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Qué es la arquitectura en la nube de un DMS legal y por qué es importante

Por:
El equipo de NetDocuments
junio 26, 2020

Todo el mundo habla de la nube, pero ¿qué significa eso realmente? La nube se puede desmitificar significativamente al comprender algunos componentes básicos de la arquitectura de la nube. Comprender la estructura de la nube es cada vez más crítico, ya que COVID- 19 ha revelado deficiencias dramáticas en varios sistemas locales.

Si bien la transición a un sistema de gestión de documentos (DMS) basado en la nube se ha recomendado con una frecuencia cada vez mayor en los últimos años, la pandemia global ha demostrado que las soluciones locales son no una forma ideal de responder a este tipo de emergencias. Por otro lado, los proveedores de la nube por diseño permiten la continuidad del negocio y la capacidad de trabajar en casa como lo haría en la oficina.

Este artículo se sumerge en una descripción general de la arquitectura de la nube, las ofertas de la nube "como servicio" y la tenencia única frente a la tenencia múltiple. Con estos términos en la mano, estaremos preparados para comparar los sistemas en la nube con los sistemas locales.

Conceptos básicos de la nube

Para comprender mejor las comparaciones de los sistemas en la nube con los locales, es importante tener una comprensión básica de algunos términos clave:

  • Nube pública: Una nube pública describe la relación entre la entidad que posee el hardware y la potencia informática y aquellos que crean las aplicaciones y los sitios web alojados en el hardware utilizando la potencia informática.  
    Por ejemplo, Amazon proporciona el espacio público en general en sus servidores para utilizar su potencia informática a través de AWS (Amazon Web Services). Las personas y las empresas pueden comprar ese espacio mucho más barato que construir sus propios centros de datos. Nube pública los consumidores no dan servicio a los centros de datos ni proporcionan el hardware. En su lugar, alquilan los servicios de un proveedor en la nube. Esto lo convierte en una opción rentable para poner en marcha su negocio. Sin embargo, esto también significa que los consumidores no controlan la seguridad o varios protocolos establecidos por el proveedor de nube pública. Mientras que grandes jugadores como AWS o Microsoft Azure están se sabe que tienen buena seguridad, estas empresas definen la seguridad, no el proveedor de software al que está comprando.
  • Nube privada: Una nube privada significa que el hardware está en un centro de datos que pertenece y es utilizado por la misma entidad. NetDocuments, por ejemplo, posee varios centros de datos en todo el mundo. Actualmente, nadie usa la potencia informática del hardware de NetDocuments excepto los usuarios autorizados que utilizan exclusivamente la potencia informática para acceder al software de NetDocuments.
    La nube privada significa que NetDocuments controla toda la seguridad y el rendimiento de su software, así como todo el mantenimiento de su hardware. NetDocuments tiene una solución galardonada y ha estado construyendo sus centros de datos a lo largo de dos décadas y sus clientes obtienen los beneficios de los costosos centros de datos con personal sin tener que asumir la carga total del costo.

Como servicio

Es importante comprender los servicios básicos que brindan las nubes o, en otras palabras, lo que puede hacer con la nube. Como descripción general, hay tres servicios principales que brindan las nubes:

  1. Infraestructura como servicio (IaaS): IaaS es la oferta de nube más básica con la mayor cantidad de flexibilidad. Esencialmente, solo se proporciona la arquitectura de seguridad y la potencia informática. El consumidor puede crear cualquier aplicación que desee completamente desde cero.
  2. Plataforma como servicio (PaaS): PaaS es un poco menos flexible que IaaS. La plataforma básica ya se proporciona al consumidor como una plantilla, pero pueden personalizar ciertos aspectos para crear su propia aplicación.
  3. Software como servicio (SaaS): SaaS significa que su código pertenece, es mantenido y editado por el proveedor. Su personalización está más restringida que IaaS o PaaS, ya que el proveedor determina las reglas de su producto completo. NetDocuments es un proveedor de SaaS. Poseen y mantienen su propio software, pero permiten a su clientela de profesionales del derecho, la salud y las finanzas un cierto nivel de personalización dentro del software.

