Cómo elegir una solución de almacenamiento en la nube para un bufete de abogados

Cómo elegir una solución de almacenamiento en la nube para un bufete de abogados

"¡Gran empresa, grandes productos, gran liderazgo, gran gente, gran cultura!"
"Amo a mi equipo ya mis compañeros. Somos una familia y nos respetamos".
"NetDocuments fomenta un buen equilibrio entre el trabajo y la familia".
"Me siento respetado y valorado por el liderazgo y mi equipo".
"Trabajamos juntos y nos apoyamos / animamos mutuamente para hacer nuestro mejor trabajo todos los días".
"De principio a fin, mis líderes están dispuestos a guiarme y dejarme probar cosas nuevas. Esto mantiene el trabajo fresco, emocionante y divertido para que no me agote ni me aburra".
"Tengo una dirección clara en mis tareas y prioridades laborales. También me siento animado a poner a mi familia en primer lugar y mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida".
"Trabajo con personas muy motivadas que son inteligentes y me permiten aprender de ellas".
"NetDocuments se compromete a superar las expectativas de los clientes mediante la creación de productos líderes alojados en entornos sólidos como una roca".
"Estoy capacitado para probar cosas nuevas y pensar en procesos y campañas de manera estratégica. Puedo apoyarme en mi jefe, pero no estoy microgestionado, lo cual se agradece".
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Los documentos legales son fundamentales para cualquier bufete de abogados, pero con miles y miles de documentos para almacenar, administrarlos todos puede ser un desafío.

La mayoría de los bufetes de abogados han abandonado el almacenamiento físico extenso (y costoso) de documentos en papel. Los sistemas de gestión de documentos (DMS) locales permitieron a los bufetes de abogados comenzar a almacenar documentos digitalmente, sin embargo, estos sistemas ya no pueden mantenerse al día con la velocidad de los negocios modernos.

Now, there’s a much more powerful, efficient, and flexible option for law firms to store their documents securely: the cloud.

Cloud document management systems offer a superior document storage option for digital files and client information, while also providing a robust set of productivity and collaboration tools.

En este artículo, compartiremos algunos de los beneficios del almacenamiento en la nube, así como las características clave que un bufete de abogados debe considerar al evaluar las opciones de almacenamiento en la nube.

Beneficios del almacenamiento en la nube para bufetes de abogados

The American Bar Association(ABA) cites anytime/anywhere access, low cost of entry, predictable monthly expenses, and robust security features as key factors pushing law firms to pursue cloud technology.

Acceso desde cualquier lugar

Cloud storage enables attorneys and other legal professionals to access files securely from anywhere and on desktop and mobile devices — without the need for a notoriously-unreliable VPN connection. This provides users with greater flexibility, including the ability to work remotely or get things done outside normal working hours.

Ahorro de costos y escalabilidad

En comparación con las soluciones locales, la configuración y los costos continuos de las plataformas de almacenamiento en la nube son mucho menos costosos. Por lo general, los bufetes de abogados solo pagarán los costos de implementación únicos más tarifas de usuario mensuales predecibles para el almacenamiento en la nube. Por el contrario, una solución de almacenamiento local incurrirá en altos costos de configuración del sistema, hardware, licencias de software, mantenimiento y más.

In a similar vein, scaling an on-premises system to expand your data storage capacity can be difficult and costly. Cloud storage solutions, on the other hand, can easily scale to fit your firm’s needs.

Robust Cybersecurity

Believe it or not, cloud storage solutions can actually be more secure than an on-premises system. Whereas on-premises systems rely on a law firm’s own IT resources, cloud service providers have a strong incentive to commit extensive resources to securing their customers’ data.

This means stronger security measures built into the platform, quicker response to emerging threats, and more agile bug fixes. It also means that updates can be automatically pushed to customers without the need for system downtime.

Si le preocupa cómo manejar los requisitos de residencia de información local con la nube, no se preocupe. Las soluciones basadas en la nube pueden ofrecer almacenamiento de contenido con conocimiento geográfico para mantenerlo en cumplimiento y, al mismo tiempo, brindarle acceso a todos los beneficios que la nube tiene para ofrecer.

Colaboración fácil

Storing documents in the cloud also makes it easy for attorneys to share files and collaborate with colleagues and clients. Whereas on-premises systems may require you to export documents to a third-party storage solution or extranet in order to collaborate with external users, cloud computing makes it simple.

Be aware, however, that commercial cloud storage solutions such as Box, Dropbox, Microsoft OneDrive, or Google Drive are not designed to meet the stringent security requirements of legal work.

Funciones de almacenamiento en la nube para bufetes de abogados

When your firm is evaluating potential cloud computing solutions — including cloud-based document management systems — there are a few things you should keep in mind.

  • How will the solution enhance your security posture? Strong data security is of paramount importance when choosing your law practice's cloud storage platform. Your reputation depends on it.
  • Can you control user access down to the document level? Ensure that you have granular control over which user permissions and who can access which documents and folders. Make sure that the system you choose will keep confidential information protected from unauthorized eyes.
  • Does the solution offer version control? Managing reviews and collaboration can quickly become a headache if multiple, conflicting document versions emerge. Choose a secure cloud storage service option that helps you keep track of file versions, along with a complete version history.
  • Is it integrated with your favorite work tools? You want to be able to move seamlessly between working on documents and keeping them stored. Your storage solution should integrate with your practice management, apps, and the tools you use every day (including email) so you can streamline your productivity. Automatic sync between systems is preferred.
  • Does it offer any additional tools to support collaboration? Collaboration is more than just passing documents back and forth. Look at solutions that can help you create workflows, communicate via real-time messaging, leverage custom metadata, and more.
  • ¿La solución admitirá algún tipo de archivo? Los asuntos legales modernos a menudo involucran muchos tipos de archivos más allá de los documentos, incluidos archivos de imágenes, audio y video. Asegúrese de que la solución que elija le permita guardar una variedad de tipos de archivos.
  • Will your provider help you stay compliant with regional regulations? Check to see whether your cloud storage provider offers the tools you need to stay up-to-date with the compliance regulations that govern your region, including any client data or client files under your care.

Cómo puede ayudar NetDocuments

NetDocuments is the preferred secure cloud storage solution for law firms. But what our platform offers is so much more than storage.

Our legal-centric document and email management system delivers the best cloud storage solution for law firms with advanced security while increasing your firm’s productivity with an array of tools and features to keep you organized, align your team, enhance collaboration, and much more.

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