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¿Vivir en tu bandeja de entrada? No estás solo.
Es seguro decir que muchos profesionales legales pueden identificarse con ese sentimiento. Y no es una sorpresa: su bandeja de entrada de correo electrónico es la primera línea de comunicación con clientes y colegas: el lugar al que va para enviar y recibir actualizaciones que hacen avanzar asuntos y proyectos.
Pero aquí está el problema: el software de correo electrónico a menudo se usa para un lote más que enviar y recibir correo electrónico, como almacenar, organizar y buscar correos electrónicos y archivos adjuntos, así como programar y administrar listas de tareas.
Si bien algunas empresas aparentemente podrían ser capaces de escapar con el uso de una bandeja de entrada como una extensión de su software de gestión de documentos y gestión de prácticas, esto puede generar ineficiencias a largo plazo, riesgos y costos adicionales asociados con no contar con las tecnologías adecuadas.
¡Aquí es donde entra en juego un sólido sistema legal de administración de correo electrónico para salvar el día!
En la profesión legal, un correo electrónico es más que un simple mensaje. También es un componente fundamental de la gestión de asuntos del cliente o del archivo del proyecto.
Es por eso que la administración de correo electrónico generalmente se considera un subconjunto de la administración de documentos, porque una de las herramientas más importantes que necesita un abogado o un profesional legal es la capacidad de archivar comunicaciones por correo electrónico en un repositorio seguro con otros documentos asociados.
(Claro, hay algunas soluciones rudimentarias, procesos manuales y otras soluciones alternativas que pueden hacer el trabajo en un apuro. Pero no es lo mismo que la verdadera administración de correo electrónico).
¿Qué es la gestión legal del correo electrónico? Un sistema de administración de correo electrónico legal (EMS) es un tipo de software que se integra con su cliente de correo electrónico existente, como Microsoft Outlook o Gmail, y agrega aplicaciones y herramientas potentes y específicas para asuntos legales que hacen de su bandeja de entrada un centro de eficiencia. Lo más importante es que un EMS legal lo ayude a almacenar conversaciones por correo electrónico con clientes y otras partes interesadas de manera eficiente, precisa y segura. Te mostraremos cómo.
Antes de sumergirnos en los beneficios de usar un EMS legal, veamos dónde las bandejas de entrada estándar se quedan cortas para los bufetes de abogados y los departamentos legales corporativos.
Uno de los mayores desafíos de confiar solo en su bandeja de entrada es cómo segrega y descentraliza la información entre su equipo. En vez de tener un lugar donde todos los miembros del equipo pueden ponerse al día con las últimas conversaciones, notas de casos, notificaciones de archivo y documentos, tiene información distribuida en su sistema de gestión de práctica, sistema de gestión de documentos (DMS), bandejas de entrada de miembros individuales del equipo, unidades locales … y quién sabe dónde más.
Esto no solo es terriblemente ineficiente para todos los involucrados, sino que también aumenta en gran medida el riesgo de errores, trabajo duplicado, falta de comunicación e incumplimiento. Sin mencionar los problemas que surgen cuando un compañero de equipo se va con contenido importante que existe únicamente en su correo electrónico. Este es otro problema más con la Gran Resignación que está ocurriendo.
Por otro lado, un EMS legal facilita que su equipo trabaje de manera eficiente, precisa y compatible. Aquí hay cuatro formas principales en que un SGA legal puede aumentar la productividad en toda su organization:
Ya sea que un colega esté tratando de ponerse al día con las últimas actualizaciones de un asunto o que el abogado general esté verificando el estado de un proyecto, es más fácil para todos los involucrados si todo está almacenado en un solo lugar.
Agregar un EMS legal a su pila de tecnología legal le permite crear un único sistema de registro con todos los archivos en un lugar centralized: su DMS. Esto garantiza que tenga un lugar específico donde pertenezcan todos los archivos relacionados con proyectos o asuntos, ya sean conversaciones por correo electrónico, documentos, alegatos, notas de casos, entrada de clientes, imágenes escaneadas o archivos de audio o video.
