Imagen de primer plano de una mano escribiendo en una computadora portátil con iconos de carpeta flotando arriba.

Los horarios de trabajo híbridos exitosos para las organizaciones de atención médica dependen de la comunicación

Por:
El equipo de NetDocuments
octubre 21, 2021

Se acabó la discusión sobre el trabajo híbrido y remoto. No es necesario seguir sopesando los pros y los contras. En cambio, es hora de reconocer que una mayoría cada vez mayor de trabajadores espera opciones de trabajo híbridas y las empresas, incluso en el ámbito de la atención médica, planean ofrecerlas.

Dicho esto, las organizaciones aún están averiguando cómo serán sus entornos de trabajo híbridos y cómo afectará eso a los estilos de gestión y comunicación. Se necesitará tiempo, prueba y error, análisis de datos y nuevas herramientas para mantener a los equipos comprometidos, productivos y felices.

Definición de un entorno de trabajo híbrido

Primero, definamos el trabajo híbrido. En su forma más simple, es una combinación de trabajo in situ y remoto. Su apariencia difiere de una organización a otra, o incluso de un empleado a otro. Por lo general, los miembros del equipo pasan una cierta cantidad de tiempo en la oficina, el hospital o la clínica mientras trabajan las horas restantes en una variedad de entornos y ubicaciones.

El trabajo híbrido puede involucrar horarios distintos a los típicos 9 -a- 5, especialmente para quienes trabajan en el cuidado de la salud. Por ejemplo, algunas organizaciones permiten a sus empleados la flexibilidad de determinar su horario comercial y los días que visitan la oficina.

Comprender la flexibilidad inherente de los enfoques dentro de los entornos de trabajo híbridos es fundamental. Las organizaciones tienen posibilidades casi infinitas para elegir, lo que significa que deben ser reflexivas al establecer políticas que funcionen mejor tanto para su personal como para sus pacientes.

Los gerentes y otros líderes también deben reconocer los posibles obstáculos. Un entorno de trabajo híbrido significa que, en cualquier momento, tendrá miembros del equipo dispersos por la región y trabajando a diferentes horas del día. Como resultado, los líderes deben abordar los desafíos obvios de administración, productividad, comunicación y ciberseguridad, independientemente de la industria.

¿Es el trabajo híbrido realmente el futuro?

Accenture encontró el 83% de los empleados encuestados prefería un modelo de trabajo híbrido, definido como trabajar de forma remota entre el 25% y el 75% del tiempo. El 34% de ellos estuvo totalmente de acuerdo en que el trabajo remoto los hacía sentir más seguros, lo que podemos asumir que tiene algo que ver con COVID- 19.

Los encuestados estuvieron totalmente de acuerdo en otros factores:

  • Una mejor calidad de vida (32%)
  • Más libertad en sus horarios (31%)
  • Tecnología que hace que el trabajo remoto sea efectivo (30%), y
  • Espacio de trabajo suficiente en casa (28%)

Los trabajadores quieren opciones híbridas, entonces, ¿cómo están respondiendo los empleadores? Accenture descubrió que el 63% de las empresas de alto crecimiento ya permitían que el personal trabajara en cualquier lugar.

McKinsey & Company llegó a una conclusión similar después de encuestar a 100 ejecutivos de regiones geográficas e industrias. Nueve de 10 organizaciones eran combinando trabajo in situ y remoto, y la mayoría de las organizaciones ya habían comenzado a pensar y articular los detalles del trabajo híbrido a sus equipos.

¿Y en el cuidado de la salud? El Deloitte Center for Health Solutions descubrió que desde que comenzó la pandemia, la mayoría de los empleadores planean o han comenzado implementando nuevos métodos de trabajo. A partir del noviembre 2020, el 78% de los encuestados tenía planes o había comenzado a implementarlos, y otro 9% ya estaba introduciendo nuevas formas de trabajar.

Los desafíos del trabajo híbrido en la industria de la salud

1. Carga de trabajo posterior a una pandemia

Desafortunadamente, a medida que las organizaciones de atención médica consideran opciones de trabajo híbridas, también enfrentan una carga de trabajo masiva debido a las contramedidas médicas pandémicas.

