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Si "estirado delgado" ni siquiera comienza a cubrir cómo se siente, es posible que sea un abogado interno. Lo entendemos: se enfrenta a un aluvión de demandas contrapuestas mientras trabaja para atender tanto a los clientes comerciales internos como a las necesidades legales de su organization.
Recently, we shared some of the specific ways that a document management system (DMS) can empower corporate legal teams to collaborate more effectively — as well as some of the benefits like strengthened understanding and improved business relationships.
Pero la colaboración no es el único camino hacia el éxito (y el alivio) para los equipos legales internos.
El aumento de la eficiencia puede cambiar el tono (y la percepción) de los departamentos legales corporativos, y es un beneficio central de los sistemas de administración de documentos.
La respuesta podría ser obvia. Después de todo, ¿quién no quiere hacer más, más rápido y con menos esfuerzo?
But the fact is corporate legal departments don’t have control over their responsibilities and client lists the way that law firms do. They cannot say “no” to work (and when they do, they often end up taking heat for it). And even though outsourcing is sometimes an option, it’s not as though there's an endless budget for that either.
This is why ramping up efficiency is critical for forward-thinking General Counsel and legal operations leaders. So what are you supposed to do?
While it might not solve all your problems, a legal-focused DMS can help reduce the pressure on legal teams in a big way.
Con numerosas responsabilidades (y partes interesadas) que exigen el tiempo y la atención de los equipos legales corporativos, ¿cómo puede un DMS ayudar a aumentar la eficiencia?
When you need to get through an enormous task list, every minute counts. If you’re getting bogged down searching through file shares, instant messages, and desktop folders for that one file you could swear you opened just a few weeks ago… well, that’s not ideal. Nor is digging through email chains and hoping you found the right version of the document.
With a legal DMS, you have a single system of record that acts as your one source of truth, where you can keep your documents, emails, and discussions neat and organized in the way that makes sense to you — whether that’s matter-centric, by line of business, or project-based. This makes everything much easier to find. And with advanced version control, you can be confident that you have the most current version available.
What if you’re not exactly sure what you’re looking for or where you need to look? Modern document management platforms leverage powerful enterprise search capabilities, as well as robust metadata, so you can quickly find what you need, when you need it.
¿Qué sucede si no está buscando un documento de texto normal? Ahí es cuando entran en juego capacidades como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). OCR digitaliza e indexa documentos e imágenes completos para garantizar que cada parte del contenido en el DMS se pueda buscar por completo.
No one wants to reinvent the wheel — but if you don’t have an easy way to access previous work or create templates for common projects, you’ll probably end up doing the same work over and over again.
Un DMS legal puede ayudarlo a evitar eso al permitirle crear plantillas, no solo para documentos individuales, sino también para espacios de trabajo completos y las estructuras de carpetas que se encuentran dentro de ellos. Eso es al menos un dolor de cabeza administrativo menos con el que lidiar legalmente.
Cuando separa la conversación del contexto, es más que una receta para la falta de comunicación: es un impedimento para la productividad. Sin mencionar que nadie disfruta de la gimnasia ocular de saltar de un lado a otro entre documentos, comentarios y mensajes.
That’s why modern legal-focused document management platforms make it possible to communicate and collaborate within and alongside documents, so you always have the right documents and emails at your fingertips.
El trabajo legal no siempre ocurre en la oficina. Pero ya sea que esté trabajando desde su casa o necesite una forma de acceder a sus archivos de camino a una reunión con un cliente, las plataformas de administración de documentos basadas en la nube le permiten realizar el trabajo en cualquier momento, en cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Es simple, conveniente y, lo más importante, eficiente.
Incluso las tareas más pequeñas pueden crear un retraso significativo y obstaculizar la productividad futura. Tome el archivo de correo electrónico, por ejemplo: si no lo administra de inmediato, muy pronto tendrá cientos (si no miles) de mensajes de los que debe ocuparse. Y si no se guardan en carpetas de proyectos relacionados, es posible que no pueda encontrar información importante más adelante.
When document management joins forces with email management (and a little AI magic), you can leverage predictive filing to turn a multi-step process into a one-click wonder. And NetDocuments takes simplifying tasks even further with the ability to build customized workflows within workspaces to track team members’ activities and progress from one convenient location.
Si bien esperamos que el aumento de la eficiencia permita a los equipos legales corporativos tomar un respiro ocasional, los beneficios de una mayor eficiencia pueden ser mucho mayores y más duraderos.
Because the legal department serves the organization as a whole and internal business clients, there are quite a few stakeholders to keep happy. Increasing efficiency can help the legal team respond to requests, say “yes!” more often, and be a more visible and strategic part of the business.
Las herramientas y procesos ineficientes dejan a los equipos legales sumidos (e incluso agotados) en tareas administrativas mundanas. La cuestión es, ¿por qué querrías que los miembros de tu equipo de alto valor dedicaran tiempo a tareas que cualquiera (o una computadora) podría hacer?
Effective document management tools reduce the amount of time legal teams have to spend on tedious tasks like organizing, searching, and filing, so they can spend more time focused on the high-value tasks that only they can do.
Una encuesta reciente de Operaciones del Departamento Jurídico mostró que el 70 % de los departamentos jurídicos intentan activamente reducir costos al incorporar más trabajo interno. Pero si su equipo interno ya está operando a plena capacidad, esa no es una opción, a menos que, por supuesto, encuentre una manera de impulsar una mayor eficiencia, como con las herramientas modernas de administración de documentos enfocadas en lo legal.
Este beneficio puede ser obvio, pero cuando tiene una enorme lista de cosas por hacer, el tiempo es esencial. Cuanto más eficiente sea su departamento legal, más rápido podrá cumplir con las solicitudes de toda la organization. (¡Y cuanto antes el departamento legal pueda enfocarse en impulsar proactivamente el éxito comercial!)
Su departamento legal está lleno de profesionales competentes que podrían ayudar a guiar a su organization hacia un mayor éxito, pero sus manos a menudo están atadas tanto por la tecnología ineficiente disponible para ellos como por los procesos de cumplimiento específicos a los que deben adherirse.
Para tener éxito, su equipo legal necesita herramientas que los acerquen a sus contrapartes en toda la empresa y, al mismo tiempo, optimicen los pasos críticos y detallados de su trabajo.
Es hora de armar a su equipo legal con la tecnología de un DMS legal específico como NetDocuments que les permitirá superar lo mundano y abordar proyectos que impactan el éxito de la empresa. Es hora de ayudar a su equipo legal a ingresar al mundo moderno donde pueden contribuir con un trabajo verdaderamente inspirador.
Want to learn more? Read the corporate legal department’s Definitive Guide to Document Management.
