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NetDocuments frente a Worldox: una comparación completa de plataformas de gestión de documentos legales

Por:
El equipo de NetDocuments
diciembre 13, 2021

Invertir en un nuevo sistema de gestión de documentos (DMS) es una decisión importante. Ya sea que esté retirando un sistema heredado o simplemente comenzando su viaje legal con DMS, esta es una elección y un cambio que solo desea hacer una vez. Hacerlo bien a la primera es vital.

Por supuesto, seleccionar una plataforma es más fácil de decir que de hacer, especialmente con tantas soluciones de tecnología legal en el mercado.

Worldox y NetDocuments son dos opciones de DMS populares para abogados y equipos legales, pero ¿cómo se comparan estas dos plataformas? Más importante aún, ¿cómo saber cuál es el adecuado para su trabajo?

En este artículo, compartiremos una comparación detallada de Worldox y NetDocuments, incluidas las funciones que no se pierden, las diferencias clave entre las plataformas y la información sobre cómo pueden afectar su trabajo diario. Con esta información, estará más preparado para elegir la plataforma adecuada para usted.

Conoce las plataformas

Antes de profundizar en los detalles, aquí hay una descripción general rápida de estas dos plataformas DMS centradas en lo legal, de dónde provienen y los tipos de servicio que ofrecen.

  • Worldox ha estado en la escena del software de gestión de documentos desde 1988. Durante la mayor parte de ese tiempo, han sido únicamente una solución local. La compañía comenzó a ofrecer capacidades multisitio para su producto alojado en red en 2012 (Worldox Enterprise), e introdujeron Worldox Cloud en 2013.
  • NetDocuments se ha basado exclusivamente en la nube desde su fundación en 1999. La organización Una nube El enfoque ofrece una infraestructura de nube de nivel empresarial para clientes de todo el mundo y se escala fácilmente para adaptarse a empresas de cualquier tamaño. En 2021, NetDocuments recibió Autorización de FedRAMP, lo que significa que incluso las agencias gubernamentales confían en ellos

Lo crea o no, estos orígenes tienen un impacto significativo en el tipo de servicio que cada plataforma puede ofrecer. Te mostraremos cómo.

Comparación de funciones de DMS

Con la pandemia, los bufetes de abogados (y otras organizaciones) están recurriendo a beneficios de la nube Más que nunca. Por lo tanto, centraremos nuestra comparación en NetDocuments y Worldox Cloud, en lugar de en las soluciones locales de Worldox.

Como era de esperar, tanto Worldox Cloud como NetDocuments ofrecen la caracteristicas fundamentales de un DMS legal como:

  • Permisos de usuario
  • CONTROL DE VERSIONES
  • Archivado y retención
  • Copias de seguridad y recuperación de archivos
  • Organización centrada en el cliente y la materia
  • Herramientas de gestión de correo electrónico
  • Aplicaciones móviles y de escritorio

Sin características como estas, simplemente no tendría un DMS adecuado para el trabajo legal. Por lo tanto, si solo necesita lo básico para ayudar a su equipo a realizar el trabajo, ambas soluciones pueden brindarle lo que está buscando.

Sin embargo, NetDocuments tiene características adicionales para ayudar a los abogados a ser más productivos con menos esfuerzo, no solo para trabajar, sino también para Inspirado en el trabajo. Las potentes funciones que aumentan la productividad incluyen:

  • Firma electrónica incorporada
  • Archivado con un clic
  • Colaboración externa segura
  • Prevención de pérdida de datos (DLP)
  • Atributos de perfil dinámico
  • Assembly of document sets
  • Reconocimiento óptico de caracteres (lo que significa que se pueden buscar todas las imágenes, PDF, etc.)

… y muchos muchos mas.

Pero lo que es particularmente especial acerca de estas características es que todas están integradas directamente en la plataforma NetDocuments. No es necesario comprar complementos de terceros. Todo lo que necesita ya está al alcance de su mano.

Hablemos de beneficios (e inconvenientes)

Se supone que su DMS le facilitará la vida, pero no todas las plataformas o funciones son iguales. Para ayudarlo a obtener una imagen más clara de cómo se comparan Worldox y NetDocuments, profundicemos en tres de los criterios más esenciales que debe considerar al seleccionar un DMS legal: arquitectura en la nube, integraciones clave y acceso remoto.

