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Los bufetes de abogados modernos y los equipos legales corporativos se ocupan de un volumen enorme de documentos. Y la forma en que se administran esos documentos puede aumentar o dificultar su productividad.
Entonces, ¿cómo te aseguras de no perder dinero mientras administras tus archivos?
In this article, we’ll share what a legal document management system (DMS) is and why it’s important, three crucial guidelines for a strong doc management strategy, and how to identify the right DMS solution to support your law firm or legal team.
Un sistema de administración de documentos legales se refiere a las herramientas y los flujos de trabajo que utiliza su bufete de abogados o equipo legal para crear, editar, almacenar, ubicar y compartir documentos todos los días, además de su estrategia general y pautas para manejar archivos.
También se refiere a un tipo específico de software legal que respalda, mejora y agiliza la estrategia de administración de documentos de su organization.
Ya sea que use un DMS o no, es importante tener un enfoque coherente sobre cómo su equipo debe administrar los archivos importantes. Al establecer pautas claras de gestión de documentos, puede ayudar a su equipo a trabajar de manera más eficiente y eficaz al permitirles:
Entonces, ¿qué tipo de pautas son vitales para una estrategia y un sistema de gestión de documentos sólidos? Nos sumergiremos en tres áreas clave: reglas para crear documentos, cómo y dónde se almacenan los documentos, y establecer procedimientos y flujos de trabajo.
Cuando decide mejorar el sistema de gestión de documentos de su organization, lo primero que debe hacer es crear reglas para la creación de nuevos documentos. Por ejemplo:
To create an effective and efficient document management system, consistency is vital. But it’s also important to keep things as simple as you reasonably can. When introducing new document protocols, people are more likely to adopt the new process if it’s easy for them to remember and do.
Con estas reglas implementadas, puede prevenir de manera más efectiva el contenido desorganizado en su DMS (o peor aún, datos extraviados o perdidos). Eventualmente, puede aplicar sus nuevos estándares a su acumulación de archivos existentes, pero primero debe asegurarse de que todos los documentos nuevos que ingresan al sistema cumplen con los requisitos seleccionados.
Una vez que haya estandarizado su proceso para crear documentos, el siguiente paso es decidir cómo y dónde almacenarlos; en otras palabras, ¡organizarlos!
Así como ayuda a seguir reglas coherentes para crear y nombrar documentos, también ayuda a ser coherente con la denominación de carpetas y la estructura de archivos, ya sea que elija almacenar documentos de forma física, digital o un poco de ambos.
Las estructuras de carpetas uniformes facilitan a los miembros del equipo la localización rápida de los archivos que necesitan. Esto es especialmente importante cuando tiene una gran cantidad de documentos y cuando tiene muchos documentos similares (por ejemplo, acuerdos para varios clientes o proveedores).
Una excelente manera de asegurarse de que sus carpetas digitales sean consistentes es crear una plantilla. Es probable que su bufete de abogados o equipo legal se ocupe con frecuencia de asuntos de clientes o proyectos comerciales similares, por lo que puede usar la misma estructura de carpetas cada vez.
Por ejemplo, aquí hay una estructura de carpetas básica o un árbol de archivos para un asunto litigado:
Con una plantilla como esta en su lugar, puede duplicar fácilmente la estructura de carpetas para nuevos clientes o duplicar subcarpetas para nuevos asuntos con clientes existentes.
Por supuesto, cada asunto o proyecto es diferente, por lo que puede que no sea necesario mantener todas las subcarpetas para cada uno. En ese caso, es fácil eliminar las subcarpetas que no necesita o agregar otras únicas. Pero puedes ahorrar mucho tiempo (y esfuerzo) si eres constante.
Mantener los documentos seguros es una parte vital de su sistema de gestión de documentos. Además de la seguridad general de la plataforma, desea asegurarse de que la información confidencial y otra información importante esté protegida de usuarios no autorizados, incluidas las amenazas internas y externas.
Si bien ciertamente puede controlar el acceso de los usuarios a nivel de documento, generalmente es más fácil definir esos controles a nivel de carpeta. En términos generales, si una persona no está autorizada a ver un documento en una carpeta, no se le permite ver otros.
Por maravilloso que sea crear el documento perfecto la primera vez, siempre no es realista. Entre revisiones internas y externas, negociaciones y otros ajustes, los documentos legales pasan por muchos cambios a lo largo de su ciclo de vida.
Por eso es importante asegurarse de tener procedimientos claros para crear, organizar, revisar y aprobar varios tipos de documentos. Por ejemplo, es posible que desee crear flujos de trabajo de documentos para:
We get it: attorneys love paper. So it’s no surprise that some organizations have a hard time letting go of physical documents (and endless hanging folders and filing cabinets to hold them).
But just because you can create a paper-based document management system doesn’t mean you should.
De hecho, hacerlo le privaría de muchos beneficios poderosos que provienen de un sólido sistema y estrategia de administración de documentos.
On the other hand, using a legal-specific DMS platform can take your team to new heights of productivity and empower them to deliver superior legal services.
There are various commercial file storage solutions available on the market today such as Google Docs, Box, and Dropbox. But these tools are not suited to the unique needs of legal professionals, which can cause significant productivity losses — not to mention exposing your organization to risk.
Para una profesión que depende tanto de los documentos y la colaboración digital, una solución genérica no es suficiente (especialmente cuando se trata de proteger la información confidencial). Pero, ¿qué debería buscar en un software de gestión de documentos legalmente específico?
A medida que explora varias soluciones de administración de documentos para su organization, es importante saber qué marcará realmente la diferencia para su equipo. Esté atento a algunas de estas poderosas funciones de DMS que pueden brindarle a su equipo de profesionales legales un importante impulso de productividad:
Using these features, your team can maximize their productivity, stay secure and compliant, collaborate seamlessly, and streamline their workflows so they may Inspirado en el trabajo.
