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Cómo desarrollar un sistema de gestión de documentos legales

Por:
El equipo de NetDocuments
agosto 31, 2021

Los bufetes de abogados modernos y los equipos legales corporativos se ocupan de un volumen enorme de documentos. Y la forma en que se administran esos documentos puede aumentar o dificultar su productividad.

Entonces, ¿cómo te aseguras de que no estás perdiendo dinero mientras gestiona sus archivos?

En este artículo, compartiremos qué es un sistema de gestión de documentos legales (DMS) y por qué es importante, tres pautas cruciales para una estrategia sólida de gestión de documentos y cómo identificar la solución DMS adecuada para respaldar a su bufete de abogados o equipo legal.

¿Qué es un sistema de gestión de documentos legales?

Un legal sistema de gestión de documentos se refiere a las herramientas y los flujos de trabajo bufete de abogados o equipo legal utiliza para crear, editar, almacenar, ubicar y compartir documentos todos los días, además de su estrategia general y pautas para el manejo de archivos.

También se refiere a un tipo específico de software legal que respalda, mejora y agiliza la estrategia de administración de documentos de su organización.

¿Por qué es importante la gestión de documentos?

Ya sea que use un DMS o no, es importante tener un enfoque coherente sobre cómo su equipo debe administrar los archivos importantes. Al establecer pautas claras para la gestión de documentos, puede ayudar a su equipo a trabajar de manera más eficiente y eficaz al permitirles:

  • Encuentre documentos de forma rápida y sencilla
  • Realizar un seguimiento del historial de versiones
  • Comparta y colabore de forma segura en documentos
  • Proteja los archivos confidenciales de ojos no autorizados
  • Mantener el cumplimiento y la gobernanza
  • …y mucho más.

Entonces, ¿qué tipo de pautas son vitales para una estrategia y un sistema de gestión de documentos sólidos? Nos sumergiremos en tres áreas clave: reglas para crear documentos, cómo y dónde se almacenan los documentos, y establecer procedimientos y flujos de trabajo.

1. Defina reglas para la creación de documentos.

Cuando decide mejorar el sistema de gestión de documentos de su organización, lo primero que debe hacer es crear reglas para la creación de nuevos documentos. Por ejemplo:

  • Plantillas de documentos: ¿Existen plantillas establecidas para los tipos de documentos de uso frecuente, como NDA, acuerdos de venta, contratos de trabajo, cartas de intención (LOI), etc.?
  • Nombres de archivo: ¿Qué convenciones de nomenclatura de archivos seguirá? ¿Qué abreviaturas usará para descripciones comunes? ¿Incluirá el nombre o las iniciales del autor del documento? ¿Utilizará indicadores de estado (por ejemplo, archivado, emitido o recibido)?
  • Fechas: ¿Cómo formateará las fechas en los nombres de archivo? Por ejemplo, ¿utilizará MMDDAA o AAAAMMDD?
  • Control de versiones: Si debe manejarlo manualmente, ¿cómo realizará un seguimiento de la última versión de un documento? ¿Utilizará una fecha / marca de tiempo o las iniciales del editor?
  • Metadatos: ¿Necesita campos de metadatos personalizados para archivos digitales? ¿Algún componente de sus convenciones de nomenclatura de archivos sería mejor como etiquetas de metadatos?

Para crear un sistema de gestión de documentos eficaz y eficiente, la coherencia es vital. Pero también es importante mantener las cosas tan simples como sea posible. Al introducir nuevos protocolos de documentos, es más probable que las personas adoptar el nuevo proceso si es fácil para ellos recordar y hacer.

Con estas reglas implementadas, puede prevenir de manera más efectiva el contenido desorganizado en su DMS (o peor aún, datos extraviados o perdidos). Eventualmente, puede aplicar sus nuevos estándares a su acumulación de archivos existentes, pero primero debe asegurarse de que todos los documentos nuevos que ingresan al sistema cumplen con los requisitos seleccionados.

2. Decida cómo y dónde se almacenarán los documentos.

Una vez que haya estandarizado su proceso para crear documentos, el siguiente paso es decidir cómo y dónde almacenarlos; en otras palabras, ¡organizarlos!

Así como ayuda a seguir reglas coherentes para crear y nombrar documentos, también ayuda a ser coherente con la denominación de carpetas y la estructura de archivos, ya sea que elija almacenar documentos de forma física, digital o un poco de ambos.