True Cloud vs.Nube alojada

Anteriormente mencionamos que NetDocuments es una plataforma nativa de la nube, mientras que Worldox es una plataforma local adaptada para la implementación en la nube. Pero, ¿qué significa eso realmente para ti y para otros usuarios?

Lo que ofrece Worldox Cloud se conoce como nube alojada. Suena bien, ¿verdad? Pero aquí está el secreto de las nubes alojadas: todavía está obteniendo software local de manera efectiva. Simplemente está alojado en un servidor remoto y administrado por el proveedor (u otro tercero).

Si bien las nubes alojadas permiten el acceso remoto y reducen la necesidad de hardware local, aún enfrentará muchos de los desafíos que vienen con los sistemas locales: flexibilidad reducida, soporte limitado y actualizaciones retrasadas y correcciones de errores, por nombrar un pocos. Esos desafíos pueden generar importantes pérdidas de productividad para su equipo.

Los verdaderos sistemas en la nube son diferentes. Diseñadas, desarrolladas e implementadas para aprovechar el entorno de la nube, estas soluciones ofrecen una implementación más rápida, actualizaciones automáticas, poco (si es que hay alguno) tiempo de inactividad programado, seguridad superior y más. Como plataforma nativa de la nube, eso es lo que NetDocuments ofrece a los clientes.

Para obtener más información sobre la comparación de verdaderas plataformas en la nube y soluciones alojadas, consulte nuestra práctica guía de arquitectura en la nube.

Integraciones de Microsoft Teams y O365

Las aplicaciones de Microsoft son algunas de las herramientas profesionales más utilizadas y apreciadas del mundo, por lo que es absolutamente esencial que un DMS legal sea compatible con el conjunto de productos de Microsoft.

Worldox ofrece un complemento de O365 que permite a los usuarios mover documentos entre Worldox y Office Online o OneDrive. La compañía también ofrece una integración de Microsoft Teams para que los clientes puedan usar las herramientas colaborativas en Teams para trabajar en documentos antes de devolverlos al DMS.

Pero aqui esta el problema: Sus documentos confidenciales deben salir de Worldox DMS para usar sus integraciones de Microsoft..

Como resultado, es posible que los permisos de los usuarios no se transfieran, el control de versiones se desmorona rápidamente y puede terminar fácilmente con múltiples versiones de la verdad a medida que las copias de los documentos se distribuyen entre los repositorios. En resumen, es un problema de gobernanza importante.

NetDocuments, por otro lado, ofrece una experiencia verdaderamente perfecta entre las aplicaciones DMS y Microsoft. Utilizando el ndOffice característica, los clientes pueden usar las capacidades avanzadas de administración de documentos de NetDocuments mientras trabajan en aplicaciones preferidas como Microsoft Word, PowerPoint y Excel.

La conexión se hace aún más fuerte con NetDocuments ' ChatLink para equipos de Microsoft. Esta integración única mantiene sus archivos organizados y protegidos dentro de la plataforma NetDocuments, incluso cuando accede a ellos a través de Teams.

Puede conectar fácilmente los canales de Teams con espacios de trabajo específicos del cliente o de la materia en NetDocuments, y no es necesario cambiar entre plataformas para verificar, cambiar el nombre o guardar una nueva versión de un documento. También puede estar seguro de que todos los controles de acceso de usuario de NetDocuments se transfieren a Teams.

Con NetDocuments, trabajar y colaborar con sus aplicaciones favoritas es sencillo y seguro, tal como debe ser.

Movilidad y acceso remoto

Uno de los beneficios clave de la transición a la nube es facilitar que su equipo trabaje de forma remota, ya sea desde su oficina en casa, mientras está de vacaciones o mientras viaja. Deberían poder acceder a los archivos desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar, de forma rápida y sencilla.

Con Worldox Cloud, los usuarios pueden acceder a la plataforma a través de un navegador web o un dispositivo iOS a través de la aplicación móvil Worldox. El acceso web remoto es posible pero requiere una conexión VPN.

Los clientes de NetDocuments no tienen que preocuparse por las conexiones VPN porque la plataforma y la infraestructura de seguridad se han creado para la nube desde el principio. NetDocuments ofrece acceso remoto confiable en cualquier lugar donde tenga una conexión a Internet, ya sea a través de aplicaciones web, de escritorio o móviles para iOS y Android. No se requiere VPN.