Las organizaciones de atención médica y sus departamentos legales internos, en particular, deben abordar varios problemas clave:

  • Cuestiones de cumplimiento: La industria del cuidado de la salud se ha beneficiado de varias exenciones de cumplimiento durante la pandemia, incluidas exenciones relacionadas con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud, los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid, la Ley Stark y la Ley Antisoborno. A medida que estas exenciones lleguen a su fin, las organizaciones deben cumplir plenamente.
  • Problemas de empleo: Los empleadores deben decidir qué harán con respecto a las personas que se niegan a recibir vacunas, posibles despidos y posibles reclamaciones por despido injustificado.
  • Problemas antimonopolio: Las organizaciones que colaboraron con competidores por necesidad deben volver a acuerdos previos de no colaboración.
  • Problemas de accesibilidad: Las organizaciones deben reevaluar la comunicación y la accesibilidad para pacientes y colegas, incluso en lo que respecta a los servicios de telesalud.

Desde los proveedores locales hasta los grandes sistemas hospitalarios, todas las empresas tendrán mucho trabajo que hacer a medida que salgan de la pandemia (con los dedos cruzados) pronto.

2. Cultura

El Deloitte Center for Health Solutions encuestó a 100 empleados de atención médica y entrevistó a 13 directores de recursos humanos. Descubrió que mantener una cultura organizacional era una de las principales preocupaciones: el 59% de los empleados se sentía menos capaz de crear camaradería con sus compañeros de trabajo durante el trabajo remoto.

Los líderes de recursos humanos aún no están seguros de cómo fomentarán las relaciones laborales y las tutorías, y les preocupa que esto afecte la colaboración, la innovación y la productividad. Esto es especialmente cierto en algunas áreas de atención médica donde los viajeros han sido contratados como empleados temporales y otros se han retirado durante la pandemia.

3. Experiencias variadas de trabajo desde casa

Deloitte descubrió diferencias generacionales en productividad mientras trabajaba desde casa. Las generaciones más jóvenes pueden sentirse más productivas en comparación con los baby boomers.

Luego está la cuestión de cómo los gerentes revisarán el desempeño sin tanta interacción o supervisión cara a cara. Los millennials están más preocupados por cómo sus gerentes medirán su desempeño que los baby boomers.

También hay diferencias de género. Con más frecuencia que los hombres, las mujeres informaron que les gusta trabajar desde casa, les resulta más fácil crear camaradería y encuentran eficaz la comunicación con el liderazgo.

4. Salud mental

Los empleadores se están enfocando en la salud y el bienestar mental y espiritual de sus empleados. El agotamiento y el trabajo excesivo son amenazas constantes, especialmente para la industria de la salud durante el último año y medio. A muchos empleados que cambian al trabajo a distancia les resulta difícil establecer límites y separar el trabajo de los demás aspectos de su vida.

La comunicación es un solucionador de problemas fundamental

Los líderes del cuidado de la salud entienden que tienen mucho trabajo por hacer antes de construir un modelo de trabajo híbrido sostenible. Un aspecto de ese trabajo es fomentar la comunicación y la conexión entre los miembros del equipo.

McKinsey descubrió que las “microtransacciones” sostenían o mejoraban la productividad durante el trabajo remoto. Los colegas que se pusieron en contacto con la red, fueron mentores o conversaron sobre un proyecto crearon conexiones más sólidas y se mantuvieron productivos.

La conclusión es que los empleadores deben diseñar un modelo de trabajo que brinde a los empleados las herramientas y oportunidades para tener pequeñas interacciones entre ellos. Eso requerirá un software de colaboración empresarial que mantenga a todos al alcance de la mano, por así decirlo.

K&L Gates sigue el mismo hilo de pensamiento. Desirée Moore, socia y directora de desarrollo profesional de K&L Gates, una firma internacional de abogados 100, habló sobre cómo su firma fomentó la conexión y las experiencias compartidas durante el ILTACON Conferencia magistral del martes, "Desarrollo del talento en un entorno de trabajo híbrido". Por ejemplo, los controles semanales comenzaron con buenas noticias de cada participante, y los asociados de verano pasaron por programas digitales que los ayudaron a conocer a otros abogados de una manera accesible.

Herramientas de colaboración virtual para cualquier persona, en cualquier lugar

Una cosa es reconocer que la comunicación y la conexión son esenciales para el trabajo híbrido y otra cosa es brindar a los empleados las herramientas y oportunidades adecuadas de colaboración empresarial.

Mensajería instantánea

Para empezar, los empleados confían en la colaboración en tiempo real. Pero los profesionales legales y otros líderes en las organizaciones de atención médica tienen la carga adicional de preocupaciones de seguridad y privacidad. Sus equipos no pueden descargar cualquier función de chat. En cambio, necesitan una solución como NetDocuments ' ndThread o ChatLink que garantiza que las conversaciones se categoricen, organicen y protejan en función de las normativas pertinentes y las políticas de gobernanza de la información.

