Cuatro personas se sientan alrededor de una mesa de conferencias hablando

¿Cómo puede la gestión de documentos ayudar a los equipos jurídicos corporativos? Parte 3: Construir relaciones

Por:
El equipo de NetDocuments
Publicado en:
marzo 30, 2022

El consejo general y los equipos legales internos generalmente tienen que jugar con un conjunto de reglas diferente (y más estricto) que otras partes de la organización. Pero cumplir con su rol crucial dentro del negocio no siempre hace que el departamento legal parezca un jugador de equipo. En cambio, se los conoce como los detractores, el departamento del "no", la "policía divertida".

La gran ironía es que los equipos legales no se interponen en el camino de las iniciativas comerciales. De hecho, muchos están ansiosos por desempeñar un papel más estratégico y proactivo en el negocio, pero ese entusiasmo puede convertirse rápidamente en frustración debido a percepciones incorrectas y enormes demandas de su tiempo y atención.

¿Qué pueden hacer los equipos legales corporativos para mejorar su reputación con sus colegas y ejecutivos no legales, y ocupar el lugar que les corresponde como un activo estratégico para el negocio?

En las dos entregas anteriores de esta serie, hablamos sobre cómo los sistemas de administración de documentos (DMS) pueden ayudar a los equipos legales corporativos al respaldar colaboración y eficiencia.

Hoy, nos estamos alejando para ver el panorama general y cómo esos beneficios (y más) pueden servir para fortalecer la posición y la percepción del departamento legal dentro de la organización en general.

¿La clave para lograr el éxito? Construyendo relaciones más fuertes.

¿Cómo puede un DMS respaldar relaciones comerciales más sólidas?

Muchas de las mismas características que hemos compartido que se pueden usar para mejorar la colaboración y aumentar la eficiencia también pueden ayudar a fortalecer las relaciones comerciales.

Si el consejo corporativo quiere mejores relaciones, y una mejor reputación, fuera del departamento, es esencial que el equipo trabaje en conjunto de manera efectiva y pueda mantenerse sincronizado. Un DMS legal puede ayudar a los equipos colaborar en documentos y ofrecer mensajería en tiempo real que permiten a los miembros del equipo conectarse con colegas mientras mantienen un sistema de registro único y seguro.

Con un equipo legal unido que trabaja en conjunto sin problemas, estará mejor equipado para fortalecer las relaciones entre las unidades de negocios.

Ver cómo la mensajería en tiempo real ayudó a unir a los equipos legales en una de las naciones universidades públicas más grandes.

Con Socios Externos

Los equipos legales corporativos a menudo se encuentran trabajando en estrecha colaboración con proveedores, asesores externos y otras partes ajenas a la empresa. Pero en lugar de tratar estas relaciones como meras transacciones, el departamento legal puede beneficiarse al considerarlas asociaciones estratégicas. Y eso significa brindar una experiencia de primer nivel mientras trabajan juntos.

Un DMS puede ayudar al hacer que los procesos sean más fluidos. Por ejemplo, intercambio seguro de archivos facilita la colaboración externa, con estrictas medidas de seguridad. Mientras tanto, funciones como la firma electrónica integrada hacen que el proceso, a menudo arduo, de recopilar firmas sea sencillo para todos los involucrados.

Con Unidades de Negocio Internas

Es muy común que los departamentos legales queden aislados y aislados del resto de la organización, incluso en las aplicaciones y herramientas que utilizan. Algo de esto es por una buena razón; después de todo, no todos los empleados deben tener acceso a información confidencial. Sin embargo, esto puede dificultar que el departamento legal trabaje y se comunique de manera efectiva fuera del departamento.

Un DMS que se integra con Equipos de Microsoft permite que los equipos legales se muevan sin problemas entre el entorno solo legal y el resto de la organización. Además, las unidades comerciales no legales pueden beneficiarse de las mismas funciones de colaboración que los socios externos, como compartir archivos de manera simple y segura.

Con el Equipo Ejecutivo

Una de las responsabilidades principales de un departamento legal es proteger a la organización contra el riesgo y garantizar que cumpla con todas las reglamentaciones pertinentes. La seguridad deficiente y el incumplimiento exponen a las empresas a un riesgo enorme: filtraciones de datos, robo, pérdida de reputación e ingresos, acciones legales y multas masivas.

Afortunadamente, un servicio de gestión de documentos diseñado específicamente para el mercado legal puede ofrecer seguridad avanzada, integrada en la plataforma, que los clientes pueden utilizar para ayudar a lograr sus propios requisitos de cumplimiento. El uso de un DMS legal para cumplir con estos requisitos esenciales puede colocar a la organización en una posición de fortaleza y tranquilidad. Eso es un gran problema para el C-suite.

Pero esa no es la única forma en que la gestión de documentos puede ayudar al departamento legal a brillar.

