Un hombre con traje se enfrenta a la cámara y señala los íconos de correo electrónico que se encuentran en el centro.

La guía para la gestión legal del correo electrónico

Por:
El equipo de NetDocuments
Publicado en:
febrero 4, 2022

¿Vivir en tu bandeja de entrada? No estás solo.

Es seguro decir que muchos profesionales legales pueden identificarse con ese sentimiento. Y no es una sorpresa: su bandeja de entrada de correo electrónico es la primera línea de comunicación con clientes y colegas: el lugar al que va para enviar y recibir actualizaciones que hacen avanzar asuntos y proyectos.

Pero aquí está el problema: el software de correo electrónico a menudo se usa para un lote más que enviar y recibir correo electrónico, como almacenar, organizar y buscar correos electrónicos y archivos adjuntos, así como programar y administrar listas de tareas.

While some firms might seemingly be able to get away with using an inbox as an extension of their document management and practice management software, this can result in long-term inefficiencies, risk, and additional costs associated with not having the right technologies in place.

¡Aquí es donde entra en juego un sólido sistema legal de administración de correo electrónico para salvar el día!

Por qué es importante la gestión legal del correo electrónico

In the legal profession, an email is more than just a message. It’s also a critical component of client matter management or project file.

Es por eso que la administración de correo electrónico generalmente se considera un subconjunto de la administración de documentos, porque una de las herramientas más importantes que necesita un abogado o un profesional legal es la capacidad de archivar comunicaciones por correo electrónico en un repositorio seguro con otros documentos asociados.

(Claro, hay algunas soluciones rudimentarias, procesos manuales y otras soluciones alternativas que pueden hacer el trabajo en un apuro. Pero no es lo mismo que la verdadera administración de correo electrónico).

What is legal email management? A legal email management system (EMS) is a type of software that integrates with your existing email client — such as Microsoft Outlook or Gmail — and adds in powerful, legal-specific apps and tools that make your inbox a hub of efficiency. What’s most important is that a legal EMS helps you store email conversations with clients and other stakeholders efficiently, accurately, and securely. We’ll show you how.

Por qué la descentralización es problemática

Antes de sumergirnos en los beneficios de usar un EMS legal, veamos dónde las bandejas de entrada estándar se quedan cortas para los bufetes de abogados y los departamentos legales corporativos.

One of the biggest challenges with relying on your inbox alone is how it segregates and decentralizes information among your team. Instead of having one place where all team members can go to catch up on the latest conversations, case notes, filing notices, and documents, you’ve got information spread across your practice management system, document management system (DMS), individual team members’ inboxes, local drives… and who knows where else.

Esto no solo es terriblemente ineficiente para todos los involucrados, sino que también aumenta en gran medida el riesgo de errores, trabajo duplicado, falta de comunicación e incumplimiento. Sin mencionar los problemas que surgen cuando un compañero de equipo se va con contenido importante que existe únicamente en su correo electrónico. Este es otro problema más con la Gran Resignación que está ocurriendo.

Por otro lado, un EMS legal facilita que su equipo trabaje de manera eficiente, precisa y compatible. Aquí hay cuatro formas principales en que un SGA legal puede aumentar la productividad en toda su organización:

1. Guarde sus documentos y correos electrónicos en un solo lugar

Whether a colleague is trying to catch up on the latest updates to a matter or general counsel is checking on the status of a project, it’s easier for everyone involved if everything is stored in one place.

Adding a legal EMS to your legal technology stack allows you to create a single system of record with all files in a centralized place — your DMS. This ensures you have one specific place where all project- or matter-related files belong, whether they’re email conversations, documents, pleadings, case notes, client intake, scanned images, or audio or video files.

¿El resultado? Todos pueden encontrar fácilmente lo que necesitan cuando lo necesitan. Eso significa menos tiempo desperdiciado rastreando personas y documentos, menos errores, menos esfuerzo duplicado y una fuente única de verdad en la que todos pueden confiar.

