Imagen de primer plano de una mano escribiendo en una computadora portátil con iconos de carpeta flotando arriba.

¿Cómo puede la gestión de documentos ayudar a los equipos jurídicos corporativos? Parte 2: Eficiencia

Por:
El equipo de NetDocuments
Publicado en:
febrero 7, 2022
Última actualización:

Si "estirado delgado" ni siquiera comienza a cubrir cómo se siente, es posible que sea un abogado interno. Lo entendemos: se enfrenta a un aluvión de demandas contrapuestas mientras trabaja para atender tanto a los clientes comerciales internos como a las necesidades legales de su organización.

Recientemente, compartimos algunas de las formas específicas en que un sistema de administración de documentos (DMS) puede empoderar a los equipos legales corporativos para que colaboren de manera más efectiva, así como algunos de los beneficios, como una mayor comprensión y mejores relaciones comerciales.

Pero la colaboración no es el único camino hacia el éxito (y el alivio) para los equipos legales internos.

El aumento de la eficiencia puede cambiar el tono (y la percepción) de los departamentos legales corporativos, y es un beneficio central de los sistemas de administración de documentos.

¿Por qué es importante la eficiencia para los equipos legales internos?

La respuesta podría ser obvia. Después de todo, ¿quién no quiere hacer más, más rápido y con menos esfuerzo?

Pero el hecho es que los departamentos legales corporativos no tienen control sobre sus responsabilidades y listas de clientes como lo hacen las firmas de abogados. No pueden decir “no” al trabajo (y cuando hacer, a menudo terminan tomando calor por eso). Y aunque la subcontratación a veces es una opción, tampoco es que haya un presupuesto interminable para eso.

This is why ramping up efficiency is critical for forward-thinking General Counsel and legal operations leaders. So what are you supposed to do?

Si bien podría no resolver todo sus problemas, un DMS centrado en lo legal puede ayudar a reducir la presión sobre los equipos legales en gran medida.

6 formas en que un DMS ayuda a aumentar la eficiencia

Con numerosas responsabilidades (y partes interesadas) que exigen el tiempo y la atención de los equipos legales corporativos, ¿cómo puede un DMS ayudar a aumentar la eficiencia?

1. Su sistema único de registro

Cuando necesita completar una enorme lista de tareas, cada minuto cuenta. Si se está atascando buscando en archivos compartidos, mensajes instantáneos y carpetas de escritorio para ese archivo, podría jurar abriste hace solo unas semanas... bueno, eso no es lo ideal. Tampoco lo es buscar en las cadenas de correo electrónico y esperar que haya encontrado la versión correcta del documento.

Con un DMS legal, tiene un único sistema de registro que actúa como su única fuente de verdad, donde puede mantener sus documentos, correos electrónicos y discusiones ordenadas y ordenadas. organizado de la manera que tenga sentido para usted, ya sea centrada en la materia, por línea de negocio o basada en proyectos. Esto hace que todo sea mucho más fácil de encontrar. Y con el control de versiones avanzado, puede estar seguro de que tiene la versión más reciente disponible.

2. Búsqueda Avanzada

¿Qué sucede si no está exactamente seguro de lo que está buscando o dónde debe buscar? Las modernas plataformas de gestión de documentos aprovechan las potentes capacidades de búsqueda empresarial, así como los metadatos sólidos, para que pueda encontrar rápidamente lo que necesita, cuando lo necesita.

¿Qué sucede si no está buscando un documento de texto normal? Ahí es cuando entran en juego capacidades como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). OCR digitaliza e indexa documentos e imágenes completos para garantizar que cada parte del contenido en el DMS se pueda buscar por completo.

3. Plantillas y trabajos anteriores

Nadie quiere para reinventar la rueda, pero si no tiene una manera fácil de acceder al trabajo anterior o crear plantillas para proyectos comunes, probablemente terminará haciendo el mismo trabajo una y otra vez.

Un DMS legal puede ayudarlo a evitar eso al permitirle crear plantillas, no solo para documentos individuales, sino también para espacios de trabajo completos y las estructuras de carpetas que se encuentran dentro de ellos. Eso es al menos un dolor de cabeza administrativo menos con el que lidiar legalmente.

4. Comunicación optimizada

Cuando separa la conversación del contexto, es más que una receta para la falta de comunicación: es un impedimento para la productividad. Sin mencionar que nadie disfruta de la gimnasia ocular de saltar de un lado a otro entre documentos, comentarios y mensajes.

