva que utiliza las herramientas actuales de NetDocuments. Fue construido en las trincheras de un bufete de abogados transaccionales, y encontrará que replica el proceso de listas de verificación y salas de cierre, solo en un entorno de arrastrar y soltar más amigable y eficiente.

¿Listo para agilizar su propia transacción y proceso de cierre? Obtener una demostración de SetBuilder.