AI Responsibly with ndMAX
¿Vivir en tu bandeja de entrada? No estás solo.
Es seguro decir que muchos profesionales legales pueden identificarse con ese sentimiento. Y no es una sorpresa: su bandeja de entrada de correo electrónico es la primera línea de comunicación con clientes y colegas: el lugar al que va para enviar y recibir actualizaciones que hacen avanzar asuntos y proyectos.
But here’s the problem: Email software often gets used for a lot more than sending and receiving email, such as storing, organizing, and searching for emails and attachments, as well as scheduling and managing task lists.
While some firms might seemingly be able to get away with using an inbox as an extension of their document management and practice management software, this can result in long-term inefficiencies, risk, and additional costs associated with not having the right technologies in place.
¡Aquí es donde entra en juego un sólido sistema legal de administración de correo electrónico para salvar el día!
En la profesión legal, un correo electrónico es más que un simple mensaje. También es un componente fundamental de la gestión de asuntos del cliente o del archivo del proyecto.
Es por eso que la administración de correo electrónico generalmente se considera un subconjunto de la administración de documentos, porque una de las herramientas más importantes que necesita un abogado o un profesional legal es la capacidad de archivar comunicaciones por correo electrónico en un repositorio seguro con otros documentos asociados.
(Claro, hay algunas soluciones rudimentarias, procesos manuales y otras soluciones alternativas que pueden hacer el trabajo en un apuro. Pero no es lo mismo que la verdadera administración de correo electrónico).
What is legal email management? A legal email management system (EMS) is a type of software that integrates with your existing email client — such as Microsoft Outlook or Gmail — and adds in powerful, legal-specific apps and tools that make your inbox a hub of efficiency. What’s most important is that a legal EMS helps you store email conversations with clients and other stakeholders efficiently, accurately, and securely. We’ll show you how.
Antes de sumergirnos en los beneficios de usar un EMS legal, veamos dónde las bandejas de entrada estándar se quedan cortas para los bufetes de abogados y los departamentos legales corporativos.
One of the biggest challenges with relying on your inbox alone is how it segregates and decentralizes information among your team. Instead of having one place where all team members can go to catch up on the latest conversations, case notes, filing notices, and documents, you’ve got information spread across your practice management system, document management system (DMS), individual team members’ inboxes, local drives… and who knows where else.
Esto no solo es terriblemente ineficiente para todos los involucrados, sino que también aumenta en gran medida el riesgo de errores, trabajo duplicado, falta de comunicación e incumplimiento. Sin mencionar los problemas que surgen cuando un compañero de equipo se va con contenido importante que existe únicamente en su correo electrónico. Este es otro problema más con la Gran Resignación que está ocurriendo.
Por otro lado, un EMS legal facilita que su equipo trabaje de manera eficiente, precisa y compatible. Aquí hay cuatro formas principales en que un SGA legal puede aumentar la productividad en toda su organization:
Ya sea que un colega esté tratando de ponerse al día con las últimas actualizaciones de un asunto o que el abogado general esté verificando el estado de un proyecto, es más fácil para todos los involucrados si todo está almacenado en un solo lugar.
Agregar un EMS legal a su pila de tecnología legal le permite crear un único sistema de registro con todos los archivos en un lugar centralized: su DMS. Esto garantiza que tenga un lugar específico donde pertenezcan todos los archivos relacionados con proyectos o asuntos, ya sean conversaciones por correo electrónico, documentos, alegatos, notas de casos, entrada de clientes, imágenes escaneadas o archivos de audio o video.
¿El resultado? Todos pueden encontrar fácilmente lo que necesitan cuando lo necesitan. Eso significa menos tiempo desperdiciado rastreando personas y documentos, menos errores, menos esfuerzo duplicado y una fuente única de verdad en la que todos pueden confiar.
Trabajar de forma remota puede ser un desafío, especialmente si su oficina en casa o dispositivo móvil no admite sus flujos de trabajo habituales, o si debe usar una conexión de red privada virtual (VPN) torpe para acceder a los archivos de trabajo.
A legal EMS like ndMail can solve many of these challenges. That’s because you can use the same document and email management capabilities anywhere you can access your email service — even when you’re offline. Even better: there’s no VPN required.
Como tal, su equipo puede mantenerse productivo ya sea que estén en la oficina, trabajando desde casa o en movimiento, sin importar qué dispositivo estén usando en su jornada laboral. No tienen que renunciar a sus flujos de trabajo preferidos y no se verán tentados a buscar soluciones alternativas que expongan a su organization a riesgos.
One of the primary goals of a legal EMS is to make email filing effortless — and even automatic. (After all, the easier it is for users to file emails, the more likely they are to actually do it.)
Hay muchas formas de lograr esto. Por ejemplo, ndMail usa IA para hacer recomendaciones inteligentes de comunicación y archivo de documentos. Esto permite a los abogados simplemente verificar la ubicación de llenado, en lugar de pensar en la ubicación ellos mismos y archivar manualmente la comunicación y los archivos adjuntos en el sistema de gestión de documentos. Todo lo que se necesita es un clic para confirmar la ubicación de presentación.
Las funciones adicionales de EMS pueden ayudar a los usuarios a realizar un seguimiento, archivar respuestas automáticamente y evitar archivos duplicados, todo lo cual ayuda a su equipo a ahorrar tiempo, concentración y energía.
Según las políticas de retención de su organization, también puede automatizar y agilizar el proceso de archivado o eliminación de archivos de proyectos o asuntos, incluidas las conversaciones de correo electrónico almacenadas que cumplan con los criterios especificados. No tiene que buscar e identificar cada archivo y mensaje individual; es simple e indoloro.
Cuando factura por hora, cada minuto adicional que dedica al trabajo no facturable es un golpe para su balance final. Es por eso que la gestión eficaz del tiempo es tan esencial para los abogados y profesionales del derecho.
Pero incluso para los abogados internos que no facturan a los clientes, las tareas administrativas que consumen mucho tiempo (como archivar nuevos correos electrónicos) pueden quitarle tiempo a proyectos y responsabilidades más impactantes.
Afortunadamente, las soluciones legales de administración de correo electrónico pueden ayudar a reducir el tiempo que su equipo dedica a almacenar, compartir y organizar correos electrónicos y archivos adjuntos importantes. Todo ese trabajo se realiza de forma rápida, precisa e incluso automática.
Y en lugar de bloquearse tratando de encontrar una conversación perdida hace mucho tiempo en las profundidades de sus carpetas de correo electrónico, puede mantener su impulso, ya sea facturando más horas o impulsando una iniciativa importante de la empresa. Puede tomar el control de su bandeja de entrada en lugar de dejar que su bandeja de entrada lo controle a usted.
Cuando se trata de administrar el correo electrónico para su práctica o equipo legal, los beneficios de un EMS legal sólido son claros, y estos son solo la punta del iceberg. Un EMS legal también puede ayudar a proteger a su organization del riesgo, generar grandes ahorros de costos, mejorar la rentabilidad, acelerar el proceso de incorporación y mucho más.
Pero elegir el EMS legal adecuado para su equipo puede ser una tarea abrumadora.
That’s why we created the Definitive Guide to Email Management — for legal departments, large law firms, and government agencies.
En esta guía, aprenderá:
Download your copy of the Definitive Guide to Email Management for legal departments, large law firms, and government agencies today and explore what’s possible with a true legal email management system.