Arrendamiento: inquilino único versus inquilino múltiple

La tenencia se divide en capas, lo que significa que la nube y el software que está utilizando pueden clasificarse en diferentes categorías. Una nube o un software pueden ser inquilino único o multiinquilino.

Inquilino único es como suena: una entidad posee y utiliza exclusivamente el entorno de nube o el software. Si bien es una opción de nube, las nubes de un solo inquilino pueden requerir actualizaciones y mantenimiento individuales. Cuantos más entornos de un solo inquilino deba administrar un proveedor, mayor riesgo se introduce en los procesos debido a errores humanos y del producto.

Los sistemas locales son un ejemplo de software de un solo inquilino, con una empresa que utiliza el software a través de su hardware exclusivo en la oficina.

Multi Alquiler es como un edificio de apartamentos. Todos los inquilinos comparten algunas cosas como la electricidad y los pasillos comunes, pero cada uno tiene su propio espacio privado también.

Los proveedores de software pueden optar por alojar software de uno o varios inquilinos dentro de estos entornos. NetDocuments proporciona una nube privada con software multiinquilino. Esto significa que establecemos una arquitectura de seguridad que incluye cosas como túneles cuánticos y cifrado entrópico, brindando a nuestros clientes la mayor seguridad de la industria. También significa que las nuevas funciones, actualizaciones y parches de seguridad son efectivos para todos los clientes al mismo tiempo.

Sistemas en la nube frente a sistemas locales

Con la invención de la nube y el aumento de la fuerza laboral millennial, los bufetes de abogados han sentido un gran impulso para trasladar los sistemas locales a la nube. Muchas personas que han utilizado soluciones locales durante algún tiempo sospechan de la nube y se resisten a los cambios intrusivos si pueden evitarla.

Esto plantea la pregunta, ¿Realmente importa si el DMS de su bufete de abogados se ejecuta en la nube o en las instalaciones? Ahora que tenemos una comprensión básica de la estructura de la nube y la tenencia, podemos comparar de manera significativa los dos sistemas y responder a esta pregunta.

Accesibilidad

Los sistemas locales están vinculados a hardware específico, generalmente un servidor local. Por lo general, estos sistemas no están diseñados para trabajo remoto o colaboración y, a menudo, requieren acceso externo a través de una conexión VPN (red privada virtual). Cuando se requiere trabajo remoto o colaborativo, es probable que los empleados eludan la seguridad mediante la exportación de documentos, la impresión de copias impresas o el uso de archivos adjuntos de correo electrónico. La pandemia de COVID- 19 es uno de esos casos, en el que las oficinas que dependían de sistemas locales se vieron obligadas a abandonar sus oficinas, lo que dejó a las empresas para codificar, cambiar y colocar nuevas (o validar las existentes) conexiones VPN para que el trabajo continúe.

Por el contrario, los sistemas en la nube están diseñados para ser altamente accesibles con la colaboración y el trabajo remoto en el centro del marco. La colaboración de los abogados es cada vez más necesaria. Como ha revelado la pandemia de COVID- 19, las empresas con DMS basado en la nube pueden adaptarse a las emergencias globales y continuar trabajando con poca o ninguna interrupción.

Seguridad

La seguridad en las instalaciones se puede considerar como una seguridad "práctica". Debido a que la responsabilidad recae en su empresa, y solo en su empresa, requiere una supervisión y un mantenimiento constantes. Si bien puede configurar el sistema de la forma que desee con la seguridad local, significa que necesitará un alto nivel de experiencia para cumplir con el cumplimiento.

Con la nube, hay menos carga para los equipos de TI porque comparte la responsabilidad entre la empresa y su proveedor. A menudo es más rentable y le permite acceder a los archivos desde cualquier lugar, de forma segura. En un estudio reciente, El 61% de los profesionales cree que hay menos riesgo de una brecha de seguridad en un entorno de nube que en un entorno local. Un buen proveedor de nube tendrá las certificaciones de seguridad adecuadas, una línea de base de seguridad sólida pero flexible que se puede adaptar a quienes usan el sistema y no tendrá antecedentes de violaciones de datos o problemas de seguridad.

