La historia (y el futuro) de las firmas electrónicas

No fue hace mucho tiempo que los ejecutivos usaban tinta y un sello de goma para "firmar" documentos. En un esfuerzo por acelerar el proceso de firma, confiarían su sello a otro "usuario authorized" que podría sellar o "firmar" documentos en su nombre. La premisa era que si la persona tenía acceso físico al tampón, entonces debía ser un usuario autorizado y tener la autoridad para firmar acuerdos u otros documentos legales.

La firma cuestionable

Avance rápido al pasado aún más no tan lejano y encontrará documentos electrónicos que fueron "firmados" cuando alguien agregó una imagen de firma al documento. Cualquiera puede incluir un archivo JPEG en un contrato, aunque se supone que si tienen acceso al archivo de firma, deben estar autorizados a firmar en nombre de la persona. Aquí es donde el proceso se rompe. Con imágenes de firmas como estas, no existe una manera rápida y fácil de verificar que la persona o alguien a quien autorizaron fue el firmante real de un documento. No existe una pista de auditoría o metadatos para demostrar si se trataba de una firma aprobada y autorizada y no una falsificación.

The troubling part is, we continue to see these short cuts in the signature process all the time. As lawyers, it is our responsibility to make a reasonable argument to a court about why we believe a signature is valid. You may find yourself making logical arguments such as, it came from the correct email address or domain, it was the correct draft, or it included what appeared to be a valid written signature. Electronic signature images on electronic documents make it harder to validate that it was the person who affixed it themselves or someone authorized to do so on their behalf. Don’t get me started on how many people have tried to get out of a contract claiming the person who affixed the signature didn’t have authority – mind you, after a year of beneficially using the software.

Las firmas digitales son otro tipo de firma electrónica; sin embargo, son como tener una huella digital en el documento. Están vinculados a un certificado que siempre incluye una pista de auditoría, lo que significa que en cualquier momento puede ver cuándo se envió, quién lo recibió, a qué hora, etc. Además, la firma en sí es la hora y la fecha estampadas automáticamente. Este rastro digital le da algo a seguir y prueba que el firmante era quien decía ser. Este rastro es tan claro de hecho que las firmas digitales rara vez son impugnadas. De hecho, son aceptados en la mayoría de los tribunales gracias a la clara cadena de custodia desde el envío hasta la firma. Como dicen en muchos círculos (muy pequeños), es tan bueno como estar firmado, sellado y sellado.

6 Razones esenciales para tener una huella digital de firma digital de su lado

What makes a digital signature service an absolute requirement for any legal professional or law firm? As you know, inclusive of contracts, any transactional document that needs a signature must withstand scrutiny in court. Everything from real estate transactions and acquisitions, to wills and trusts, estate directives, etc. must include an authorized signature that can be certified or validated in the court of law.

A continuación, se incluyen 6 razones por las que un bufete de abogados o un profesional del derecho desea utilizar servicios de firma electrónica (o firma electrónica) que siguen las pautas de firma digital:

