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¿Está su tecnología trabajando para usted o en su contra?

Por:
El equipo de NetDocuments
Posted On:
marzo 28, 2022
Last Updated:

Alexander Graham Bell era un futurista y soñaba con un teléfono en cada ciudad. Y aunque muchas tecnologías no envejecen bien, la invención creativa de Bell ciertamente lo ha hecho. El mercado global de teléfonos inteligentes se valoró en alrededor de $378 mil millones en 2020 y se prevé que supere los $493 mil millones en 2026.

Pero, ¿qué sucede cuando la tecnología nos falla, impide el progreso y agrega estrés y frustración a nuestras cargas de trabajo ocupadas? Esta es una pregunta clave que se hacen las agencias gubernamentales y las organizaciones de todas las industrias, particularmente cuando se trata de administrar y colaborar de manera segura en información comercial crítica.

No solo prometa, demuestre

Los sistemas de administración de documentos (DMS) ayudan a las organizaciones a almacenar, administrar y proteger volúmenes masivos de información valiosa que se produce. La cantidad de datos generados diariamente es predicho alcanzar 463 exabytes globalmente por 2025. Con el cambio reciente y creciente hacia entornos de trabajo híbridos, el acceso remoto seguro nunca ha sido tan importante para las industrias reguladas como el gobierno, la atención médica y las finanzas. Los equipos necesitan herramientas y soluciones tecnológicas confiables para colaborar sin problemas y, al mismo tiempo, mantener los datos a salvo de miradas indiscretas e intenciones maliciosas.

Los proveedores de soluciones comerciales listas para usar (COTS) a menudo promocionan los ahorros de costos y las mejoras de productividad que ofrecen sus aplicaciones. Pero las campanas y silbatos que se prometieron en la etapa de compra a veces pierden su brillo una vez que se completa la implementación y comienza el uso. El objetivo de la tecnología siempre debe ser ayudar a las personas y los equipos a ser más productivos, eficientes e innovadores. Y si eso no está sucediendo, es una gran bandera roja.

En nuestra última lista de verificación, destacamos 10 preguntas para hacer para evaluar si su tecnología está ayudando a sus equipos a trabajar de manera más inteligente y productiva, o si está inhibiendo el progreso al dificultar la realización de las tareas y los flujos de trabajo diarios.

Exploremos algunas de las cosas que querrá considerar.

Evaluación de sus soluciones tecnológicas actuales

¿Tiene su equipo una plataforma tecnológica central para almacenar y administrar de forma segura documentos, correos electrónicos y otros productos de trabajo?

Los silos de datos distribuidos en repositorios dispares son comunes con las soluciones de administración de contenido heredadas. Esto no solo es riesgoso desde el punto de vista del cumplimiento, sino que no es útil para una agencia o empresa tener información que es difícil, si no imposible, de encontrar y acceder de manera eficiente. Un DMS basado en la nube elimina esta barrera y proporciona una ubicación centralizada que sirve como centro para todos los recursos de información. Esto se convierte en su único sistema de registro confiable y permite que sus equipos colaboren de manera segura desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.

¿Es capaz de organizar sus documentos y correos electrónicos de manera significativa y eficiente?

¿Quién sabía la frase de décadas de antigüedad “Tienes un nuevo correo” se convertiría en algo tan grande? Hoy, más de 3 millones correos electrónicos se envían cada segundo en todo el mundo a más de 7 mil millones de cuentas de correo electrónico. El correo electrónico es una forma esencial de comunicación, pero puede volverse caótico y abrumador rápidamente. La organización de correos electrónicos en carpetas y subcarpetas sin duda puede ayudar a reducir el desorden de la bandeja de entrada, pero ¿qué sucede cuando necesita un documento importante enterrado en la estructura de archivos profundos de años pasados?

