AI Responsibly with ndMAX
Los cierres modernos ya no son lo que solían ser. Atrás quedaron los días en que se podía dictar un contrato de préstamo completo a una secretaria y luego firmar un par de páginas a mano. Sin embargo, muchas empresas todavía están estancadas en el pasado, aferrándose a viejas prácticas que ralentizan las cosas y crean trabajo adicional para sus equipos. Aquí hay cinco cosas que su personal quiere que sepa sobre los cierres y cómo puede actualizar su empresa.
Con el tiempo, todos los elementos involucrados en la estructuración, documentación y cierre de una transacción legal se han vuelto más complejos. Las estructuras organizativas de clientes y contrapartes, la mecánica de las transacciones en sí mismas y la documentación requerida contribuyen a esta mayor complejidad.
Al mismo tiempo… no pasa nada al mismo tiempo. Es mucho menos común que todas las partes se reúnan en la misma sala para cerrar y firmar documentos simultáneamente. En cambio, varios componentes del cierre se completan de forma asincrónica. Algunas partes se firman con anticipación, mientras que otras se negocian hasta momentos antes del cierre.
Keeping track of all of these moving parts is difficult. That’s why having a single source of truth is so critical—one place that everyone can refer to for the most up-to-date information leading up to closing.
Con cierres más complejos, llega un mayor número de personas que necesitan participar e informarse en cada paso del camino. Colaborar y revisar documentos entre todas las partes es más difícil y puede resultar en miles de correos electrónicos de ida y vuelta. Las ediciones, los comentarios y las negociaciones continúan durante todo el proceso, y es fundamental mantener un historial de versiones coherente. Otra preocupación es la seguridad, ya que los documentos confidenciales se transmiten digitalmente.
The right document management system (DMS) can address many of these challenges. Creating a digital access point for all documents clarifies version history and decreases the need for email updates between parties. And with security baked into the system, maintaining confidentiality and managing access levels among users is much simpler.
El papel es necesario, pero no como lo utilizan muchas empresas. Históricamente, las firmas legales han mantenido archivadores y salas de almacenamiento llenas hasta el borde de copias impresas de toda la documentación crítica que han manejado.
Si bien muchos también han adoptado algún grado de almacenamiento digital, el hecho es que gran parte de él resulta en trabajo redundante. De hecho, no es raro que los documentos comiencen en forma digital, se impriman para su inclusión en la sala de cierre y luego se vuelvan a escanear en forma digital y luego se impriman nuevamente para incluirlos en los volúmenes encuadernados para las carpetas de cierre. .
Las presiones de costos de este tipo de gestión de documentos pueden ser asombrosas. No solo está viendo $ 500-1500 por trato en los costos duros de escaneo, grabación, impresión, encuadernación, envío, etc., sino que también está agregando todos los costos de empleados relacionados con el tiempo.
Long story short: If you’re going to go digital (and you should go digital!), go all-in. Limit paper to what is truly necessary, and empower your staff to shred what isn’t. Here’s an easy guide to help you get started.
Su personal no es el único que está involucrado en su proceso de cierre. Sus clientes se preocupan por su experiencia para saber cómo administrar correctamente las transacciones y hacer que cierren a tiempo y dentro del presupuesto. Los clientes también buscan una experiencia más digital: esperan pagar facturas, revisar documentos y firmar documentos desde la comodidad de sus propios dispositivos. En resumen, las expectativas son más altas y los plazos de las transacciones son más cortos.
In addition to the previously mentioned advantages of digital document management, you can also impress clients by being as organized as possible in preparation for closing. A closing checklist is a great resource to make closing go smoothly.
A cleaner closing process starts with digital document management … but even within DMS, there are better ways to handle closings digitally. A software solution like SetBuilder takes document management to the next level by providing an easy way to combine and organize sets of documents in one location entirely within the secure NetDocuments infrastructure.
SetBuilder is specifically designed with law firms (and closings) in mind, allowing you to coordinate closings, automate manual closing binder processes, and drastically accelerate the time-consuming and manual traditional closing process.
Con SetBuilder, los bufetes de abogados están equipados para manejar los negocios y la complejidad del cierre con facilidad, administrar el mayor número de partes involucradas, limitar el desperdicio asociado con la administración de documentos físicos y ayudar a superar las expectativas del cliente. No hace falta decir que su personal no se decepcionará al ver que su empresa se adelanta a la curva.