Las estructuras de carpetas uniformes facilitan a los miembros del equipo la localización rápida de los archivos que necesitan. Esto es especialmente importante cuando tiene una gran cantidad de documentos y cuando tiene muchos documentos similares (por ejemplo, acuerdos para varios clientes o proveedores).

Una excelente manera de asegurarse de que sus carpetas digitales sean consistentes es crear una plantilla. Es probable que su bufete de abogados o equipo legal se ocupe con frecuencia de asuntos de clientes o proyectos comerciales similares, por lo que puede usar la misma estructura de carpetas cada vez.

Por ejemplo, aquí hay una estructura de carpetas básica o un árbol de archivos para un asunto litigado:

Gráfico que muestra la estructura de carpetas de los documentos legales.
Ejemplo de estructura de carpeta legal

Con una plantilla como esta en su lugar, puede duplicar fácilmente la estructura de carpetas para nuevos clientes o duplicar subcarpetas para nuevos asuntos con clientes existentes.

Por supuesto, cada asunto o proyecto es diferente, por lo que puede que no sea necesario mantener todas las subcarpetas para cada uno. En ese caso, es fácil eliminar las subcarpetas que no necesita o agregar otras únicas. Pero puedes ahorrar mucho tiempo (y esfuerzo) si eres constante.

Medidas de seguridad del documento

Mantener los documentos seguros es una parte vital de su sistema de gestión de documentos. Además de la seguridad general de la plataforma, desea asegurarse de que la información confidencial y otra información importante esté protegida de usuarios no autorizados, incluidas las amenazas internas y externas.

Si bien ciertamente puede controlar el acceso de los usuarios a nivel de documento, generalmente es más fácil definir esos controles a nivel de carpeta. En términos generales, si una persona no está autorizada a ver un documento en una carpeta, no se le permite ver otros.

3. Establezca procedimientos y flujos de trabajo de documentos.

Por maravilloso que sea crear el documento perfecto la primera vez, siempre no es realista. Entre revisiones internas y externas, negociaciones y otros ajustes, los documentos legales pasan por muchos cambios a lo largo de su ciclo de vida.

Por eso es importante asegurarse de tener procedimientos claros para crear, organizar, revisar y aprobar varios tipos de documentos. Por ejemplo, es posible que desee crear flujos de trabajo de documentos para:

  • Ingreso de nuevos clientes o proyectos
  • Integrar documentos creados externamente en su sistema
  • Procesos de revisión de documentos internos y externos
  • Mantener el cumplimiento, incluido el archivo y la eliminación de documentos

Conversión a la gestión de documentos digitales

We get it: attorneys love paper. So it��s no surprise that some organizations have a hard time letting go of physical documents (and endless hanging folders and filing cabinets to hold them).

Pero solo porque tu pueden crear un sistema de gestión de documentos en papel no significa que deberían.

De hecho, hacerlo le privaría de muchos beneficios poderosos que provienen de un sólido sistema y estrategia de administración de documentos.

Por otro lado, usando un plataforma DMS legalmente específica puede llevar a su equipo a nuevas alturas de productividad y capacitarlos para brindar servicios legales superiores.

Cómo elegir el mejor sistema de gestión de documentos legales

Existen varias soluciones comerciales de almacenamiento de archivos disponibles en el mercado hoy en día, como Google Docs, Box y Dropbox. Pero estas herramientas no se adaptan a las necesidades únicas de los profesionales del derecho, que pueden causar pérdidas de productividad significativas, por no mencionar exponer a su organización a riesgos.

Para una profesión que depende tanto de los documentos y la colaboración digital, una solución genérica no es suficiente (especialmente cuando se trata de proteger la información confidencial). Pero, ¿qué debería buscar en un software de gestión de documentos legalmente específico?

Características clave de un DMS legal

A medida que explora varias soluciones de administración de documentos para su organización, es importante saber qué marcará realmente la diferencia para su equipo. Esté atento a algunas de estas poderosas funciones de DMS que pueden brindarle a su equipo de profesionales legales un importante impulso de productividad:

Con estas funciones, su equipo puede maximizar su productividad, mantenerse seguro y cumplir, colaborar sin problemas y optimizar sus flujos de trabajo para que puedan trabajo inspirado.

¿Listo para comenzar su búsqueda del DMS legal perfecto? Asegúrese de hacer estas 26 preguntas para que pueda tomar la decisión correcta para su empresa y solo haga el cambio una vez.

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