2. Acceda desde cualquier lugar, sin comprometer la seguridad

Trabajar de forma remota puede ser un desafío, especialmente si su oficina en casa o dispositivo móvil no admite sus flujos de trabajo habituales, o si debe usar una conexión de red privada virtual (VPN) torpe para acceder a los archivos de trabajo.

A legal EMS like ndMail can solve many of these challenges. That’s because you can use the same document and email management capabilities anywhere you can access your email service — even when you’re offline. Even better: there’s no VPN required.

As such, your team can stay productive whether they’re in the office, working from home, or on the go — no matter what device they're using in their workday. They don’t have to give up their preferred workflows, and they won’t be tempted to find workarounds that expose your organization to risk.

3. Almacenamiento de correo electrónico optimizado, archivado automatizado

Uno de los objetivos principales de un EMS legal es hacer que el archivo de correo electrónico sea sencillo e incluso automático. (Después de todo, cuanto más fácil sea para los usuarios archivar correos electrónicos, más probable es que en realidad hazlo.)

There are many ways to accomplish this. For example, ndMail uses AI to make smart communication and document filing recommendations. This enables lawyers to simply spot-check the filling location, rather than thinking through the location themselves and manually filing the communication and attachments into the document management system. All it takes is one click to confirm the filing location.

Additional EMS features can help users follow up, automatically file replies and avoid duplicate filings — all of which help your team save time, focus, and energy.

Depending on your organization’s retention policies, you can also automate and streamline the process of archiving or deleting matter or project files, including any stored email conversations that meet your specified criteria. You don’t have to dig through and identify every individual file and message; it’s simple and painless.

4. Ahorro de tiempo en tareas administrativas = más tiempo para el trabajo facturable

Cuando factura por hora, cada minuto adicional que dedica al trabajo no facturable es un golpe para su balance final. Es por eso que la gestión eficaz del tiempo es tan esencial para los abogados y profesionales del derecho.

But even for in-house counsel who aren’t billing clients, time-consuming administrative tasks (like filing new emails) can take time away from more impactful projects and responsibilities.

Afortunadamente, las soluciones legales de administración de correo electrónico pueden ayudar a reducir el tiempo que su equipo dedica a almacenar, compartir y organizar correos electrónicos y archivos adjuntos importantes. Todo ese trabajo se realiza de forma rápida, precisa e incluso automática.

Y en lugar de bloquearse tratando de encontrar una conversación perdida hace mucho tiempo en las profundidades de sus carpetas de correo electrónico, puede mantener su impulso, ya sea facturando más horas o impulsando una iniciativa importante de la empresa. Puede tomar el control de su bandeja de entrada en lugar de dejar que su bandeja de entrada lo controle a usted.

Explore las posibilidades de la gestión de correo electrónico legal

When it comes to managing email for your legal practice or team, the benefits of a robust legal EMS are clear — and these are just the tip of the iceberg. A legal EMS can also help protect your organization from risk, deliver big cost savings, improve profitability, speed up the onboarding process, and much more.

Pero elegir el EMS legal adecuado para su equipo puede ser una tarea abrumadora.

Por eso creamos la Guía definitiva para la gestión del correo electrónico, para departamentos legales, grandes bufetes de abogados, y agencias gubernamentales.

En esta guía, aprenderá:

  • Más información sobre cómo un SGA eficaz ayuda a aumentar la organización y la productividad
  • Cómo identificar y evaluar características críticas de EMS como escalabilidad y servicios en la nube
  • Claves para una implementación exitosa de EMS para que pueda maximizar la adopción del usuario y su retorno de la inversión

Descarga tu copia de El Guía definitiva para la gestión del correo electrónico por departamentos legales, grandes bufetes de abogados, y agencias gubernamentales hoy y explore lo que es posible con un verdadero sistema legal de administración de correo electrónico.

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