Imagen de primer plano de una mano escribiendo en una computadora portátil con iconos de carpeta flotando arriba.

La guía para la gestión legal del correo electrónico

Por:
El equipo de NetDocuments
Posted On:
febrero 4, 2022
Last Updated:

¿Vivir en tu bandeja de entrada? No estás solo.

Es seguro decir que muchos profesionales legales pueden identificarse con ese sentimiento. Y no es una sorpresa: su bandeja de entrada de correo electrónico es la primera línea de comunicación con clientes y colegas: el lugar al que va para enviar y recibir actualizaciones que hacen avanzar asuntos y proyectos.

Pero aquí está el problema: el software de correo electrónico a menudo se usa para un lote más que enviar y recibir correo electrónico, como almacenar, organizar y buscar correos electrónicos y archivos adjuntos, así como programar y administrar listas de tareas.

Si bien algunas empresas aparentemente podrían ser capaces de Aléjate con el uso de una bandeja de entrada como una extensión de su gestión de casos/clientes/documentos, esto puede generar ineficiencias a largo plazo, riesgos y costos adicionales asociados con no contar con las tecnologías adecuadas.

¡Aquí es donde entra en juego un sólido sistema legal de administración de correo electrónico para salvar el día!

Por qué es importante la gestión legal del correo electrónico

En la profesión legal, un correo electrónico es más que un simple mensaje. También es un componente crítico de un asunto de cliente o archivo de proyecto completo.

Es por eso que la administración de correo electrónico generalmente se considera un subconjunto de la administración de documentos, porque una de las herramientas más importantes que necesita un abogado o un profesional legal es la capacidad de archivar comunicaciones por correo electrónico en un repositorio seguro con otros documentos asociados.

(Claro, hay algunas soluciones rudimentarias, procesos manuales y otras soluciones alternativas que pueden hacer el trabajo en un apuro. Pero no es lo mismo que la verdadera administración de correo electrónico).

What is legal email management? A legal email management system (EMS) is a type of software that integrates with your existing email client — such as Outlook or Gmail — and adds in powerful, legal-specific tools that make your inbox a hub of efficiency. What’s most important is that a legal EMS helps you store email conversations with clients and other stakeholders efficiently, accurately, and securely. We’ll show you how.

Por qué la descentralización es problemática

Antes de sumergirnos en los beneficios de usar un EMS legal, veamos dónde las bandejas de entrada estándar se quedan cortas para los bufetes de abogados y los departamentos legales corporativos.

Uno de los mayores desafíos de confiar solo en su bandeja de entrada es cómo segrega y descentraliza la información entre su equipo. En vez de tener un lugar donde todos los miembros del equipo pueden ponerse al día con las últimas conversaciones, notas de casos, notificaciones de archivo y documentos, tiene información distribuida en su sistema de administración de documentos (DMS), bandejas de entrada de miembros individuales del equipo, unidades locales... y quién sabe. dónde más.

Esto no solo es terriblemente ineficiente para todos los involucrados, sino que también aumenta en gran medida el riesgo de errores, trabajo duplicado, falta de comunicación e incumplimiento. Sin mencionar los problemas que surgen cuando un compañero de equipo se va con contenido importante que existe únicamente en su correo electrónico. Este es otro problema más con la Gran Resignación que está ocurriendo.

Por otro lado, un EMS legal facilita que su equipo trabaje de manera eficiente, precisa y compatible. Aquí hay cuatro formas principales en que un SGA legal puede aumentar la productividad en toda su organización:

1. Guarde sus documentos y correos electrónicos en un solo lugar

Ya sea que un colega esté tratando de ponerse al día con las últimas actualizaciones de un asunto o un ejecutivo esté verificando el estado de un proyecto, es más fácil para todos los involucrados si todo está almacenado en un solo lugar.

Agregar un EMS legal a su pila de tecnología le permite crear un único sistema de registro con todos los archivos en un lugar centralizado: su DMS. Esto garantiza que tenga un lugar específico donde pertenezcan todos los archivos relacionados con proyectos o asuntos, ya sean conversaciones por correo electrónico, documentos, alegatos, notas de casos, imágenes escaneadas o archivos de audio o video.

¿El resultado? Todos pueden encontrar fácilmente lo que necesitan cuando lo necesitan. Eso significa menos tiempo desperdiciado rastreando personas y documentos, menos errores, menos esfuerzo duplicado y una fuente única de verdad en la que todos pueden confiar.

2. Acceda desde cualquier lugar, sin comprometer la seguridad

Trabajar de forma remota puede ser un desafío, especialmente si su oficina en casa o dispositivo móvil no admite sus flujos de trabajo habituales, o si debe usar una conexión de red privada virtual (VPN) torpe para acceder a los archivos de trabajo.

Un EMS legal como ndMail puede resolver muchos de estos desafíos. Esto se debe a que puede usar las mismas capacidades de administración de correo electrónico y documentos en cualquier lugar donde pueda acceder a Outlook o Gmail, incluso cuando no esté conectado. Aún mejor: no se requiere VPN.