Mantenimiento

Los sistemas locales requieren un mantenimiento regular y programado, ya que los equipos cliente están vinculados al hardware en una ubicación específica. También requieren actualizaciones frecuentes (costosas). Y, si un proveedor local da servicio a múltiples iteraciones de su producto, los recursos de la empresa deben dividirse para mantener y actualizar varias versiones del mismo software.

Por otro lado, los sistemas en la nube están diseñados para un mantenimiento constante y universal donde las actualizaciones ocurren continuamente y se pueden compartir con todos los clientes a la vez. Si bien esto significa que el sistema se actualiza constantemente, los clientes generalmente ven poca o ninguna interrupción en el trabajo. Los proveedores rastrean y monitorean el desempeño desde su oficina casi en tiempo real y pueden comenzar a trabajar en soluciones de inmediato (a veces, incluso antes de que el cliente se dé cuenta). La mayoría de los proveedores de la nube ofrecen una página de estado pública, por lo que también puede realizar un seguimiento del rendimiento usted mismo.

FLEXIBILIDAD

Como ha revelado la pandemia mundial COVID- 19, la flexibilidad en el trabajo localización, externo colaboracióny la capacidad de conectarse utilizando una variedad de dispositivos ya no son características opcionales.

  • Ubicación de trabajo: La capacidad de trabajar de forma remota se ha valorado en un espectro que va desde una buena ventaja hasta una ventaja competitiva en productividad. La pandemia de COVID- 19 ha provocado un cambio de valor casi de la noche a la mañana en el trabajo remoto, de un beneficio opcional a una necesidad. Los sistemas locales a menudo no están equipados para manejar el estado de emergencia que experimentamos. Meses de trabajo remoto forzado impactaron a las empresas de tal manera que muchos están cambiando fundamentalmente sus modelos para renunciar a los arrendamientos de oficinas y continuar con el trabajo remoto de forma permanente. Quienes decidan regresar a las oficinas deben estar preparados para futuras emergencias a escala local, nacional o global. Mientras tanto, las empresas que adopten la nube también obtendrán los beneficios del acceso en vivo desde la sala del tribunal, la capacidad de colaborar en un documento desde cualquier lugar en cualquier momento o cualquier otra necesidad remota. La adopción de la nube también ayudará a las empresas a prepararse para el futuro para otros eventos, catástrofes y otros desastres naturales imprevistos que puedan surgir.
  • Colaboración: La colaboración en la nube permite interacciones seguras y en vivo desde cualquier lugar donde haya una conexión a Internet. Permite a los usuarios trabajar juntos en tiempo real en el mismo proyecto en diferentes ubicaciones, mientras que los datos nunca abandonan la seguridad de la arquitectura de seguridad de la nube. Además de poder colaborar con clientes externos, también puede ayudar a las comunicaciones internas. Uno de los principales quejas para nuevos abogados (y el motivo de la rotación) es la falta de formación y oportunidades para aprender. Esta inquietud se puede abordar, los nuevos abogados se pueden contratar más fácilmente y se puede agregar valor más rápidamente a su firma cuando se adopta la colaboración en la nube.
  • Personalización y configuración: Con un sistema local, personalización lo ofrecen los equipos de desarrollo, pero esto también puede tener sus inconvenientes. Específicamente, el mantenimiento, los recursos, los costos y los riesgos están asociados con la personalización y la actualización en el futuro. Con la nube, que es intrínsecamente flexible, puede configurar el sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Aunque puede tener acceso al mismo software base que otros clientes de NetDocuments, NetDocuments tiene varias opciones para configurar su plataforma según las necesidades únicas de su empresa o departamento.

Contáctenos

Los abogados merecen la seguridad y la flexibilidad para trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Los departamentos de TI aprecian la seguridad, el cifrado y el personal de expertos que pueden consultar tanto la arquitectura como las características del producto que ofrece una nube privada. Un proveedor de DMS SaaS de múltiples inquilinos como NetDocuments puede proporcionar estas necesidades a una fracción de lo que le costaría a un bufete de abogados crear desde cero.

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