AI Responsibly with ndMAX
Alexander Graham Bell era un futurista y soñaba con un teléfono en cada ciudad. Y aunque muchas tecnologías no envejecen bien, la invención creativa de Bell ciertamente lo ha hecho. El mercado global de teléfonos inteligentes se valoró en alrededor de $378 mil millones en 2020 y se prevé que supere los $493 mil millones en 2026.
Pero, ¿qué sucede cuando la tecnología nos falla, impide el progreso y agrega estrés y frustración a nuestras cargas de trabajo ocupadas? Esta es una pregunta clave que se hacen las agencias gubernamentales y las organizaciones de todas las industrias, particularmente cuando se trata de administrar y colaborar de manera segura en información comercial crítica.
Document management systems (DMS) help organizations store, manage, and protect mass volumes of valuable information being produced. The amount of data generated daily is predicted to reach 463 exabytes globally by 2025. With the recent and growing shift to hybrid work environments, secure remote access has never been more important for regulated industries such as government, healthcare, and finance. Teams need reliable technology tools and solutions to seamlessly collaborate while also keeping data safe from prying eyes and malicious intent.
Los proveedores de soluciones comerciales listas para usar (COTS) a menudo promocionan los ahorros de costos y las mejoras de productividad que ofrecen sus aplicaciones. Pero las campanas y silbatos que se prometieron en la etapa de compra a veces pierden su brillo una vez que se completa la implementación y comienza el uso. El objetivo de la tecnología siempre debe ser ayudar a las personas y los equipos a ser más productivos, eficientes e innovadores. Y si eso no está sucediendo, es una gran bandera roja.
In our latest checklist, we highlight 10 questions to ask in order to assess whether your technology is helping your teams work smarter and more productive — or it’s inhibiting progress by making it more difficult to complete daily tasks and workflows.
Exploremos algunas de las cosas que querrá considerar.
Los silos de datos distribuidos en repositorios dispares son comunes con las soluciones de administración de contenido heredadas. Esto no solo es riesgoso desde el punto de vista del cumplimiento, sino que no es útil para una agencia o empresa tener información que es difícil, si no imposible, de encontrar y acceder de manera eficiente. Un DMS basado en la nube elimina esta barrera y proporciona una ubicación centralizada que sirve como centro para todos los recursos de información. Esto se convierte en su único sistema de registro confiable y permite que sus equipos colaboren de manera segura desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.
Who knew the decades-old phrase “You’ve got mail” would turn into something so big? Today, over 3 million emails are sent every second worldwide to over 7 billion email accounts. Email is an essential form of communication, but it can quickly become chaotic and overwhelming. Organizing emails in folders and subfolders can certainly help reduce the inbox clutter, but what happens when you need an important document buried in the deep file structure from years gone by?
Si tiene que dedicar más tiempo a buscar que a encontrar, el objetivo de productividad de su sistema de archivo de correo electrónico no se está cumpliendo. Un DMS basado en la nube con tecnología de correo electrónico predictivo permite que los participantes autorizados puedan archivar correos electrónicos y acceder a ellos según sea necesario. Y cuando las personas dejan el equipo o la agencia, las tareas se pueden transferir sin problemas a otros recursos para los flujos de trabajo en curso porque los datos de correo electrónico están protegidos con capacidades de prevención de pérdida de datos y se almacenan en el DMS.
La colaboración entre equipos y recursos externos es fundamental para resolver problemas y trabajar de forma cohesionada. Durante el inicio de la pandemia, cuando millones se vieron obligados a regresar a casa por medidas seguras de distanciamiento social, las agencias que estaban preparadas para respaldar entornos de trabajo híbridos con un proceso moderno, seguro y compatible hicieron que esta transición fuera mucho más fácil que aquellas que dependían de tecnología obsoleta.
Las soluciones de DMS basadas en la nube tienen la agilidad técnica para adaptarse e integrarse fácilmente con tecnologías convergentes, lo que permite a las personas conectarse de forma segura a su información personal y comercial desde cualquier lugar, según sea necesario. Las sólidas funciones de seguridad, como el cifrado y la prevención de pérdida de datos (DLP), brindan acceso controlado a los usuarios autorizados, lo que garantiza el cumplimiento de las leyes de privacidad de datos.
For government agencies, a DMS provider that is also FedRAMP Authorized ensures government data is consistently protected and the services have been thoroughly vetted by the FedRAMP Program Management Office (PMO). It is critically important to know the difference between FedRAMP Authorized and FedRAMP Compliant. A DMS that is FEDRAMP Authorized has met rigorous compliance and security standards set by the FedRAMP PMO for properly protecting federal data stored in commercial cloud service providers. A cloud service provider that uses a FedRAMP Authorized public cloud (e.g., Amazon AWS, GovCloud, or Microsoft Azure Gov) state their service is FedRAMP Compliant, but the service itself is not FedRAMP Authorized and therefore this service is not recognized by the FedRAMP PMO.
Along with other mobile devices, smartphones can be found in almost every hand, home, school, and workplace. Mobile access is credited for approximately half of web traffic worldwide. As hybrid work environments continue to accelerate, the need for digital mobility has become increasingly more important. A cloud based DMS provides secure mobile device access to important business information, enabling workers to complete work and securely communicate while on the go.
La tecnología puede cambiar e influir en la forma en que trabajamos de muchas maneras positivas, pero solo si funciona para usted y se adapta a su entorno de trabajo.
Puede parecer cursi acuñar la vieja frase "Un barco en el puerto es seguro, pero no es para eso que se construyen los barcos", pero piense en la cita en términos de su agencia u organization. Si no está obteniendo el máximo retorno de su inversión y la experiencia de su solución tecnológica actual que usted y sus equipos esperan (y merecen), la realidad es que está atrapado en el puerto. Es hora de cambiar el rumbo y asegurarse de que sus tecnologías ayuden a su gente y organización a alcanzar su máximo potencial.
Download our checklist of 10 questions that can help you evaluate your technology solutions. Want to learn more? Let’s chat!
Cuando el desempeño importa más que las promesas. Eso es trabajo inspirado.