1. Peace of mind knowing people cannot alter, duplicate, or do anything untoward, with a document that has been sent through an electronic service vendor that utilizes digital signature protocols. Because documents uploaded to an electronic signature service with digital signatures are protected from alteration, users are restricted from altering or copying the text directly and cannot export or change the document contents or import/upload a new version. They may only review and sign (or refuse to sign). This means the security of the document, and veracity of the content, are not in question.
2. Signatures can be verified with an audit trail. Most electronic signature vendors with digital signature protocols provide certifications and audit trials for documents that are processed through their systems. Certificates can be issued against those signatures and are accepted and defensible in most jurisdictions. It’s like having a having a public notary without actually needing a public notary.
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   DISCLAIMER: Anything that needs an actual public notary cannot go through a digital service vendor.
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3. Time and cost needed for closing an agreement is greatly reduced. There is no longer a need to overnight documents back and forth between signatories unless working on documents that need to be notarized or go through the apostille process. No in-person interaction is required. In fact, you can now close a deal from across the country in about 30 seconds. This speed to close reduces both hard costs (printing and shipping) and soft costs (scanning and uploading). Automated workflow, as well as knowing the document is retained once signatures are all there, increases the savings.
4. Security of knowing that document, once it's fully signed, is secure. Fully executed documents need to be stored electronically within a system like NetDocuments. It provides peace of mind knowing that you’re not going to lose it somewhere and that it remains searchable within the system.
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   By combining a solution like DocuSign eSignature with the power of NetDocuments, you automate the process and reduce your risk. No longer are you reliant on someone scanning in physical documents or storing attachments from within the email system where mistakes happen or people forget to finish their uploads. Using the built-in integration with DocuSign eSignature means that documents are automatically stored, tracked, and certified.
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5. Electronic signatures with digital signature fingerprints are intuitive, convenient, and can be completed almost anywhere in the world, from practically any device. We’re all looking for ways to increase efficiency and productivity. So why create a process that is hard for you or your clients? DocuSign eSignature is safe and easy, saving both time and money. It also eliminates the premise of an unavailable client/signatory. Whether they are sitting in their car, on their phone, on a laptop from home or work, or in a cabin on vacation, signing can take place in less than 30 seconds. Waiting until someone is back in the office is no longer a valid excuse.
6. As stated previously, digital signature validation is easier to defend in court. Courts are treating electronic signatures with digital certification the same way they have treated wet signatures in the past. When you have a time and date stamp with a signature along with a clear electronic chain of custody, it’s difficult to challenge. The audit trail, time/date stamp, and certification process replaces handwriting analysis or a signatory affirming the veracity of physical signatures.

Modern legal transactions demand the convenient and compliant nature of today’s e-signature tools. But with new tools comes new tasks to ensure documents end up in the right place—which can reduce your overall pace.

Integración de NetDocuments con DocuSign eSignature

The fact is, you don’t have time to waste on new tools that can reduce your speed to delivery. At NetDocuments we are focused on removing the burdensome tasks associated with legal document creation and management; and our new electronic signature Integración con DocuSign eSignature is the latest addition in that effort and combines the convenience of signing almost anywhere at any time with the security of a digital fingerprint.

Con esta integración, los usuarios pueden seleccionar documentos de NetDocuments y enviarlos automáticamente a eSignature con un solo clic.

Una vez que se selecciona un documento, el usuario puede seleccionar los destinatarios, que luego recibirán un correo electrónico generado por eSignature.

Este correo electrónico permitirá a los destinatarios revisar o firmar fácilmente el documento seleccionado. Una vez que se firma el documento, el PDF ejecutado se carga automáticamente en NetDocuments y el archivo original se vincula al documento ejecutado para mantener un rastro de papel claro.

Cómo aprovechar al máximo su herramienta de firma electrónica

Los abogados de todo el mundo están agotados y es menos probable que los clientes paguen por el tiempo dedicado a tareas administrativas. Si bien una herramienta de firma electrónica puede aliviar la carga de tiempo asociada con la impresión, escaneo, envío, firma y seguimiento de firmas tradicionales, descargar y transferir documentos preparados o firmados entre sus sistemas aún puede agregar pasos y clics a un proceso ya empaquetado.

But as my colleague explains, the right legal technology can certainly relieve these extra steps when implemented correctly.

Entonces, es lógico que la clave para una herramienta de firma electrónica confiable y poderosa que realmente desbloquee la productividad de su equipo es su capacidad para integrarse con su sistema de almacenamiento de documentos, como NetDocuments. La capacidad de tener copias firmadas y rastreadas de un documento almacenado automáticamente dentro de su sistema de registro será vital para la capacidad de su equipo de permanecer concentrado en las tareas críticas, no en las administrativas diarias. Solo entonces la recopilación de firmas se convertirá en un proceso limpio y seguro con el que su equipo podrá contar en todo momento.

To learn about the NetDocuments integration with DocuSign eSignature and how it can help you get the most out of your e-signature solution, download the product brochure or schedule a demo today.