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Al comenzar 2021, estamos viendo cómo las organizaciones a la vanguardia de la tecnología están asumiendo la seguridad de formas más cuidadosas para garantizar la accesibilidad, aumentar la eficiencia y marcar todas las casillas para mejorar la integridad de los datos que necesitan obtener. trabajo hecho.
Upland’s General Manager Karen Cummings recently shared her thoughts on why capture technology is driving digital transformation, but capture is only the first part of the content journey. When it comes to managing the data you've captured and ensuring security, how can cloud capture processes provide resilient ways to tackle the challenges you face each day?
El contenido puede llegar desde casi cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, y nunca ha sido más fácil enviar contenido directamente a un sistema de administración de documentos (DMS). Como regla general, los usuarios instintivamente tomarán la ruta más fácil para su procesamiento. Eso significa que hacer que las entradas aprobadas por TI, como los botones personalizados en los paneles MFP, la captura móvil, la recepción automática de fax o el escaneo por lotes, sean accesibles son formas ideales de ahorrarle al personal el tiempo y la frustración de ir y venir entre correos electrónicos, aplicaciones y carpetas de almacenamiento. . Habilitar las entradas de contenido aprobadas por TI también puede eliminar las prácticas de escaneo inadecuadas y desalentar los procesos de correo electrónico plagados de fallas de seguridad.
La mayoría de las reglamentaciones de cumplimiento se centran en gran medida en garantizar la auditabilidad, por lo que garantizar la identificación del usuario es una pieza esencial del rompecabezas de cumplimiento. Las características como el envío controlado, la integración de SSO y otras aplicaciones como Active Directory son fundamentales para ayudar a las organizaciones a identificar a los usuarios en la parte delantera del recorrido del contenido. Si puede precisar fácilmente quién tiene acceso o cuándo y cómo se han tocado los datos, está en el camino correcto hacia prácticas transparentes y listas para auditoría.
Cuando las personas están involucradas, seamos realistas, las cosas pueden complicarse rápidamente. Entre la pérdida de contenido, el archivo incorrecto, los datos incorrectos e incluso la intención maliciosa de robar, el trabajo generalmente se vuelve mucho más simple (y más confiable) si automatiza los procesos para eliminar la intervención humana. ¿Cómo? Con solo presionar un botón, las organizaciones pueden configurar flujos de trabajo automatizados para garantizar que el contenido crítico se extraiga, organice y envíe de forma segura al almacenamiento dentro de las aplicaciones o el DMS.
La mayoría de las veces, los documentos llegan a las organizaciones como imágenes planas y, aceptémoslo, puede ser un gran dolor de cabeza para administrar. Si envía un documento por fax, el contenido llega como una imagen plana junto con cualquier documento en papel escaneado. Mediante el uso de herramientas de captura, los usuarios pueden aplicar automáticamente el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), lo que significa que un robot puede descifrar rápidamente el texto de los documentos. Una vez que están en formato digerible por robot, puede identificar automáticamente documentos e información clave, asociar puntos de datos clave con el documento y enviarlos a cualquier aplicación o almacenamiento. También eliminó la posibilidad de que los trabajadores pierdan datos o infrinjan el cumplimiento y saben que el contenido no se puede perder ni abandonar la ruta de almacenamiento aprobada por TI.
Para muchas industrias, el fax sigue siendo la mejor forma de transmitir información confidencial. Casi todas las normas que rigen la transmisión de datos se basan en el fax como medio de comunicación. ¿Por qué? Porque es seguro y tan simple que es virtualmente imposible de hackear. Si no planea integrar el fax en procesos que involucran cualquier tipo de datos confidenciales, como tarjetas de crédito o información financiera, o incluso información de identificación personal (PII) como nombres, correos electrónicos y direcciones, no puede dar a sus clientes una garantía integral de que sus datos están realmente seguros. El fax sigue siendo un gran éxito cuando se trata de privacidad de datos.
Las organizaciones de todo el mundo se enfrentan a un maratón de contenido cada día. Para mantener el ritmo y seguir siendo competitivos en su campo, encontrar formas automatizadas de administrar todo ese contenido es un gran problema. Las organizaciones pueden infundir automatización de documentos, aprendizaje automático, OCR y otros componentes avanzados de gestión de datos en su estrategia de gestión de contenido para refinar los procesos y continuar en el camino de la transformación digital.
Captura inteligente Upland y Upland AccuRoute ofrecen capacidades escalables a los usuarios de NetDocuments para administrar mejor la captura basada en la nube y las soluciones de fax empresarial, con el resultado de hacer que las estrategias inteligentes de transformación digital sean más realistas para ponerlas en práctica más adelante. Para iniciar sus esfuerzos de transformación digital con estrategias más integrales para llevar sus procesos a la era digital, comuníquese con nuestro socio, Upland Software, en dwf@uplandsoftware.com.
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Upland Software (Nasdaq: UPLD) es líder en software de gestión del trabajo empresarial. Las cuatro nubes empresariales de Upland permiten que miles de organizaciones interactúen con los clientes en canales digitales clave, optimicen el desempeño del equipo de ventas, administren proyectos y costos de TI, y automaticen flujos de trabajo de documentos críticos. Todas las nubes de Upland están respaldadas por un compromiso de éxito del cliente del 100% y la plataforma Upland One, que pone a los clientes en el centro de todo lo que hacemos. Obtenga más información en uplandsoftware.com.
