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El consejo general y los equipos legales internos generalmente tienen que jugar con un conjunto de reglas diferente (y más estricto) que otras partes de la organization. Pero cumplir con su rol crucial dentro del negocio no siempre hace que el departamento legal parezca un jugador de equipo. En cambio, se los conoce como los detractores, el departamento del "no", la "policía divertida".
La gran ironía es que los equipos legales no se interponen en el camino de las iniciativas comerciales. De hecho, muchos están ansiosos por desempeñar un papel más estratégico y proactivo en el negocio, pero ese entusiasmo puede convertirse rápidamente en frustración debido a percepciones incorrectas y enormes demandas de su tiempo y atención.
¿Qué pueden hacer los equipos legales corporativos para mejorar su reputación con sus colegas y ejecutivos no legales, y ocupar el lugar que les corresponde como un activo estratégico para el negocio?
In the previous two installments of this series, we’ve talked about how document management systems (DMS) can help corporate legal teams by supporting Colaboración and efficiency.
Hoy, nos estamos alejando para ver el panorama general y cómo esos beneficios (y más) pueden servir para fortalecer la posición y la percepción del departamento legal dentro de la organization en general.
¿La clave para lograr el éxito? Construyendo relaciones más fuertes.
Muchas de las mismas características que hemos compartido que se pueden usar para mejorar la colaboración y aumentar la eficiencia también pueden ayudar a fortalecer las relaciones comerciales.
If corporate counsel wants better relationships — and a better reputation — outside the department, it’s essential that the team work effectively together and are able to stay in sync. A legal DMS can help teams collaborate over documents and offer real-time messaging that enable team members to connect with colleagues while maintaining a single, secure system of record.
Con un equipo legal unido que trabaja en conjunto sin problemas, estará mejor equipado para fortalecer las relaciones entre las unidades de negocios.
See how real-time messaging helped unite legal teams at one of the nation’s largest public universities.
Los equipos legales corporativos a menudo se encuentran trabajando en estrecha colaboración con proveedores, asesores externos y otras partes ajenas a la empresa. Pero en lugar de tratar estas relaciones como meras transacciones, el departamento legal puede beneficiarse al considerarlas asociaciones estratégicas. Y eso significa brindar una experiencia de primer nivel mientras trabajan juntos.
A DMS can help by making processes more seamless. For example, secure file sharing makes it easy to collaborate externally, with uncompromising security measures in place. Meanwhile, features like integrated e-signing make the often-arduous process of collecting signatures painless for everyone involved.
Es muy común que los departamentos legales queden aislados y aislados del resto de la organization, incluso en las aplicaciones y herramientas que utilizan. Algo de esto es por una buena razón; después de todo, no todos los empleados deben tener acceso a información confidencial. Sin embargo, esto puede dificultar que el departamento legal trabaje y se comunique de manera efectiva fuera del departamento.
A DMS that integrates with Microsoft Teams allows legal teams to move seamlessly between the legal-only environment and the rest of the organization. Plus, non-legal business units can benefit from the same collaborative features that external partners do, such as simple and secure file sharing.
Una de las responsabilidades principales de un departamento legal es proteger a la organization contra el riesgo y garantizar que cumpla con todas las reglamentaciones pertinentes. La seguridad deficiente y el incumplimiento exponen a las empresas a un riesgo enorme: filtraciones de datos, robo, pérdida de reputación e ingresos, acciones legales y multas masivas.
Fortunately, a document management service designed specifically for the legal market can deliver advanced security, built into the platform, which customers can utilize to help achieve their own compliance requirements. Using a legal DMS to fulfill these essential requirements, legal can put the organization in a position of strength — and peace of mind. That’s a pretty big deal for the C-suite.
Pero esa no es la única forma en que la gestión de documentos puede ayudar al departamento legal a brillar.
Hay muchos beneficios que se obtienen cuando el departamento legal construye relaciones sólidas en toda la organization, como clientes internos más felices, trabajo más estratégico y mejores resultados comerciales. Y es mejor que crea que el equipo ejecutivo se dará cuenta.
Fortalecer las relaciones fuera de su departamento puede crear oportunidades de gran valor para el departamento legal y para toda la organization.
Building relationships outside of the legal department can make it easier to get things done and provide clear value to the entire company. Plus, it’s not just that the legal department will be more effective in delivering legal services, but that the business units will have more realistic expectations about what can be done for them and when. (And that’s bound to make everyone happier.)
Conocer a los actores clave de la empresa también puede ayudar al departamento legal a adaptar sus servicios para satisfacer necesidades, preferencias y tolerancia al riesgo específicas, lo que hará que sea mucho más fácil encontrar los caminos legales correctos para la empresa.
In the corporate world, the whole goal of bringing legal counsel in-house is to get legal advice “with a deep understanding of the goals, risks, competitive landscape, and nuances of the business.” But siloed legal departments can develop serious blinders that prevent them from understanding the needs of the business.
On the other hand, collaborating closely with other departments enables legal to get a more complete and detailed perspective of the organization. This equips you to avoid unnecessary risk, recognize potential pitfalls, and find alternative paths to success. As a result, legal is able to provide even greater value and create better outcomes for the business.
Puede ver efectos similares a medida que fortalece las relaciones con proveedores, asesores externos y otras partes interesadas externas. Cuanto más eficaz sea su capacidad para colaborar, mejores resultados obtendrá.
Mejores relaciones comerciales a menudo conducen a una colaboración más eficaz y eficiente. Para el departamento legal, esos ahorros de tiempo ofrecen más tiempo para concentrarse en la estrategia. Participar de manera proactiva en iniciativas comerciales estratégicas, en lugar de ser simplemente la línea directa de crisis de la empresa, puede ser otra gran oportunidad para que el departamento legal demuestre su valor.
There’s no doubt about it: company executives want their legal departments to be more engaged in the business, to “[think] more strategically about the company and its business goals and objectives while you work,” explains Sterling Miller. And the benefits for legal are huge: “By [being more strategic], you can influence the business beyond just everyday legal issues.”
Relaciones más sólidas, mejores resultados y un valor más claro se suman a una mayor confianza en el departamento legal. Más confianza significa más oportunidades para participar en todo el negocio, sin mencionar la pérdida de esa reputación de "negativo".
When a technology can lead to better business relationships, collaboration, and efficiency, it becomes clear that it is a foundational platform. It’s easy to look at the many features of a DMS and stay focused on how they make your job (and life) easier — but really, the goal isn’t to help you work less, it’s to help you work better.
O como nos gusta llamarlo, trabajo inspirado.
Alvin Tedjamulia, cofundador y director de tecnología de NetDocuments dice: “La inspiración es el impulso natural de ser creativo, y cuando trabajas de manera inspirada, tu trabajo no es solo un trabajo. Es una parte natural de ti mismo”.
Pero la inspiración es difícil de encontrar cuando estás inmerso en tareas administrativas, luchando con procesos demasiado complejos y librando batallas de comunicación en cada paso de un proyecto. En resumen, no puede hacer su mejor trabajo cuando sus herramientas lo convierten en una batalla cuesta arriba.
La plataforma NetDocuments se diseñó para hacer que la administración de documentos y correos electrónicos sea una experiencia inspiradora para los profesionales del derecho, de modo que pueda colaborar de manera más efectiva, trabajar de manera más eficiente y brindar mayor valor a toda su organization.
Want more tips on improving collaboration with internal clients and external counsel? Download our whitepaper, Naysayers No More: How In-House Legal Professionals are Leveraging Collaborative Work to Say ‘Yes’ More.
