Cómo elegir una solución de almacenamiento en la nube para un bufete de abogados

Los documentos legales son fundamentales para cualquier bufete de abogados, pero con miles y miles de documentos para almacenar, administrarlos todos puede ser un desafío.

La mayoría de los bufetes de abogados han abandonado el almacenamiento físico extenso (y costoso) de documentos en papel. Los sistemas de gestión de documentos (DMS) locales permitieron a los bufetes de abogados comenzar a almacenar documentos digitalmente, sin embargo, estos sistemas ya no pueden mantenerse al día con la velocidad de los negocios modernos.

Ahora, existe una opción mucho más potente, eficiente y flexible para que los bufetes de abogados almacenen sus documentos de forma segura: la nube.

Sistemas de gestión documental en la nube ofrecen una opción superior de almacenamiento de documentos para archivos digitales e información del cliente, al mismo tiempo que brindan un sólido conjunto de herramientas de productividad y colaboración.

En este artículo, compartiremos algunos de los beneficios del almacenamiento en la nube, así como las características clave que un bufete de abogados debe considerar al evaluar las opciones de almacenamiento en la nube.

Beneficios del almacenamiento en la nube para bufetes de abogados

Los Colegio de Abogados de los Estados Unidos (ABA) menciona el acceso en cualquier momento y en cualquier lugar, el bajo costo de entrada, los gastos mensuales predecibles y las sólidas características de seguridad como factores clave que impulsan a los bufetes de abogados a buscar la tecnología en la nube.

Acceso desde cualquier lugar

El almacenamiento en la nube permite a los abogados y otros profesionales del derecho acceder a archivos de forma segura desde cualquier lugar y en dispositivos móviles y de escritorio, sin necesidad de un conexión VPN notoriamente poco confiable. Esto brinda a los usuarios una mayor flexibilidad, incluida la capacidad de trabajar de forma remota o hacer las cosas fuera del horario laboral normal.

Ahorro de costos y escalabilidad

En comparación con las soluciones locales, la configuración y los costos continuos de las plataformas de almacenamiento en la nube son mucho menos costosos. Por lo general, los bufetes de abogados solo pagarán los costos de implementación únicos más tarifas de usuario mensuales predecibles para el almacenamiento en la nube. Por el contrario, una solución de almacenamiento local incurrirá en altos costos de configuración del sistema, hardware, licencias de software, mantenimiento y más.

De manera similar, escalar un sistema local para expandir su capacidad de almacenamiento de datos puede ser difícil y costoso. Las soluciones de almacenamiento en la nube, por otro lado, pueden escalar fácilmente para adaptarse a las necesidades de su empresa.

Ciberseguridad robusta

Lo crea o no, las soluciones de almacenamiento en la nube en realidad pueden ser más seguras que un sistema local. Mientras que los sistemas locales dependen de los propios recursos de TI de un bufete de abogados, los proveedores de servicios en la nube tienen un fuerte incentivo para comprometer amplios recursos para proteger los datos de sus clientes.

Esto significa medidas de seguridad más sólidas integradas en la plataforma, una respuesta más rápida a las amenazas emergentes y correcciones de errores más ágiles. También significa que las actualizaciones pueden ser empujado automáticamente a los clientes sin necesidad de tiempo de inactividad del sistema.

Si le preocupa cómo manejar los requisitos de residencia de información local con la nube, no se preocupe. Las soluciones basadas en la nube pueden ofrecer almacenamiento de contenido con conocimiento geográfico para mantenerlo en cumplimiento y, al mismo tiempo, brindarle acceso a todos los beneficios que la nube tiene para ofrecer.

Colaboración fácil

El almacenamiento de documentos en la nube también facilita que los abogados compartan archivos y colaboren con colegas y clientes. Mientras que los sistemas locales pueden requerir que exporte documentos a una solución de almacenamiento de terceros o a una extranet para poder colaborar con usuarios externos, la computación en la nube lo simplifica.

Tenga en cuenta, sin embargo, que soluciones comerciales de almacenamiento en la nube como Box, Dropbox, Microsoft OneDrive o Google Drive no están diseñados para cumplir con los estrictos requisitos de seguridad del trabajo legal.

Funciones de almacenamiento en la nube para bufetes de abogados

Cuando su empresa está evaluando posibles soluciones informáticas en la nube, incluidos los sistemas de gestión de documentos basados en la nube, hay algunas cosas que debe tener en cuenta.

• ¿Cómo mejorará la solución su postura de seguridad? La seguridad sólida de los datos es de suma importancia al elegir la plataforma de almacenamiento en la nube de su práctica legal. Tu reputación depende de ello.
• ¿Puede controlar el acceso de los usuarios hasta el nivel del documento? Asegúrese de tener un control granular sobre qué permisos de usuario y quién puede acceder a qué documentos y carpetas. Asegúrese de que el sistema que elija mantendrá la información confidencial protegida de ojos no autorizados.
• ¿La solución ofrece control de versiones? La gestión de las revisiones y la colaboración puede convertirse rápidamente en un dolor de cabeza si surgen varias versiones de documentos contradictorias. Elija una opción de servicio de almacenamiento en la nube segura que lo ayude a realizar un seguimiento de las versiones de los archivos, junto con un historial completo de versiones.
• ¿Está integrado con tus herramientas de trabajo favoritas? Desea poder moverse sin problemas entre trabajar en documentos y mantenerlos almacenados. Su solución de almacenamiento debe integrarse con la administración de su práctica, las aplicaciones y las herramientas que usa todos los días (incluido el correo electrónico) para que pueda optimizar su productividad. Se prefiere la sincronización automática entre sistemas.
• ¿Ofrece alguna herramienta adicional para apoyar la colaboración? La colaboración es más que simplemente pasar documentos de un lado a otro. Busque soluciones que puedan ayudarlo a crear flujos de trabajo, comunicarse a través de mensajería en tiempo real, aproveche los metadatos personalizados y más.
• ¿La solución admitirá algún tipo de archivo? Los asuntos legales modernos a menudo involucran muchos tipos de archivos más allá de los documentos, incluidos archivos de imágenes, audio y video. Asegúrese de que la solución que elija le permita guardar una variedad de tipos de archivos.
• ¿Su proveedor lo ayudar a cumplir con las regulaciones regionales? Verifique si su proveedor de almacenamiento en la nube ofrece las herramientas que necesita para mantenerse al día con las normas de cumplimiento que rigen en su región, incluidos los datos o archivos de clientes bajo su cuidado.

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