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Todo el mundo habla de la nube, pero ¿qué significa eso realmente? La nube se puede desmitificar significativamente al comprender algunos componentes básicos de la arquitectura de la nube. Comprender la estructura de la nube es cada vez más crítico, ya que COVID- 19 ha revelado deficiencias dramáticas en varios sistemas locales.
While transitioning to a cloud-based document management system (DMS) has been recommended with increasing frequency over the last several years, the global pandemic has shown that on-premises solutions are not an ideal way to respond to such emergencies. On the other hand, cloud providers by design enable business continuity and the ability to work at home just as you would in the office.
Este artículo se sumerge en una descripción general de la arquitectura de la nube, las ofertas de la nube "como servicio" y la tenencia única frente a la tenencia múltiple. Con estos términos en la mano, estaremos preparados para comparar los sistemas en la nube con los sistemas locales.
Para comprender mejor las comparaciones de los sistemas en la nube con los locales, es importante tener una comprensión básica de algunos términos clave:
A public cloud describes the relationship between the entity that owns the hardware and computing power to those that are creating the applications and websites housed on the hardware using the computing power.
For example, Amazon provides the general public space on its servers to use their computing power through AWS (Amazon Web Services). Individuals and companies can buy that space much cheaper than building their own data centers. Public cloud consumers do not service the data centers or provide the hardware. Instead they rent the services from a cloud provider. This makes for a cost-effective option to get your business up and running. However, this also means that consumers do not control security or various protocols set by the public cloud provider. While big players like AWS or Microsoft Azure are known to have good security, these companies define the security – not the software vendor you’re buying from.
A private cloud means that the hardware is in a data center owned and used by the same entity. NetDocuments, for example, owns multiple data centers across the world. Currently, no one uses the computing power of NetDocuments hardware except for authorized users who exclusively use the computing power to access NetDocuments software.
The Nube privada means that NetDocuments controls all security and performance of its software as well as all maintenance of its hardware. NetDocuments has an award-winning solution and has been building its data centers over the course of two decades and its clients reap the benefits of expensive, staffed data centers without having to bear the full burden of the cost.
Es importante comprender los servicios básicos que brindan las nubes o, en otras palabras, lo que puede hacer con la nube. Como descripción general, hay tres servicios principales que brindan las nubes:
Tenancy is layered, meaning that the cloud and the software you are using can fall into different categories. A cloud or software can either be Inquilino único or MULTIENTENENTE.
El inquilino único es tal como suena: una entidad posee y utiliza exclusivamente el entorno de nube o el software. Si bien es una opción de nube, las nubes de un solo inquilino pueden requerir actualizaciones y mantenimiento individuales. Cuantos más entornos de inquilino único debe administrar un proveedor, mayor riesgo se introduce en los procesos debido a errores humanos y de producto.
On-premises systems are an example of single-tenant software, with one company using the software via their unique in-office hardware.
La tenencia múltiple es como un edificio de apartamentos. Todos los inquilinos comparten algunas cosas como la electricidad y los pasillos comunes, pero cada uno tiene su propio espacio privado también.
Los proveedores de software pueden optar por alojar software de uno o varios inquilinos dentro de estos entornos. NetDocuments proporciona una nube privada con software multiinquilino. Esto significa que establecemos una arquitectura de seguridad que incluye cosas como túneles cuánticos y cifrado entrópico, brindando a nuestros clientes la mayor seguridad de la industria. También significa que las nuevas funciones, actualizaciones y parches de seguridad son efectivos para todos los clientes al mismo tiempo.
Con la invención de la nube y el aumento de la fuerza laboral millennial, los bufetes de abogados han sentido un gran impulso para trasladar los sistemas locales a la nube. Muchas personas que han utilizado soluciones locales durante algún tiempo sospechan de la nube y se resisten a los cambios intrusivos si pueden evitarla.
This begs the question, does it really matter if your law firm’s DMS runs on the cloud or on-premises? Now that we have a basic understanding of the structure of the cloud and tenancy, we can meaningfully compare the two systems and answer this question.
Los sistemas locales están vinculados a hardware específico, generalmente un servidor local. Por lo general, estos sistemas no están diseñados para trabajo remoto o colaboración y, a menudo, requieren acceso externo a través de una conexión VPN (red privada virtual). Cuando se requiere trabajo remoto o colaborativo, es probable que los empleados eludan la seguridad mediante la exportación de documentos, la impresión de copias impresas o el uso de archivos adjuntos de correo electrónico. La pandemia de COVID- 19 es uno de esos casos, en el que las oficinas que dependían de sistemas locales se vieron obligadas a abandonar sus oficinas, lo que dejó a las empresas para codificar, cambiar y colocar nuevas (o validar las existentes) conexiones VPN para que el trabajo continúe.