Si tiene que dedicar más tiempo a buscar que a encontrar, el objetivo de productividad de su sistema de archivo de correo electrónico no se está cumpliendo. Un DMS basado en la nube con tecnología de correo electrónico predictivo permite que los participantes autorizados puedan archivar correos electrónicos y acceder a ellos según sea necesario. Y cuando las personas dejan el equipo o la agencia, las tareas se pueden transferir sin problemas a otros recursos para los flujos de trabajo en curso porque los datos de correo electrónico están protegidos con capacidades de prevención de pérdida de datos y se almacenan en el DMS.

¿Puede su equipo colaborar de forma segura y compartir contenido sin problemas con partes externas fuera de su departamento o agencia?

La colaboración entre equipos y recursos externos es fundamental para resolver problemas y trabajar de forma cohesionada. Durante el inicio de la pandemia, cuando millones se vieron obligados a regresar a casa por medidas seguras de distanciamiento social, las agencias que estaban preparadas para respaldar entornos de trabajo híbridos con un proceso moderno, seguro y compatible hicieron que esta transición fuera mucho más fácil que aquellas que dependían de tecnología obsoleta.

Las soluciones de DMS basadas en la nube tienen la agilidad técnica para adaptarse e integrarse fácilmente con tecnologías convergentes, lo que permite a las personas conectarse de forma segura a su información personal y comercial desde cualquier lugar, según sea necesario. Las sólidas funciones de seguridad, como el cifrado y la prevención de pérdida de datos (DLP), brindan acceso controlado a los usuarios autorizados, lo que garantiza el cumplimiento de las leyes de privacidad de datos.

Para agencias gubernamentales, un proveedor de DMS que también Autorizado por FedRAMP garantiza que los datos del gobierno estén protegidos de forma constante y que los servicios hayan sido examinados minuciosamente por la Oficina de Gestión de Programas (PMO) de FedRAMP. Es sumamente importante conocer la diferencia entre FedRAMP autorizado y FedRAMP compatible. Un DMS autorizado por FEDRAMP ha cumplido con los rigurosos estándares de cumplimiento y seguridad establecidos por la PMO de FedRAMP para proteger adecuadamente los datos federales almacenados en proveedores comerciales de servicios en la nube. Un proveedor de servicios en la nube que utiliza una nube pública autorizada por FedRAMP (por ejemplo, Amazon AWS, GovCloud o Microsoft Azure Gov) declara que su servicio cumple con FedRAMP, pero el servicio en sí no está autorizado por FedRAMP y, por lo tanto, este servicio no es reconocido por la PMO de FedRAMP. .

¿Puede acceder de forma segura a documentos y correos electrónicos desde un teléfono inteligente u otro dispositivo móvil?

Junto con otros dispositivos móviles, los teléfonos inteligentes se pueden encontrar en casi todas las manos, hogares, escuelas y lugares de trabajo. El acceso móvil se acredita por aproximadamente la mitad del tráfico web en todo el mundo. A medida que los entornos de trabajo híbridos continúan acelerándose, la necesidad de movilidad digital se ha vuelto cada vez más importante. Un DMS basado en la nube brinda acceso seguro desde dispositivos móviles a información comercial importante, lo que permite a los trabajadores completar el trabajo y comunicarse de manera segura mientras se desplazan.

¿Está su tecnología trabajando para usted o en su contra?

La tecnología puede cambiar e influir en la forma en que trabajamos de muchas maneras positivas, pero solo si funciona para usted y se adapta a su entorno de trabajo.

Puede parecer cursi acuñar la vieja frase "Un barco en el puerto es seguro, pero no es para eso que se construyen los barcos", pero piense en la cita en términos de su agencia u organización. Si no está obteniendo el máximo retorno de su inversión y la experiencia de su solución tecnológica actual que usted y sus equipos esperan (y merecen), la realidad es que está atrapado en el puerto. Es hora de cambiar el rumbo y asegurarse de que sus tecnologías ayuden a su gente y organización a alcanzar su máximo potencial.

Descargue nuestra lista de verificación de 10 preguntas que pueden ayudarlo a evaluar sus soluciones tecnológicas. ¿Querer aprender más? Charlemos!

Cuando el desempeño importa más que las promesas. <span class="kepler-font">Eso es trabajo inspirado</span>.

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