Blog de NetDocuments sobre la automatización de documentos y cómo la herramienta de automatización NetDocuments PatternBuilder puede hacer que el trabajo sea más eficiente.

9 Formas creativas en que la automatización de documentos legales genera una mayor eficiencia

Por:
El equipo de NetDocuments
Publicado en:
agosto 24, 2022

Con un tiempo limitado en el día y más y más trabajo acumulado, los bufetes de abogados de todos los tamaños, los equipos legales corporativos y las agencias gubernamentales buscan mejores formas de maximizar sus esfuerzos. ¿Su respuesta? Automatización.

Mientras es cierto que la automatización puede ayudarlo a optimizar los flujos de trabajo, ahorrando tiempo y dinero, puede ser intimidante dar el primer paso para adoptar esta nueva tecnología cuando necesita mantener sus operaciones y carga de trabajo diarias actuales. Y con tantos tipos diferentes de tecnología de automatización en el mercado, puede ser difícil desarrollar una comprensión clara de cómo podría ser realmente la automatización para su práctica o agencia legal. ¿Por dónde deberías empezar?

Debido a que gran parte del trabajo legal comienza y termina con los documentos, la mejor manera de beneficiarse inmediatamente de la automatización del flujo de trabajo es a través de automatización de documentos legales. Al automatizar sus procesos de documentos, no solo recibirá beneficios significativos con la menor cantidad de interrupciones en sus operaciones actuales, sino que también creará una base sólida para mayores actualizaciones de automatización de flujos de trabajo en el futuro.

Por qué es importante la automatización de documentos legales

Independientemente de su área de práctica, el trabajo legal requiere una gran cantidad de procesos repetitivos para crear un gran volumen de documentos, como contratos, acuerdos, alegatos, testamentos y muchos más, que deben cumplir, ser coherentes y precisos.

Desafortunadamente, la práctica demasiado común de reutilizar una plantilla base o buscar un documento antiguo y utilizar "buscar y reemplazar" para adaptar manualmente cada documento para un propósito específico puede generar errores y perder detalles importantes. Este es un proceso manual tedioso que consume un tiempo valioso del abogado que, de otro modo, podría dedicarse a un trabajo de mayor valor para el cliente, y la probabilidad de error humano puede crear ciclos de aprobación adicionales y demoras costosas, así como también erosionar la confianza del cliente.

Al automatizar la producción de documentos legales a través de plantillas y aplicaciones inteligentes, los equipos legales pueden aumentar su eficiencia, reducir errores y eliminar la necesidad de completar manualmente la misma información en múltiples documentos y formatos.

Cómo optimizar las operaciones con la automatización de documentos

Aquí hay algunos ejemplos específicos de cómo la automatización de documentos puede ayudar a las firmas de abogados de todos los tamaños, equipos legales corporativos y el sector público a optimizar sus operaciones:

Bufetes de abogados pequeños, medianos y boutique

1. Ingreso de nuevos clientes: Con la cantidad de competencia entre las pequeñas empresas, su nivel de eficiencia y comunicación puede marcar la diferencia cuando se trata de ganar nuevos negocios. Automatizar la admisión de clientes y las cartas de compromiso que se pueden pasar a los clientes para su firma electrónica puede ahorrar tiempo y esfuerzo administrativos, además de mostrarles a los posibles clientes que su empresa es rápida, atenta, precisa y tecnológicamente moderna.

2. Generación de documentos: Especialmente útil para firmas boutique, como planificación patrimonial, derecho familiar o prácticas de quiebra, que ofrecen tarifas fijas para paquetes legales en lugar de cobrar por hora, la capacidad de ahorrar tiempo en la creación de documentos es fundamental para mantener el trabajo por hora dentro del alcance de su estructura de precios. . La automatización puede ayudar a las empresas a recopilar la información necesaria y generar automáticamente la mayoría, si no todos, los documentos incluidos en un paquete de precio fijo, lo que ahorra tiempo y libera tiempo de consulta especializada con los clientes.

Grandes despachos de abogados

3. Hoja de términos de fusiones y adquisiciones Admisión y generación de documentos de acuerdos: Con el trabajo legal sensible al tiempo, como las fusiones y adquisiciones (M&A), donde la puntualidad y el éxito de los grandes acuerdos impactarán a muchas personas, cualquier oportunidad de ahorro de tiempo es especialmente útil, que es donde la automatización puede ayudar. Automatizar el proceso para crear una entrada de hojas de términos y completar automáticamente los documentos estándar de fusiones y adquisiciones le permite a su equipo obtener una ventaja inicial en el proceso y eliminar el riesgo de posibles errores que pueden costar tiempo valioso y ciclos de aprobación para rectificar.