¿El resultado? Todos pueden encontrar fácilmente lo que necesitan cuando lo necesitan. Eso significa menos tiempo desperdiciado rastreando personas y documentos, menos errores, menos esfuerzo duplicado y una fuente única de verdad en la que todos pueden confiar.
Trabajar de forma remota puede ser un desafío, especialmente si su oficina en casa o dispositivo móvil no admite sus flujos de trabajo habituales, o si debe usar una conexión de red privada virtual (VPN) torpe para acceder a los archivos de trabajo.
Un EMS legal como ndMail puede resolver muchos de estos desafíos. Esto se debe a que puede usar las mismas capacidades de administración de correo electrónico y documentos en cualquier lugar donde pueda acceder a su servicio de correo electrónico, incluso cuando no esté conectado. Aún mejor: no se requiere VPN.
Como tal, su equipo puede mantenerse productivo ya sea que estén en la oficina, trabajando desde casa o en movimiento, sin importar qué dispositivo estén usando en su jornada laboral. No tienen que renunciar a sus flujos de trabajo preferidos y no se verán tentados a buscar soluciones alternativas que expongan a su organization a riesgos.
Uno de los objetivos principales de un EMS legal es hacer que el archivo de correo electrónico sea sencillo e incluso automático. (Después de todo, cuanto más fácil sea para los usuarios archivar correos electrónicos, más probable es que en realidad hazlo.)
Hay muchas formas de lograr esto. Por ejemplo, ndMail usa IA para hacer recomendaciones inteligentes de comunicación y archivo de documentos. Esto permite a los abogados simplemente verificar la ubicación de llenado, en lugar de pensar en la ubicación ellos mismos y archivar manualmente la comunicación y los archivos adjuntos en el sistema de gestión de documentos. Todo lo que se necesita es un clic para confirmar la ubicación de presentación.
Las funciones adicionales de EMS pueden ayudar a los usuarios a realizar un seguimiento, archivar respuestas automáticamente y evitar archivos duplicados, todo lo cual ayuda a su equipo a ahorrar tiempo, concentración y energía.
Según las políticas de retención de su organization, también puede automatizar y agilizar el proceso de archivado o eliminación de archivos de proyectos o asuntos, incluidas las conversaciones de correo electrónico almacenadas que cumplan con los criterios especificados. No tiene que buscar e identificar cada archivo y mensaje individual; es simple e indoloro.
Cuando factura por hora, cada minuto adicional que dedica al trabajo no facturable es un golpe para su balance final. Es por eso que la gestión eficaz del tiempo es tan esencial para los abogados y profesionales del derecho.
Pero incluso para los abogados internos que no facturan a los clientes, las tareas administrativas que consumen mucho tiempo (como archivar nuevos correos electrónicos) pueden quitarle tiempo a proyectos y responsabilidades más impactantes.
Afortunadamente, las soluciones legales de administración de correo electrónico pueden ayudar a reducir el tiempo que su equipo dedica a almacenar, compartir y organizar correos electrónicos y archivos adjuntos importantes. Todo ese trabajo se realiza de forma rápida, precisa e incluso automática.
Y en lugar de bloquearse tratando de encontrar una conversación perdida hace mucho tiempo en las profundidades de sus carpetas de correo electrónico, puede mantener su impulso, ya sea facturando más horas o impulsando una iniciativa importante de la empresa. Puede tomar el control de su bandeja de entrada en lugar de dejar que su bandeja de entrada lo controle a usted.
Cuando se trata de administrar el correo electrónico para su práctica o equipo legal, los beneficios de un EMS legal sólido son claros, y estos son solo la punta del iceberg. Un EMS legal también puede ayudar a proteger a su organization del riesgo, generar grandes ahorros de costos, mejorar la rentabilidad, acelerar el proceso de incorporación y mucho más.
Pero elegir el EMS legal adecuado para su equipo puede ser una tarea abrumadora.
Por eso creamos la Guía definitiva para la gestión del correo electrónico, para departamentos legales, grandes bufetes de abogados, y agencias gubernamentales.
En esta guía, aprenderá:
Descarga tu copia de El Guía definitiva para la gestión del correo electrónico por departamentos legales, grandes bufetes de abogados, y agencias gubernamentales hoy y explore lo que es posible con un verdadero sistema legal de administración de correo electrónico.
