Qué es la arquitectura en la nube de un DMS legal y por qué es importante

Qué es la arquitectura en la nube de un DMS legal y por qué es importante

"¡Gran empresa, grandes productos, gran liderazgo, gran gente, gran cultura!"
"Amo a mi equipo ya mis compañeros. Somos una familia y nos respetamos".
"NetDocuments fomenta un buen equilibrio entre el trabajo y la familia".
"Me siento respetado y valorado por el liderazgo y mi equipo".
"Trabajamos juntos y nos apoyamos / animamos mutuamente para hacer nuestro mejor trabajo todos los días".
"De principio a fin, mis líderes están dispuestos a guiarme y dejarme probar cosas nuevas. Esto mantiene el trabajo fresco, emocionante y divertido para que no me agote ni me aburra".
"Tengo una dirección clara en mis tareas y prioridades laborales. También me siento animado a poner a mi familia en primer lugar y mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida".
"Trabajo con personas muy motivadas que son inteligentes y me permiten aprender de ellas".
"NetDocuments se compromete a superar las expectativas de los clientes mediante la creación de productos líderes alojados en entornos sólidos como una roca".
"Estoy capacitado para probar cosas nuevas y pensar en procesos y campañas de manera estratégica. Puedo apoyarme en mi jefe, pero no estoy microgestionado, lo cual se agradece".
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Todo el mundo habla de la nube, pero ¿qué significa eso realmente? La nube se puede desmitificar significativamente al comprender algunos componentes básicos de la arquitectura de la nube. Comprender la estructura de la nube es cada vez más crítico, ya que COVID- 19 ha revelado deficiencias dramáticas en varios sistemas locales.

While transitioning to a cloud-based document management system (DMS) has been recommended with increasing frequency over the last several years, the global pandemic has shown that on-premises solutions are not an ideal way to respond to such emergencies. On the other hand, cloud providers by design enable business continuity and the ability to work at home just as you would in the office.

Este artículo se sumerge en una descripción general de la arquitectura de la nube, las ofertas de la nube "como servicio" y la tenencia única frente a la tenencia múltiple. Con estos términos en la mano, estaremos preparados para comparar los sistemas en la nube con los sistemas locales.

Conceptos básicos de la nube

Para comprender mejor las comparaciones de los sistemas en la nube con los locales, es importante tener una comprensión básica de algunos términos clave:

Public Cloud

A public cloud describes the relationship between the entity that owns the hardware and computing power to those that are creating the applications and websites housed on the hardware using the computing power.  
For example, Amazon provides the general public space on its servers to use their computing power through AWS (Amazon Web Services). Individuals and companies can buy that space much cheaper than building their own data centers. Public cloud consumers do not service the data centers or provide the hardware. Instead they rent the services from a cloud provider. This makes for a cost-effective option to get your business up and running. However, this also means that consumers do not control security or various protocols set by the public cloud provider. While big players like AWS or Microsoft Azure are known to have good security, these companies define the security – not the software vendor you’re buying from.

Private Cloud

A private cloud means that the hardware is in a data center owned and used by the same entity. NetDocuments, for example, owns multiple data centers across the world. Currently, no one uses the computing power of NetDocuments hardware except for authorized users who exclusively use the computing power to access NetDocuments software.
The private cloud means that NetDocuments controls all security and performance of its software as well as all maintenance of its hardware. NetDocuments has an award-winning solution and has been building its data centers over the course of two decades and its clients reap the benefits of expensive, staffed data centers without having to bear the full burden of the cost.

