No fue hace mucho tiempo que los ejecutivos usaban tinta y un sello de goma para "firmar" documentos. En un esfuerzo por acelerar el proceso de firma, confiarían su sello a otro "usuario authorized" que podría sellar o "firmar" documentos en su nombre. La premisa era que si la persona tenía acceso físico al tampón, entonces debía ser un usuario autorizado y tener la autoridad para firmar acuerdos u otros documentos legales.
Avance rápido al pasado aún más no tan lejano y encontrará documentos electrónicos que fueron "firmados" cuando alguien agregó una imagen de firma al documento. Cualquiera puede incluir un archivo JPEG en un contrato, aunque se supone que si tienen acceso al archivo de firma, deben estar autorizados a firmar en nombre de la persona. Aquí es donde el proceso se rompe. Con imágenes de firmas como estas, no existe una manera rápida y fácil de verificar que la persona o alguien a quien autorizaron fue el firmante real de un documento. No existe una pista de auditoría o metadatos para demostrar si se trataba de una firma aprobada y autorizada y no una falsificación.
La parte preocupante es que seguimos viendo estos atajos en el proceso de firma. todo el tiempo. Como abogados, es nuestra responsabilidad presentar un argumento razonable ante un tribunal sobre por qué creemos que una firma es válida. Puede encontrarse haciendo argumentos lógicos como, provenía de la dirección de correo electrónico o del dominio correctos, era el borrador correcto o incluía lo que parecía ser una firma escrita válida. Las imágenes de firmas electrónicas en documentos electrónicos dificultan la validación de que fue la persona que las colocó ellos mismos o alguien authorized para hacerlo en su nombre. No me hable de cuántas personas han intentado salirse de un contrato alegando que la persona que colocó la firma no tenía autoridad; fíjese, después de un año de usar el software de manera beneficiosa.
Las firmas digitales son otro tipo de firma electrónica; sin embargo, son como tener una huella digital en el documento. Están vinculados a un certificado que siempre incluye una pista de auditoría, lo que significa que en cualquier momento puede ver cuándo se envió, quién lo recibió, a qué hora, etc. Además, la firma en sí es la hora y la fecha estampadas automáticamente. Este rastro digital le da algo a seguir y prueba que el firmante era quien decía ser. Este rastro es tan claro de hecho que las firmas digitales rara vez son impugnadas. De hecho, son aceptados en la mayoría de los tribunales gracias a la clara cadena de custodia desde el envío hasta la firma. Como dicen en muchos círculos (muy pequeños), es tan bueno como estar firmado, sellado y sellado.
¿Qué hace que un servicio de firma digital sea un requisito absoluto para cualquier profesional del derecho o despacho de abogados? Como sabe, incluidos los contratos, cualquier documento transaccional que necesite una firma debe resistir el escrutinio en la corte. Todo, desde transacciones y adquisiciones de bienes raíces, hasta testamentos y fideicomisos, directivas patrimoniales, etc. debe incluir una firma autorizada que pueda ser certificada o validada en el tribunal de justicia.
A continuación, se incluyen 6 razones por las que un bufete de abogados o un profesional del derecho desea utilizar servicios de firma electrónica (o firma electrónica) que siguen las pautas de firma digital:
Las transacciones legales modernas exigen naturaleza conveniente y compatible de las herramientas de firma electrónica actuales. Pero con las nuevas herramientas vienen nuevas tareas para garantizar que los documentos terminen en el lugar correcto, lo que puede reducir su ritmo general.
El hecho es que no tiene tiempo que perder en nuevas herramientas que pueden reducir la velocidad de entrega. En NetDocuments nos enfocamos en eliminar las tareas onerosas asociadas con la creación y administración de documentos legales; y nuestra nueva firma electrónica integración con DocuSign eSignature es la última incorporación a ese esfuerzo y combina la comodidad de firmar casi en cualquier lugar y en cualquier momento con la seguridad de una huella digital.
Con esta integración, los usuarios pueden seleccionar documentos de NetDocuments y enviarlos automáticamente a eSignature con un solo clic.
Una vez que se selecciona un documento, el usuario puede seleccionar los destinatarios, que luego recibirán un correo electrónico generado por eSignature.
Este correo electrónico permitirá a los destinatarios revisar o firmar fácilmente el documento seleccionado. Una vez que se firma el documento, el PDF ejecutado se carga automáticamente en NetDocuments y el archivo original se vincula al documento ejecutado para mantener un rastro de papel claro.
Los abogados de todo el mundo están agotados y es menos probable que los clientes paguen por el tiempo dedicado a tareas administrativas. Si bien una herramienta de firma electrónica puede aliviar la carga de tiempo asociada con la impresión, escaneo, envío, firma y seguimiento de firmas tradicionales, descargar y transferir documentos preparados o firmados entre sus sistemas aún puede agregar pasos y clics a un proceso ya empaquetado.
Pero como explica mi colega, el tecnología legal adecuada Ciertamente puede aliviar estos pasos adicionales cuando se implementa correctamente.
Entonces, es lógico que la clave para una herramienta de firma electrónica confiable y poderosa que realmente desbloquee la productividad de su equipo es su capacidad para integrarse con su sistema de almacenamiento de documentos, como NetDocuments. La capacidad de tener copias firmadas y rastreadas de un documento almacenado automáticamente dentro de su sistema de registro será vital para la capacidad de su equipo de permanecer concentrado en las tareas críticas, no en las administrativas diarias. Solo entonces la recopilación de firmas se convertirá en un proceso limpio y seguro con el que su equipo podrá contar en todo momento.
Para obtener información sobre la integración de NetDocuments con DocuSign eSignature y cómo puede ayudarlo a aprovechar al máximo su solución de firma electrónica, descargue el folleto del producto o programar una demostración hoy dia.