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Colaboración remota para bufetes de abogados

Por:
El equipo de NetDocuments
Publicado en:
marzo 7, 2022

La colaboración es esencial para la práctica del derecho, y puede brindar enormes ventajas competitivas cuando se aprovecha en todas las áreas de práctica.

Pero cuando parte o todo su equipo trabaja de forma remota, puede ser difícil colaborar de manera efectiva. Sin embargo, con las herramientas y estrategias adecuadas, puede hacer que la colaboración sea exitosa y fluida, sin importar cuán disperso esté su equipo. Te mostraremos cómo.

Las circunstancias están cambiando

La transición a la "nueva normalidad" de trabajar desde casa fue un ajuste masivo para la fuerza laboral moderna. Pero incluso cuando los equipos han comenzado a regresar a la oficina, está claro que los bufetes de abogados deben seguir siendo flexibles para que los negocios sigan avanzando.

En primer lugar, las oleadas cambiantes de enfermedades han obligado a algunas empresas a volver a cerrar sus oficinas y volver al trabajo totalmente remoto. Pero eso no es todo. Ahora que las organizaciones han demostrado su capacidad para trabajar de forma remota, los empleados de diversas industrias, demografías y geografías esperan tener opciones de trabajo remoto en el futuro.

Como resultado de estas circunstancias cambiantes, los bufetes de abogados deben estar preparados para hacer pivotes rápidos y manejar una fuerza laboral híbrida de miembros del equipo en la oficina y remotos y administrar las relaciones remotas con los clientes.

5 Desafíos de colaboración remota

Mayores ofertas de colaboración numerosos beneficios para los abogados y sus firmas. Pero puede ser difícil maximizar la colaboración con un equipo disperso. Para ayudarlo a enfrentar estos desafíos, hemos identificado cinco de los obstáculos más comunes en la colaboración remota y cómo superarlos.

1. Videoconferencia

Ya sea que todos o algunos de sus colaboradores estén trabajando de forma remota, necesitará una herramienta de videoconferencia y audioconferencia para ayudar a mantenerlos a todos conectados. Es importante que todos puedan participar en la reunión, independientemente de dónde se encuentren físicamente.

Si algunos de los miembros de su equipo están reunidos en la oficina mientras otros trabajan desde casa, querrá usar una cámara web y un micrófono que permita a los miembros remotos del equipo ver y escuchar a los que están en la sala de conferencias. También necesitará una pantalla grande para que los que están en la oficina también puedan ver y escuchar a los participantes remotos.

For large meetings, you may want to consider a smart 360° webcam that automatically focuses video and audio on the person speaking. This can create a more seamless, video meeting experience for those working remotely and help reduce distractions.

Durante una reunión híbrida, puede ser un desafío adicional mantener a todos los participantes comprometidos. Una forma de mejorar la experiencia es priorizar las herramientas de colaboración digital sobre las físicas. Por ejemplo, si su equipo usa con frecuencia una pizarra o notas adhesivas para colaborar, es posible que los participantes virtuales no puedan ver claramente toda la información en la pizarra, y mucho menos contribuir a ella. En su lugar, considere una herramienta de pizarra virtual. Esto garantizará que todos los participantes tengan el mismo acceso a la información y la capacidad de contribuir.

Tenga en cuenta que otras herramientas de comunicación, como la mensajería instantánea o el chat, también pueden ayudar a su equipo a mantenerse conectado y sincronizado, sin importar quién esté en la oficina o no.

2. Colaboración de documentos y edición en tiempo real

Colaborar en documentos puede ser un desafío, ya sea que los equipos sean remotos o no, un problema que no es menor dada la cantidad de trabajo legal que se captura en los documentos.

For hybrid or remote teams to collaborate successfully, it’s crucial that all team members be able to access needed documents and resource materials easily and securely, no matter where they are. A cloud document management system (DMS) can solve this problem. Top solutions offer web, desktop, and mobile apps so that legal professionals can find what they need, when they need it — whether they’re in the office, at home, or on the go.

La línea roja, el control de versiones y las guerras de verificación son otra fuente común de frustración. Pero, afortunadamente, no tienen por qué ser una molestia.

Modern DMS platforms like NetDocuments offer additional legal technology and features that help take legal collaboration to the next level. One of these tools is Margin Notes, a collaborative document viewer that allows multiple team members to review, annotate, share, and mark up documents in real time, simultaneously. There’s no need to pass the document from person to person, and you don’t have to worry about creating conflicting versions or missing vital edits.

3. Gestión de casos

Si su empresa está utilizando una solución interna para organizar casos y clientes, es posible que tenga dificultades cuando los miembros del equipo trabajen de forma remota.