Como servicio

Es importante comprender los servicios básicos que brindan las nubes o, en otras palabras, lo que puede hacer con la nube. Como descripción general, hay tres servicios principales que brindan las nubes:

  1. Infraestructura como servicio (IaaS): IaaS es la oferta de nube más básica con la mayor cantidad de flexibilidad. Esencialmente, solo se proporciona la arquitectura de seguridad y la potencia informática. El consumidor puede crear cualquier aplicación que desee completamente desde cero.
  2. Plataforma como servicio (PaaS): PaaS es un poco menos flexible que IaaS. La plataforma básica ya se proporciona al consumidor como una plantilla, pero pueden personalizar ciertos aspectos para crear su propia aplicación.
  3. Software como servicio (SaaS): SaaS significa que su código pertenece, es mantenido y editado por el proveedor. Su personalización está más restringida que IaaS o PaaS, ya que el proveedor determina las reglas de su producto completo. NetDocuments es un proveedor de SaaS. Poseen y mantienen su propio software, pero permiten a su clientela de profesionales del derecho, la salud y las finanzas un cierto nivel de personalización dentro del software.

Arrendamiento: inquilino único versus inquilino múltiple

La tenencia se divide en capas, lo que significa que la nube y el software que está utilizando pueden clasificarse en diferentes categorías. Una nube o un software pueden ser inquilino único o multiinquilino.

Single-Tenant

Single-tenant is just as it sounds: one entity owns and exclusively uses either the cloud environment or software. While it is a cloud option, single-tenant clouds can require individual upgrades and maintenance. The more single-tenant environments that a vendor must manage, the greater risk is introduced into the processes due to human and product error

Los sistemas locales son un ejemplo de software de un solo inquilino, con una empresa que utiliza el software a través de su hardware exclusivo en la oficina.

Multi-Tenant

Multi-tenancy is like an apartment building. All tenants share some things like electricity and common hallways, but they each have their own private space as well.

Los proveedores de software pueden optar por alojar software de uno o varios inquilinos dentro de estos entornos. NetDocuments proporciona una nube privada con software multiinquilino. Esto significa que establecemos una arquitectura de seguridad que incluye cosas como túneles cuánticos y cifrado entrópico, brindando a nuestros clientes la mayor seguridad de la industria. También significa que las nuevas funciones, actualizaciones y parches de seguridad son efectivos para todos los clientes al mismo tiempo.

Sistemas en la nube frente a sistemas locales

Con la invención de la nube y el aumento de la fuerza laboral millennial, los bufetes de abogados han sentido un gran impulso para trasladar los sistemas locales a la nube. Muchas personas que han utilizado soluciones locales durante algún tiempo sospechan de la nube y se resisten a los cambios intrusivos si pueden evitarla.

Esto plantea la pregunta, ¿Realmente importa si el DMS de su bufete de abogados se ejecuta en la nube o en las instalaciones? Ahora que tenemos una comprensión básica de la estructura de la nube y la tenencia, podemos comparar de manera significativa los dos sistemas y responder a esta pregunta.

Accesibilidad

Los sistemas locales están vinculados a hardware específico, generalmente un servidor local. Por lo general, estos sistemas no están diseñados para trabajo remoto o colaboración y, a menudo, requieren acceso externo a través de una conexión VPN (red privada virtual). Cuando se requiere trabajo remoto o colaborativo, es probable que los empleados eludan la seguridad mediante la exportación de documentos, la impresión de copias impresas o el uso de archivos adjuntos de correo electrónico. La pandemia de COVID- 19 es uno de esos casos, en el que las oficinas que dependían de sistemas locales se vieron obligadas a abandonar sus oficinas, lo que dejó a las empresas para codificar, cambiar y colocar nuevas (o validar las existentes) conexiones VPN para que el trabajo continúe.

In contrast, cloud systems are designed to be highly accessible with collaboration and remote work at the center of the framework. Collaboration is increasingly required of lawyers. As the COVID-19 pandemic has revealed, companies with cloud-based, legal document management systems are able to adapt to global emergencies and continue work with little to no interruption.

Seguridad

La seguridad en las instalaciones se puede considerar como una seguridad "práctica". Debido a que la responsabilidad recae en su empresa, y solo en su empresa, requiere una supervisión y un mantenimiento constantes. Si bien puede configurar el sistema de la forma que desee con la seguridad local, significa que necesitará un alto nivel de experiencia para cumplir con el cumplimiento.