Obtenga aún más con NetDocuments

La gestión de documentos y correo electrónico es el corazón y el alma de NetDocuments, pero existen muchas herramientas adicionales para mejorar y aumentar la productividad, según sus necesidades específicas.

La solución central, ORGANIZAR, incluye administración de documentos, administración de correo electrónico, firma electrónica, reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y más.

Para usuarios con requisitos de seguridad adicionales, el PROTEGER La solución lo ayuda a construir muros éticos, evitar acciones de usuarios no autorizados y agregar una capa adicional de criptografía para proteger sus archivos.

El PLAN La solución lleva la colaboración al siguiente nivel con mensajería instantánea segura, edición y anotaciones en tiempo real, gestión de proyectos y tareas y, por supuesto, ChatLink para Microsoft Teams.

¿Necesitas colaborar fuera de tu organización? El ENTREGAR La solución puede ayudar. Ya sea que necesite compartir contenido con clientes, clientes, asesores externos u otros grupos, puede crear fácilmente espacios de trabajo seguros y compartibles y conjuntos de documentos organizados.

Por último, pero no menos importante, está el APRENDER , que ayuda a potenciar la investigación legal y a obtener información valiosa de sus documentos y datos para ayudarlo a impulsar la eficiencia, aumentar la productividad y generar mejores resultados.

Testimonios de usuarios y estudios de casos

La base de clientes global de NetDocuments es más 3,400 sólida y crece a un ritmo récord, gracias en parte a 70 antiguos clientes de Worldox que cambiado a NetDocuments dentro de los primeros nueve meses de 2021 solo.

Pero no confíe en nuestra palabra. Explore algunos clientes estudios de caso para ver lo que sus compañeros tienen que decir sobre NetDocuments:

desde Burke, Warren, MacKay y Serritella

"La mayor sorpresa una vez que hicimos la transición fue lo fácil que fue usar el sistema desde el principio".

- Anthony Moore, director de TI

desde Roca de Kutak

“NetDocuments está todo menos estancado y busca abogados en ejercicio sobre cómo mejorar continuamente y marcar el servicio”.

- Jay Selanders, presidente


desde Magrath Sheldrick


"Está claro que NetDocuments cuenta con las disposiciones necesarias para garantizar que nuestros datos estén protegidos y que siempre estarán allí cuando los necesitemos".

- Nick Doughty, director de TI

desde Ley Barrila


"Todo el mundo ama NetDocuments. No podríamos vivir sin él".

- Gaetano Barrila, Fundador

Un claro ganador

Al considerar el futuro de sus estrategias de gestión digital y de documentos, es importante sopesar los pros y los contras de cada proveedor de servicios. Si bien Worldox proporciona una solución DMS suficiente para la nube, NetDocuments es el claro ganador con una solución nativa de la nube que le brinda una plataforma para un trabajo perfecto e inspirado.


¿Listo para hacer el cambio? He aquí cómo empezar.

¡Vea algunas cotizaciones de empleados a continuación!

"¡Gran empresa, grandes productos, gran liderazgo, gran gente, gran cultura!"
"Amo a mi equipo ya mis compañeros. Somos una familia y nos respetamos".
"NetDocuments fomenta un buen equilibrio entre el trabajo y la familia".
"Me siento respetado y valorado por el liderazgo y mi equipo".
"Trabajamos juntos y nos apoyamos / animamos mutuamente para hacer nuestro mejor trabajo todos los días".
"De principio a fin, mis líderes están dispuestos a guiarme y dejarme probar cosas nuevas. Esto mantiene el trabajo fresco, emocionante y divertido para que no me agote ni me aburra".
"Tengo una dirección clara en mis tareas y prioridades laborales. También me siento animado a poner a mi familia en primer lugar y mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida".
"Trabajo con personas muy motivadas que son inteligentes y me permiten aprender de ellas".
"NetDocuments se compromete a superar las expectativas de los clientes mediante la creación de productos líderes alojados en entornos sólidos como una roca".
"Estoy capacitado para probar cosas nuevas y pensar en procesos y campañas de manera estratégica. Puedo apoyarme en mi jefe, pero no estoy microgestionado, lo cual se agradece".