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Los cierres modernos ya no son lo que solían ser. Atrás quedaron los días en que se podía dictar un contrato de préstamo completo a una secretaria y luego firmar un par de páginas a mano. Sin embargo, muchas empresas todavía están estancadas en el pasado, aferrándose a viejas prácticas que ralentizan las cosas y crean trabajo adicional para sus equipos. Aquí hay cinco cosas que su personal quiere que sepa sobre los cierres y cómo puede actualizar su empresa.
Con el tiempo, todos los elementos involucrados en la estructuración, documentación y cierre de una transacción legal se han vuelto más complejos. Las estructuras organizativas de clientes y contrapartes, la mecánica de las transacciones en sí mismas y la documentación requerida contribuyen a esta mayor complejidad.
Al mismo tiempo… no pasa nada al mismo tiempo. Es mucho menos común que todas las partes se reúnan en la misma sala para cerrar y firmar documentos simultáneamente. En cambio, varios componentes del cierre se completan de forma asincrónica. Algunas partes se firman con anticipación, mientras que otras se negocian hasta momentos antes del cierre.
Hacer un seguimiento de todas estas partes móviles es difícil. Es por eso que tener un única fuente de verdad es tan importante: un lugar al que todos pueden consultar para obtener la información más actualizada antes del cierre.
Con cierres más complejos, llega un mayor número de personas que necesitan participar e informarse en cada paso del camino. Colaborar y revisar documentos entre todas las partes es más difícil y puede resultar en miles de correos electrónicos de ida y vuelta. Las ediciones, los comentarios y las negociaciones continúan durante todo el proceso, y es fundamental mantener un historial de versiones coherente. Otra preocupación es la seguridad, ya que los documentos confidenciales se transmiten digitalmente.
La derecha sistema de gestión de documentos (DMS) puede abordar muchos de estos desafíos. La creación de un punto de acceso digital para todos los documentos aclara el historial de versiones y reduce la necesidad de actualizaciones por correo electrónico entre las partes. Y con la seguridad incorporada en el sistema, mantener la confidencialidad y administrar los niveles de acceso entre los usuarios es mucho más simple.
El papel es necesario, pero no como lo utilizan muchas empresas. Históricamente, las firmas legales han mantenido archivadores y salas de almacenamiento llenas hasta el borde de copias impresas de toda la documentación crítica que han manejado.
Si bien muchos también han adoptado algún grado de almacenamiento digital, el hecho es que gran parte de él resulta en trabajo redundante. De hecho, no es raro que los documentos comiencen en forma digital, se impriman para su inclusión en la sala de cierre y luego se vuelvan a escanear en forma digital y luego se impriman nuevamente para incluirlos en los volúmenes encuadernados para las carpetas de cierre. .
Las presiones de costos de este tipo de gestión de documentos pueden ser asombrosas. No solo está viendo $ 500-1500 por trato en los costos duros de escaneo, grabación, impresión, encuadernación, envío, etc., sino que también está agregando todos los costos de empleados relacionados con el tiempo.
En pocas palabras: si vas a ser digital (¡y deberías hacerlo!), Hazlo todo. Limite el papel a lo realmente necesario y capacite a su personal para que destruya lo que no lo es. Aquí tienes una guía sencilla que te ayudará a comenzar.
Su personal no es el único que está involucrado en su proceso de cierre. Sus clientes se preocupan por su experiencia para saber cómo administrar correctamente las transacciones y hacer que cierren a tiempo y dentro del presupuesto. Los clientes también buscan una experiencia más digital: esperan pagar facturas, revisar documentos y firmar documentos desde la comodidad de sus propios dispositivos. En resumen, las expectativas son más altas y los plazos de las transacciones son más cortos.
Además de las ventajas mencionadas anteriormente de la gestión de documentos digitales, también puede impresionar a los clientes siendo lo más organizado posible en preparación para el cierre. A lista de verificación de cierre es un gran recurso para que el cierre se desarrolle sin problemas.
Un proceso de cierre más limpio comienza con la gestión de documentos digitales ... pero incluso dentro de DMS, existen mejores formas de gestionar los cierres de forma digital. Una solución de software como SetBuilder lleva la administración de documentos al siguiente nivel al proporcionar una manera fácil de combinar y organize conjuntos de documentos en una ubicación completamente dentro de la infraestructura segura de NetDocuments.
SetBuilder está diseñado específicamente pensando en los bufetes de abogados (y los cierres), lo que le permite coordinar cierres, carpeta automática de cierre manual procesos, y acelerar drásticamente el lento y manual proceso de cierre tradicional.
Con SetBuilder, los bufetes de abogados están equipados para manejar los negocios y la complejidad del cierre con facilidad, administrar el mayor número de partes involucradas, limitar el desperdicio asociado con la administración de documentos físicos y ayudar a superar las expectativas del cliente. No hace falta decir que su personal no se decepcionará al ver que su empresa se adelanta a la curva.
