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La historia (y el futuro) de las firmas electrónicas

Por:
Matthew Hemmert
septiembre 29, 2021

No fue hace mucho tiempo que los ejecutivos usaban tinta y un sello de goma para "firmar" documentos. En un esfuerzo por acelerar el proceso de firma, confiarían su sello a otro "usuario autorizado" que podría sellar o "firmar" documentos en su nombre. La premisa era que si la persona tenía acceso físico al tampón, entonces debía ser un usuario autorizado y tener la autoridad para firmar acuerdos u otros documentos legales.

La firma cuestionable

Avance rápido al pasado aún más no tan lejano y encontrará documentos electrónicos que fueron "firmados" cuando alguien agregó una imagen de firma al documento. Cualquiera puede incluir un archivo JPEG en un contrato, aunque se supone que si tienen acceso al archivo de firma, deben estar autorizados a firmar en nombre de la persona. Aquí es donde el proceso se rompe. Con imágenes de firmas como estas, no existe una manera rápida y fácil de verificar que la persona o alguien a quien autorizaron fue el firmante real de un documento. No existe una pista de auditoría o metadatos para demostrar si se trataba de una firma aprobada y autorizada y no una falsificación.

La parte preocupante es que seguimos viendo estos atajos en el proceso de firma. todo el tiempo. Como abogados, es nuestra responsabilidad presentar un argumento razonable ante un tribunal sobre por qué creemos que una firma es válida. Puede encontrarse haciendo argumentos lógicos como, provenía de la dirección de correo electrónico o del dominio correctos, era el borrador correcto o incluía lo que parecía ser una firma escrita válida. Las imágenes de firmas electrónicas en documentos electrónicos dificultan la validación de que fue la persona que las colocó ellos mismos o alguien autorizado para hacerlo en su nombre. No me hable de cuántas personas han intentado salirse de un contrato alegando que la persona que colocó la firma no tenía autoridad; fíjese, después de un año de usar el software de manera beneficiosa.

Las firmas digitales son otro tipo de firma electrónica; sin embargo, son como tener una huella digital en el documento. Están vinculados a un certificado que siempre incluye una pista de auditoría, lo que significa que en cualquier momento puede ver cuándo se envió, quién lo recibió, a qué hora, etc. Además, la firma en sí es la hora y la fecha estampadas automáticamente. Este rastro digital le da algo a seguir y prueba que el firmante era quien decía ser. Este rastro es tan claro de hecho que las firmas digitales rara vez son impugnadas. De hecho, son aceptados en la mayoría de los tribunales gracias a la clara cadena de custodia desde el envío hasta la firma. Como dicen en muchos círculos (muy pequeños), es tan bueno como estar firmado, sellado y sellado.

6 Razones esenciales para tener una huella digital de firma digital de su lado

¿Qué hace que un servicio de firma digital sea un requisito absoluto para cualquier profesional del derecho o despacho de abogados? Como sabe, incluidos los contratos, cualquier documento transaccional que necesite una firma debe resistir el escrutinio en la corte. Todo, desde transacciones y adquisiciones de bienes raíces, hasta testamentos y fideicomisos, directivas patrimoniales, etc. debe incluir una firma autorizada que pueda ser certificada o validada en el tribunal de justicia.

A continuación, se incluyen 6 razones por las que un bufete de abogados o un profesional del derecho desea utilizar servicios de firma electrónica (o firma electrónica) que siguen las pautas de firma digital:

  1. Tranquilidad de espíritu saber que las personas no pueden alterar, duplicar o hacer nada indebido con un documento que ha sido enviado a través de un proveedor de servicios electrónicos que utiliza protocolos de firma digital. Debido a que los documentos cargados en un servicio de firma electrónica con firmas digitales están protegidos contra alteraciones, los usuarios no pueden alterar o copiar el texto directamente y no pueden exportar o cambiar el contenido del documento o importar / cargar una nueva versión. Solo pueden revisar y firmar (o negarse a firmar). Esto significa que la seguridad del documento y la veracidad del contenido no están en duda.
  2. Las firmas se pueden verificar con una pista de auditoría. La mayoría de los proveedores de firmas electrónicas con protocolos de firma digital proporcionan certificaciones y pruebas de auditoría para los documentos que se procesan a través de sus sistemas. Los certificados se pueden emitir con esas firmas y son aceptados y defendibles en la mayoría de las jurisdicciones. Es como tener un notario público sin necesidad de un notario público.