Hay muchos beneficios que se obtienen cuando el departamento legal construye relaciones sólidas en toda la organización, como clientes internos más felices, trabajo más estratégico y mejores resultados comerciales. Y es mejor que crea que el equipo ejecutivo se dará cuenta.

Beneficios de mejores relaciones comerciales

Fortalecer las relaciones fuera de su departamento puede crear oportunidades de gran valor para el departamento legal y para toda la organización.

“Clientes” internos más felices

Construir relaciones fuera del departamento legal puede hacer que sea más fácil hacer las cosas y proporcionar un valor claro a toda la empresa. Además, no se trata solo de que el departamento legal sea más eficaz en la prestación de servicios legales, sino que el Las unidades de negocio tendrán expectativas más realistas sobre lo que se puede hacer por ellas y cuándo.. (Y eso está obligado a hacer todo el mundo más feliz.)

Conocer a los actores clave de la empresa también puede ayudar al departamento legal a adaptar sus servicios para satisfacer necesidades, preferencias y tolerancia al riesgo específicas, lo que hará que sea mucho más fácil encontrar los caminos legales correctos para la empresa.

Mejores resultados comerciales

En el mundo corporativo, el objetivo general de traer asesoría legal internamente es obtener asesoría legal “con un entendimiento profundo de los objetivos, riesgos, panorama competitivo y matices del negocio”. Pero los departamentos legales aislados pueden desarrollar anteojeras serias que les impiden comprender las necesidades del negocio.

Por otro lado, la estrecha colaboración con otros departamentos permite a Legal obtener una perspectiva más completa y detallada de la organización. Esto te equipa para evitar riesgos innecesarios, reconocer posibles peligros y encontrar caminos alternativos hacia el éxito. Como resultado, legal puede proporcionar un valor aún mayor y crear mejores resultados para el negocio.

Puede ver efectos similares a medida que fortalece las relaciones con proveedores, asesores externos y otras partes interesadas externas. Cuanto más eficaz sea su capacidad para colaborar, mejores resultados obtendrá.

Más Equipo Estratégico

Mejores relaciones comerciales a menudo conducen a una colaboración más eficaz y eficiente. Para el departamento legal, esos ahorros de tiempo ofrecen más tiempo para concentrarse en la estrategia. Participar de manera proactiva en iniciativas comerciales estratégicas, en lugar de ser simplemente la línea directa de crisis de la empresa, puede ser otra gran oportunidad para que el departamento legal demuestre su valor.

No hay duda al respecto: los ejecutivos de la empresa quieren que sus departamentos legales estén más comprometidos con el negocio, para “[pensar] de manera más estratégica sobre la empresa y sus metas y objetivos comerciales mientras trabaja”, explica Esterlina Miller. Y los beneficios para el sector legal son enormes: “Al [ser más estratégico], puede influir en el negocio más allá de los asuntos legales cotidianos.”

Mayor Confianza en Legal

Relaciones más sólidas, mejores resultados y un valor más claro se suman a una mayor confianza en el departamento legal. Más confianza significa más oportunidades para participar en todo el negocio, sin mencionar la pérdida de esa reputación de "negativo".

La Gestión de Documentos Legales como Plataforma Fundacional para Empresas

Cuando una tecnología puede conducir a mejores relaciones comerciales, colaboración y eficiencia, queda claro que es una plataforma fundamental. Es fácil ver las muchas funciones de un DMS y concentrarse en cómo facilitan su trabajo (y su vida), pero en realidad, el objetivo no es ayudarlo a trabajar menos, sino ayudarlo a trabajar. mejor.

O como nos gusta llamarlo, <span class="kepler-font">trabajo inspirado</span>.

NetDocuments ayuda al departamento legal a hacer más y ser más

Alvin Tedjamulia, cofundador y director de tecnología de NetDocuments dice: “La inspiración es el impulso natural de ser creativo, y cuando trabajas de manera inspirada, tu trabajo no es solo un trabajo. Es una parte natural de ti mismo”.

Pero la inspiración es difícil de encontrar cuando estás inmerso en tareas administrativas, luchando con procesos demasiado complejos y librando batallas de comunicación en cada paso de un proyecto. En resumen, no puede hacer su mejor trabajo cuando sus herramientas lo convierten en una batalla cuesta arriba.

La plataforma NetDocuments se diseñó para hacer que la administración de documentos y correos electrónicos sea una experiencia inspiradora para los profesionales del derecho, de modo que pueda colaborar de manera más efectiva, trabajar de manera más eficiente y brindar mayor valor a toda su organización.

¿Quiere más consejos sobre cómo mejorar la colaboración con clientes internos y asesores externos? Descargue nuestro documento técnico, No más detractores: cómo los profesionales legales internos están aprovechando el trabajo colaborativo para decir 'Sí' Más.

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