Close-up image of a hand typing on a laptop with folder icons hovering above.

Cómo elegir una solución de almacenamiento en la nube para un bufete de abogados

Por:
El equipo de NetDocuments
mayo 26, 2021

Los documentos legales son fundamentales para cualquier bufete de abogados, pero con miles y miles de documentos para almacenar, administrarlos todos puede ser un desafío.

La mayoría de los bufetes de abogados han abandonado el almacenamiento físico extenso (y costoso) de documentos en papel. Los sistemas de gestión de documentos (DMS) locales permitieron a los bufetes de abogados comenzar a almacenar documentos digitalmente, sin embargo, estos sistemas ya no pueden mantenerse al día con la velocidad de los negocios modernos.

Ahora, existe una opción mucho más poderosa, eficiente y flexible para que los bufetes de abogados almacenen sus documentos de forma segura: la nube.

Los sistemas de gestión de documentos basados en la nube ofrecen una opción de almacenamiento superior para archivos digitales, al mismo tiempo que proporcionan un sólido conjunto de herramientas de productividad y colaboración.

En este artículo, compartiremos algunos de los beneficios del almacenamiento en la nube, así como las características clave que un bufete de abogados debe considerar al evaluar las opciones de almacenamiento en la nube.

Beneficios del almacenamiento en la nube para bufetes de abogados

La Asociación de Abogados de Estados Unidos cita el acceso en cualquier momento y lugar, el bajo costo de entrada, los gastos mensuales predecibles y la seguridad sólida como factores clave que impulsan a las firmas de abogados a buscar tecnología en la nube.

Acceso desde cualquier lugar

El almacenamiento en la nube permite a los abogados y otros profesionales legales acceder a los archivos de forma segura desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo, sin la necesidad de un Conexión VPN notoriamente poco confiable. Esto proporciona a los usuarios una mayor flexibilidad, incluida la capacidad de trabajar de forma remota o realizar tareas fuera del horario laboral normal.

Ahorro de costos y escalabilidad

En comparación con las soluciones locales, la configuración y los costos continuos de las plataformas de almacenamiento en la nube son mucho menos costosos. Por lo general, los bufetes de abogados solo pagarán los costos de implementación únicos más tarifas de usuario mensuales predecibles para el almacenamiento en la nube. Por el contrario, una solución de almacenamiento local incurrirá en altos costos de configuración del sistema, hardware, licencias de software, mantenimiento y más.

De manera similar, escalar un sistema local para expandir su capacidad de almacenamiento puede ser difícil y costoso. Las soluciones de almacenamiento en la nube, por otro lado, pueden escalar fácilmente para adaptarse a las necesidades de su empresa.

Seguridad robusta

Lo crea o no, las soluciones de almacenamiento en la nube pueden ser más seguras que un sistema local. Mientras que los sistemas locales dependen de los recursos de TI propios de un bufete de abogados, los proveedores de nube tienen un fuerte incentivo para dedicar grandes recursos a proteger los datos de sus clientes.

Esto significa una seguridad más sólida integrada en la plataforma, una respuesta más rápida a las amenazas emergentes y una corrección de errores más ágil. También significa que las actualizaciones pueden empujado automáticamente a los clientes sin necesidad de tiempo de inactividad del sistema.

Si le preocupa cómo manejar los requisitos de residencia de información local con la nube, no se preocupe. Las soluciones basadas en la nube pueden ofrecer almacenamiento de contenido con conocimiento geográfico para mantenerlo en cumplimiento y, al mismo tiempo, brindarle acceso a todos los beneficios que la nube tiene para ofrecer.

Colaboración fácil

El almacenamiento de documentos en la nube también facilita que los abogados colaboren con colegas y clientes. Mientras que los sistemas locales pueden requerir que exporte documentos a una solución de almacenamiento de terceros o extranet para colaborar con usuarios externos, el almacenamiento basado en la nube lo simplifica.