Por ejemplo, una de las universidades públicas más grandes de nuestra nación. aprovecha ndThread para conectar de forma privada y rápida a más de 200 abogados y profesionales legales en sus campus y oficinas.

Históricamente, los equipos legales de la universidad compartían la administración de documentos y los sistemas de administración legal empresarial, pero permanecieron separados en todos los demás aspectos. El resultado fue todo lo molesto que puedas imaginar. Todos lucharon por colaborar de manera eficiente.

La universidad, un usuario de NetDocuments durante una década, eligió ndThread y alentó la adopción de computadoras de escritorio y dispositivos móviles. La herramienta rápidamente le dio a cada miembro del equipo acceso entre sí desde cualquier lugar. Aún mejor, ndThread ofrece flexibilidad para organizar canales, grupos y conversaciones. La herramienta también registra y clasifica automáticamente las conversaciones, lo que ahorra tiempo de forma inmediata y en futuros proyectos de revisión de documentos.

Acceso remoto seguro

El objetivo del trabajo remoto es poder hacer su trabajo en cualquier lugar, incluso si eso significa la lección de piano de su hijo, el consultorio de su dentista o unas vacaciones laborales. Como un solución de documentos digitales basada en la nube, las personas pueden acceder a NetDocuments desde cualquier lugar sin renunciar a la seguridad y el cumplimiento. Además, NetDocuments tiene funciones de seguridad avanzadas para evitar infracciones, fugas o uso no autorizado de datos, incluidas opciones de cifrado adicionales.

Un espacio de trabajo centralizado

Un problema común para las organizaciones con herramientas de comunicación y colaboración es la falta de una única fuente de verdad. Las conversaciones sobre un tema en particular tienen lugar inevitablemente en varios mensajes instantáneos, hilos de correo electrónico y notas de documentos. El peligro real es que las conversaciones separadas terminen almacenadas en diferentes lugares, incluidos dispositivos personales inaccesibles y no seguros.

Si los equipos no realizan un seguimiento de todo, la información se escapa, desperdiciando el tiempo y los esfuerzos de las personas. Sin mencionar que la información desorganizada crea una pesadilla para los equipos legales internos que manejan la acreditación, las auditorías, el descubrimiento o cualquier otro escenario que requiera la recuperación de documentos.

El sistema de gestión de documentos (DMS) de NetDocuments y sistemas de seguimiento de tareas resolver el problema de la información en silos. Equipo espacios de trabajo ofrecen ubicaciones centrales para ver y buscar documentos, correos electrónicos, mensajes instantáneos y más. Se pueden personalizar en función de los deberes de los empleados, los clientes o los proyectos para garantizar la privacidad y el cumplimiento de las regulaciones y las políticas de gobierno de la información. Lo más importante es que la función de búsqueda empresarial, impulsada por etiquetado y metadatos, hace que la búsqueda de información sea casi instantánea.

Una única fuente de verdad accesible y segura mantiene a todos en la misma página, en todo momento, sin importar dónde y cuándo trabajen, y permite que los equipos legales internos respiren aliviados.

Cuando nadie puede saber si estás trabajando de forma remota. Eso está inspirado en el trabajo.

Colaborar con compañeros de trabajo nunca debería ser una molestia, ya se trate de un asunto urgente o de una actividad divertida de trabajo en equipo. Los empleados necesitan herramientas de comunicación que les permitan interactuar a lo largo del día sin importar dónde se encuentren porque cada microtransacción genera conexión y cultura.

Si su equipo está listo para explorar el software de colaboración de NetDocuments, comuníquese hoy con programar una demostración.

Check out some employee quotes below!

"Great company, great products, great leadership, great people, great culture!"
"I love my team and peers. We are family, and we respect each other."
"NetDocuments encourages a good work/family balance."
"I feel respected and valued by leadership and my team."
"We work together and support/encourage each other to do our best work every day."
"From start to finish, my leaders are willing to guide me and let me try new things. This keeps work fresh, exciting, and fun so I don't burn out or get bored."
"I have clear direction in my work tasks and priorities. I also feel encouraged to put my family first and maintain a healthy work life balance."
"I work with highly motivated individuals who are smart and allow me to learn from them!"
"NetDocuments is committed to exceeding customer expectations by building leading products hosted in rock-solid environments."
"I'm empowered to try new things and think through processes and campaigns strategically. I can lean on my boss for support, but I'm not micromanaged, which is appreciated."