Los procesos manuales y los problemas de VPN pueden hacer que sea casi imposible para los abogados acceder a detalles y actualizaciones esenciales del caso cuando están trabajando fuera de la oficina. Esto puede dar lugar a problemas de comunicación, trabajo duplicado y falta de informe sobre el estado del caso... lo que, en última instancia, puede costarle tiempo y beneficios a su empresa.

Para evitar estos desafíos, las empresas remotas/híbridas deben seleccionar una solución de gestión de casos basada en la nube como Centerbase, Actionstep y P4W (Advanced) para organizar la información esencial del caso, incluidos contactos, facturas, calendarios, listas de tareas y más.

4. Gestión de flujo de trabajo

One aspect of collaboration that can become particularly tricky with a dispersed team is project management. But even with a team in-office, it can be challenging to keep track of who is supposed to do what and when.

Afortunadamente, puede facilitar que los miembros del equipo en la oficina o que trabajan de forma remota se mantengan al tanto de su lista de tareas pendientes y sigan avanzando.

Con un flujo de trabajo basado en la nube o solución de gestión de tareas, puede crear fácilmente flujos de trabajo personalizados, asignar tareas y realizar un seguimiento del progreso del proyecto. Cuando selecciona una herramienta basada en la nube, puede asegurarse de que todos los miembros del equipo tengan acceso en tiempo real al proyecto y la lista de tareas, sin importar desde dónde estén trabajando. Esto ayuda a que todos permanezcan en la misma página, cumplan con los plazos importantes y eviten la duplicación del trabajo.

Otra cosa a considerar es automatización del flujo de trabajo. Por supuesto, no todas las tareas o flujos de trabajo pueden (o deben) digitalizarse. Pero cuando se usan de manera efectiva, estas herramientas pueden reducir la carga de tareas administrativas que consumen mucho tiempo y aumentar la productividad al mismo tiempo que ayudan a reducir el error humano, mejorar el cumplimiento y más.

5. Facturación

En el entorno actual, una solución moderna de facturación legal es más importante que nunca, especialmente cuando los miembros del equipo están dispersos. Los sistemas obsoletos pueden provocar rápidamente fugas importantes en las horas facturables; mientras que las soluciones que ofrecen acceso remoto y móvil facilitan más que nunca a los abogados el seguimiento del tiempo y los gastos.

En última instancia, el software de facturación legal basado en la nube ofrece más que un proceso de facturación simplificado para abogados y profesionales del derecho. también significa menos tiempo perdido en tareas no facturables — y más tiempo para el trabajo facturable. Además, estas soluciones a menudo incluyen herramientas de informes para ayudar a los socios a comprender mejor el panorama general y tomar decisiones más efectivas para la empresa.

Cómo seleccionar herramientas para la colaboración remota

Mientras busca herramientas para potenciar y mejorar la colaboración remota dentro de su empresa, hay opciones ilimitadas al alcance de su mano.

But whether you’re selecting software for videoconferencing, document management, case management, project management, or legal billing, there are two main things you’ll want to prioritize:

  1. Busque soluciones basadas en la nube. Si desea que su equipo sea capaz de mantenerse productivo sin importar desde dónde trabajen, quédese con las plataformas basadas en la nube para acceder desde cualquier lugar y dispositivo.
  2. No subestimes la importancia de la integración. Facilite que su equipo realice el trabajo seleccionando herramientas que funcionen juntas a la perfección. Las aplicaciones no integradas tienden a tener tasas de adopción más bajas y podrían limitar la colaboración entre los miembros del equipo.

Beneficios de una fuerza de trabajo remota

The ability of your firm to work remotely is absolutely essential to business resilience and continuity. But that’s not the only benefit you get from having a partially or fully remote law firm.

El trabajo remoto se ha convertido en una prioridad importante para los mejores talentos legales. Para que su empresa atraiga y retenga ese talento, es clave proporcionar opciones de trabajo más flexibles. Dada la alta tasa de agotamiento por la que es conocida la industria legal, poder dividir el tiempo entre el trabajo remoto y en la oficina puede ayudar a los abogados a crear un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal que en realidad mejora productividad, en lugar de sofocarla.

Para obtener más información sobre cómo su empresa puede convertir el trabajo remoto en un beneficio que aumenta las ganancias, consulte nuestro documento técnico, Del beneficio al beneficio: cómo los bufetes de abogados pueden implementar el trabajo remoto y flexible.

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"Estoy capacitado para probar cosas nuevas y pensar en procesos y campañas de manera estratégica. Puedo apoyarme en mi jefe, pero no estoy microgestionado, lo cual se agradece".
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