Sin embargo, tenga en cuenta que soluciones comerciales de almacenamiento en la nube como Box o Google Drive no están diseñados para cumplir con los estrictos requisitos de seguridad del trabajo legal.

Funciones de almacenamiento en la nube para bufetes de abogados

Cuando su empresa está evaluando posibles soluciones de almacenamiento en la nube, incluidos los sistemas de gestión de documentos basados en la nube, hay algunas cosas que debe tener en cuenta.

  • ¿Cómo mejorará la solución su postura de seguridad? Fuerte seguridad es de suma importancia a la hora de elegir la plataforma de almacenamiento en la nube de su bufete de abogados. Tu reputación depende de ello.
  • ¿Puede controlar el acceso de los usuarios hasta el nivel del documento? Asegúrese de tener un control granular sobre qué usuarios pueden acceder a qué documentos y carpetas. Asegúrese de que el sistema que elija mantendrá la información confidencial protegida de ojos no autorizados.
  • ¿La solución ofrece control de versiones? La gestión de las revisiones y la colaboración puede convertirse rápidamente en un dolor de cabeza si surgen varias versiones de documentos en conflicto. Elija una opción de almacenamiento en la nube que le ayude a realizar un seguimiento de las versiones de los archivos, junto con un historial de versiones completo.
  • ¿Está integrado con sus herramientas de trabajo favoritas? Desea poder moverse sin problemas entre trabajar en documentos y mantenerlos almacenados. Su solución de almacenamiento debe integrarse con las herramientas que utiliza todos los días (incluido el correo electrónico) para que pueda optimizar su productividad. Se prefiere la sincronización automática entre sistemas.
  • ¿Ofrece herramientas adicionales para respaldar la colaboración? La colaboración es más que simplemente pasar documentos de un lado a otro. Busque soluciones que puedan ayudarlo a crear flujos de trabajo, comuníquese a través de mensajería en tiempo real, y más.
  • ¿La solución admitirá algún tipo de archivo? Los asuntos legales modernos a menudo involucran muchos tipos de archivos más allá de los documentos, incluidos archivos de imágenes, audio y video. Asegúrese de que la solución que elija le permita guardar una variedad de tipos de archivos.
  • ¿Su proveedor lo ayudará a cumplir con las regulaciones regionales? Verifique si su proveedor ofrece el herramientas que necesitas para mantenerse actualizado con las regulaciones de cumplimiento que rigen su región, incluidos los datos del cliente bajo su cuidado.

Cómo puede ayudar NetDocuments

NetDocuments es la solución de almacenamiento en la nube SaaS preferida por los bufetes de abogados. Pero lo que ofrece nuestra plataforma es mucho más que almacenamiento.

Nuestro sistema de gestión de documentos y correo electrónico centrado en el ámbito legal ofrece mejor en seguridad mientras aumenta la productividad de su empresa con una variedad de herramientas y características para mantenerlo organizado, alinea tu equipo, mejorar colaboración, y mucho más.

Contáctenos hoy para ver cómo NetDocuments puede ayudar a su equipo a trabajar Inspired.

Check out some employee quotes below!

"Great company, great products, great leadership, great people, great culture!"
"I love my team and peers. We are family, and we respect each other."
"NetDocuments encourages a good work/family balance."
"I feel respected and valued by leadership and my team."
"We work together and support/encourage each other to do our best work every day."
"From start to finish, my leaders are willing to guide me and let me try new things. This keeps work fresh, exciting, and fun so I don't burn out or get bored."
"I have clear direction in my work tasks and priorities. I also feel encouraged to put my family first and maintain a healthy work life balance."
"I work with highly motivated individuals who are smart and allow me to learn from them!"
"NetDocuments is committed to exceeding customer expectations by building leading products hosted in rock-solid environments."
"I'm empowered to try new things and think through processes and campaigns strategically. I can lean on my boss for support, but I'm not micromanaged, which is appreciated."