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5 Formas en que la tecnología de captura aumenta la seguridad

Por:
Brandon cummings
enero 11, 2021

Al comenzar 2021, estamos viendo cómo las organizaciones a la vanguardia de la tecnología están asumiendo la seguridad de formas más cuidadosas para garantizar la accesibilidad, aumentar la eficiencia y marcar todas las casillas para mejorar la integridad de los datos que necesitan obtener. trabajo hecho.

La gerente general de Upland, Karen Cummings, compartió recientemente sus pensamientos sobre por qué la tecnología de captura está impulsando la transformación digital, pero la captura es solo la primera parte del recorrido del contenido (Echa un vistazo a el artículo aquí). Cuando se trata de administrar los datos que ha capturado y garantizar la seguridad, ¿cómo pueden los procesos de captura en la nube proporcionar formas resistentes para abordar los desafíos que enfrenta cada día?

1. Controla las entradas de contenido
El contenido puede llegar desde casi cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, y nunca ha sido tan fácil enviar contenido directamente a un sistema de gestión de documentos (DMS). Como regla general, los usuarios tomarán instintivamente la ruta más fácil para su procesamiento. Eso significa que hacer accesibles las entradas aprobadas por TI, como los botones personalizados en los paneles MFP, la captura móvil, la recepción automática de faxes o el escaneo por lotes, son formas ideales de ahorrarle al personal el tiempo y la frustración de ir y venir entre correos electrónicos, aplicaciones y carpetas de almacenamiento. . La habilitación de entradas de contenido aprobadas por TI también puede eliminar las prácticas de escaneo incorrectas y desalentar los procesos de correo electrónico plagados de fallas de seguridad.

2. Asegura la identificación del usuario
La mayoría de las regulaciones de cumplimiento se centran en gran medida en garantizar la auditabilidad, por lo que garantizar la identificación del usuario es una pieza esencial del rompecabezas de cumplimiento. Las características como el envío controlado, la integración SSO y otras aplicaciones como Active Directory son fundamentales para ayudar a las organizaciones a identificar a los usuarios en la parte delantera del recorrido del contenido. Si puede identificar fácilmente quién tiene acceso o cuándo y cómo se han tocado los datos, está en el camino correcto hacia prácticas transparentes y listas para auditorías.

3. Elimina el error humano
Cuando hay gente involucrada, seamos realistas, las cosas pueden complicarse rápidamente. Entre la pérdida de contenido, el archivo incorrecto, los datos incorrectos e incluso la intención maliciosa de robar, el trabajo generalmente se vuelve mucho más simple (y más confiable) si automatiza los procesos para eliminar la intervención humana. ¿Cómo? Con solo presionar un botón, las organizaciones pueden configurar flujos de trabajo automatizados para garantizar que el contenido crítico se extraiga, organice y envíe de forma segura al almacenamiento dentro de las aplicaciones o el DMS.

4. Permite el procesamiento de datos avanzado
La mayoría de las veces, los documentos llegan a las organizaciones como imágenes planas y, seamos sinceros, su gestión puede ser un gran dolor de cabeza. Si envía un documento por fax, el contenido llega como una imagen plana junto con cualquier documento en papel escaneado. Mediante el uso de herramientas de captura, los usuarios pueden aplicar automáticamente el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), lo que significa que un robot puede descifrar rápidamente el texto de los documentos. Una vez que estén en formato digerible por robot, puede identificar automáticamente los documentos y la información clave, asociar puntos de datos clave con el documento y enviarlos a cualquier aplicación o almacenamiento. También eliminó la posibilidad de que los trabajadores pierdan datos o incumplan el cumplimiento normativo y sepa que el contenido no se puede perder ni abandonar la ruta de almacenamiento aprobada por TI.

5. Se integra con fax
Para muchas industrias, el fax sigue siendo la mejor forma de transmitir información confidencial. Casi todas las regulaciones que rigen la transmisión de datos se basan en el fax como medio de comunicación. ¿Por qué? Porque es seguro y tan simple que es prácticamente imposible de piratear. Si no planea integrar el fax en procesos que involucran cualquier tipo de datos confidenciales, como tarjetas de crédito o información financiera, o incluso información de identificación personal (PII) como nombres, correos electrónicos y direcciones, no puede darles a sus clientes un garantía integral de que sus datos están realmente seguros. El fax sigue siendo un gran éxito en lo que respecta a la privacidad de los datos.

Para llevar
Las organizaciones de todo el mundo se enfrentan a un maratón de contenido todos los días. Para mantener el ritmo y seguir siendo competitivo en su campo, encontrar formas automatizadas de administrar todo ese contenido es un gran problema. Las organizaciones pueden incorporar automatización, aprendizaje automático, OCR y otros componentes avanzados de administración de datos en su estrategia de administración de contenido para refinar los procesos y continuar en el viaje de la Transformación Digital.

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Captura inteligente Upland y Upland AccuRoute ofrecen capacidades escalables a los usuarios de NetDocuments para administrar mejor la captura basada en la nube y las soluciones de fax empresarial, con el resultado de hacer que las estrategias inteligentes de transformación digital sean más realistas para ponerlas en práctica más adelante. Para iniciar sus esfuerzos de transformación digital con estrategias más integrales para llevar sus procesos a la era digital, comuníquese con nuestro socio, Upland Software, en dwf@uplandsoftware.com.

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Acerca del software Upland
Upland Software (Nasdaq: UPLD) es líder en software de gestión del trabajo empresarial. Las cuatro nubes empresariales de Upland permiten a miles de organizaciones interactuar con los clientes en canales digitales clave, optimizar el rendimiento del equipo de ventas, administrar proyectos y costos de TI y automatizar flujos de trabajo de documentos críticos. Todas las nubes de Upland están respaldadas por un compromiso de éxito del cliente del 100% y la plataforma Upland One, que coloca a los clientes en el centro de todo lo que hacemos. Obtenga más información en uplandsoftware.com.

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