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Existe una idea errónea generalizada sobre la adopción por parte de los usuarios. Algunos creen que significa que las personas amarán lo que sea que sea nuevo y lo abrazarán por completo con grandes sonrisas y alegría en su corazón. Si bien eso sería bueno, no se trata de la adopción por parte de los usuarios. En su forma más simple, la adopción por parte del usuario significa ... bueno, la adopción del cambio por parte del usuario. No es que les guste ... o como tú para el caso … Pero que lo usan. Una clave igualmente importante a considerar con la adopción del usuario es el entendimiento de que cuanto antes adopten el cambio, antes recibirá el retorno de su inversión y alcanzará sus objetivos comerciales. La adopción oportuna de un cambio juega un papel crucial en el éxito general.
Para que las personas adopten un cambio, debe saber dónde están ahora y dónde quiere que estén cuando haya terminado. Es un viaje. Se necesita trazar un plan que comprenda POR QUÉ es necesario, OMS se ve afectado, QUÉ estás tratando de lograr y CUÁNDO esta pasando. La CÓMO es a través de una gestión adecuada del cambio. Analicemos algunas de estas cosas para un proyecto de Sistema de gestión de documentos (DMS).
POR QUÉ
Primero, SIEMPRE comience con POR QUÉ. Las respuestas pueden variar según la empresa u organization, pero sin indicar claramente por qué se está produciendo este cambio, tendrá pocas posibilidades de que se adopte oportunamente este cambio sistémico potencialmente disruptivo. Sin el PORQUÉ, las personas sentirán que este cambio se les está haciendo a ellos en lugar de PARA ellos. Esto debe expresarse en términos de las razones comerciales (no técnicas) del cambio. Además, un cambio de DMS tiene un impacto en todos los miembros de la organización. Como tal, el mensaje sobre este cambio debe provenir de alguien que pueda hablar con autoridad en nombre de la organización, un líder que pueda ayudar a todos los departamentos afectados a comprender por qué se tomó la decisión, cómo ayudará a las personas en su vida diaria, y qué esto significa seguir adelante. La adopción también aumenta cuando el liderazgo predica con el ejemplo, así que asegúrese de que los gerentes y ejecutivos clave estén bien informados y listos para usar el nuevo DMS con regularidad.
QUIEN
Ahora, echemos un vistazo a la OMS se ve afectada por este cambio y de qué manera se ve afectada. Esta es una parte fundamental de un cambio de DMS y es el enfoque clásico de "conozca a su audiencia" para que pueda abordarlos de manera adecuada. No todas las cosas les importan a todos de la misma manera. Saber esto le ayuda a enviar el mensaje del cambio, reforzar el cambio E influir en quién debe enviar el mensaje de cambio a qué grupos.
QUÉ
El QUÉ también debe establecerse claramente. Identifique las metas del proyecto, no solo las razones comerciales por las cuales, sino defina las metas específicas que está tratando de lograr. Establecer metas le ayuda a identificar y asociar métricas que se relacionan con el éxito, conocidas como indicadores clave de rendimiento (KPI). Con los KPI implementados, podrá discernir en cada paso del proyecto si está bien encaminado para lograr los resultados comerciales esperados.
CUANDO
Nunca sorprenda a la gente con un cambio como este. Maneja las expectativas de las personas. Planifíquelo y comuníquese temprano y con frecuencia antes del cambio, durante el cambio y después del cambio. Utilice una variedad de vehículos de comunicación (eventos, medios electrónicos, personas) para compartir el mensaje.
CÓMO
Aquí es donde entra en juego la gestión de cambios y la estrategia probada. Vea el proyecto completo como un proceso evolutivo con objetivos para cada etapa.
No importa dónde se encuentre en su proyecto, ¡Nunca es tarde para empezar a hacer cosas buenas! Si no puede hacer todas las cosas antes o durante la implementación, introdúzcalas después de la implementación. El punto es que todas estas cosas son importantes y tienen un impacto significativo en la adopción del nuevo DMS por parte de las personas.
“Hicimos el cambio a NetDocuments unos 6 meses antes de la pandemia de coronavirus, ¡y estamos muy agradecidos de haberlo hecho! Con NetDocuments, nuestros abogados pueden trabajar de forma remota con la misma facilidad que en la oficina. Durante la apresurada transición para que todo el mundo se pusiera en funcionamiento desde sus hogares, no tuvimos que realizar ninguna configuración adicional ni realizar ningún ajuste con respecto a NetDocuments. Ya era completamente funcional para todos, independientemente de dónde iniciaran sesión. Si no hubiéramos pasado de nuestro antiguo sistema de gestión de documentos a NetDocuments, nuestra empresa se habría enfrentado a una pesadilla. Habríamos tenido un período significativo de interrupción comercial mientras configuramos e implementamos una forma para que todos accedan a los archivos de nuestros clientes. Con NetDocuments, no experimentamos ningún retraso en la productividad ".
Esté atento a nuestro próximo blog que se publicará la próxima semana, que aborda las métricas y el seguimiento del éxito con su DMS. El tercer y último artículo de la serie analizará las razones por las que algunos proyectos tienen poca adopción y las formas clave de evitarlo. ¡Mantente sintonizado para más!
Artículo escrito por Kenny Leckie, consultor senior de tecnología y gestión del cambio en Travelling Coaches.