Es por eso que las modernas plataformas de gestión de documentos con enfoque legal hacen posible la comunicación y la colaboración. dentro y junto a documentos, para que siempre tenga los documentos y correos electrónicos correctos al alcance de su mano.

5. Acceso desde cualquier lugar

El trabajo legal no siempre ocurre en la oficina. Pero ya sea que esté trabajando desde su casa o necesite una forma de acceder a sus archivos de camino a una reunión con un cliente, las plataformas de administración de documentos basadas en la nube le permiten realizar el trabajo en cualquier momento, en cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Es simple, conveniente y, lo más importante, eficiente.

6. Simplificando Tareas

Incluso las tareas más pequeñas pueden crear un retraso significativo y obstaculizar la productividad futura. Tome el archivo de correo electrónico, por ejemplo: si no lo administra de inmediato, muy pronto tendrá cientos (si no miles) de mensajes de los que debe ocuparse. Y si no se guardan en carpetas de proyectos relacionados, es posible que no pueda encontrar información importante más adelante.

Cuando la gestión de documentos une fuerzas con la gestión de correo electrónico (y un poco de magia de IA), puede aprovechar el archivado predictivo para convertir un proceso de varios pasos en una maravilla de un solo clic. Y NetDocuments simplifica aún más las tareas con la capacidad de crear flujos de trabajo personalizados dentro de los espacios de trabajo para realizar un seguimiento de las actividades y el progreso de los miembros del equipo desde una ubicación conveniente.

¿Cuáles son los beneficios de una mayor eficiencia para los equipos legales corporativos?

Si bien esperamos que el aumento de la eficiencia permita a los equipos legales corporativos tomar un respiro ocasional, los beneficios de una mayor eficiencia pueden ser mucho mayores y más duraderos.

Mejores relaciones comerciales

Debido a que el departamento legal atiende a la organización en su conjunto y a los clientes comerciales internos, hay bastantes partes interesadas a las que mantener contentos. El aumento de la eficiencia puede ayudar al equipo legal a responder a las solicitudes, ¡decir que sí!" más a menudo, y ser una parte más visible y estratégica del negocio.

Menos tiempo en tareas de bajo valor

Las herramientas y procesos ineficientes dejan a los equipos legales sumidos (e incluso agotados) en tareas administrativas mundanas. La cuestión es, ¿por qué querrías que los miembros de tu equipo de alto valor dedicaran tiempo a tareas que cualquiera (o una computadora) podría hacer?

Las herramientas eficaces de administración de documentos reducen la cantidad de tiempo que los equipos legales tienen que dedicar a tareas tediosas como organizar, buscar y archivar, para que puedan dedicar más tiempo enfocado en las tareas de alto valor que solo ellos pueden hacer.

Menos necesidad de externalización

Una encuesta reciente de Operaciones del Departamento Jurídico mostró que el 70 % de los departamentos jurídicos intentan activamente reducir costos al incorporar más trabajo interno. Pero si su equipo interno ya está operando a plena capacidad, esa no es una opción, a menos que, por supuesto, encuentre una manera de impulsar una mayor eficiencia, como con las herramientas modernas de administración de documentos enfocadas en lo legal.

Entrega más rápida de servicios legales

Este beneficio puede ser obvio, pero cuando tiene una enorme lista de cosas por hacer, el tiempo es esencial. Cuanto más eficiente sea su departamento legal, más rápido podrá cumplir con las solicitudes de toda la organización. (¡Y cuanto antes el departamento legal pueda enfocarse en impulsar proactivamente el éxito comercial!)

Cuando puedes dejar de reinventar la rueda. Eso es trabajo inspirado.

Su departamento legal está lleno de profesionales competentes que podrían ayudar a guiar a su organización hacia un mayor éxito, pero sus manos a menudo están atadas tanto por la tecnología ineficiente disponible para ellos como por los procesos de cumplimiento específicos a los que deben adherirse.

Para tener éxito, su equipo legal necesita herramientas que los acerquen a sus contrapartes en toda la empresa y, al mismo tiempo, optimicen los pasos críticos y detallados de su trabajo.

Es hora de armar a su equipo legal con la tecnología de un DMS legal específico como NetDocuments que les permitirá superar lo mundano y abordar proyectos que impactan el éxito de la empresa. Es hora de ayudar a su equipo legal a ingresar al mundo moderno donde pueden contribuir con un trabajo verdaderamente inspirador.

¿Querer aprender más? Lea el departamento legal corporativo Guía Definitiva de Gestión Documental.

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