    DESCARGO DE RESPONSABILIDAD: Todo lo que necesite un notario público real no puede pasar por un proveedor de servicios digitales.
  3. El tiempo y el costo necesarios para cerrar un acuerdo se reducen en gran medida. Ya no es necesario enviar documentos de un día para otro entre los signatarios, a menos que se trabaje en documentos que deben ser notarizados o pasar por el proceso de apostilla. No se requiere interacción en persona. De hecho, ahora puede cerrar un trato en todo el país en aproximadamente 30 segundos. Esta velocidad de cierre reduce tanto los costos físicos (impresión y envío) como los costos indirectos (escaneo y carga). El flujo de trabajo automatizado, además de saber que el documento se conserva una vez que las firmas están todas, aumenta los ahorros.
  4. La seguridad de saber que ese documento, una vez que está completamente firmado, es seguro. Los documentos completamente ejecutados deben almacenarse electrónicamente dentro de un sistema como NetDocuments. Brinda la tranquilidad de saber que no lo perderá en ninguna parte y que se puede buscar dentro del sistema.

    Al combinar una solución como DocuSign eSignature con el poder de NetDocuments, automatiza el proceso y reduce su riesgo. Ya no depende de que alguien escanee documentos físicos o almacene archivos adjuntos desde el sistema de correo electrónico donde ocurren errores o la gente se olvida de terminar sus cargas. El uso de la integración incorporada con DocuSign eSignature significa que los documentos se almacenan, controlan y certifican automáticamente.
  5. Las firmas electrónicas con huellas digitales de firma digital son intuitivas, convenientes y se pueden completar en casi cualquier parte del mundo, desde prácticamente cualquier dispositivo.. Todos buscamos formas de aumentar la eficiencia y la productividad. Entonces, ¿por qué crear un proceso que sea difícil para usted o sus clientes? DocuSign eSignature es seguro y fácil, y ahorra tiempo y dinero. También elimina la premisa de un cliente / signatario no disponible. Ya sea que estén sentados en su automóvil, en su teléfono, en una computadora portátil desde casa o en el trabajo, o en una cabaña de vacaciones, la firma puede realizarse en menos de 30 segundos. Esperar a que alguien vuelva a la oficina ya no es una excusa válida.
  6. Como se dijo anteriormente, La validación de la firma digital es más fácil de defender en los tribunales.. Los tribunales están tratando las firmas electrónicas con certificación digital de la misma manera que han tratado las firmas húmedas en el pasado. Cuando tiene un sello de fecha y hora con una firma junto con una cadena de custodia electrónica clara, es difícil de desafiar. La pista de auditoría, el sello de fecha y hora y el proceso de certificación reemplazan el análisis de escritura a mano o un firmante que afirma la veracidad de las firmas físicas.

Las transacciones legales modernas exigen naturaleza conveniente y compatible de las herramientas de firma electrónica actuales. Pero con las nuevas herramientas vienen nuevas tareas para garantizar que los documentos terminen en el lugar correcto, lo que puede reducir su ritmo general.

Integración de NetDocuments con DocuSign eSignature

El hecho es que no tiene tiempo para perder en nuevas herramientas que pueden reducir su velocidad de entrega. En NetDocuments nos enfocamos en eliminar las onerosas tareas asociadas con la creación y administración de documentos legales; y nuestra nueva integración de firma electrónica con DocuSign eSignature es la última incorporación en ese esfuerzo y combina la conveniencia de firmar casi en cualquier lugar y en cualquier momento con la seguridad de una huella digital.

Con esta integración, los usuarios pueden seleccionar documentos de NetDocuments y enviarlos automáticamente a eSignature con un solo clic.

Una vez que se selecciona un documento, el usuario puede seleccionar los destinatarios, que luego recibirán un correo electrónico generado por eSignature.

Este correo electrónico permitirá a los destinatarios revisar o firmar fácilmente el documento seleccionado. Una vez que se firma el documento, el PDF ejecutado se carga automáticamente en NetDocuments y el archivo original se vincula al documento ejecutado para mantener un rastro de papel claro.

Cómo aprovechar al máximo su herramienta de firma electrónica

Los abogados de todo el mundo están agotados y es menos probable que los clientes paguen por el tiempo dedicado a tareas administrativas. Si bien una herramienta de firma electrónica puede aliviar la carga de tiempo asociada con la impresión, escaneo, envío, firma y seguimiento de firmas tradicionales, descargar y transferir documentos preparados o firmados entre sus sistemas aún puede agregar pasos y clics a un proceso ya empaquetado.

Pero como explica mi colega, el tecnología legal adecuada Ciertamente puede aliviar estos pasos adicionales cuando se implementa correctamente.

Entonces, es lógico que la clave para una herramienta de firma electrónica confiable y poderosa que realmente desbloquee la productividad de su equipo es su capacidad para integrarse con su sistema de almacenamiento de documentos, como NetDocuments. La capacidad de tener copias firmadas y rastreadas de un documento almacenado automáticamente dentro de su sistema de registro será vital para la capacidad de su equipo de permanecer concentrado en las tareas críticas, no en las administrativas diarias. Solo entonces la recopilación de firmas se convertirá en un proceso limpio y seguro con el que su equipo podrá contar en todo momento.

Para obtener información sobre la integración de NetDocuments con DocuSign eSignature y cómo puede ayudarlo a aprovechar al máximo su solución de firma electrónica, descargue el folleto del producto o programar una demostración hoy dia.

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