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La colaboración es esencial para la práctica del derecho, y puede brindar enormes ventajas competitivas cuando se aprovecha en todas las áreas de práctica.
Pero cuando parte o todo su equipo trabaja de forma remota, puede ser difícil colaborar de manera efectiva. Sin embargo, con las herramientas y estrategias adecuadas, puede hacer que la colaboración sea exitosa y fluida, sin importar cuán disperso esté su equipo. Te mostraremos cómo.
La transición a la "nueva normalidad" de trabajar desde casa fue un ajuste masivo para la fuerza laboral moderna. Pero incluso cuando los equipos han comenzado a regresar a la oficina, está claro que los bufetes de abogados deben seguir siendo flexibles para que los negocios sigan avanzando.
En primer lugar, las oleadas cambiantes de enfermedades han obligado a algunas empresas a volver a cerrar sus oficinas y volver al trabajo totalmente remoto. Pero eso no es todo. Ahora que las organizaciones han demostrado su capacidad para trabajar de forma remota, los empleados de diversas industrias, demografías y geografías esperan tener opciones de trabajo remoto en el futuro.
Como resultado de estas circunstancias cambiantes, los bufetes de abogados deben estar preparados para hacer pivotes rápidos y manejar una fuerza laboral híbrida de miembros del equipo en la oficina y remotos y administrar las relaciones remotas con los clientes.
Increased collaboration offers numerous benefits for lawyers and their firms. But it can be difficult to maximize collaboration with a dispersed team. To help you tackle these challenges, we’ve identified five of the most common hurdles in remote collaboration — and how to overcome them.
Ya sea que todos o algunos de sus colaboradores estén trabajando de forma remota, necesitará una herramienta de videoconferencia y audioconferencia para ayudar a mantenerlos a todos conectados. Es importante que todos puedan participar en la reunión, independientemente de dónde se encuentren físicamente.
Si algunos de los miembros de su equipo están reunidos en la oficina mientras otros trabajan desde casa, querrá usar una cámara web y un micrófono que permita a los miembros remotos del equipo ver y escuchar a los que están en la sala de conferencias. También necesitará una pantalla grande para que los que están en la oficina también puedan ver y escuchar a los participantes remotos.
Para reuniones grandes, puede considerar una cámara web 360° inteligente que enfoca automáticamente el video y el audio en la persona que habla. Esto puede crear una experiencia de reunión de video más fluida para aquellos que trabajan de forma remota y ayudar a reducir las distracciones.
Durante una reunión híbrida, puede ser un desafío adicional mantener a todos los participantes comprometidos. Una forma de mejorar la experiencia es priorizar las herramientas de colaboración digital sobre las físicas. Por ejemplo, si su equipo usa con frecuencia una pizarra o notas adhesivas para colaborar, es posible que los participantes virtuales no puedan ver claramente toda la información en la pizarra, y mucho menos contribuir a ella. En su lugar, considere una herramienta de pizarra virtual. Esto garantizará que todos los participantes tengan el mismo acceso a la información y la capacidad de contribuir.
Tenga en cuenta que otras herramientas de comunicación, como la mensajería instantánea o el chat, también pueden ayudar a su equipo a mantenerse conectado y sincronizado, sin importar quién esté en la oficina o no.
Colaborar en documentos puede ser un desafío, ya sea que los equipos sean remotos o no, un problema que no es menor dada la cantidad de trabajo legal que se captura en los documentos.
For hybrid or remote teams to collaborate successfully, it’s crucial that all team members be able to access needed documents and resource materials easily and securely, no matter where they are. A cloud document management system (DMS) can solve this problem. Top solutions offer web, desktop, and mobile apps so that legal professionals can find what they need, when they need it — whether they’re in the office, at home, or on the go.
La línea roja, el control de versiones y las guerras de verificación son otra fuente común de frustración. Pero, afortunadamente, no tienen por qué ser una molestia.
Modern DMS platforms like NetDocuments offer additional legal technology and features that help take legal collaboration to the next level. One of these tools is Margin Notes, a collaborative document viewer that allows multiple team members to review, annotate, share, and mark up documents in real time, simultaneously. There’s no need to pass the document from person to person, and you don’t have to worry about creating conflicting versions or missing vital edits.
Si su empresa está utilizando una solución interna para organizar casos y clientes, es posible que tenga dificultades cuando los miembros del equipo trabajen de forma remota.
Los procesos manuales y los problemas de VPN pueden hacer que sea casi imposible para los abogados acceder a detalles y actualizaciones esenciales del caso cuando están trabajando fuera de la oficina. Esto puede dar lugar a problemas de comunicación, trabajo duplicado y falta de informe sobre el estado del caso... lo que, en última instancia, puede costarle tiempo y beneficios a su empresa.
Para evitar estos desafíos, las empresas remotas/híbridas deben seleccionar una solución de gestión de casos basada en la nube como Centerbase, Actionstep y P4W (Advanced) para organize la información esencial del caso, incluidos contactos, facturas, calendarios, listas de tareas y más.
Un aspecto de la colaboración que puede volverse particularmente complicado con un equipo disperso es la gestión de proyectos. Pero incluso con un equipo en la oficina, puede ser un desafío hacer un seguimiento de quién se supone que debe hacer qué y cuándo.
Afortunadamente, puede facilitar que los miembros del equipo en la oficina o que trabajan de forma remota se mantengan al tanto de su lista de tareas pendientes y sigan avanzando.
With a cloud-based workflow or task management solution, you can easily build customized workflows, assign tasks, and track project progress. When you select a tool that’s based in the cloud, you can ensure that all team members have real-time access to the project and task list, no matter where they’re working from. This helps everyone stay on the same page, meet important deadlines, and avoid duplicating work.
Another thing to consider is workflow automation. Of course, not all tasks or workflows can (or should) be digitized. But when used effectively, these tools can reduce the time-consuming burden of administrative tasks and boost productivity while also helping to reduce human error, improve compliance, and more.
En el entorno actual, una solución moderna de facturación legal es más importante que nunca, especialmente cuando los miembros del equipo están dispersos. Los sistemas obsoletos pueden provocar rápidamente fugas importantes en las horas facturables; mientras que las soluciones que ofrecen acceso remoto y móvil facilitan más que nunca a los abogados el seguimiento del tiempo y los gastos.
Ultimately, cloud-based legal billing software offers more than just a streamlined billing process for lawyers and legal professionals. It also means less time wasted on non-billable tasks — and more time for billable work. Plus, these solutions often include reporting tools to help partners better understand the big picture and make more effective decisions for the firm.
Mientras busca herramientas para potenciar y mejorar la colaboración remota dentro de su empresa, hay opciones ilimitadas al alcance de su mano.
Pero ya sea que esté seleccionando software para videoconferencias, gestión de documentos, gestión de casos, gestión de proyectos o facturación legal, hay dos cosas principales que querrá priorizar:
La capacidad de su empresa para trabajar de forma remota es absolutamente esencial para la resiliencia y la continuidad del negocio. Pero ese no es el único beneficio que obtiene al tener un bufete de abogados parcial o totalmente remoto.
Remote work has become a major priority for top legal talent. In order for your firm to attract and retain that talent, providing more flexible work options is key. Given the high rate of burnout that the legal industry is known for, being able to split time between remote and in-office work can help lawyers create a better work-life balance that actually enhances productivity, rather than stifle it.
To learn more about how your firm can turn remote work into a profit-boosting perk, check out our whitepaper, From Perk to Profit: How Law Firms Can Implement Flexible and Remote Work.
