Cómo elegir una solución de almacenamiento en la nube para un bufete de abogados

Los documentos legales son fundamentales para cualquier bufete de abogados, pero con miles y miles de documentos para almacenar, administrarlos todos puede ser un desafío.

La mayoría de los bufetes de abogados han abandonado el almacenamiento físico extenso (y costoso) de documentos en papel. Los sistemas de gestión de documentos (DMS) locales permitieron a los bufetes de abogados comenzar a almacenar documentos digitalmente, sin embargo, estos sistemas ya no pueden mantenerse al día con la velocidad de los negocios modernos.

Ahora, existe una opción mucho más potente, eficiente y flexible para que los bufetes de abogados almacenen sus documentos de forma segura: la nube.

Cloud document management systems offer a superior document storage option for digital files and client information, while also providing a robust set of productivity and collaboration tools.

En este artículo, compartiremos algunos de los beneficios del almacenamiento en la nube, así como las características clave que un bufete de abogados debe considerar al evaluar las opciones de almacenamiento en la nube.

Beneficios del almacenamiento en la nube para bufetes de abogados

The American Bar Association(ABA) cites anytime/anywhere access, low cost of entry, predictable monthly expenses, and robust security features as key factors pushing law firms to pursue cloud technology.

Acceso desde cualquier lugar

Cloud storage enables attorneys and other legal professionals to access files securely from anywhere and on desktop and mobile devices — without the need for a notoriously-unreliable VPN connection. This provides users with greater flexibility, including the ability to work remotely or get things done outside normal working hours.

Ahorro de costos y escalabilidad

En comparación con las soluciones locales, la configuración y los costos continuos de las plataformas de almacenamiento en la nube son mucho menos costosos. Por lo general, los bufetes de abogados solo pagarán los costos de implementación únicos más tarifas de usuario mensuales predecibles para el almacenamiento en la nube. Por el contrario, una solución de almacenamiento local incurrirá en altos costos de configuración del sistema, hardware, licencias de software, mantenimiento y más.

De manera similar, escalar un sistema local para expandir su capacidad de almacenamiento de datos puede ser difícil y costoso. Las soluciones de almacenamiento en la nube, por otro lado, pueden escalar fácilmente para adaptarse a las necesidades de su empresa.

Ciberseguridad robusta

Lo crea o no, las soluciones de almacenamiento en la nube en realidad pueden ser más seguras que un sistema local. Mientras que los sistemas locales dependen de los propios recursos de TI de un bufete de abogados, los proveedores de servicios en la nube tienen un fuerte incentivo para comprometer amplios recursos para proteger los datos de sus clientes.

This means stronger security measures built into the platform, quicker response to emerging threats, and more agile bug fixes. It also means that updates can be automatically pushed to customers without the need for system downtime.

If you are concerned about how to handle local information residency requirements with the cloud, don’t worry. Cloud-based solutions can offer geo-aware content storage to keep you compliant while still giving you access to all the benefits the cloud has to offer.

Colaboración fácil

El almacenamiento de documentos en la nube también facilita que los abogados compartan archivos y colaboren con colegas y clientes. Mientras que los sistemas locales pueden requerir que exporte documentos a una solución de almacenamiento de terceros o a una extranet para poder colaborar con usuarios externos, la computación en la nube lo simplifica.

Be aware, however, that commercial cloud storage solutions such as Box, Dropbox, Microsoft OneDrive, or Google Drive are not designed to meet the stringent security requirements of legal work.

Funciones de almacenamiento en la nube para bufetes de abogados

Cuando su empresa está evaluando posibles soluciones informáticas en la nube, incluidos los sistemas de gestión de documentos basados en la nube, hay algunas cosas que debe tener en cuenta.

• How will the solution enhance your security posture? Strong data security is of paramount importance when choosing your law practice's cloud storage platform. Your reputation depends on it.
• Can you control user access down to the document level? Ensure that you have granular control over which user permissions and who can access which documents and folders. Make sure that the system you choose will keep confidential information protected from unauthorized eyes.
• Does the solution offer version control? Managing reviews and collaboration can quickly become a headache if multiple, conflicting document versions emerge. Choose a secure cloud storage service option that helps you keep track of file versions, along with a complete version history.
• Is it integrated with your favorite work tools? You want to be able to move seamlessly between working on documents and keeping them stored. Your storage solution should integrate with your practice management, apps, and the tools you use every day (including email) so you can streamline your productivity. Automatic sync between systems is preferred.
• Does it offer any additional tools to support collaboration? Collaboration is more than just passing documents back and forth. Look at solutions that can help you create workflows, communicate via Mensajería en tiempo real, leverage custom metadata, and more.
• Will the solution support any file type? Modern legal matters often involve many types of files beyond just documents, including images, audio, and video files. Make sure the solution you choose will allow you to save a variety of file types.
• Will your provider help you stay compliant with regional regulations? Check to see whether your cloud storage provider offers the tools you need to stay up-to-date with the compliance regulations that govern your region, including any client data or client files under your care.

Cómo puede ayudar NetDocuments

NetDocuments is the preferred secure cloud storage solution for Bufetes de abogados. But what our platform offers is so much more than storage.

Nuestro sistema de gestión de correo electrónico y documentos centrado en el ámbito legal ofrece la mejor solución de almacenamiento en la nube para bufetes de abogados con seguridad avanzada al mismo tiempo que aumenta la productividad de su empresa con una variedad de herramientas y características para mantenerlo organizado, alinear a su equipo, mejorar la colaboración y mucho más.

Contact us today to see how NetDocuments can help your team Work Inspired.