Como tal, su equipo puede mantenerse productivo ya sea que estén en la oficina, trabajando desde casa o en movimiento, sin importar qué dispositivo estén usando. No tienen que renunciar a sus flujos de trabajo preferidos y no se verán tentados a buscar soluciones alternativas que expongan a su organización a riesgos.

3. Almacenamiento de correo electrónico optimizado, archivado automatizado

Uno de los objetivos principales de un EMS legal es hacer que el archivo de correo electrónico sea sencillo e incluso automático. (Después de todo, cuanto más fácil sea para los usuarios archivar correos electrónicos, más probable es que en realidad hazlo.)

Hay muchas formas de lograr esto. Por ejemplo, ndMail usa IA para hacer recomendaciones inteligentes de comunicación y archivo de documentos. Esto permite a los abogados simplemente verificar la ubicación de llenado, en lugar de pensar en la ubicación ellos mismos y archivar manualmente la comunicación y los archivos adjuntos en el DMS. Todo lo que se necesita es un clic para confirmar la ubicación de presentación.

Las funciones adicionales de EMS pueden ayudar a los usuarios a archivar respuestas automáticamente y evitar archivos duplicados, todo lo cual ayuda a su equipo a ahorrar tiempo, concentración y energía.

Según las políticas de retención de su organización, también puede automatizar el proceso de archivado o eliminacin de archivos de proyectos o asuntos, incluidas las conversaciones de correo electrónico almacenadas que cumplan con los criterios especificados. No tiene que buscar e identificar cada archivo y mensaje individual; es simple e indoloro.

4. Ahorro de tiempo en tareas administrativas = más tiempo para el trabajo facturable

Cuando factura por hora, cada minuto adicional que dedica al trabajo no facturable es un golpe para su balance final. Es por eso que la gestión eficaz del tiempo es tan esencial para los abogados y profesionales del derecho.

Pero incluso para los abogados internos que no facturan a los clientes, las tediosas tareas administrativas (como archivar correos electrónicos) pueden restarle tiempo a proyectos y responsabilidades más impactantes.

Afortunadamente, las soluciones legales de administración de correo electrónico pueden ayudar a reducir el tiempo que su equipo dedica a almacenar, compartir y organizar correos electrónicos y archivos adjuntos importantes. Todo ese trabajo se realiza de forma rápida, precisa e incluso automática.

Y en lugar de bloquearse tratando de encontrar una conversación perdida hace mucho tiempo en las profundidades de sus carpetas de correo electrónico, puede mantener su impulso, ya sea facturando más horas o impulsando una iniciativa importante de la empresa. Puede tomar el control de su bandeja de entrada en lugar de dejar que su bandeja de entrada lo controle a usted.

Explore las posibilidades de la gestión de correo electrónico legal

Cuando se trata de administrar el correo electrónico para su bufete de abogados o equipo legal, los beneficios de un EMS legal sólido son claros, y estos son solo la punta del iceberg. Un EMS legal también puede ayudar a proteger a su organización del riesgo, generar grandes ahorros de costos, acelerar el proceso de incorporación y mucho más.

Pero elegir el EMS legal adecuado para su equipo puede ser una tarea abrumadora.

Por eso creamos la Guía definitiva para la gestión del correo electrónico, para departamentos legales, grandes bufetes de abogados, y agencias gubernamentales.

En esta guía, aprenderá:

  • Más información sobre cómo un SGA eficaz ayuda a aumentar la organización y la productividad
  • Cómo identificar y evaluar características críticas de EMS como escalabilidad y servicios en la nube
  • Claves para una implementación exitosa de EMS para que pueda maximizar la adopción del usuario y su retorno de la inversión

Descarga tu copia de El Guía definitiva para la gestión del correo electrónico por departamentos legales, grandes bufetes de abogados, y agencias gubernamentales hoy y explore lo que es posible con un verdadero sistema legal de administración de correo electrónico.

"¡Gran empresa, grandes productos, gran liderazgo, gran gente, gran cultura!"
"Amo a mi equipo ya mis compañeros. Somos una familia y nos respetamos".
"NetDocuments fomenta un buen equilibrio entre el trabajo y la familia".
"Me siento respetado y valorado por el liderazgo y mi equipo".
"Trabajamos juntos y nos apoyamos / animamos mutuamente para hacer nuestro mejor trabajo todos los días".
"De principio a fin, mis líderes están dispuestos a guiarme y dejarme probar cosas nuevas. Esto mantiene el trabajo fresco, emocionante y divertido para que no me agote ni me aburra".
"Tengo una dirección clara en mis tareas y prioridades laborales. También me siento animado a poner a mi familia en primer lugar y mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida".
"Trabajo con personas muy motivadas que son inteligentes y me permiten aprender de ellas".
"NetDocuments se compromete a superar las expectativas de los clientes mediante la creación de productos líderes alojados en entornos sólidos como una roca".
"Estoy capacitado para probar cosas nuevas y pensar en procesos y campañas de manera estratégica. Puedo apoyarme en mi jefe, pero no estoy microgestionado, lo cual se agradece".
You Might Also Be Interested In…
A white right arrow icon.
A white right arrow icon.
A white right arrow icon.

Mensajes recientes