4. Esté mejor equipado para servir a los departamentos legales corporativos: Para los abogados externos que brindan apoyo de servicio parcial o completo a grandes corporaciones, existe una mayor presión para mantenerse al día con las prácticas más innovadoras para seguir siendo competitivos. Esto significa encontrar formas más eficientes de atender a sus clientes y administrar su carga de trabajo, desde reducir la repetición de alto volumen hasta simplificar tareas más complejas y ofrecer soluciones de autoservicio personalizadas para que la experiencia de los abogados pueda liberarse para enfocarse en más alto riesgo y especializados. asuntos.

Equipos legales corporativos

5. Solicitud de admisión: Los departamentos legales corporativos dedican una cantidad significativa de tiempo a gestionar las solicitudes de evaluación de problemas, revisión o creación de documentos, y muchas otras tareas que llegan de manera constante por correo electrónico. La tecnología de automatización ayuda a reinar en este caos al agilizar el proceso de admisión. Cosas como acuerdos de empleo simples o acuerdos de no divulgación se pueden configurar como autoservicio con supervisión del departamento solo según sea necesario. Salir de debajo de este tipo de solicitudes le permite a su departamento legal administrar mejor las solicitudes internas, creando simultáneamente un orden y liberando tiempo valioso para abogados y asistentes legales. De esta forma, su equipo dedica menos tiempo a administrar y organizar la documentación y más tiempo a satisfacer las necesidades del negocio.

6. Admisión de casos: Por lo general, cuando los abogados corporativos reciben demandas, tendrían que generar manualmente alegatos de respuesta para garantizar que el caso se maneje correctamente. La automatización del proceso de admisión garantiza que no se pierda ningún paso, que se generen automáticamente plantillas de alegatos receptivas y que toda la información relevante esté exactamente donde debe estar. Esto libera al personal legal para dedicar más tiempo a responder a una demanda y menos tiempo al trabajo administrativo.

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Sector público

7. Cartas de opinión: Para las oficinas del Fiscal General y las agencias gubernamentales, es común recibir solicitudes de cartas de opinión por correo o correo electrónico solicitando aclaración de leyes bajo ciertas jurisdicciones. Sin embargo, cada correspondencia requiere configuración, asignación, investigación y una respuesta dentro de un período de tiempo específico. La tecnología de automatización puede recopilar los datos de admisión iniciales para generar una respuesta de admisión al solicitante y también crear documentos de plantilla receptivos como punto de partida para su equipo. Aquí, la automatización hace que este proceso repetitivo sea más rápido y libre de errores, manteniendo e incluso mejorando la reputación de la agencia ante el público.

8. Respuestas de la FOIA: Los abogados y profesionales del derecho que trabajan en entidades del gobierno estatal y federal pueden abrumarse fácilmente con las frecuentes solicitudes de la Ley de Libertad de Información (FOIA) de ciudadanos y periodistas, que pueden recibir por correo postal, correo electrónico e incluso fax. Las herramientas de automatización pueden agilizar y modernizar este proceso de admisión a través de formularios de admisión en línea y documentos con plantillas. Esto puede reducir significativamente la repetición y la posibilidad de error, aliviando la carga de trabajo de los abogados y manteniendo una buena relación con el público.

9. Autoservicio para documentos legales comunes: Las agencias o sus departamentos legales pueden publicar una biblioteca de formularios en línea (por ejemplo, contrato de trabajo, formularios de recursos humanos o formularios de admisión) que permiten a los empleados o terceros ingresar información y generar instantáneamente los documentos de rutina que necesitan. O para iniciar un proceso mediante la recopilación de información y luego escalar asuntos más complejos al personal como parte de un flujo de trabajo.