Con la nube, hay menos carga para los equipos de TI porque comparte la responsabilidad entre la empresa y su proveedor. A menudo es más rentable y le permite acceder a los archivos desde cualquier lugar, de forma segura. En un estudio reciente, El 61% de los profesionales cree que hay menos riesgo de una brecha de seguridad en un entorno de nube que en un entorno local. Un buen proveedor de nube tendrá las certificaciones de seguridad adecuadas, una línea de base de seguridad sólida pero flexible que se puede adaptar a quienes usan el sistema y no tendrá antecedentes de violaciones de datos o problemas de seguridad.

Mantenimiento

Los sistemas locales requieren un mantenimiento regular y programado, ya que los equipos cliente están vinculados al hardware en una ubicación específica. También requieren actualizaciones frecuentes (costosas). Y, si un proveedor local da servicio a múltiples iteraciones de su producto, los recursos de la empresa deben dividirse para mantener y actualizar varias versiones del mismo software.

Por otro lado, los sistemas en la nube están diseñados para un mantenimiento constante y universal donde las actualizaciones ocurren continuamente y se pueden compartir con todos los clientes a la vez. Si bien esto significa que el sistema se actualiza constantemente, los clientes generalmente ven poca o ninguna interrupción en el trabajo. Los proveedores rastrean y monitorean el desempeño desde su oficina casi en tiempo real y pueden comenzar a trabajar en soluciones de inmediato (a veces, incluso antes de que el cliente se dé cuenta). La mayoría de los proveedores de la nube ofrecen una página de estado pública, por lo que también puede realizar un seguimiento del rendimiento usted mismo.

FLEXIBILIDAD

Como ha revelado la pandemia mundial COVID- 19, la flexibilidad en el trabajo localización, externo colaboracióny la capacidad de conectarse utilizando una variedad de dispositivos ya no son características opcionales.

Work Location

The ability to work remotely has been valued on a spectrum from a nice perk to a competitive edge in productivity. The COVID-19 pandemic has prompted a nearly overnight value change in remote work, from an optional perk to a necessity. On-premises systems are often not equipped to handle the emergency state we experienced. Months of forced remote work impacted businesses in such a way that many are fundamentally changing their models to forgo office leases and continue remote work permanently. Those who decide to return to offices must be prepared for future emergencies at a local, national, or global scale. In the meantime, firms who adopt the cloud will also reap the benefits of live access from the courtroom, the ability to collaborate on a document from anywhere at any time, or any other remote need. Adopting the cloud will also help future proof firms for other events, catastrophes, and other unforeseen natural disasters that may arise.

Colaboración

Cloud collaboration enables secure, live interactions from anywhere there is an internet connection. It enables users to work together in real time on the same project in different locations while the data never leaves the safety of the security architecture of the cloud. In addition to being able to collaborate with external clients, it can help internal communications as well. One of the top complaints for new lawyers (and reason for turnover) is the lack of training and opportunities to learn. This concern can be addressed, new lawyers can be more easily retained, and value can be added more quickly to your firm when cloud collaboration is embraced.

Customization and configuration

With an on-premises system, customization is offered by development teams but this too can have its drawbacks. Specifically, maintenance, resources, costs, and risks are associated with customizing and upgrading down the road. With the Cloud, which is inherently flexible, you can configure the system to fit your needs best. Although you may have access to the same base software as other NetDocuments clients, NetDocuments has various options to configure its platform to your firm or department’s unique needs.

Contáctenos

Los abogados merecen la seguridad y la flexibilidad para trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Los departamentos de TI aprecian la seguridad, el cifrado y el personal de expertos que pueden consultar tanto la arquitectura como las características del producto que ofrece una nube privada. Un proveedor de DMS SaaS de múltiples inquilinos como NetDocuments puede proporcionar estas necesidades a una fracción de lo que le costaría a un bufete de abogados crear desde cero.

Para obtener más información sobre cómo maximizar la eficiencia, la productividad, la colaboración y la seguridad de su equipo u organización, programe una demostración hoy al haciendo clic aquí.

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