Imagen de primer plano de una mano escribiendo en una computadora portátil con iconos de carpeta flotando arriba.

34 Usos de conjuntos de documentos digitales por bufetes de abogados y departamentos legales

Por:
El equipo de NetDocuments
Posted On:
octubre 1, 2021
Last Updated:

With most firms and companies embracing digital documents and streamlined paperless workflows, the legal industry had been moving past the days of hours spent at the copy machine and massive closing, trial, and exhibit binders cluttering up the office. COVID and remote work further accelerated that shift as remote work has become the norm versus the exception. However, the creation of electronic document sets has remained time-consuming, error prone, and cumbersome—underscoring the need for additional innovations.

Hoy, en una llamada, al mostrar nuestra solución SetBuilder y cómo puede ayudar a agilizar el proceso que tenía una empresa para crear carpetas de prueba, un abogado gerente exclamó "¡Esto podría hacer que mis asistentes legales no siempre se rindan!", mientras se reían. El comentario fue un poco irónico, pero el alivio de ver que se eliminaba un proceso manual y doloroso fue genuino. Se hicieron exclamaciones similares cuando vieron lo fácil que era presentar documentos electrónicamente ante los tribunales directamente desde NetDocuments y cómo podemos convertir documentos de Word en un PDF compatible sin pasos adicionales. NetDocuments ayuda a empresas de todos los tamaños a aprovechar el poder de la tecnología de manera significativa para que puedan trabajar inspiradas.

- Kyle Kissell, experto en soluciones de NetDocuments

Cómo SetBuilder ayuda a los profesionales legales Inspirado en el trabajo

Estamos comprometidos a hacer que la creación y administración de documentos sea lo más fluida posible para los profesionales legales. Y, cuando examinamos el proceso de creación de conjuntos de documentos electrónicos, quedó claro que necesitaba una reorganización.

Por eso creamos SetBuilder, parte de nuestra solución DELIVER. SetBuilder agiliza y digitaliza el proceso de creación de conjuntos, lo que hace que sea exponencialmente más fácil y rápido para los profesionales legales crear conjuntos de manera oportuna.

¿Cómo lo hicimos?

SetBuilder automatiza el proceso de selección y compilación de documentos en conjuntos y proporciona resultados en formatos PDF y ZIP.

With SetBuilder, cover pages and section headers can be created, documents can be reordered and renamed, the outline numbering is fully customizable, and an index page is created automatically. NetDocuments document links are easily added, or placeholders may be used to insert documents later. Entire groups or folders of documents may also be uploaded at one time from local storage and added to both the set and the NetDocuments document management system. Plus, the status of a set is fully trackable as it moves from In Progress to Finalized.

Por último, para facilitar las tareas repetibles, los conjuntos existentes pueden incluso configurarse como plantillas y clonarse.

Desde el lanzamiento de SetBuilder, nos hemos inspirado en las numerosas formas en que los profesionales han aplicado la herramienta a su trabajo diario. Estos nuevos usos han impulsado innovaciones significativas en SetBuilder, incluidas formas de incluir correos electrónicos en conjuntos y numeración Bates dentro de ellos, ¡con más funciones por venir!

Usos de conjuntos de documentos

Construyendo mejores flujos de trabajo

Vincular SetBuilder con otras herramientas crea flujos de trabajo automatizados aún más potentes. Por ejemplo, al final de una transacción cuando se cierra el trato, puede usar NetDocuments CollabSpaces para compartir con clientes o simplemente enviar un enlace de correo electrónico seguro a otras partes utilizando ndMail.

Como litigante, puede compartir grupos de documentos con testigos o expertos en preparación para audiencias, declaraciones o mediaciones. Para presentaciones judiciales, puede usar la extensión del navegador NetDocuments Chrome / Edge o una herramienta de presentación electrónica como PacerPro, CourtDrive, o InfoTrack para cargar conjuntos de documentos en los sistemas de archivo electrónico de los tribunales.

En prácticamente todas las áreas de práctica legal, los conjuntos de documentos siempre se crean y comparten, ya sea con clientes u otras partes interesadas en un asunto. ¿No es hora de que reduzca el estrés y el tiempo necesarios automatizando ese proceso y proporcionando un mejor producto final a sus clientes?

¿Qué puedes hacer con SetBuilder?

Hemos oído hablar de tantos usos que ni siquiera imaginamos, por lo que pensamos que deberíamos compartirlos con la comunidad legal en general para que fluya su creatividad. A continuación se presentan ideas sobre cómo aprovechar los conjuntos de documentos no solo dentro de sus equipos legales, sino también en sus equipos administrativos.

Conjuntos de documentos legales transaccionales

  • Carpetas de cierre: bienes raíces, fusiones y adquisiciones, ventas
  • Paquetes de arrendamiento
  • Debida diligencia
  • Paquetes de franquicia
  • Contratos con anexos y anexos relevantes
  • Paquetes de préstamos / hipotecas

Conjuntos de documentos de litigio

  • Presentaciones judiciales
  • Solicitudes y respuestas de descubrimiento
  • Escritos de apelación con anexos y materiales citados
  • Exhibiciones de prueba / Notebooks
  • Aglutinantes de Testigos, Deponentes o Expertos
  • Transcripciones con resúmenes y documentos relevantes
  • Paquetes de liquidación

Conjuntos de documentos legales corporativos

  • Informes corporativos anuales
  • Documentos de formación corporativa
  • Paquetes de reuniones de la junta
  • Informes financieros

Conjuntos de documentos legales adicionales

  • Juegos de archivo IP PTO
  • Paquetes de planificación patrimonial
  • Paquetes de actualización del cliente
  • Conozca los paquetes de su cliente
  • Listas de verificación de cumplimiento
  • Presentaciones de grupos de práctica

Conjuntos de documentos del equipo administrativo legal

  • Respuestas a RFP
  • Propuestas de marketing
  • Conjuntos de políticas de recursos humanos / seguridad / TI
  • Paquetes de incorporación
  • Documentos de formación
  • Documentos del proyecto
  • Nuevos conjuntos de propuestas comerciales
  • Materiales de implementación de software
  • Desarrollar planes
  • Presentaciones de presupuesto
  • Planes de marketing

Si desea obtener más información sobre cómo aprovechar SetBuilder para ahorrar tiempo y mejorar la creación de conjuntos de documentos electrónicos en su consulta, descargar el folleto de SetBuilder o programar una demostración con NetDocuments.

"¡Gran empresa, grandes productos, gran liderazgo, gran gente, gran cultura!"
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"NetDocuments se compromete a superar las expectativas de los clientes mediante la creación de productos líderes alojados en entornos sólidos como una roca".
"Estoy capacitado para probar cosas nuevas y pensar en procesos y campañas de manera estratégica. Puedo apoyarme en mi jefe, pero no estoy microgestionado, lo cual se agradece".
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