Cómo elegir la tecnología de automatización de documentos adecuada

Si bien existen muchas herramientas de automatización excelentes, no todas son adecuadas para manejar el gran volumen de creación de documentos, el nivel sofisticado de lógica o el nivel de seguridad que necesitan los equipos legales. Aquí hay algunas características importantes que debe buscar al seleccionar sus herramientas de automatización:

  • Capacidades de alto volumen: La búsqueda de soluciones diseñadas específicamente teniendo en cuenta las necesidades de los abogados garantiza que pueda manejar la creación rápida y de gran volumen de documentos.
  • Lógica robusta: La generación de documentos legales frecuentemente requiere que se incluyan muchas funciones lógicas sofisticadas en la automatización. Asegúrese de que la solución elegida sea capaz de admitir sus procesos y flujos de trabajo únicos, pero que no sea demasiado complicada de configurar.
  • Seguro y compatible: Los equipos legales, las industrias altamente reguladas y el sector público requieren estándares de seguridad más altos que la mayoría de las empresas. Las sólidas funciones de seguridad no solo mantienen los documentos a salvo de amenazas externas, sino que también mantienen muros éticos y mantienen la información privilegiada limitada solo a aquellos que deberían tener acceso.
  • Funciona con su gestión de documentos existente: La creación de documentos sin un método para almacenar el producto terminado puede crear un problema aún mayor en el que debe mover varios documentos a la ubicación de almacenamiento adecuada. Asegúrese de que su herramienta de automatización de documentos se conecte a la perfección con su sistema de gestión de documentos (DMS) existente para un flujo de trabajo completamente eficiente.

Acerca de PatternBuilder, Automatización de documentos de NetDocuments

Como la solución líder de administración de correo electrónico y documentos basada en la nube en la que confían los profesionales legales de todo el mundo, NetDocuments ha presentado Constructor de patrones, una solución de automatización de documentos legales que brinda todos los beneficios de automatización enumerados anteriormente y más.

NetDocuments está diseñado para admitir grandes volúmenes de creación y gestión de documentos, al mismo tiempo que mantiene estrictas normas de seguridad y cumplimiento exigidas por los bufetes de abogados y las entidades gubernamentales. Integrado de forma nativa en la plataforma NetDocuments DMS, PatternBuilder:

  • Ya se puede integrar en la forma en que administra sus documentos con NetDocuments.
  • Hereda las galardonadas capacidades de seguridad y cumplimiento ya presentes en la plataforma NetDocuments.
  • Le permite crear y mantener automatizaciones y documentos fácilmente a través de tecnología nativa de la nube sin código.
  • Lo ayuda a crear y administrar documentos fácilmente a través de una interfaz intuitiva y fácil de usar.

Así es como PatternBuilder puede ayudar a los profesionales legales a agilizar y optimizar su trabajo diario:

  • Precisión: La información se ingresa una vez y se completa correctamente en todos los lugares correctos, creando consistencia en el producto de su trabajo y ayudándolo a mantener una reputación positiva.
  • Creador de aplicaciones y automatización de documentos: PatternBuilder facilita la conexión de formularios en línea a sus plantillas de documentos con App Builder. También puede tomar esos formularios y compartirlos como desee, ya sea ejecutándolos dentro de NetDocuments, compartiéndolos a través de un enlace seguro con clientes, webhooks o publicándolos en su sitio web o intranet.
  • Plantillas de documentos de Word y PDF: Si bien la mayoría de las herramientas de automatización se especializan solo en un formato de documento u otro, PatternBuilder le permite automatizar formularios y documentos en formato Microsoft Word y PDF. Además, PatternBuilder le permite optar por utilizar una interfaz web o trabajar directamente en Word para crear fácilmente automatizaciones y trabajar con herramientas y procesos con los que sus equipos ya están familiarizados.
  • Cálculos: Con el mejor motor lógico de su clase, PatternBuilder facilita tomar las entradas de los usuarios y realizar cálculos avanzados, como la aplicación de regulaciones fiscales, el cálculo de la elegibilidad de ingresos, la emisión de opciones sobre acciones, el cálculo de puntajes de riesgo y más.
  • Listas y bucles: Para el trabajo legal que requiere recopilar listas de elementos para redactar documentos, como niños, activos, propiedades, etc., PatternBuilder hace que sea más fácil que nunca recopilar estos datos al ingresar entradas y luego enviarlos de forma automática y precisa a documentos para completar cláusulas. y detalles
  • Automatización avanzada de documentos legales: PatternBuilder es compatible incluso con la lógica legal más compleja al permitirle insertar y formatear dinámicamente no solo palabras o frases individuales, sino cláusulas completas. Incluso puede anidar cláusulas condicionales dentro de cláusulas condicionales para automatizar incluso los documentos legales más complejos.

Tome esas tareas mundanas y repetitivas y automatícelas. PatternBuilder puede ayudarlo a ahorrar una cantidad significativa de tiempo al incorporar la automatización segura de documentos legales en su práctica. Contacto NetDocumentos o solicitar una demostración aprender más.

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