In contrast, cloud systems are designed to be highly accessible with collaboration and remote work at the center of the framework. Collaboration is increasingly required of lawyers. As the COVID-19 pandemic has revealed, companies with cloud-based, legal document management systems are able to adapt to global emergencies and continue work with little to no interruption.
La seguridad en las instalaciones se puede considerar como una seguridad "práctica". Debido a que la responsabilidad recae en su empresa, y solo en su empresa, requiere una supervisión y un mantenimiento constantes. Si bien puede configurar el sistema de la forma que desee con la seguridad local, significa que necesitará un alto nivel de experiencia para cumplir con el cumplimiento.
With the cloud, there’s less burden on IT teams because you’re sharing the responsibility between the company and your vendor. It is often more cost-effective, and allows you to access files from anywhere – securely. In a recent study, 61% of professionals believe there’s less risk of a security breach in a cloud environment vs. an on-premises environment. A good cloud provider will have appropriate security certifications, a robust yet flexible security baseline that can be tailored to those who use the system, and no history of data breaches or security issues.
Los sistemas locales requieren un mantenimiento regular y programado, ya que los equipos cliente están vinculados al hardware en una ubicación específica. También requieren actualizaciones frecuentes (costosas). Y, si un proveedor local da servicio a múltiples iteraciones de su producto, los recursos de la empresa deben dividirse para mantener y actualizar varias versiones del mismo software.
Por otro lado, los sistemas en la nube están diseñados para un mantenimiento constante y universal donde las actualizaciones ocurren continuamente y se pueden compartir con todos los clientes a la vez. Si bien esto significa que el sistema se actualiza constantemente, los clientes generalmente ven poca o ninguna interrupción en el trabajo. Los proveedores rastrean y monitorean el desempeño desde su oficina casi en tiempo real y pueden comenzar a trabajar en soluciones de inmediato (a veces, incluso antes de que el cliente se dé cuenta). La mayoría de los proveedores de la nube ofrecen una página de estado pública, por lo que también puede realizar un seguimiento del rendimiento usted mismo.
As the COVID-19 global pandemic has revealed, flexibility in work location, external Colaboración, and the ability to connect using a variety of devices are not optional features anymore.
The ability to work remotely has been valued on a spectrum from a nice perk to a competitive edge in productivity. The COVID-19 pandemic has prompted a nearly overnight value change in remote work, from an optional perk to a necessity. On-premises systems are often not equipped to handle the emergency state we experienced. Months of forced remote work impacted businesses in such a way that many are fundamentally changing their models to forgo office leases and continue remote work permanently. Those who decide to return to offices must be prepared for future emergencies at a local, national, or global scale. In the meantime, firms who adopt the cloud will also reap the benefits of live access from the courtroom, the ability to collaborate on a document from anywhere at any time, or any other remote need. Adopting the cloud will also help future proof firms for other events, catastrophes, and other unforeseen natural disasters that may arise.
Cloud collaboration enables secure, live interactions from anywhere there is an internet connection. It enables users to work together in real time on the same project in different locations while the data never leaves the safety of the security architecture of the cloud. In addition to being able to collaborate with external clients, it can help internal communications as well. One of the top complaints for new lawyers (and reason for turnover) is the lack of training and opportunities to learn. This concern can be addressed, new lawyers can be more easily retained, and value can be added more quickly to your firm when cloud collaboration is embraced.
With an on-premises system, customization is offered by development teams but this too can have its drawbacks. Specifically, maintenance, resources, costs, and risks are associated with customizing and upgrading down the road. With the Cloud, which is inherently flexible, you can configure the system to fit your needs best. Although you may have access to the same base software as other NetDocuments clients, NetDocuments has various options to configure its platform to your firm or department’s unique needs.
Los abogados merecen la seguridad y la flexibilidad para trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Los departamentos de TI aprecian la seguridad, el cifrado y el personal de expertos que pueden consultar tanto la arquitectura como las características del producto que ofrece una nube privada. Un proveedor de DMS SaaS de múltiples inquilinos como NetDocuments puede proporcionar estas necesidades a una fracción de lo que le costaría a un bufete de abogados crear desde cero.
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